Trên thị trường hiện nay sản phẩm phân đạm là mặt hàng mà nguồn cung chƣa đủ để đáp ứng nhu cầu tiêu thụ, nên các trung gian bán lẻ sản phẩm phân đạm của Công ty TNHH một thành viên Phân đạm và Hoá chất Hà Bắc đều phải tự thực hiện dịch vụ vận chuyển sản phẩm từ các trung gian bán buôn về cửa hàng của mình.
2.2.2. Quản lý sự vận hành của hệ thống kênh phân phối sản phẩm phân đạm của Công ty TNHH một thành viên Phân đạm và Hoá chất Hà Bắc.
2.2.2.1. Quản lý các dòng chảy trong kênh:
Việc quản lý các dòng chảy trong các kênh phân phối sản phẩm phân đạm của Công ty TNHH một thành viên Phân đạm và Hoá chất Hà Bắc đƣợc thực hiện trên các mặt nhƣ: Quản lý dòng vận động của sản phẩm về mặt vật chất, Quản lý dòng thanh toán và Quản lý dòng thông tin.
* Quản lý dòng vận động của sản phẩm về mặt vật chất:
Những vấn đề chính mà Công ty TNHH một thành viên Phân đạm và Hoá chất Hà Bắc quan tâm khi quản lý dòng vận động của sản phẩm về mặt vật chất là quản lý quá trình vận chuyển và quản lý hoạt động tồn kho.
Việc vận chuyển sản phẩm được thực hiện ở ba phương diện đó là con đường vận chuyển, phương tiện vận chuyển và trọng lượng vận chuyển trên mỗi chuyến hàng.
+ Con đường vận chuyển: trong hệ thống kênh phân phối sản phẩm phân đạm của Công ty TNHH một thành viên Phân đạm và Hoá chất Hà Bắc thì việc vận chuyển đƣợc thực hiện bởi cả các trung gian phân phối và cả khách hàng trong quá trình phân phối sản phẩm, cụ thể nhƣ sau:
- Công ty TNHH một thành viên Phân đạm và Hoá chất Hà Bắc không thực hiện vận chuyển sản phẩm mà các trung gian cấp một phải đến kho của Công ty để vận chuyển về kho của họ hoặc vận chuyển sản phẩm đến những điểm do các trung gian bán buôn lựa chọn.
- Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hà Anh vận chuyển hàng từ kho của Công ty TNHH một thành viên Phân đạm và Hoá chất Hà Bắc về kho của mình tại ga Đông Anh, sau đó vận chuyển Phân đạm lên các Công ty vật tƣ nông nghiệp tại các tỉnh phía Bắc, việc vận chuyển đƣợc thực hiện cả theo từng trung gian bán buôn cấp hai và cả theo từng tuyến đường, việc vận chuyển theo từng trung gian là mỗi chuyển hàng chỉ vận chuyển đến một trung gian bán buôn cấp hai mà thôi, còn việc vận chuyển theo từng tuyến đường là mỗi chuyến hàng sẽ được vận chuyển đến nhiều trung gian bán buôn
cấp hai phụ thuộc vào vị trí địa lý của các trung gian đó và phụ thuộc vào phương tiện sử dụng khi vận chuyển sản phẩm Phân đạm.
- Công ty cổ phần Vật tƣ Nông sản, Công ty cổ phần Vật tƣ Sông Hồng, Công ty TNHH Xuất nhập khẩu Thương mại tổng hợp Tấn Đạt là các Công ty có quy mô vừa và nhỏ nên họ chỉ vận chuyển Phân đạm từ Công ty TNHH một thành viên Phân đạm và Hoá chất Hà Bắc về kho của mình hoặc vận chuyển thẳng đến các trung gian bán lẻ theo từng tuyến đường phụ thuộc vào vị trí địa lý của các trung gian bán lẻ đó.
- Công ty cổ phần Vật tƣ Kỹ thuật nông nghiệp Bắc Giang chịu trách nhiệm vận chuyển Phân đạm từ Công ty TNHH một thành viên Phân đạm và Hoá chất Hà Bắc đến kho của mình tại Thành Phố Bắc Giang và các kho khác tại các chi nhánh của Công ty tại các huyện trong hai tỉnh Bắc Giang và Bắc Ninh theo từng tuyến đường.
