THIẾT LẬP LỊCH VÀ DỮ LIỆU CHO DỰ ÁN
5.2 NHẬP LIỆU CHO DỰ ÁN
5.2.6 Xây dựng danh sách tài nguyên, nguồn lực
Khung nhìn Resource Sheet có thể thiết lập thêm nhiều trường cho nguồn tài nguyên. Ví dụ: nếu cần nhập bằng tay các địa chỉ email cho các nguồn tài nguyên, có thể thêm cột Email Address vào Resource Sheet (Xem Thêm cột).
Một field (trường) là một cột trong một bảng để gõ nhập thông tin thích hợp, thể hiện một thuộc tính nào đó (Ví dụ: Tên Tài nguyên- Resource Names là một trường, thể hiện tên của các loại tài nguyên), tất cả khung nhìnTable và form chứa các trường.
Hình 5.35. Các cột trong cửa sổ Resource Sheet
Mỗi trường trên Resource Sheet phục vụ một mục đích cụ thể như sau:
Indicators: Mặc dù không thể gõ nhập vào trường Indicators, nhưng các biểu tượng thỉnh thoảng xuất hiện ở đó. Một số biểu tượng xuất hiện là sự phản hồi của Project đối với một hành động đã thực hiện. Ví dụ, có
thể thấy một dấu chỉ báo cho một nguồn tài nguyên được phân phối quá mức. Trong những trường hợp khác dấu chỉ báo xuất hiện bởi vì đã nhập ghi chú về nguồn tài nguyên.
Nếu đặt chuột lên trên một dấu chỉ báo, Project hiển thị thông tin với biểu tượng được kết hợp (Tool tip).
Resource Name: Gõ nhập tên của nguồn tài nguyên. Đối với một người, có thể gõ nhập tên của người đó hoặc có thể gõ nhập một mô tả công việc chẳng hạn như Nguyễn Thanh An hoặc Product Analyst 2.
Type: Sử dụng cột này để xác định việc định nghĩa một nguồn tài nguyên con người, chất liệu hoặc chi phí.
Project gọi là nguồn tài nguyên con người là các nguồn tài nguyên Work.
Material Label: Đối với các nguồn tài nguyên chất liệu, xác định đơn vị đo. Có thể thiết lập bất kỳ nhãn mà muốn. Ví dụ, có thể sử dụng minute (phút) cho thời gian điện thoại đường dài, m3 cho cát hoặc miles (dặm) cho việc sử dụng phương tiện vận chuyển.
Initials: Gõ các chữ cái đầu cho một tài nguyên hoặc chấp nhận mặc định mà Project cung cấp, đây là chữ đầu tiên của tên nguồn tài nguyên.
Tên chỉ định này xuất hiện trên bất kỳ khung nhìn mà thêm trường Initials. Thông thường tên của nguồn tài nguyên xuất hiện, nhưng có thể tuỳ biến khung nhìn để hiển thị chữ cái nếu thích hơn.
Group: Ấn định các nguồn tài nguyên cho các nhóm nếu chúng có chung một số đặc điểm chẳng hạn như một chức năng công việc. Sau đó có thể sử dụng trường này làm một cơ cấu lập phân loại và hiển thị thông tin về nhóm (trong ví dụ này là một chức năng công việc cụ thể) trái với một nguồn tài nguyên riêng biệt. Ta chỉ việc gõ nhập một tên để tạo một nhóm.
Hãy bảo đảm viết đúng chính tả tên nhóm y như mỗi lần sử dụng nó nếu muốn lọc hoặc phân loại thông tin tài nguyên theo nhóm sau này.
