1.3. NỘI DUNG KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP XÂY LẮP
1.3.3. Phân tích chi phí xây lắp để ra quyết định kinh doanh
1.3.3.1. Phân tích điểm hòa vốn
Điểm hòa vốn là điểm sản lương tiêu thụ mà tại đó tổng doanh thu bằng tổng chi phí, nghĩa là doanh nghiệp không lỗ, không lãi.
Không giống như sản phẩm của một số nghành kinh doanh khác, mỗi sản phẩm xây lắp đều có giá dự toán riêng, sản phẩm xây lắp được tiêu thụ theo giá trúng thầu khi công bố vì vậy điểm hòa vốn của sản phẩm xây lắp chính là tổng chi phí xây lắp bằng với giá trúng thầu.
Trong ngành xây dựng cơ bản, giá thành là một chỉ tiêu tổng hợp, nó phản ảnh mọi mặt tổ chức, quản lý quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. Không ngừng phấn đấu giảm chi phí hạ giá thành là nhiệm vụ hàng đầu của các công ty xây lắp. Hạ giá thành là điều kiện để các DNXL mở rộng sản xuát kinh doanh, cạnh tranh với các doanh nghiệp nước ngoài trong thời kỳ hội nhập.
Trên cơ sở biện pháp tổ chức thi công phù hợp, công ty quyết định hạ giá thành kế hoạch xây lắp, việc hạ giá thành kế hoạch này cũng chính là cơ sở để công ty kiểm soát các chi phí xây lắp đầu vào trong quá trình thi công.
Ta có thể tính giá thành kế hoạch bằng công thức sau:
Giá thành kế
hoạch =
Giá thành dự toán đã trúng
thầu
- Mức hạ giá thành kế hoạch
1.3.3.2. Phân tích thông tin thích hợp cho việc ra quyết định ngắn hạn Quá trình ra quyết định ngắn hạn của doanh nghiệp là việc lựa chọn nhiều phương án khác nhau, trong mỗi phương án được xem xét bao gồm rất nhiều thông tin của kế toán, nhất là thông tin về các chi phí đầu tư nhằm đạt được các lợi ích kinh tế.
Để đảm bảo cho việc ra quyết định ngắn hạn đúng đắn, nhà quản trị cần phải có công cụ thích hợp giúp họ phân biệt được thông tin cần thiết và thông tin không cần thiết. Thông tin không cần thiết cần được loại bỏ ra khỏi cơ cấu thông tin cần được xem xét và chỉ có những thông tin cần thiết mới thích hợp với cơ cấu thông tin cần xem xét để ra quyết định kinh doanh
Quyết định ngắn hạn là sự lựa chọn từ các phương án. Xét về thời gian quyết định ngắn hạn chỉ liên quan đến một thời kỳ hoặc ngắn hơn, nghĩa là kết quả của nó được thể hiện trong một kỳ kế toán. Xét về đầu tư vốn, thì quyết định ngắn hạn không đòi hỏi đầu tư vốn lớn và mục tiêu ngắn hạn là nhằm phục vụ cho việc thực hiện mục tiêu lâu dài của quyết định dài hạn.
Thông tin thích hợp là những thông tin phải đạt hai tiêu chuẩn sau đây:
+ Thông tin đó phải liên quan đến tương lai của doanh nghiệp.
+ Phương pháp đó phải có sự khác biệt giữa các phương pháp đang xem xét và lựa chọn để ra quyết định ngắn hạn.
Quá trình phân tích các thông tin thích hợp đối với việc ra quyết định gồm các bước sau:
- Tập hợp tất cả các thông tin về các khoản thu và chi có liên quan đến từng phương án đầu tư được xem xét.
- Loại bỏ các khoản chi phí chìm ở các phương án đầu tư đang xem xét.
- Loại bỏ các khoản thu và các khoản chi giống nhau ở các phương án đầu tư đang xem xét.
- Những thông tin còn lại sau khi loại bỏ ở bước 2, bước 3 là những
thông tin thích hợp cho việc lựa chọn quyết định.
Vấn đề quan trọng là các thông tin thích hợp trong một tình huống quyết định này không nhất thiết sẽ thích hợp trong tình huống khác. Nhận định này xuất phát từ những quan điểm những mục đích khác nhau cần có những thông tin khác nhau. Đối với mục đích này thì nhóm thông tin này thích hợp, nhưng đối với mục đích kia thì thông tin khác.
Các thông tin không thích hợp với việc ra quyết định ngắn hạn.
+ Chi phí chìm (chi phí ẩn, chi phí lặn) không phải là thông tin thích hợp đối với việc ra quyết định ngắn hạn. Chi phí chìm là loại chi phí đã chi ra trong quá khứ, không thể thay đổi được dù chọn phương án nào. Chúng không phải là chi phí thích hợp vì chúng không có tính chênh lệch.
