THEO DÕI TIẾN TRÌNH DỰ ÁN - THỰC HIỆN BÁO CÁO - IN ẤN TRONG MICROSOFT PROJECT 2013
8.1 LƯU BẢN KẾ HOẠCH CUỐI CÙNG CỦA DỰ ÁN (BASELINE)
với bất kỳ đường cơ sở xác lập cho dự án, ta có thể nhận dạng nhanh và dễ dàng các công việc đang chậm trễ từ ngày bắt đầu theo kế hoạch của chúng bất cứ lúc nào trên bất kỳ khung nhìn Gant Chart. Đối với ví dụ này, chúng ta sử dụng khung nhìn Gantt Chart cơ bản.
Khi đã xác định được kế hoạch dự án đã đầy đủ và những người nắm giữ ngân sách đã đồng ý để bắt đầu dự án, cần lưu bản này with a baseline - đường cơ sở của dự án.
- Chọn bản mới nhất của kế hoạch về dự án được duyệt. Đặt cho nó một tên thật dễ nhớ.
- Mở file hồ sơ đó.
- Nhập ngày bắt đầu thích hợp cho dự án.
Ban đầu Ms Project luôn lấy ngày bắt đầu là ngày bắt đầu nhập dữ liệu và được lấy theo lịch hiện hành của máy tính.
- Chọn Project > Project Information.
- Nhập ngày bắt đầu vào mục Start date.
- Bấm OK.
- Để lưu with a baseline, chọn tab Project, Chọn Set baseline.
Hình 8.1. Nhấn Set Baseline trên tab Project
Hình 8.2. Lưu dự án with a baseline
Hình 8.3. Cửa sổ Set Baseline chọn lưu bản cơ sở cho toàn bộ dự án bằng cách chọn Entire project
Khung nhìn Tracking Gantt (xem hình 8.4) hữu dụng nhất trong việc xem tiến độ dựa vào các ước tính đường cơ sở. Để hiển thị khung nhìn Tracking Gantt, nhấp chọn tab Task, bấm nút Gant Chart, dọc xuống phía bên trái màn hình Project menu thả xuống vừa xuất hiện, nhấp Tracking Gantt.
Hình 8.4. Khung nhìn Tracking Gantt giúp xem tiến độ của dự án
Nếu một công việc được hoàn tất, một dấu kiểm xuất hiện trong cột Indicator ở phía bên trái khung nhìn kế bên công việc.
Hình 8.5. Dấu kiểm bên cột Indicators cho biết công việc đã hoàn thành Phần biểu đồ của Tracking Gantt cung cấp rất nhiều thông tin:
+ Thanh trên cùng bên phần biểu đồ của khung nhìn (xám sáng trên màn hình) đại diện cho các ngày tháng đường gốc cho mỗi công việc.
Thanh trên cùng mở rộng qua ngày bắt đầu và ngày hoàn tất theo kế hoạch hoặc (nếu một công việc đã được hoàn thành) ngày bắt đầu và ngày hoàn tất thật sự cho mỗi công việc.
+ Thanh trên cùng của các công việc không nằm trên đường tới hạn và chưa bắt đầu xuất hiện với màu xanh dương sáng; nếu công việc đã được bắt đầu hoặc đã hoàn tất của thanh trên cùng xuất hiện với màu đỏ vừa.
+ Đối với các công việc được hoàn thành một phần, sự khác biệt giữa phần hoàn tất và phần không hoàn tất rất dễ thấy.
+ Phần trăm hoàn thành xuất hiện ở phía bên phải mỗi công việc.
Bảng Tracking
Bảng mặc định cho khung nhìn Tracking Gantt là bảng Entry, nhưng có thể thêm hoặc loại bỏ các trường (cột) hoặc bạn có thể hiển thị các bảng thông tin khác.
Hình 8.6. Bảng mặc định cho khung nhìn Tracking là bảng Entry Trong hình 8.7 bảng Tracking được chọn hiển thị và các cột được thêm vào để bao hàm thông tin Baseline Duration và Baseline cost.
Trường Physical % Complete xuất hiện trong bảng Tracking mặc định cũng đã được làm ẩn vì nó không được sử dụng trong ví dụ này.