Max Units: Project biểu diễn lượng của một nguồn tài nguyên gốc Work có sẵn để phân công dưới dạng một tỷ lệ phần trăm thời gian dành cho công việc. Ví dụ, 100% bằng một đơn vị hoặc tương đương tất cả
thời gian làm việc mà một nguồn tài nguyên có thể cung cấp (có thể là bán thời gian hoặc toàn thời gian); thường trên 100% là điểm mà một nguồn tài nguyên được xem là phân phối quá mức. Đồng thời 50% là một nửa của một đơn vị hoặc một nửa của thời gian làm việc có sẵn của một nguồn tài nguyên toàn thời gian; 200% bằng thời gian công việc có sẵn của hai nguồn tài nguyên toàn thời gian.
Std. Rate: Mức giá chuẩn là mức giá thường được tính cho công việc của một nguồn tài nguyên. Project tính mức giá chuẩn mặc định của nó bằng các giờ nhưng có thể xác định các gia số thời gian khác (Đối với các nguồn tài nguyên Work, có thể sử dụng số phút, ngày, tuần, tháng hoặc năm. Đối với các nguồn tài nguyên material, hãy nghĩ cước phí là một đơn vị dựa vào material, Label). Để xác định một gia số thời gian không phải số giờ, gõ nhập một dấu gạch chéo xuôi và sau đó nhập mẫu tự đầu tiên của từ đại diện cho gia số (ví dụ, chi phí sử dụng một nguồn tài nguyên là 200.000vnđ cho 1 ngày sử dụng, ta gõ 200.000/đ).
Ovt.Rate: Mức giá làm ngoài là mức giá được tính cho bất kỳ công việc làm ngoài giờ mà một nguồn tài nguyên Work cung cấp. Lần nữa Project tính mức giá mặc định bằng các giờ, nhưng có thể thay đổi đơn vị mặc định như có thể làm cho mức giá chuẩn.
Cost/Use: Trong cột cost/use (đọc là chi phí mỗi lần sử dụng), cung cấp một mức giá khác cho các chi phí được tính cho mỗi lần sử dụng một nguồn tài nguyên cụ thể. Các chi phí nguồn tài nguyên có thể được dựa vào mức giá standard (được tính bằng việc nhân số giờ với chi phí mỗi giờ), trên mức giá cost/use (một chi phí cố định cho một nguồn tài nguyên) hoặc trên một tổ hộp của hai thứ này. Project sử dụng kết hợp trường Cost/Use và trường Std.Rate khi nó tính chi phí của một công việc. Nếu thuê một món thiết bị với chi phí $25/h cộng với chi phí lắp đặt là $100, ta phải thêm std.Rate là $25/h, ấn định một Cost/use là $100.
Accrue At: Trường này chỉ định cách và khi nào Project tính chi phí nguồn tài nguyên cho một công việc có mức giá chuẩn hoặc mức giá làm ngoài giờ. Tùy chọn mặc định là Prorated, nhưng cũng có thể chọn Start hoặc End với kết quả sau:
- Nếu chọn Start và gán nguồn tài nguyên cho một công việc, Project tính chi phí cho một công việc ngay khi công việc bắt đầu.
- Nếu chọn End và ấn định nguồn tài nguyên đó cho một công việc, Project tính chi phí cho công việc khi công việc hoàn thành.
- Nếu chọn Prorated và ấn định nguồn tài nguyên đó cho một công việc, Project tích luỹ chi phí của công việc khi nguồn tài nguyên được ấn định hoàn thành công việc theo kế hoạch.
Nếu xác lập mức giá cost-per-use (chi phí mỗi lần sử dụng) cho một nguồn tài nguyên cụ thể và ấn định nguồn tài nguyên đó cho một công việc, Project sử dụng trường Accrue At để quyết định xem chi phí có được áp dụng lúc bắt đầu hoặc kết thúc công việc hay không. Nếu xác lập trường Accrue At sang Start hoặc Prorated, Project tín chi phí lúc bắt đầu công việc. Nếu xác lập trường Accrue At sang End, Project tính chi phí lúc kết thúc công việc.