- Các Công ty cổ phần vật tƣ Kỹ thuật nông nghiệp tại các tỉnh khác ở miền Bắc chính là các trung gian bán buôn cấp hai, họ nhận hàng từ các trung gian bán buôn cấp một tại kho trung tâm, sau đó vận chuyển đến các kho tại các chi nhánh của họ theo từng tuyến đường.
- Các trung gian bán lẻ: Các trung gian bán lẻ thuộc loại hình kênh phân phối gián tiếp ba cấp trung gian mà trung gian bán buôn cấp một là Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hà Anh và các trung gian bán lẻ thuộc loại hình kênh phân phối gián tiếp hai cấp trung gian mà trung gian phân phối là Công ty cổ phần vật tƣ Kỹ thuật nông nghiệp Bắc Giang, chịu trách nhiệm vận chuyển hàng từ các trung gian bán buôn về cửa hàng của mình ở mỗi lần mua hàng, còn khi bán hàng họ không chịu trách nhiệm vận chuyển, công việc này do khách hàng cuối cùng là những người nông dân tự vận chuyển. Đối với các trung gian bán lẻ thuộc kênh phân phối gián tiếp hai cấp trung gian khác thì họ nhận hàng tại trụ sở của họ mà không phải chịu trách nhiệm vận chuyển.
+ Phương tiện vận chuyển: Việc vận chuyển sản phẩm Phân đạm trong Hệ thống kênh phân phối sản phẩm phân đạm của Công ty đƣợc thực hiện bằng nhiều phương tiện bao gồm cả phương tiện cơ giới và phương tiện thô sơ:
- Đối với Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hà Anh thì phương tiện vận chuyển chủ yếu được là đường sắt, ngoài ra còn đặc vận chuyển cả bằng ôtô để vẩn chuyển Phân đạm đến các tỉnh không có đường sắt chạy qua.
- Đối với các trung gian bán buôn còn lại nhƣ Công ty cổ phần Vật tƣ Nông sản, Công ty cổ phần Vật tƣ Sông Hồng, Công ty TNHH Xuất nhập khẩu Thương mại tổng hợp Tấn Đạt, Công ty cổ phần Vật tư Kỹ thuật nông nghiệp Bắc Giang và các Công ty vật tƣ nông nghiệp tại các tỉnh khác ở miền Bắc thì phương tiện vận chuyển được sử dụng là ôtô.
- Đối với các trung gian bán lẻ và khách hàng cuối cùng do lƣợng mua mỗi lần nhỏ nên phương tiện vận chuyển chủ yếu của họ là xe máy, hoặc xe đạp tuỳ theo điều kiện của họ.
+ Trọng lƣợng vận chuyển: Phân đạm là loại sản phẩm có thể tính theo nhiều đơn vị tính khác nhau, nếu nhỏ thì tính bằng kg, còn lớn hơn thì tính bằng tạ, lớn hơn nữa thì tính bằng tấn, việc vận chuyển mỗi chuyến hàng có thể đƣợc thực hiện với các mức trọng lƣợng khác nhau:
- Nếu việc vận chuyển thực hiện bởi các trung gian bán buôn thì khối lƣợng vận chuyển mỗi chuyến là rất lớn, lên đến vài tấn, đặc biệt nếu việc vận chuyển theo tuyến đường sắt do Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hà Anh thực hiện thì trọng lƣợng lên đến vài chục tấn.
- Việc vận chuyển do các trung gian bán lẻ và do khách hàng cuối cùng thực hiện thì không lớn, mỗi chuyến hàng vận chuyển của trung gian bán lẻ thông thường chỉ ở mức vài tạ, còn mỗi lần vận chuyển của khách hàng cuối cùng thì rất nhỏ chỉ mở mức và kg hoặc nhỏ hơn.