+ Các thu nhập và chi phí như nhau không phải là thông tin thích hợp đối với việc ra quyết định ngắn hạn. Các khoản thu nhập và chi phí như nhau không tạo ra sự chênh lệch nên không cần quan tâm xem xét đến khi lựa chọn phương án. Chúng được coi là thông tin không thích hợp cho việc ra quyết định.
- Sự cần thiết phải nhận diện thông tin thích hợp trong việc ra quyết định ngắn hạn. Việc tách riêng những thông tin thích hợp và thông tin không tích hợp trong quá trình ra quyết định là do các lý do sau:
+ Trong điều kiện hạn chế về thông tin thì việc phân tích các thông tin thích hợp là rất cần thiết để ra quyết định.
+Việc sử dụng lẫn lộn cả các thông tin thích hợp và không thích hợp sẽ làm rắc rối, phức tạp thêm vấn đề, làm giảm sự chú ý của các nhà quản trị vào các vấn đề chính cần giải quyết. Mặt khác, nếu sử dụng cả thông tin không thích hợp với chất lượng thông tin không cao sẽ dẫn đến việc ra các quyết định sai lầm. Do vậy tốt nhất là phải tách riêng thông tin không thích hợp, chỉ phân tích những thông tin thích hợp nhằm thấy được ảnh hưởng của thông tin đối với
vấn đề cần đưa ra quyết định.
Tóm lại trong nền kinh tế thị trường, khi mà yếu tố tốc độ là một yếu tố quan trọng đối với sự thành bại của doanh nghiệp thì việc đề ra các quyết định nhanh chóng và chính xác có ảnh hưởng rất lớn đến quá trình sinh lợi của doanh nghiệp. Do đó phân tích thông tin thích hợp là một công cụ tốt nhất nhằm hướng dẫn các nhà quản trị thực hiện chức năng quyết định
1.3.4. Kiểm soát biến động chi phí xây lắp
Q0, G0, TH0 được ký hiệu lần lượt là các nhân tố khối lượng, giá mua, định mức nguyên vật liệu trực tiếp thi công theo dự toán công trình, hạng mục công trình.
ΔQ, ΔG, ΔTH được ký hiệu lần lượt là biến động của các nhân tố khối lượng xây lắp, giá mua nguyên vật liệu, định mức nguyên vật liệu.
ΔCP được ký hiệu là biến động của toàn bộ chi phí nguyên vật liệu thi công công trình, hạng mục công trình.
1.3.4.1. Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Biến động của chi phí NVL trực tiếp có thể kiểm soát gắn liền với các nhân tố giá và lượng có liên quan.
- Biến động nhân tố giá (ký hiệu G): Là sự chênh lệch giữa giá NVL trực tiếp thực tế với giá NVL trực tiếp theo dự toán để xây lắp một khối lượng công việc nhất định. Nếu tính trên một loại vật tư thì nó phản ánh giá cả của một loại nguyên vật liệu để thi công một khối lượng công việc đã thay đổi như thế nào so với dự toán. Ảnh hưởng về giá có thể là âm hay dương. Nếu ảnh hưởng là âm (ΔG <0) chứng tỏ giá vật liệu thực tế thấp hơn giá vật liệu dự toán đặt ra. Tình hình này được đánh giá là tốt nếu chất lượng vật liệu đảm bảo. Ngược lại, ảnh hưởng là dương (ΔG >0) thể hiện giá vật liệu tăng so với dự toán sẽ làm tăng tổng chi phí thi công của công trình. Khi kiểm soát biến động về giá, cần quan tâm đến các nguyên nhân biến động của giá nguyên vật
liệu trên thị trường, chi phí thu mua, chất lượng NVL, thuế, các phương pháp tính giá NVL,...
Ảnh hưởng của nhân tố giá đến chi phí sản xuất của công trình, hạng mục công trình có công thức như sau: ΔG = (G1 – G0)Q1TH1
- Biến động nhân tố lượng (ký hiệu Q): Là chênh lệch giữa lượng NVL trực tiếp thực tế với lượng NVL trực tiếp theo dự toán để thi công một khối lượng công việc nhất định. Biến động về lượng phản ánh tiêu hao vật chất thay đổi như thế nào và ảnh hưởng đến tổng chi phí NVL trực tiếp ra sao. Nếu biến động về lượng là kết quả dương (ΔQ>0) thể hiện lượng vật liệu sử dụng thực tế nhiều hơn so với dự toán tuy nhiên có trường hợp nhân tố lượng tăng là do trong quá trình thi công công trình đã có sự thay đổi thiết kế so với ban đầu làm cho khối lượng thi công tăng điều này là hoàn toàn hợp lý, còn nếu kết quả là âm (ΔQ<0) thể hiện lượng vật liệu sử dụng tiết kiệm so với dự toán. Nhân tố lượng sử dụng thường do nhiều nguyên nhân như trách nhiệm của đội thi công.