Base Calendar: Ở đây nhận dạng lịch mà Project sử dụng khi định thời biểu nguồn tài nguyên. Lịch nhận dạng thời gian làm việc và thời gian không làm việc. Project giả định rằng mỗi nguồn tài nguyên sử dụng lịch Standard, nhưng như đọc sau trong chương này, có thể tạo các lịch cho những nhóm nguồn tài nguyên (có lẽ để giải quyết công việc làm theo ca) hoặc có thể chỉnh sửa lịch của một tài nguyên riêng lẻ để phản ánh kỳ nghỉ hoặc thời gian không có mặt khác.
Code: Có thể sử dụng trường này làm một trường bao quát để ấn định bất kỳ thông tin mà muốn kết hợp với một nguồn tài nguyên sử dụng một chữ viết tắt thuộc một loại nào đó. Ví dụ, giả sử công ty của sử dụng mã cost center, có thể muốn cung cấp mã cost - Center thích hợp cho nguồn tài nguyên trong trường code. có thể phân loại và lọc thông tin theo các chữ viết tắt mà cung cấp trong trường Code.
Sau khi tạo một nguồn tài nguyên, Project hiển thị số ID của nguồn tài nguyên đó ở mép trái của Resource Sheet nằm bên trái cột Indicator.
Chỉnh sửa thông tin nguồn tài nguyên
Như vậy, có thể thiết lập một nguồn tài nguyên bằng cách nhập nó trên Resource để tinh chỉnh bất kỳ sự ấn định nguồn tài nguyên. Để hiển thị hộp thoại Resource Information, nhấp đôi bất kỳ nguồn tài nguyên trên Resource Sheet hoặc nhấp tab Resource và trong nhóm Properties, nhấp Resource Information.
Hình 5.36. Hiển thị hộp thoại Resource Information
Sử dụng Resource Sheet, hầu hết thông tin được cung cấp trên tab General, do đó phần này thảo luận các trường trong hộp thoại đã không xuất hiện theo mặc định trong bảng Entry của Resource Sheet.
Ấn định một phương pháp giao tiếp
Trong hộp thoại Resource Information, sử dụng trường Email (xem hình 5.37) để cung cấp địa chỉ email của một nguồn tài nguyên cụ thể.
Hình 5.37. Sử dụng tab General của hộp thoại Resource Information để thêm thông tin về một nguồn tài nguyên chẳng hạn như địa chỉ email hoặc sự có mặt
Nếu đang sử dụng Outlook và đã lưu trữ địa chỉ email của nguồn tài nguyên trong Address Book, có thể nhấp nút Details trong hộp thoại Resource Information. Khi làm điều này, Project cố truy cập Outlook contact thích hợp. Trong đó có thể sao chép địa chỉ email từ record
contact và trong trường email của Project trong hộp thoại Resource Information, nhấn Ctrl+V để dán địa chỉ email.
Xác định sự có sẵn của nguồn tài nguyên
Giả sử cần thiết lập một nguồn tài nguyên để đại diện cho một công việc cụ thể (ví dụ Internet)và có nhiều người có thể sử dụng nguồn tài nguyên này nhưng không liên tục. Sử dụng bảng Rosource Availability (xem hình 5.38), có thể xác định các khoảng thời gian mà nguồn tài nguyên sẽ có sẵn.
Hình 5.38. Sử dụng bảng Resource Availability để nhận dạng khi một nguồn tài nguyên có sẵn
Có thể đánh dấu bao quanh tính có sẵn của các nguồn tài nguyên đã nhận dạng cho dự án.
Xác định giữ chỗ (booking)
Thêm nguồn lực cá nhân vào hệ thống tài nguyên
Thêm nguồn lực trong Microsoft Project yêu cầu bản Microsoft Project Professional được kết nối với Project Server với một tài khoản có quyền truy cập.
1. Nhấp chọn tab Resources. Trong nhóm Assignments, nhấp Resource Pool, Enterprise Resource Pool.
Hình 5.39. Project Web Access được hiển thị trong trình duyệt web.