Hình 8.7. Tracking Gantt hiển thị bảng Tracking có thể cung cấp rất nhiều thông tin
Sử dụng các trường Baseline Duration và Baseline cost, Actual Duration và Actual cost, bạn có thể so sánh thời gian và các chi phí ước tính so với thời gian và các chi phí thực tế.
Hình 8.8. Thêm vào các trường Baseline Duration và Baseline cost, Actual Duration và Actual cost
Bảng Tracking mặc định cũng chứa thông tin sau đây:
+ % Complete: Trường này thể hiện tiến độ của các công việc khác nhau trong thời biểu:
+ Physical % Complete: Trường này được sử dụng để tính BCWP (Budgeted cost of work Performed - chi phí công việc dự toán được thực hiện). Project tính trường % Complete dựa vào các giá trị Total Duration hoặc Actual Duration đã nhập, nhưng Project cho phép nhập một giá trị cho trường Physical % complete. Sử dụng trường này để tính BCWP khi giá trị % Complete không đại diện chính xác cho công việc thật sự được thực hiện trên một công việc.
+ Remaining Duration: Trường này phản ánh lượng thời gian cần thiết để hoàn thành một công việc chưa hoàn tất. Bạn có thể nhập một giá trị vào trường này hoặc bạn có thể để Project tính toán nó cho bạn bằng việc gõ nhập mộ giá trị vào trường Actual Duration hoặc trường % Complete. Nếu bạn nhập một giá trị cho Remaining Duration, Project tính toán một giá trị % Complete mới và một giá trị Duration mới.
Project thay đổi giá trị Duration để bằng với tổng của các giá trị Actual Duration và Remaining Duration để lại nguyên vẹn Actual Duration.
+ Actual Work: Trong trường Actual Work, bạn sẽ thấy lượng công việc đã được thực hiện bởi các nguồn tài nguyên. Có các trường Actual Work dành cho các công việc, nguồn tài nguyên và nhiệm vụ cũng như các trường Actual Work được định giai đoạn thời gian cho các công việc, nguồn tài nguyên và nhiệm vụ.
Hình 8.9. Trường Actual Work Sử dụng các bảng để xem tiến độ
Project chứa một công việc mà bạn có thể sử dụng để giúp bạn đánh giá tiến độ, cả tiến độ của các công việc lẫn tiến độ của các nguồn tài nguyên.Trong phần này bạn xem lại các bảng sau đây.
Bảng task Variance
Bảng Variance cho biết sự khác biệt về thời gian thực hiện giữa các đường cơ sở (kế hoạch) và những số liệu thực tế. Để hiển thị bảng được minh hoạ trong hình 8.10 nhấp tab View và trong nhóm Data, nhấp nút Tables. Chọn Variance từ danh sách các bảng xuất hiện.
Hình 8.10. Mở bảng Variance
Bạn có thể dễ dàng so sánh các cột Baseline Start và Baseline Finish và các cột Start và Finish thật sự thể hiện giá trị thực tế cho những công việc đã theo dõi tiến độ cũng như dữ liệu đường gốc cho những công việc không có tiến độ. Bảng này cũng chứa các trường cho thấy Start Variance (công việc đã bắt đầu trễ hoặc sớm bao nhiêu ngày) và Finish Variance (công việc đã kết thúc trễ hoặc sớm bao nhiêu ngày). Nếu chậm trễ so với thời hạn, bạn sẽ thấy các giá trị âm trong các cột Start Variance và Finish Variance.
Bảng Task Cost
Bảng Task Cost hữu dụng nhất cho việc chỉ ra rõ những khác biệt trong số tiền chi ra cho dự án.
Hình 8.11 minh họa một bảng Task cost cho một dự án đang tiến triển với một số chi phí phát sinh và những chi phí khác chưa được sử dụng Project xem xét những yếu tố sau đây khi tính các sai biệt chi phí:
Thời gian nguồn tài nguyên thực tế đã làm việc.
Ước tính các ngày của thời gian tài nguyên vẫn được sử dụng để hoàn thành công việc.
Các chi phí thực tế (chẳng hạn như các phí và giấy phép) đã được theo dõi trên công việc.
So với con số ước tính.