+ Tồn kho: Hoạt động tồn kho Phân đạm phục vụ cho công việc tiêu thụ trong Hệ thống kênh phân phối sản phẩm phân đạm của Công ty TNHH một thành viên Phân đạm và Hoá chất Hà Bắc đƣợc thực hiện tại Công ty TNHH một thành viên Phân đạm và Hoá chất Hà Bắc, và tất cả các trung gian phân phối, tuy nhiên lƣợng tồn kho ở các trung gian bán lẻ là không đáng kể. Hoạt động tồn kho chủ yếu đƣợc thực hiện ở Công ty TNHH một thành viên Phân đạm và Hoá chất Hà Bắc và các trung gian bán buôn, trong đó lƣợng tồn kho lớn là ở kho của Công ty TNHH một thành viên Phân đạm và Hoá chất Hà Bắc và kho tại ga Đông Anh của Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hà Anh.
* Quản lý dòng thanh toán
Nội dung quản lý dòng thanh toán bao gồm quản lý phương thức thanh toán, thời gian thanh toán và tỷ lệ chiết khấu giá bán tại các khâu trong các kênh phân phối. Nhìn chung cả Hệ thống kênh phân phối sản phẩm phân đạm của Công ty TNHH một thành viên Phân đạm và Hoá chất Hà Bắc tỷ lệ chiết khấu của toàn hệ thống vào khoảng từ 29,64% đến 35,05% so với giá bán ra của Công ty cho các trung gian bán buôn cập một, hay vào khoảng từ 21,14%
đến 25,98% so với giá bán lẻ ở khâu cuối cùng.
+ Việc thanh toán giữa khách hàng cuối cùng đối với trung gian bán lẻ được thực hiện theo phương thức đó là thanh toán ngay bằng tiền mặt áp dụng đối với các trung gian bán lẻ là các cửa hàng do tƣ nhân làm chủ và các hợp tác xã cung ứng vật tƣ kỹ thuật nông nghiệp.
+ Thanh toán giữa các trung gian bán lẻ với các trung gian bán buôn được thực hiện theo phương thức thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt. Tỷ lệ mà các trung gian bán lẻ giữ lại trung bình vào khoảng từ 6,35% đến 6,87% giá bán lẻ, chỉ thanh toán cho trung gian bán buôn khoảng từ 93,13% đến 93,65%
giá bán lẻ mà thôi, hay nói cách khác vào khoảng từ 6,78% đến 7,38% giá mà các trung gian bán buôn bán cho trung gian bán lẻ.
+ Thanh toán giữa các trung gian bán buôn cấp hai với các trung gian bán buôn cấp một được thực hiện theo phương thức chuyển khoản, thời gian thanh toán bình quân là một tháng kể từ khi giao hàng. Tỷ lệ mà các trung gian cấp hai được hưởng bình quân vào khoản 4,70% đến 5,45% giá bán của đại lý cấp hai cho trung gian bán lẻ, tương đương với khoảng từ 4,21% đến 4,80% giá bán lẻ mà khách hàng phải trả, vào khoảng từ 4,71% đến 5,43% giá mà các trung gian bán buôn cấp hai phải mua của trung gian bán buôn cấp một.
+ Việc thanh toán giữa các đại lý cấp một với Công ty TNHH một thành viên Phân đạm và Hoá chất Hà Bắc cũng đƣợc thực hiện hoàn toàn theo phương thức chuyển khoản, thời gian thanh toán bình quân khoảng 20 ngày kể từ khi giao hàng. Tỷ lệ mà các đại lý cấp một được hưởng vào khoảng 12,22% đến 19,44% giá mà các trung gian này bán cho các đại lý cấp hai, tức là vào khoảng từ 10,93% đến 17,17% giá bán lẻ cuối cùng, hay nói cách khác vào khoảng từ 13,91% đến 18,37% giá bán của Công ty TNHH một thành viên Phân đạm và Hoá chất Hà Bắc bán cho các trung gian bán buôn.
* Quản lý dòng thông tin
Nội dung quản lý dòng thông tin bao gồm quản lý thông tin xuôi chiều và quản lý thông tin ngƣợc chiều, trong đó thông tin xuôi chiều là thông tin từ Công ty TNHH một thành viên Phân đạm và Hoá chất Hà Bắc đến khách hàng, còn thông tin ngƣợc chiều là thông tin từ khách hàng đến Công ty TNHH một thành viên Phân đạm và Hoá chất Hà Bắc. Trong giai đoạn từ năm 2006 đến năm 2008, Công ty TNHH một thành viên Phân đạm và Hoá chất Hà Bắc không quan tâm nhiều đến việc quản lý những thông tin này. Cụ thể thì thông tin từ nhà sản xuất đến với khách hàng chỉ dừng lại ở các biện pháp do công ty thực hiện trên các phương tiện thông tin đại chúng như truyền hình, truyền thanh và báo chí, Internet ..., còn thông tin phản hồi từ khách hàng đến với Công ty thì cơ bản chƣa hề có.
