Chương 2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CHI PHÍ SẢN XUẤT
2.1. Giới thiệu khái quát vể Công ty TNHH XNK Hoàng Thiện
Địa chỉ trụ sở chính: Số 47, đường Ngô Mây, TP Quy Nhơn, tỉnh Bình Định.
Điện thoại: 02563.647047 Fax: 056. 847805 Mã số thuế : 4101438460 Ngày cấp: 19/01/2015 Email: sales@hoangthienfurniture.com
Website: www.hoangthienfurtuniture.com Giám đốc: Nguyễn Hoàng Đức Hậu
Địa điểm kinh doanh: Nhà máy sản xuất đồ nội thất gỗ ngoài trời Địa chỉ: Phước Lộc – Tuy Phước - Bình Định.
Năm 1998, Công ty TNHH Hoàng Thiện được thành lập tại địa bàn Tỉnh Bình Định, thực hiện dự án xây dựng nhà máy sản xuất và chế biến lâm sản. Đây là một trong những nhà máy chế biến lâm sản đầu tiên tại Bình Định, diện tích toàn bộ nhà máy trên 3ha, được đầu tư xây dựng quy mô. Đến năm 1999, nhà máy đã bắt đầu hoạt động xuất khẩu, thu được ngoại tệ.
Năm 2015, được sự cho phép của Sở kế hoạch và Đầu tư tỉnh Bình Định Công ty TNHH Hoàng Thiện mở rộng thêm ngành nghề kinh doanh, quy mô hoạt động sản xuất, đầu tư thêm nhiều hạn mục máy móc, trang thiết bị hiện đại, mở rộng thị trường xuất khẩu sang nhiều quốc gia khác. Và được đổi tên thành Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Hoàng Thiện cho đến nay.
Với quá trình thành lập và phát triển hơn 20 năm. Công ty đã khẳng định vị thế của mình trên thị trường, đặc biệt là thị trường châu Âu, châu Úc.
Công ty chuyên sản xuất mặt hàng đồ gỗ ngoại thất, gỗ kết hợp sắt, mây nhựa… để xuất khẩu. Thông qua sự hợp tác thương mại lâu dài với lượng khách hang chủ yếu là các tập đoàn nước ngoài như Carrefour, MGB Metro
International, IKEA, ECI, MC Living, Global Home,… với kim ngạch xuất khẩu hàng năm đạt khoảng 7-10 triệu USD.
Cho đến nay, Công ty không ngừng nâng cao uy tín của mình trên thị trường trong tỉnh và mở rộng hoạt động sang các tỉnh lân cận, nâng cao chất lượng đội ngũ nhân viên của Công ty tại các khu vực sản xuất, không ngừng kêu gọi các nhà đầu tư trong và ngoài nước.
2.1.2. Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất chế biến gỗ xuất khẩu 2.1.2.1. Quy trình công nghệ sản xuất
Quy trình cơ bản về công nghệ sản xuất sản phẩm gỗ như sau :
● Bước 1: Nhập khẩu, mua gỗ tròn, gỗ hộp, gỗ xẻ
● Bước 2: Tổ chức cưa xẻ gỗ tròn thành gỗ xẻ nhập kho
● Bước 3: Tổ chức sấy gỗ trong các lò sấy chuyên dụng (khoảng từ 20 đến 32 ngày)
● Bước 4: Phân loại và nhập kho gỗ sấy sau khi hoàn thành sấy
● Bước 5: Sơ chế, tinh chế gỗ sấy thành phôi chi tiết sản phẩm của các đơn hàng xuất khẩu.
● Bước 6: Lắp ráp thành cụm chi tiết sản phẩm sau tinh chế.
