2.3. Xây dựng thang bảng lương
2.3.2. Phương pháp và kĩ thuật xây dựng thang bảng lương
hướng dẫn pháp luật
Đây là các bước xây dựng thang bảng lương nền tảng theo hướng dẫn của pháp luật. Trong thực tế doanh nghiệp đôi khi sẽ phát sinh thêm nhiều phương pháp quản trị tiền lương khác tùy theo đặc thù của doanh nghiệp đó.
Việc xây dựng hệ thống thang bảng lương đảm bảo trả lương theo đúng vị trí,
chức danh cần xác định theo các trình tự sau:
Phân tích công việc
Phân tích công việc nhằm thu thập những thông tin chi tiết về từng vị trí công việc cụ thể, xác định nhiệm vụ chính, các mối quan hệ, trách nhiệm công việc, các yêu cầu chuyên môn, trình độ học vấn, kiến thức, kinh nghiệm, điều kiện làm việc cần thiết của từng công việc.
Đánh giá giá trị công việc
Trên cơ sở phân tích công việc, tiến hành đánh giá giá trị công việc để xác định những vị trí công việc tương tự nhau có thể được tập hợp thành nhóm làm cơ sở xác định thang lương, bảng lương cho mỗi nhóm.
Phân ngạch (bậc) công việc
Sau khi phân tích, đánh giá giá trị từng công việc, tiến hành nhóm các công việc có cùng chức năng, yêu cầu kiến thức, kỹ năng tương tự nhau. Mỗi nhóm công việc được quy định thành một ngạch (bậc) cho công việc tùy theo tầm quan trọng của nhóm công việc.
Thiết lập thang, bảng lương cho từng ngạch (bậc) công việc
Thiết lập thang lương bảng lương trên cơ sở các thông tin thu thập được và các yếu tố ảnh hưởng đã xem xét, việc thiết lập thang lương, bảng lương được tiến hành theo trình tự sau:
- Xác định các ngạch lương trong doanh nghiệp thông qua việc lấy thông tin từ khâu phân ngạch công việc.
- Xác định số bậc lương trong mỗi ngạch căn cứ vào việc tính các điểm ưu thế theo kết quả làm việc và xem xét mức độ phức tạp cần có đối với thang lương, bảng lương.
- Quy định mức lương theo ngạch và theo bậc.
2.3.2.2. Phương pháp xây dựng thang bảng lương bằng các xếp hạng
Bước 1: Xác định hệ thống chức danh công việc trong việc xây dựng thang bảng lương
Bước 2: Xếp hạng chức danh công việc để xây dựng thang bảng lương
Đối với bước này sẽ được thực hiện theo nhiều cách trong đó việc đưa cho hội đồng đánh giá các công việc và sắp xếp những chức danh công việc này theo một thứ hạng có giá trị từ cao đến thấp. Hội đồng này có thể là những chuyên gia có kinh nghiệm trong việc đánh giá xếp hạng các vị trí chức danh công việc.
Bước 3: Phân nhóm chức danh công việc
Sau khi thực hiện phân hạng lương, đối với những chức danh ở gần nhau sẽ được xếp vào cùng một nhóm lương trong hệ thống nhóm chức danh.
Bước 4: Xác định hệ số giãn cách giữa các nhóm trong xây dựng thang bảng lương
Để xác định hệ số giãn cách có thể được thực hiện thông qua nhiều cơ sở khác nhau, trong đó một số cơ sở được sử dụng để làm căn cứ cho việc xác định hệ số giãn cách như sau:
- Cơ sở 1: Dựa vào chính thực trạng trả lương của doanh nghiệp đang áp dụng từ bảng lương cũ mà doanh nghiệp đã áp dụng.
- Cơ sở 2: Dựa vào mức tiền lương trên thị trường cùng nghề kinh doanh với tổ chức.
- Cơ sở 3: Cần dựa vào khả năng tài chính của doanh nghiệp để xác định hệ số giãn cách một cách phù hợp nhất và có thể sau khi xây dựng hệ số giãn cách tiến hành hỏi lại trưởng đơn vị để xác nhận mức độ phù hợp với khả năng tài chính của công ty.
Bước 5: Xác định số bậc và mức giãn giữa các bậc
Đây là bước người xây dựng thang bảng lương thực hiện mức giãn cách ở các bậc ở mức phù hợp nhất với tình hình tổ chức.
Bước 6: Hoàn chỉnh bảng lương
2.3.2.3. Phương pháp xây dựng thang bảng lương theo 3P
Bước 1: Xây dựng khung lương theo vị trí – P1
Để tạo dựng hệ thống lương theo vị trí, doanh nghiệp cần xây dựng các nội dung sau:
- Phải xây dựng cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp.
- Xây dựng bảng Quy định chức danh.