2.2.2.2. Quản lý các mâu thuẫn, xung đột:
Trong quá trình hoạt động hệ thống kênh phân phối sản phẩm phân đạm của Công ty TNHH một thành viên Phân đạm và Hoá chất Hà Bắc bộc lộ khá nhiều mâu thuẫn, xung đột. Trong các mâu thuân đó có thể chia ra làm ba loại mâu thuẫn đó là: Mâu thuẫn, xung đột giữa nhà sản xuất và trung gian phân phối; mâu thuẫn, xung đột ngang; và mâu thuẫn, xung đột dọc.
* Mâu thuẫn, xung đột giữa nhà sản xuất và trung gian phân phối.
Mâu thuẫn, xung đột giữa nhà sản xuất và trung gian phân phối chủ yếu phát sinh giữa Công ty TNHH một thành viên Phân đạm và Hoá chất Hà Bắc với Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hà Anh do hai Công ty này cùng tiếp cận các trung gian phân phối cấp một khác là: Công ty cổ phần Vật tƣ Nông sản, Công ty cổ phần Vật tư Sông Hồng, Công ty TNHH Xuất nhập khẩu Thương mại tổng hợp Tấn Đạt, Công ty cổ phần Vật tƣ Kỹ thuật nông nghiệp Bắc Giang. Theo quy định thì sản phẩm Phân đạm sẽ do Công ty TNHH một thành viên Phân đạm và Hoá chất Hà Bắc cung cấp cho tất cả các trung gian phân phối bán buôn cấp một, tuy nhiên trên thực tế các trung gian này nhiều khi phải mua lại sản phẩm Phân đạm của Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hà Anh nhƣ là một trung gian phân phối cấp hai. Đây là một mâu thuẫn khá trầm trọng ảnh hưởng lớn đến kết quả và hiệu quả của Hệ thống kênh phân phối sản phẩm phân đạm của Công ty.
* Mâu thuẫn, xung đột giữa các trung gian phân phối cùng cấp
Trong hệ thống kênh phân phối sản phẩm phân đạm của Công ty TNHH một thành viên Phân đạm và Hoá chất Hà Bắc thì mâu thuẫn, xung đột giữa các trung gian phân phối cùng cấp bao gồm: Mâu thuẫn giữa các trung gian bán buôn trong việc cung cấp sản phẩm cho các trung gian khác và mâu thuẫn giữa các trung gian bán lẻ trong việc cung cấp sản phẩm cho khách hàng.
Mâu thuẫn, xung đột giữa các trung gian phân phối sinh giữa các Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hà Anh, Công ty cổ phần Vật tƣ Nông sản, Công ty cổ phần Vật tư Sông Hồng, Công ty TNHH Xuất nhập khẩu Thương mại tổng hợp Tấn Đạt và Công ty cổ phần vật tƣ Kỹ thuật nông nghiệp Bắc Giang, họ không chịu chấp hành theo sự phân chia khu vực mà họ chịu trách nhiệm phân phối, các Công ty vật tƣ nông nghiệp tại các tỉnh miền Bắc luôn luôn là đối tƣợng tiếp cận của nhiều nhà phân phối cấp một, loại mâu thuẫn này diễn ra khá phổ biến làm cho hoạt động phân phối sản phẩm Phân đạm của các Công ty diễn ra một cách chồng chéo, chi phí đầu tƣ cho hoạt động của Hệ thống kênh phân phối sản phẩm phân đạm của Công ty tăng lên đáng kể, điều này đồng nghĩa với việc là giảm kết quả và hiệu quả hoạt động của cả hệ thống.