● Bước 7: Sơn, dầu bóng … bề mặt các cụm sản phẩm
● Bước 8: Lắp ráp hoàn chỉnh sản phẩm
● Bước 9: Kiểm nghiệm chất lượng sản phẩm
● Bước 10: Đóng gói bao bì sản phẩm
● Bước 11: Nhập kho thành phẩm từng đơn hàng
● Bước 12: Giao hàng xuất khẩu theo đơn hàng
Trong điều kiện hiện nay, để đảm bảo việc thực hiện được các quy định nghiêm ngặt của thị trường Mỹ, Châu Âu, đòi hỏi phải có chứng chỉ FSC cho doanh nghiệp xuất khẩu đồ gỗ, trong đó có Việt Nam thì vần đế tăng cường quản lý chất lượng cũng như quản lý được nguồn gốc gỗ hình thành sản phẩm là hết sức quan trọng và cấp bách. Vì vậy, nguyên liệu gỗ từ lúc thu mua, nhập khẩu phải đảm bảo có nguồn gốc hợp pháp và trong quá trình chế biến phải thực hiện quy trình theo dõi sát sao, ghi chép cụ thể về chuỗi hành trình sản
phẩm.
Tuy quy trình chế biến theo các bước như trên nhưng có thể tóm tắt thông qua 3 công đoạn chính như sau:
- Công đoạn hậu cần chuẩn bị nguyên liệu sản xuất: Công đoạn này chủ yếu là thu mua và chế biến để hình thành nên loại nguyên liệu sản xuất hàng xuất khẩu nhập kho, chính là gỗ sấy đạt ẩm độ 14%.
- Công đoạn chế biến và lắp ráp sản phẩm: Công đoạn này chỉ tiến hành khi có lệnh sản xuất, kèm theo các bảng hướng dẫn tiêu chuẩn kỹ thuật, số lượng chi tiết quy định của từng sản phẩm. Tiêu chuẩn kỹ thuật của chi tiết sản phẩm có thể bằng bảng vẽ chi tiết hoặc có thể bằng mẫu sống cụ thể.
Nguyên liệu gỗ sấy được cấp phát theo bảng định mức cấp phát nguyên liệu được tính cho từng lệnh sản xuất cụ thể, trong đó ghi rõ loại gỗ, quy cách dày, khối lượng,... Kế toán kho và thủ kho nguyên liệu gỗ sấy sẽ cấp phát nguyên liệu theo định mức ban hành và cấp trực tiếp cho bộ phận công nhân sơ chế để chế biến ra các loại chi tiết phôi của sản phẩm tương ứng số lượng theo yêu cầu. Phôi chi tiết sản phẩm sau sơ chế được chuyển tiếp sang các bộ phận công nhân tinh chế để bào nhẵn, đục mộng, khoan lỗ, đánh bóng,... Tiếp theo, một bộ phận công nhân lắp ráp sẽ nhận phôi tinh chế để lắp ráp thành cụm chi tiết như mặt bàn, bộ chân bàn, mặt ghế, cụm lưng tựa ghế,... và một bộ phận công nhân lắp ráp khác lắp ráp các cụm chi tiết thành sản phẩm và tiến hành kiểm nghiệm các tiêu chuẩn kỹ thuật của sản phẩm sau lắp ráp.
- Công đoạn hoàn chỉnh sản phẩm: Công đoạn này tiếp nhận sản phẩm lắp ráp hoàn thành, trực tiếp xử lý bề mặt sản phẩm và KCS của công ty kiểm nghiệm trước khi sơn phủ lanh, dầu hoặc sơn bóng. Công đoạn này thường được thực hiện trên các dây chuyền treo hoặc dây chuyển con lăn để giảm bớt sự nặng nhọc cho người lao động. Sản phẩm sau khi qua công đoạn này, sẽ được bộ phận KCS của khách hàng kiểm nghiệm trực tiếp, hoặc đơn vị thứ 3 kiểm nghiệm, nếu chấp nhận hoặc không chấp nhận phải sửa chữa lại rồi mới đóng bao bì nhập kho thành phẩm trước khi xuất hàng. (Tóm tắt quy trình sản xuất theo sơ đồ 2.1)
Sơ đồ 2.1. Quy trình sản xuất chế biến gỗ Công đoạn chế biến và
lắp ráp sản phẩm
Tinh chế chi tiết các loại Sấy khô gỗ Công đoạn hậu cần
chuẩn bị nguyên liệu sản xuất
Cưa xẻ gỗ tròn, gỗ hộp thành gỗ xẻ
Đóng bao bì sản phẩm theo đơn hàng Sơn phù lanh, dầu, sơn bóng bề mặt sản phẩm
Kiểm nghiệm
Chất lượng
sản phẩm Lắp ráp hoàn chỉnh
sản phẩm
Nhập khẩu, mua gỗ tròn, gỗ hộp, gỗ xẻ tươi, gỗ sấy
Nhập kho gỗ xẻ sấy Sơ chế ra chi tiết thô
các loại sản phẩm
Lắp ráp các cụm chi tiết sản phẩm
Nhập kho thành phẩm
Giao hàng xuất khẩu Công đoạn hoàn thiện
sản phẩm
2.1.2.2. Đặc điểm về sản phẩm gỗ xuất khẩu
Sản phẩm gỗ xuất khẩu có hình thái vật chất cụ thể, gồm nhiều loại sản phẩm khác nhau, đa dạng về chủng loại, mẫu mã và được sản xuất hàng loạt nhưng có giới hạn về số lượng tùy từng đơn hàng của khách hàng. Chính vì vậy, mỗi loại sản phẩm đều có yêu cầu về tiêu chuẩn kỹ thuật, cũng như kết cấu riêng, đòi hỏi kỹ thuật chế biến phù hợp cho từng loại sản phẩm tương ứng.