Lưu ý: Các trình duyệt web có thể đã mở ra đằng sau dự án. Kiểm tra các thanh công việc của Windows để xem nếu một trình duyệt Web mới đã mở ra.
2. Trong Project Web Access, nhấn New Resource.
Hình 5.40. Lựa chọn New Resource
3. Xác định các mục sau đây về các nguồn tài nguyên mới:
Resource Type: Để thay đổi loại tài nguyên, trong danh sách Type, chọn tài nguyên công việc, nguồn chi phí, hoặc nguồn nguyên liệu. Cũng có thể chọn các tài nguyên là một nguồn ngân sách hoặc một nguồn tài nguyên chung bằng cách chọn hộp kiểm tra ngân sách (Budget) hoặc hộp kiểm Chung (Generic).
Hình 5.41. Hộp thoại Resource Type
* Lưu ý: Xóa tài nguyên có thể đăng nhập vào Project Server nếu không muốn thu thập thông tin về các công việc mà các nguồn lực hoạt động trên, hoặc nếu không muốn các nguồn tài nguyên đăng nhập vào Microsoft Project Server.
Resource Name and other identifying information: Bao gồm tên thực tế của tài nguyên, cũng như các địa chỉ e-mail và giá trị Resource Breakdown Structure (RBS).
Có thể đặt lịch giữ chỗ sử dụng nguồn tài nguyên.
Project Server - Enterprise Rosource Pool.
Trường Booking Type đưa ra hai lựa chọn: Committed và Proposed.
- Committed: chính thức ấn định nguồn tài nguyên cho dự án.
- Propose: đề xuất sử dụng một nguồn tài nguyên- nguồn tài nguyên chưa được ấn định chính thức cho dự án - điều này làm cho lịch của nguồn tài nguyên không được chạm đến bởi việc ấn định đề xuất cho dự án.
Project không xem xét các lần booking đề xuất khi tính toán phân phối nguồn tài nguyên. Do đó một nhà quản lý dự án khác có thể cam kết cùng một nguồn tài nguyên cho một dự án khác trong cùng một khung thời gian và Microsoft Project khác sẽ không nhận dạng nguồn tài nguyên này và được phân phối quá mức.
Loại booking đã chọn cho một nguồn tài nguyên áp dụng cho tất cả công việcấn định nguồn tài nguyên trong dự án.
Tạo một nguồn tài nguyên Generic và ấn định các trường tùy ý Nguồn tài nguyên được xem xét đến về cơ bản là nguồn tài nguyên generic - là một mô tả công việc chứ không phải là một người (ít ra là chưa - ví dụ nhân công - người làm công). Để đánh dấu một nguồn tài nguyên làm generic, đặt một dấu kiểm trong hộp Generic trong tab General của hộp thoại Resource Information (xem hình 5.42).
Để ấn định các trường tùy ý thích hợp, nhấp tab Custom Fields và ấn định bất kỳ giá trị thích hợp vào nguồn tài nguyên generic như được minh hoạ trong hình 5.42.
Khi nhấp OK để đóng hộp thoại, thấy một biểu tượng trong cột Indicator. Biểu tượng này biểu thị nguồn tài nguyên là Generic.
Hình 5.42. Đánh dấu tích biểu thị nguồn tài nguyên là Generic
Tạo ngân sách một nguồn tài nguyên
Có thể thiết lập ngân sách (budget resouce) - một sự dự phòng hữu dụng khác cho một nguồn tài nguyên thật sự, nguồn tài nguyên này gồm những chi phí ước tính. Project cung cấp ngân sách các nguồn tài nguyên để có thể xác định công việc và các chi phí sẽ được phân phối như thế nào trong dự án. Ví dụ, giả sử muốn lập một ngân sách cho chi phí của một đơn vị được yêu cầu trong thời gian hoạt động của dự án. Tạo một nguồn tài nguyên cho đơn vị lưu trữ, xác lập type của nó dưới dạng Cost và sau đó đánh dấu kiểm hộp kiểm budget trên tab General của hộp thoại Rosource Information để làm cho nó trở thành ngân sách một nguồn tài nguyên.