Mâu thuẫn giữa các trung gian bán buôn còn phát sinh trong hệ thống kênh phân phối sản phẩm phân đạm của Công ty TNHH một thành viên Phân đạm và Hoá chất Hà Bắc khi hai nhà phân phối cấp cùng muốn cung cấp hàng cho một trung gian bán lẻ, mặc dù các Công ty vật tƣ nông nghiệp thuộc các tỉnh đã phân chia địa bàn hoạt động theo địa giới hành chính một cách khá rõ ràng, nhưng mâu thuẫn loại này vẫn xảy ra, thông thường phát sinh tại các trung gian bán lẻ có trụ sở tại các huyện giáp với tỉnh khác, khi đó việc vận chuyển sản phẩm Phân đạm từ Công ty vật tƣ nông nghiệp của tỉnh khác về các trung gian bán lẻ này lại gần hơn so với việc vận chuyển sản phẩm Phân đạm từ Công ty vật tƣ nông nghiệp trong tỉnh.
Ngoài ra mâu thuẫn, xung đột giữa các nhà phân phân phối cùng cấp còn là mâu thuẫn giữa các trung gian bán lẻ, loại mâu thuẫn này phát sinh khi trên cùng một địa bàn tồn tại từ hai trung gian bán lẻ trở lên, loại mâu thuẫn này cũng ảnh hưởng không nhỏ tới kết quả phân phối sản phẩm Phân đạm của Công ty TNHH một thành viên Phân đạm và Hoá chất Hà Bắc.
* Mâu thuẫn, xung đột giữa các cấp trong cùng một kênh.
Trong Hệ thống kênh phân phối sản phẩm phân đạm của Công ty TNHH một thành viên Phân đạm và Hoá chất Hà Bắc thì mâu thuẫn, xung đột giữa các cấp trong cùng một kênh phát sinh do quá trình phân chia lợi ích giữa các cấp trong cùng một kênh chƣa thoả đáng gây ra sự bất mãn trong một số trung gian phân phối, cụ thể là lợi ích thu đƣợc từ hoạt động phân phối của Công ty TNHH một thành viên Phân đạm và Hoá chất Hà Bắc của các trung gian bán buôn cấp một thu đƣợc quá nhiều so với các trung gian bán buôn cấp hai và các trung gian bán lẻ, tỷ lệ chiết khấu của các trung gian bán buôn cấp một là trong khoảng từ 10,93% đến 17,17% tính trên giá bán lẻ cuối cùng, trong khi đó tỷ lệ của cả trung gian bán buôn cấp hai và tỷ lệ của trung gian bán lẻ cộng lại mới chỉ đạt trong khoảng từ 10,85% đến 12,02% mà thôi, cụ thể là tỷ lệ mà trung gian bán buôn cấp hai nhận đƣợc khoảng từ 4,21% đến 4,80%, còn tỷ lệ này của trung gian bán lẻ vào khoản từ 6,35% đến 6,87% giá bán lẻ.
2.2.2.3. Công tác kiểm tra, đánh giá hệ thống kênh phân phối phân phối sản phẩm phân đạm của Công ty TNHH một thành viên Phân đạm và Hoá chất Hà Bắc
Trong giai đoạn từ năm 2004 đến năm 2008, Công ty TNHH một thành viên Phân đạm và Hoá chất Hà Bắc không hề quan tâm đến việc kiểm tra, đánh giá hệ thống kênh phân phối sản phẩm phân đạm của mình, điều này có thể lý giải là do Sản phẩm Phân đạm trên thị trường phân bón cung vẫn chưa đủ đáp ứng nhu cầu tiêu thụ của nông dân, do đó sản phẩm Phân đạm của Công ty TNHH một thành viên Phân đạm và Hoá chất Hà Bắc sản xuất ra đến đâu đƣợc tiêu thụ hết ngay đến đó.
Mặt khác do máy móc thiết bị của Công ty TNHH một thành viên Phân đạm và Hoá chất Hà Bắc chủ yếu đã khấu hao hết nên giá thành sản phẩm Phân đạm hiện tại của Công ty là thấp hơn nhiều so với các nhà sản xuất Phân đạm khác trong nước và các loại Phân đạm nhập khẩu, Công ty có nhiều điều kiện thuận lợi trong việc định giá bán sản phẩm Phân đạm của mình vì giá