Trong cùng một quá trình sản xuất, với các loại sản phẩm của các đơn hàng có mẫu mã khác nhau nhưng sử dụng cùng loại nguyên liệu gỗ thì có thể chế biến cho ra nhiều loại chi tiết sản phẩm khác nhau để có thể tận dụng tối đa nguyên liệu gỗ, giảm tiêu hao trong sản xuất.
2.1.3. Đặc điểm tổ chức sản xuất
Trong hoạt động SXKD, Công ty đang song song thực hiện sản xuất sản phẩm gỗ để xuất khẩu trực tiếp hoặc gia công cho đơn vị khác nhận xuất khẩu.
- Xuất khẩu trực tiếp: Căn cứ vào các đơn hàng đã ký với khách hàng, Công ty tiến hành sản xuất bắt đầu từ khâu mua nguyên vật liệu cho đến khi sản phẩm hoàn thành giao cho khách hàng theo giá FOB. Với hình thức này, công ty chủ động trong việc tổ chức sản xuất, ký kết các hợp đồng kinh tế và trực tiếp thu được ngoại tệ xuất khẩu.
- Gia công cho các đơn vị khác xuất khẩu: Công ty nhận đơn hàng gia công cho các Công ty khác trong nước trên cơ sở các hợp đồng gia công để các Công ty này trực tiếp xuất khẩu. Và với hình thức này thì mẫu mã, tiêu chuẩn và chất lượng sản phẩm do công ty giao gia công đưa ra và chịu trách nhiệm.
Về nguyên vật liệu sản xuất có thể do bên gia công cung cấp toàn bộ hoặc công ty gia công tự lo tùy theo hợp đồng ký kết. Tuy nhiên loại hình này không được ổn định và phụ thuộc hoàn toàn vào đối tác ký kết hợp đồng do đó công ty không chú trọng nhiều vào việc thực hiện các đơn hàng gia công và chiếm khoảng 5% hoạt động sản xuất của Công ty gỗ.
2.1.4. Cơ cấu tổ chức quản lý
Tại công ty cơ cấu quản lý được thiết lập theo mô hình trực tuyến chức năng. Mỗi bộ phận và phòng ban đều có những chức năng riêng và cụ thể:
Giám đốc: chịu trách nhiệm cao nhất, trực tiếp lãnh đạo, quản lý và giám sát toàn bộ hoạt động của công ty, là người chủ trương lập kế hoạch, giao chỉ tiêu kế hoạch và chỉ đạo thường xuyên xuống các phòng ban. Ra quyết định về các khoản tiền lương, thi đua khen thưởng, tuyển dụng lao động, kiểm kê, định giá, kỹ thuật, ký xác nhận tất cả các loại văn bản, giấy tờ của công ty.
Phó giám đốc:
- Là người tham mưu cho giám đốc, trực tiếp điều hành sản xuất, quản lý các phòng ban trong công ty, chịu trách nhiệm chung trước giám đốc.
- Là người có đủ khả năng giao dịch với khách hàng nước ngoài, thực hiện mở rộng thị trường tiêu thụ, tìm kiếm và tiếp cận khách hàng trong và ngoài nước.