Hình 8.11. Bảng Task Cost cho thấy đã chi tiêu quá nhiều và có thể chi nhiều hơn vào mục nào đó
Bảng task Work
Bảng task Work cho các công việc được minh hoạ trong hình 8.7 thể hiện tổng thời gian được yêu cầu từ tất cả các nguồn tài nguyên để hoàn thành công việc và bao gồm thông tin đường gốc để bạn có thể so sánh tiến độ với sự ước tính ban đầu. Công việc khác với thời hạn công việc bởi vì:
Công việc đó cần bao nhiều giờ nỗ lực để hoàn thành một công việc.
Thời hạn công việc đo lượng thời gian (số ngày) được phân phối cho công việc.
Nếu thổng công việc cho một công việc được điều khiển bởi nỗ lực là 16h nhưng thời hạn công việc chỉ một ngày, bạn cần thêm một nguồn tài nguyên khác (nghĩa là hai người có thể hoàn thành công việc trong một ngày) hoặc mở rộng hoặc kéo dài thời hạn của công việc.
Hình 8.12. Mở bảng Task Work của khung nhìn Tracking Gant
Bảng Work của khung nhìn Tracking Gantt tập trung vào số giờ làm việc được sử dụng bởi các nguồn tài nguyên thực hiện các công việc.
Hình 8.13. Để quyết định xem một công việc có đòi hỏi nhiều nỗ lực hơn bạn ước tính hay không, hãy kiểm tra bảng Task Work
Bảng Resource Work
Bảng Work dành cho các nguồn tài nguyên hiển thị thông tin công việc cho các nguồn tài nguyên. Lần nữa công việc đại diện cho tổng thời gian được yêu cầu từ tất cả nguồn tài nguyên để hoàn thành công việc.
Bảng Work cho các nguồn tài nguyên cũng bao gồm thông tin đường gốc, do đó có thê so sánh tiến độ với sự ước tính ban đầu.
Bạn có thể áp dụng bảng Work cho các nguồn tài nguyên vào khung nhìn Resource Sheet hoặc khung nhìn Resource Usage. Trong hình 8.14.
Resource Sheet được hiển thị sử dụng bước tắt khung nhìn ở góc phải phía dưới cửa sổ Project và sau đó bảng Work được áp dụng bằng cách
nhấp tab View. Trong nhóm Data, nút Tables được nhấp và Work được chọn từ danh sách vừa xuất hiện.
Hình 8.14. Bảng Work cho các nguồn tài nguyên
Xem các đường tiến độ
Project có một công cụ khác mà bạn có thể sử dụng để thể hiện tiến độ trên dự án nếu bạn đã lưu một đường gốc (Baseline) của dự án. Nếu bạn thêm các đường tiến độ vào Gantt chart của dự án, Project vẽ một đường kết nối các công việc đang tiến triển. Đường tiến độ tạo đồ thị của dự án với các đỉnh hướng sang bên phải cho công việc trước so với thời hạn quy định và các đỉnh hướng sang bên trái cho công việc mà đi chậm so với thời hạn quy định. Khoảng cách giữa các đỉnh và đường biểu thị mức độ mà công việc sớm hoặc chậm so với thời hạn quy định.
Hình 8.15. Một Gantt Chart với một đường tiến độ được thêm vào Để thêm một đường tiến độ, làm theo những bước sau đây:
Bước 1: Nhấp bước tắt khung nhìn Gantt chart ở góc phải phía dưới màn hình Project.
Hình 8.16. Các nút tắt một số cửa sổ thường dùng
Bước 2: Nhấp tab Gantt Chart Tools Format và trong nhóm Format, nhấp nút Gridlines.
Hình 8.17. Nhấp nút Gridlines trong tab Format
Từ danh sách xổ xuống vừa xuất hiện, chọn Progress Lines để mở hộp thoại Progress Lines và hiển thị tab Dates and Intervals.
Hình 8.18. Nhấn mở hộp thoại Progress Lines
Bước 3: Chọn hộp kiểm Display trong phần Selected Progress Lines nằm ở phía bên phải để kích hoạt danh sách Progress Lines Dates.
Bước 4: Nhấp một lần trong danh sách Progress Lines Dates. Project hiển thị một mũi tên hộp danh sách.
Bước 5: Nhấp mũi tên hộp danh sách và một lịch nhỏ xuất hiện (xem hình 8.19).
Hình 8.19. Lịch chọn ngày tháng cho đường tiến độ
Bước 6: Chọn một ngày tháng cho đường tiến độ; giả sử chọn ngày hiện thời (nút Today).