Đó có thể là do khâu tổ chức sản xuất, mức độ hiện đại của công nghệ, trình độ công nhân trong sản xuất ngay cả chất lượng nguyên vật liệu mua vào không tốt dẫn đến công trình bị hư hỏng phải phá đi làm lại.
Ta có công thức ảnh hưởng của nhân tố khối lượng đến chi phí sản xuất của công trình, hạng mục công trình như sau: ΔQ = (Q1 – Q0)G0TH0
- Biến động nhân tố định mức (ký hiệu TH): là sự chênh lệch giữa định mức nguyên vật liệu lập dự toán và định mức nguyên vật liệu thi công thực tế dùng để hoàn thành một khối lượng công việc. Nếu biến động nhân tố định mức mà dương (ΔTH>0) điều đó chứng tỏ rằng định mức tiêu hao nguyên vật liệu thực tế thi công cao hơn so với dự toán điều này chứng tỏ rằng định mức tiêu hao nguyên vật liệu do công ty lập ra là chưa hợp lý, không sát với quá trình thực tế thi công, hay ngược lại nếu biến động nhân tố định mức là số âm (ΔTH<0) điều đó chứng tỏ rằng trong quá trình thi công công ty đã tiết kiệm
được chi phí nguyên vật liệu nhưng với điều kiện đảm bảo rằng công trình thi công phải đạt tiêu chuẩn xây dựng quy định
Ta có công thức ảnh hưởng của nhân tố khối lượng đến chi phí sản xuất của công trình, hạng mục công trình như sau: ΔTH = (TH1 – TH0)Q1G0
1.3.4.2. Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp
Biến động của chi phí nhân công trực tiếp cũng gắn liền với các nhân tố giá và lượng liên quan.
- Biến động nhân tố giá: Là chênh lệch giữa giá giờ công lao động trực tiếp thực tế với dự toán để hoàn thành một khối lượng công việc nhất định.
Nhân tố này phản ánh sự thay đổi về giá của giờ công lao động xây lắp ảnh hưởng đến chi phí nhân công trực tiếp. Biến động giá thường do các nguyên nhân gắn liền với việc trả công lao động như chế độ lương, tình hình thị trường cung cầu lao động,...Nếu ảnh hưởng tăng (giảm) giá là thể hiện sự lãng phí hay tiết kiệm chi phí nhân công trực tiếp, việc kiểm soát chi phí nhân công còn cho phép làm rõ bộ phận chịu trách nhiệm, làm ảnh hưởng đến công tác quản lý chi phí và giá thành. Nhân tố tăng hay giảm được đánh giá là tốt hay không tốt phải căn cứ vào chất lượng của nhân công. Nếu giá giảm so với dự toán nhưng chất lượng vẫn đảm bảo thì sự biến động đó là tốt và ngược lại.
Ảnh hưởng về giá đến biến động chi phí
NCTT
=
Đơn giá NCTT thực
tế - Đơn giá NCTT dự toán x
Thời gian lao động
thực tế - Biến động nhân tố lượng: Là chênh lệch giữa số giờ công lao động trực tiếp thực tế với dự toán để thi công một khối lượng công việc nhất định. Nhân tố này phản ánh sự thay đổi về số giờ công để thi công một khối lượng công việc nhất định, ảnh hưởng đến chi phí nhân công trực tiếp. Ảnh hưởng của nhân tố thời gian lao động do nhiều nguyên nhân: có thể là do năng lực, trình độ của người lao động, do điều kiện trang bị máy móc thiết bị,..
Ảnh hưởng của thời gian lao động đến biến động CPNCTT =
Thời gian lao động thực tế -
Thời gian lao động theo dự
toán
x
Đơn giá nhân công trực tiếp dự
toán 1.3.4.3. Kiểm soát chi phí sử dụng máy thi công
- Phân tích biến động giá: là chênh lệch giữa ca máy thực tế thi công với đơn giá ca máy theo dự toán. Nếu tính trên một khối lượng công tác thì nó phản ánh đơn giá của một ca máy để hoàn thành một công tác xây lắp đã thay đổi như thế nào so với dự toán.
Ảnh hưởng của giá đến biến động CPSDMTC
=
Đơn giá ca máy trực tiếp
thực tế -
Đơn giá ca máy trực tiếp
theo dự toán
x
Số ca máy thực tế sử
dụng - Phân tích biến động về lượng: Là chênh lệch giữa số ca máy thực tế thi công xây lắp với số ca máy theo dự toán để thi công các hạng mục công trình: nếu biến động về lượng là kết quả âm thể hiện lương ca máy tiết kiệm so với dự toán, nếu biến động về lượng là kết quả dương thể hiện lương ca máy lớn hơn so với dự toán. Khi tìm hiểu nguyên nhân biến động về lượng ca máy thi công cần xem xét khối lượng công việc thi công xây lắp thực tế co phát sinh tăng, giảm so với dự toán.