Phòng Tổ chức – Hành chính:
- Giúp giám đốc trong việc tuyển chọn, bố trí công việc phù hợp với năng lực từng người, tìm giải pháp tham mưu cho giám đốc về quy hoạch đào tạo cán bộ, quản lý, kỹ thuật.
- Có trách nhiệm quản lý toàn bộ nhân sự của công ty.
- Thực hiện các chế độ, công việc hành chính của công ty.
Phòng Kế hoạch tổng hợp:
- Lập kế hoạch sản xuất dựa trên yêu cầu sản xuất từ Ban Giám Đốc.
Theo dõi, báo cao tiến độ theo định kỳ hoặc khi có yêu cầu của Ban giám đốc.
- Cung ứng nguyên vật liệu, phụ liệu bao bì: dựa trên định mức các loại vật tư, phụ liệu bao bì, nguyên liệu theo yêu cầu của phòng kế hoạch, nhân viên cung ứng tiến hành tìm kiếm khách hàng, lập đơn đặt hàng, nhanh chóng đưa vật tư, phụ liệu, bao bì về nhập kho kịp thời cho sản xuất.
- Cung cấp thông tin của sản phẩm cho Giám đốc để báo giá khách hàng.
Tham mưu cho Giám đốc trong công tác xây dựng chiến lược kinh doanh xuất khẩu, dịch vụ liên kết, liên kết đầu tư, lao động tiền lương, xây dựng cơ bản.
Phòng Kỹ thuật:
- Bộ phận thiết kế mẫu mã sản phẩm: thiết kế bản vẽ chi tiết, quy cách chung cho từng loại sản phẩm, đưa ra quy cách các loại vật tư, bao bì cần thiết làm cơ sở để tiến hành sản xuất. Trực tiếp chỉ đạo kỹ thuật cho các phân xưởng sản xuất. Phối hợp với phòng Kế hoạch tổng hợp để lập định mức cho sản phẩm.
- Bộ phận kiểm tra chất lượng sản phẩm: kiểm tra sản phẩm của công đoạn đầu tiên đến công đoạn cuối cùng theo tiêu chuẩn khách hàng.
- Bộ phận sửa chữa máy móc thiết bị sản xuất: Chịu trách nhiệm sửa chữa bảo quản các loại máy móc thiết bị tại phân xưởng sản xuất, tham gia vào quá trình mua sắm thiết bị mới, thiết bị quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm.
- Bộ phận điện kỹ thuật: chịu trách nhiệm bảo quản sửa chữa đường dây, thiết bị điện, lắp mới các đường dây điện cho toàn công ty.
Phòng Kế toán- Tài vụ:
Có trách nhiệm tham mưu cho giám đốc công ty về công tác tài chính, tín dụng, thống kê, lập kế hoạch sử dụng vốn có hệu quả, thực hiện đúng thủ tục kế toán-tài chính, chế độ kế toán hiện hành,chế độ kiểm toán, thực hiện công tác tiền lương, BHXH, vật tư…Ngoài ra, còn chịu trách nhiệm trước giám đốc về công tác kế toán-tài chính, việc thu chi xuất nhập khẩu của đơn vị.
Phân xưởng sản xuất:
Quản đốc là người đứng đầu nhà máy, quyết định toàn bộ quá trình sản xuất tại nhà máy, chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc về qui trình, tiến độ, sản xuất và chất lượng sản phẩm, gồm các tổ sản xuất sau:
- Tổ phôi: tạo phôi thô, sơ chế theo quy cách kế hoạch đưa ra.
- Tổ tinh: thực hiện việc tinh chế cho từng chi tiết theo bảng vẽ sản phẩm.
- Tổ lắp ráp: nhận chi tiết tinh chế về để lắp ráp thành sản phẩm theo mẫu.
- Tổ nguội: làm nguội sản phẩm đạt về thẩm mỹ.
- Tổ màu dầu: xử lý màu sắc cho sản phẩm hoàn thiện.
- Tổ bao bì: đóng gói sản phẩm.