Bước 7: Chọn Actual Plan hoặc Baseline Plan trong phần Display Progress lines In Relation To.
Bước 8: Nhấp OK.
Project thêm đường tiến độ vào Gantt Chart trông giống như đường tiến độ được minh hoạ trước đó trong hình 8.19.
Có thể thêm các hộp thoại Progress Lines để hiển thị nhiều đường tiến độ trên Gantt Chart. Nếu quyết định hiển thị nhiều đường tiến độ, có thể sử dụng tab Lines Styles của hộp thoại Progress Lines để định dạng các đường sao cho có thể phân biệt chúng (ví dụ, có thể thay đổi các màu của chúng hoặc sử dụng các kiểu đường khác nhau).
Hình 8.20. Tab Dates and Intervals của hộp thoại Progress Lines
So sánh các phiên bản của các dự án
Có thể so sánh các phiên bản của cùng một dự án để xem lại những điểm khác biệt của chúng. Giả sử kế hoạch ban đầu đã đủ khác so với thực tế đến nỗi cần thay đổi và lưu một đường gốc (baseline) mới. Sau khi thực hiện các thay đổi và lưu đường gốc, nếu lưu file sử dụng một tên file mới, Porject có thể cung cấp một báo cáo chi tiết cho bạn thấy những điểm khác biệt giữa file gốc và file mới tạo.
Công cụ này không phụ thuộc vào việc đã lưu một đường gốc (Baseline) hay chưa và có thể sử dụng công cụ này với những dự án trong giai đoạn hoạch định. Ví dụ, có thể lưu các phiên bản khác nhau của cùng một dự án để có thể so sánh những điểm khác biệt trong các dự án và tìm ra dự án nào có khả năng làm việc hiệu quả nhất cho bạn.
Khi so sánh các dự án, Project tạo một file riêng biệt chứa thông tin so sánh. Có thể chọn một bảng công việc và một bảng nguồn tài nguyên để sử dụng trong việc so sánh. Thông tin mà Project cung cấp giới hạn cụ thể chỉ trong hai bảng đó. Đối với mỗi trường trong hai bảng đã chọn, Project bao hàm trong report các cột cho mỗi phiên bản file Project cũng như một cột "sự khác biệt" nhận dạng những khác biệt giữa hai file.
Bắt đầu so sánh từ một trong hai file muốn so sánh và Project giả định bắt đầu trong phiên bản mới nhất của dự án. Mặc dù có thể bắt đầu ở một trong hai file dự án, nhưng có thể nhầm lẫn khi mở phiên bản mới nhất
của dự án và bắt đầu tiến hành so sánh từ dự án đó bởi vì Project sử dụng các từ như "previous" (trước) trong report báo cáo tạo ra.
Giả sử muốn so sánh hai phiên bản của cùng một dự án (phiên bản cũ và mới), để so sánh hai file, làm theo những bước sau đây:
1. Mở hai dự án mà bạn muốn so sánh.
2. Hiển thị dự án mà bạn xem là phiên bản mới hơn trong hai dự án mà bạn muốn so sánh.
3. Nhấp tab Project.
4. Trong nhóm Report, nhấp nút Compare Project.
Project hiển thị hộp thoại Compare Project Variance (xem hình 8.21).
5. Nhấp mũi tên hộp danh sách ở phần trên cùng của hộp thoại và chọn file còn lại mà bạn muốn sử dụng trong việc so sánh.
* Ghi chú:
Nếu bạn đã không mở cả hai file trước khi bạn bắt đầu, nhấp nút Browse ở phần trên cùng của hộp thoại, định hướng đến và chọn file còn lại mà bạn muốn sử dụng trong việc so sánh.
Hình 8.21. Sử dụng hộp thoại Compare Project Versions để thiết lập những tham số so sánh
6. Mở hộp danh sách Task Table và chọn một bảng để so sánh cho các công việc trong cả hai dự án. Nếu bạn không muốn so sánh thông tin công việc, chọn None.
7. Mở hộp danh sách Resource Table và chọn một bảng so sánh cho các nguồn tài nguyên trong cả hai dự án. Nếu bạn không muốn so sánh thông tin nguồn tài nguyên, chọn None.