TRÌNH BÀY CÔNG VIỆC TRÊN ĐỒ THỊ
6.3 CÂN ĐỐI HIỆU CHỈNH VÀ PHÂN PHỐI HỢP LÝ TÀI NGUYÊN
Nhận biết và giải quyết các xung đột về tài nguyên, nguồn lực trong kế hoạch dự án, Ms Project 2013 cho phép xem xét, tái phân bổ và hợp lý hoá sự phân bổ các tài nguyên, nguồn lực đó cho dự án.
Trình tự thực hiện:
- Lưu ý ngày kết thúc dự án: Project, Project Information.
Hình 6.23. Ghi nhận ngày kết thúc Finish date để xem xét sự thay đổi đến thời gian thực hiện dự án
Hình 6.24. Xem xét nguồn lực riêng bằng cách dùng cửa sổ kết hợp Gant Chart và Resource Graph
Cô lập và phân tích mỗi xung đột của việc quá tải:
- Xem xét mỗi loại tài nguyên một cách riêng lẻ;
- Cuộn sang trái hoặc phải dưới Resource Graph để xem sơ đồ thanh cho toàn dự án;
- Ở mỗi điểm phân bổ quá mức, dùng sơ đồ Gant trong màn hình phía trên để nhận dạng những công việc được lập kế hoạch cho quảng thời gian quá tải;
- Các công việc được thực hiện song song là nguyên nhân gây quá tải.
Xem xét từng công việc riêng lẻ:
- Nhấp đúp lên công việc đó - cửa sổ Task Information xuất hiện;
- Chọn tab Resources;
- Xem xét %, số lượng tài nguyên phân bổ cho công việc đó;
Hình 6.25. Tài nguyên phân bổ cho công việc - Xem xét công việc kế tiếp;
- Xác định cách hợp lý và thích hợp nhất để giảm quá tải dưới 100%;
- Quyết định cho phép làm thêm giờ hoặc phân bổ lại nguồn lực.
Chuyển công việc đến những giai đoạn dư thời gian hoặc nguồn lực, hoặc mở rộng lịch trình của dự án;
- Bấm nút OK hoặc Cancel để xác định/bỏ sự lựa chọn.
Để xem biểu đồ tài nguyên khác ta làm như sau:
- Cuộn sang trái hoặc phải dưới tên tài nguyên được hiển thị ở cửa sổ Resource Graph;
- Hoặc nhấn nút Page Up hoặc Page Down trên bàn phím, hoặc nhấn chuột phải vào phía bên trái hiển thị tên tài nguyên được hiển thị biểu đồ, Chọn Next Resource.
Hình 6.26. Nhấn phím phải chuột vào phía trái của cửa sổ Resource Graph rồi chọn Next Resource để xem biểu đồ của tài nguyên, nguồn lực tiếp theo Một cách hữu dụng khác để xem xét việc phân bổ nguồn lực là Resource Allocated:
- Nhấn tab View, chọn Other View, More View.
- Chọn Resource Allocation, nhấn Apply.
Hình 6.27. Chọn Resource Allocation rồi nhấn Apply Ta được màn hình như hình vẽ:
Hình 6.28. Xem bằng Resource Allocation
- Phần sơ đồ phía trên là Resource Usage view, hiển thị mỗi nguồn lực với các công việc được phân bổ. Những nguồn lực được phân bổ quá mức sẽ có màu đỏ (phần được khoanh) với thời gian và định lượng công việc cũng được hiển thị màu đỏ.
- Phần màn hình phía dưới hiển thị sơ đồ Gant, khi một công việc nào đó được chọn ra trong phần Resource Usage, nó chỉ hiển thị những thanh công việc liên quan đến công việc được chọn.
- Để xem nhiều hơn một công việc, giữ phím Ctrl và bấm các công việc cần xem.
Ms Project 2013 tự động phân đều khối lượng công việc cho mỗi nguồn lực trên thời gian thực hiện của công việc theo cách nó tạo ra mức công việc thấp nhất trong mỗi thời kỳ.
Trước khi cố gắng tái phân bổ bất cứ một nguồn lực nào, hãy lưu tập tin và tạo một tệp tin mới bằng cách vào File, Save As.
Cho phép làm thêm giờ với những nguồn lực quá tải Vẫn sử dụng cửa sổ kết hợp Gant Chart và Resource Graph:
- Xem xét lại mỗi trường hợp bị phân bổ quá mức, trong trường hợp quá tải nhỏ (10%), cân nhắc đến thời gian làm thêm cho nguồn lực.
- Nếu tỷ lệ chi trả cho thời gian làm thêm khác với chi trả bình thường, ta bấm vào công việc bị quá tải.
- Bấm chọn cửa sổ bên dưới.
- Nhấn đúp vào công việc riêng bị quá tải để mở hộp thoại Resource Information.
- Chọn tab Cost.
- Nhập vào giá tài nguyên làm ngoài giờ trong mục Overtime Rate.
- Bấm OK.
Hình 6.29. Làm thêm giờ cho công việc A
Hình 6.30. Xem xét công việc B
Phân bổ lại công việc
Trong trường hợp quá tải lớn hơn 30%, những thành viên khác có kỹ năng tương tự, cần cân nhắc đến việc phân bố lại công việc hoặc một phần của công việc đến người khác.
- Xem sơ đồ Gant.
- Xem tên và khối lượng công việc của tất vả nguồn lực trên công việc.
- Xác định nguồn lực hiện có để giúp đỡ những thành viên quá tải.
- Dùng Task Entry Form (View, Other View, More View, Task Entry, Apply) phân bổ lại công việc đến những thành viên khác.
Hình 6.31. Phân bổ lại công việc
Chuyển công việc sang khoảng thời gian chùng trong dự án
Trên thực tế, có những lúc dự án được thực hiện với cường độ lớn nhưng có những khoảng thời gian bị chùng xuống. Khi một nguồn lực được giao thực hiện nhiều công việc trong cùng một thời gian có thể gây ra quá tải với nguồn lực đó.Như vậy ta có thể thay đổi một nguồn lực tương đương để thực hiện công việc này.
Có một cách khác để giảm tải cho nguồn lực đó, bằng cách thay đổi thời điểm thực hiện công việc sang một thời điểm khác mà vẫn đảm bảo tiến trình của dự án.
- Chọn tab Resource, nhấn Level Resource.
Hình 6.32. Chọn Level Resource
- Chọn tài nguyên muốn thay đổi thời điểm làm việc.
- Nhấn nút Level Now (xem hình 6.33).
Hình 6.33. Chọn tài nguyên muốn thay đổi thời điểm làm việc (NC) rồi nhấn nút Level Now
Để xem xét sự thay đổi của việc dãn công việc, ta xem xét trên 2 hình vẽ sau:
Hình 6.34. Tài nguyên NC bị quá tải (trước khi thay đổi)
Hình 6.35. Tài nguyên NC đã được giảm tải-Phân bổ lại công việc (sau khi thay đổi)
Chia công việc thành những công việc nhỏ hơn
Xem xét các công việc tạo nên việc quá tải, có thể chia thành các phân đoạn, phân đợt để tranh thủ thời gian trùng rồi thực hiện.
Hình 6.36. Điều chỉnh dãn công việc G khi quá tải tài nguyên bằng cách chia công việc-nhấn Split trên thanh ribbon
Hình 6.37. Kết quả của dãn công việc G
Hình 6.38. Kết quả của dãn công việc G (tiếp)
Chương 7