Qua cơ cấu của bộ máy quản lý và chức năng nhiệm vụ từng bộ phận ta thấy, trong công tác quản trị, điều hành và kiểm soát thực hiện sự phân chia tách bạch giữa các chức năng và bảo đảm sự độc lập tương đối giữa các bộ phận, tuy nhiên trong một số khâu quan trọng còn thiếu chặt chẽ. Cụ thể:
Phòng Kỹ thuật tham mưu giúp ban giám đốc định hướng chiến lược và kế hoạch SXKD của Công ty; quản lý giám sát tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất trong đó có kế hoạch và định mức chi phí sản xuất; hướng dẫn các đơn vị thành viên trong quá trình thực hiện kế hoạch, nhiệm vụ được giao. Tuy nhiên, chức năng quản trị, điều hành và kiểm soát thường xuyên của bộ phận này vẫn còn nhiều hạn chế, thiếu sự năng động linh hoạt.
Phòng kế toán tài vụ vừa làm chức năng giúp Giám đốc tổ chức bộ máy kế toán Công ty và quản lý tài chính, đồng thời có trách nhiệm giám sát về tài chính cũng như chi phí sản xuất Công ty nhưng sự kiểm soát của Công ty chưa chặt chẽ. Cụ thể, Phòng ké toán tài vụ không tham gia các bước: thẩm định kế hoạch; thẩm định giá mua, giá bán; thẩm định hợp đồng kinh tế;... Vì vậy, việc giám sát chi phí khó có thể thực hiện tốt như mong muốn.
Phòng tổng hợp kinh doanh được giao thực hiện nhiều chức năng và nhiệm vụ như: đặt mua hàng, kiểm soát tiến độ hàng về, quản lý và giám sát thực hiện các định mức kinh tế kỹ thuật của Công ty,... nhưng trách nhiệm chưa phát huy được, các vụ việc sai sót, vi phạm bị xử lý chậm trễ, chưa gắn việc thực hiện chức năng nhiệm vụ với giá thành sản phẩm, chi phí sản xuất, doanh thu, lợi nhuận của Công ty.
Phân xưởng sản xuất thực hiện việc chế biến từ gỗ nguyên liệu theo tiêu chuẩn kỹ thuật, định mức sản phẩm để chế tạo ra các chi tiết, lắp ráp thành sản
phẩm hoàn thiện, sửa chữa trang thiết bị. Tuy nhiên, việc giám sát sử dụng, hiệu ích sử dụng trang thiết bị, tiêu hao điện năng, đổi mới công nghệ sản xuất, cải tiến máy móc thiết bị vẫn chưa thực hiện được, nhiều vấn đề còn bị bỏ ngõ nên hiệu quả còn hạn chế.
Bộ máy tổ chức của Công ty được khái quát theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.2. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý sản xuất của Công ty
Giám đốc
Phòng Tổ chức Hành chính
Phòng Kế hoạch Tổng
hợp
Phòng Kỹ
thuật Phòng Kế
toán Tài vụ Phó giám đốc
Tổ xẻ phôi Tổ tinh Tổ lắp ráp Tổ nguội Tổ bao bì
Phân xưởng sản xuất
Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo.
Quan hệ phối hợp 2.1.5. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán được khái quát theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.3. Sơ đồ bộ máy kế toán tại Công ty TNHH xuất nhập khẩu Hoàng Thiện
(Nguồn: Phòng Tài chính Kế toán_Công ty TNHH XNK Hoàng Thiện) Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo.
Quan hệ phối hợp
Công ty sử dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. Công tác kế toán hiện nay hầu hết được thực hiện trên các phần mềm kế toán.
2.2. Thực trạng kế toán quản trị chi phí sản xuất tại Công ty TNHH XNK Hoàng Thiện
2.2.1. Phân loại chi phí sản xuất
Chi phí SXKD trong công ty rất đa dạng gồm nhiều loại, nhiều thứ và có nội dung công dụng khác nhau. Theo thực tế, Công ty đang phân loại chi phí theo mục đích và công dụng, cụ thể như sau:
● Chi phí NVL trực tiếp: là các khoản chi phí nguyên liệu chính, vật tư, vật liệu phụ, hóa chất, công cụ dụng cụ sản xuất, vật liệu phụ được trực tiếp
Kế toán vốn bằng tiền và
thanh toán
Kế toán Nguyên liệu, vật tư và CCDC
Bộ phận kế toán tiêu thụ và thuế GTGT
Bộ phận kế toán
chi phí và tính
giá thành
Bộ phận kế toán
tổng hợp KẾ TOÁN TRƯỞNG