- Lựa chọn cơ cấu lương.
Sau khi có các yếu tố cơ bản nêu trên đây, doanh nghiệp tiến hành xây dựng thang lương cho từng vị trí (P1 từng vị trí).
Bước 2: Xây dựng hệ thống lương theo năng lực – P2
- Để có khung lương P2 chính xác và minh bạch nhất, mỗi doanh nghiệp cần xây dựng khung năng lực và hệ thống đánh giá năng lực một cách chi tiết. Cụ thể:
+ Xây dựng khung năng lực và mức lương tương ứng: làm rõ từng vị trí có yêu cầu năng lực và trách nhiệm cụ thể như thế nào.
+ Xây dựng và ban hành hệ thống đánh giá năng lực: Bao gồm các hướng dẫn, quy định về cách thức thực hiện đánh giá nhân sự trong tổ chức và cơ chế ra quyết định thăng cấp, nâng lương.
Bước 3: Xây dựng hệ thống lương theo hiệu quả – P3
Để xác định được P3, doanh nghiệp cần thực hiện các công việc sau đây:
- Xác định mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp.
- Phân bổ mục tiêu xuống từng bộ phận.
- Phân bổ mục tiêu xuống từng vị trí công việc (nhân viên độc lập hoặc kiêm nhiệm).
- Xây dựng công thức tính lương thưởng dựa trên KPI, hiệu quả công việc, kết quả công việc.
- Thực hiện đánh giá hiệu suất định kỳ (thông thường theo tháng/quý/năm) . 2.3.2.4. Phương pháp xây dựng thang bảng lương theo chức
danh
Bước 1: Liệt kê hệ thống chức danh công việc trong doanh nghiệp
Ở đây, doanh nghiệp chỉ liệt kê các chức danh công việc trong doanh nghiêp, không quan tâm ví trí chức danh đó do mấy người làm. Vì phương pháp này quân tâm đến đánh giá công việc, không quan tâm đến con người thực hiện công việc đó.
Bước 2: Xác định hệ thống các nhóm yếu tố ảnh hưởng đến từng chức danh công việc
Ở đây, việc lựa chọn các nhóm yếu tố tuỳ thuộc vào mỗi doanh nghiệp sao cho phù hợp với quan điểm trả lương của doanh nghiệp, đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Dưới đây là những nhóm yếu tố thường được đưa vào để đánh giá giá trị công việc:
(1) Mức độ tác động của công việc (2) Yêu cầu về trình độ chuyên môn (3) Tính chất công việc
(4) Mức độ phối hợp (5) Điều kiện làm việc
Bước 3: Xác định các yếu tố trong mỗi nhóm yếu tố ảnh hưởng đến mức lương Ví dụ: Trong nhóm yếu tố trình độ chuyên môn có thể xác định các yếu tố cụ thể là:
+ Trình độ học vấn + Kinh nghiệm + Kỹ năng
Bước 4: Cho điểm các yếu tố
Ở đây, doanh nghiệp cần xác định tỷ trọng điểm cho từng nhóm yếu tố và từng yếu tố. Yếu tố nào quan trọng trong trả lương đối với doanh nghiệp thì doanh nghiệp để tỷ trọng điểm nhiều hơn. Sau đó, tiến hành xác định giá trị của mỗi yếu tố bằng cách gán cho mỗi yếu tố một giá trị. Ví dụ: Giả sử doanh nghiệp dùng thang điểm 1000 để đánh giá giá trị công việc và yếu tố trình độ học vấn được gán là 100 điểm và được phân chia thành các mức độ: 10 – 20 – 35 – 65 – 100 tương ứng với các trình độ đòi hỏi của từng chức danh công việc như sau:
- Tốt nghiệp phổ thông trung học trở xuống (10)
- Tốt nghiệp PTHH + Lớp bồi dưỡng nghiệp vụ nghề (20) - Trung cấp CMNV hoặc trung cấp nghề (35)
- Đại học hoặc tương đương (65) - Trên đại học (100)
Bước 5: Đánh giá điểm theo từng yếu tố và tính tổng điểm từng chức danh công việc
Công thức tính tổng điểm của chức danh công việc i: Đi = Σ Đij Trong đó:
+ Đi là tổng điểm của chức danh công việc i
+ Đij là điểm của chức danh công việc i theo yếu tố j
Bước 6: Thiết lập bảng lương chức danh theo điểm giá trị của mỗi chức danh công việc
Ở bước này, doanh nghiệp cần nghiên cứu mức lương trên thị trường và mức lương hiện tại của doanh nghiệp để quyết định mức lương tương ứng với điểm giá trị của từng vị trí công việc. Mức lương (hệ số lương) của các vị trí chức danh theo bảng lương sẽ tương quan với số điểm của chức danh công việc đó.