Project không cho phép nhập bất kỳ thông tin chi phí cho ngân sách một nguồn tài nguyên trên một Rosource Sheet. Để gán một giá trị vào ngân sách của một nguồn tài nguyên, trước tiên gán nó vào công việc tổng kết dự án, nhưng Project sẽ không cho gán một giá trị khi gán ngân sách nguồn tài nguyên. Thay vào đó cung cấp một giá trị bằng cách thêm trường Budget Cost trong khung nhìn Task Usage hoặc khung nhìn Rosource Usage.
* Thủ thuật:
Project không hiển thị công việc tổng kết dự án theo mặc định. Để hiển thị nó bắt đầu trong một khung nhìn định hướng công việc chẳng hạn như khung nhìn chart, nhấp tab Format cho khung nhìn - trong ví dụ, nhấp tab Gantt Chart Tools Format và trong nhóm Show/ Hide, chọn hộp kiểm Project Summary. Chú ý rằng Task Mode cho công việc tổng kết dự án là Auto Schedule và không thể thay đổi giá trị đó.
Cũng có thể thiết lập ngân sách một nguồn tài nguyên làm việc mà có thể sử dụng để lập ngân sách cho số giờ làm việc mà dự định để thực hiện cho toàn bộ dự án. Sau đó ấn định nguồn tài nguyên ngân sách Work cho công việc tổng kết dự án. Để ghi chép số giờ làm việc muốn lập ngân sách cho toàn bộ dự án, thêm trường Budget Work vào khung nhìn Task Usage hoặc khung nhìn Rosource Usage và nhập giá trị ngân sách. Khi theo dõi công việc cho các công việc dự án, có thể so sánh công việc được thực hiện với công việc được lập ngân sách.
Thêm các ghi chú vào một nguồn tài nguyên
Nhấp tab Notes của hộp thoại Rosource Information. Hộp text Notes được minh hoạ trong hình 5.43 là một hộp text dạng tự do trong đó có thể gõ nhập bất kỳ thông tin mà muốn lưu trữ về nguồn tài nguyên. Ví dụ, có thể muốn lưu trữ một lời nhắc nhở về kỳ nghỉ sắp tới của một nguồn tài nguyên hoặc một lời giải thích về tính có sẵn của nguồn tài nguyên.
Hình 5.43. Thêm các ghi chú vào một nguồn tài nguyên
Sau khi gõ nhập text trong hộp này và nhấp Ok, một biểu tượng chỉ báo Notes xuất hiện trong cột Indicator trên Rosource Sheet như được minh họa trong hình 5.44.
Hình 5.44. Sử dụng hộp text này để lưu trữ thông tin về một nguồn tài nguyên
Hình 5.45. Không cần mở lại hộp thoại Rosource Information để đọc ghi chú Thay vào đó đặt con trỏ chuột trên biểu tượng trong cột Indicators để hiển thị nội dung của ghi chú.
Nếu nhiều dấu chỉ báo xuất hiện trong cột Indicator, Project hiển thị thông tin về tất cả dấu chỉ báo khi trỏ sang cột Indicator.
Các lịch và nguồn tài nguyên
Project sử dụng một lịch cơ sở được gọi là Standard để tính thời gian của dự án. Khi lần đầu tạo nguồn tài nguyên cho dự án, Project sử dụng lịch cơ sở Standard làm lịch mặc định (8h/ngày và 40h/tuần) nếu đã không chọn một lịch khác trong hộp thoại Project Information. Có thể chỉnh sửa thời gian làm việc và tạo các ngoại lệ lịch cho các nguồn tài nguyên để điều chỉnh một tuần làm việc khác hoặc thời gian nghỉ theo kế hoạch.
Toàn bộ dự án có một lịch Standard và mỗi nguồn cũng có lịch Standard riêng lẻ của nó. Các công tác cũng có thể có lịch riêng cho chúng.