Ảnh hưởng về lượng đến biến động CPSDMTC =
Số ca máy thực tế sử
dụng -
Số ca máy sử dụng theo
dự toán
x
Đơn giá ca máy dự toán
1.3.4.4. Kiểm soát chi phí sản xuất chung
Chi phí sản xuất chung biến động do sự biến động của biến phí sản xuất chung và biến động của định phí sản xuất chung.
Biến động chi phí
sản xuất chung = Biến động định phí
sản xuất chung + Biến động biến phí sản xuất chung
* Kiểm soát biến động biến phí sản xuất chung: Biến động chi phí sản xuất chung do nhiều nguyên nhân, nhưng về phương pháp phân tích trong kiểm tra nó cũng được phân tích ảnh hưởng của nhân tố giá và nhân tố lượng. Ảnh hưởng của nhân tố giá thường do nhiều nguyên nhân như chi phí thu mua thay đổi, biến động giá cả chung của thị trường. Ảnh hưởng của nhân tố lượng có thể do nhiều nguyên nhân như tình hình thay đổi xây lắp theo nhu cầu kinh doanh, điều kiện trang thiết bị.
* Kiểm soát biến động định phí sản xuất chung: là các khoản chi phí phục vụ và quản lý sản xuất, không thay đổi theo sự biến thiên của mức độ hoạt động trong phạm vi phù hợp. Biến động định phí sản xuất chung thường liên quan đến việc thay đổi cấu trúc sản xuất của doanh nghiệp hay do hiệu quả sử dụng năng lực sản xuất của doanh nghiệp. Kiểm soát định phí sản xuất chung nhằm đánh giá việc sử dụng năng lực tài sản cố định. Khi phân tích định phí sản xuất chung, người ta cần xem xét định phí tùy ý, định phí bắt buộc cũng như định phí kiểm soát được và định phí không kiểm soát được để xác định nguyên nhân, trách nhiệm cụ thể của các bộ phận.
Kiếm soát định phí sản xuất chung nhằm đánh giá việc sử dụng năng lực của tài sản cố định.
Biến động định
phí sản xuất chung = Định phí sản xuất chung thực tế -
Định phí sản xuất chung theo dự toán
Các nhà quản lý không có nhiều thời gian để kiểm tra và xác định nguyên nhân của tất cả các biến động. Phương pháp quản lý theo ngoại lệ (management by exception) sẽ giúp nhà quản lý tập trung thời gian và nỗ lực vào việc kiểm soát các biến động có ý nghĩa. Khi nào một biến động cần được kiểm soát, khi nào thì bỏ qua? Lúc này, nhà quản lý sẽ xem xét:
- Độ lớn của biến động: Nhà quản lý thường quan tâm đến những biến
động có giá trị lớn về cả số tuyệt đối lẫn số tương đối. Số tương đối của biến động cung cấp thông tin tốt hơn cho nhà quản lý trong việc kiểm soát.
- Tần suất xuất hiện biến động: Những biến động lặp đi lặp lại liên tục cần được kiểm soát chặt chẽ hơn những biến động thỉnh thoảng mới phát sinh.
- Xu hướng của biến động: Những biến động có xu hướng tăng dần theo thời gian là những biến động cần xác định nguyên nhân và kiểm soát.
- Khả năng kiểm soát được biến động: Những biến động mà những người bên trong tổ chức có khả năng kiểm soát được thì cần tiến hành kiểm soát hơn những biến động mà tổ chức không có khả năng kiểm soát. Ví dụ, khi mức giá nguyên liệu tăng do sự biến động giá của thị trường thì nằm ngoài khả năng kiểm soát của nhà quản lý.
- Các biến động thuận lợi: Những biến động thuận lợi cũng cần được xem xét để phát huy và cải tiến.
- Lợi ích và chi phí của việc kiểm soát: Quyết định nên kiểm soát một biến động hay không cần phải xem xét sự đánh đổi giữa lợi ích và chi phí để thực hiện việc kiểm soát.
Các nhà quản lý xác định mức ý nghĩa của các biến động dựa vào kinh nghiệm và sự phán đoán chủ quan. Biến động có giá trị lớn (về cả số tương đối và tuyệt đối), biến động lặp lại thường xuyên, biến động có xu hướng tăng dần, và biến động mà tổ chức có khả năng kiểm soát là những biến động cần phân tích xác định nguyên nhân để kiểm soát.