Trong chương này sẽ trình bày những điểm chính sau đây:
Tìm hiểu giá trị thu được.
Đánh giá thông tin chi phí.
Thực hiện các điều chỉnh trong dự án.
Khi phân tích tiến độ của dự án, ta phải đánh giá không chỉ tiến độ của thời biểu mà còn xem xét tiến độ các chi phí phát sinh. Muốn vậy cần đánh giá giá trị thu được của dự án.
Trình tự thực hiện
Bước 1: Tìm hiểu và phân tích EAC, BAC, VAC.
Bước 2: Phân tích BCWS, BCWP, ACWP, SV, CV.
Bước 3: Phân tích SPI, CPI.
9.1 KHÁI NIỆM KIỂM SOÁT CHI PHÍ
Chi phí là một nội dung quan trọng trong hoạt động tài chính của mỗi doanh nghiệp. Kiểm soát chi phí là chức năng quản lý có ý thức và rất quan trọng trong quá trình quản lý của doanh nghiệp. Đó là sự tác động của chủ thể quản lý nhằm nhận biết, hiểu biết các nội dung chi phí nhằm sử dụng hiệu quả nhất các khoản chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra.
Để làm tốt chức năng này nhà quản lý cần trả lời các câu hỏi: Doanh nghiệp có những khoản mục chi phí nào? tiêu chuẩn, định mức chi phí là bao nhiêu? chi phí nào chưa hợp lý? Nguyên nhân vì sao? biện pháp giải quyết thế nào?
Để tiến hành kiểm soát chi phí các nhà quản lý doanh nghiệp cần phải đưa ra các tiêu chuẩn, nội dung và mục tiêu kiểm soát chi phí, dựa trên các nguyên tắc thống nhất. Từ đó xây dựng hệ thống kiểm soát chi phí
trong doanh nghiệp với những hình thức kiểm soát thích hợp, cùng chi phí kiểm soát, phương tiện công cụ được sử dụng cho hoạt động kiểm soát này và cuối cùng đi tới các giải pháp điều chỉnh.
9.2 PHƯƠNG PHÁP EARNED VALUE (EARNED VALUE METHOD - EVM)
Giá trị thu được (earned value) là phép đo mà các nhà quản lý dự án sử dụng để đánh giá tiến độ của một dự án dựa vào chi phí của công việc được thực hiện cho đến ngày tình trạng dự án. Khi Project tính giá trị thu được, theo mặc định nó so sánh các ước tính chi phí gốc với công việc thực tế được thực hiện để cho thấy dự án có eo hẹp hay không. Có thể xem giá trị thu được như là một số đo cho thấy ngân sách đáng lẽ ra nên được như là một số đo cho thấy ngân sách đáng lẽ ra nên được dành bao nhiêu, khi so sánh chi phí của công việc được thực hiện cho đến bây giờ với chi phí cơ bản cho công việc, nguồn tài nguyên hoặc sự phân công nhiệm vụ tổng kết đi kèm. Yêu cầu Project sử dụng Physical % complete làm phương pháp để tính giá trị thu được.
Sự khác biệt giữa trường % Complete và trường Physical % Complete?
Project tính % complete bằng việc chia thời hạn công việc thực tế cho tổng thời hạn. Physical % Complete- là một sự ước tính một công việc đứng ở đầu và không có liên hệ với thời hạn.
+ CPI (Cost Performance Index): Chỉ số chi phí. Chỉ số này được sử dụng để đánh giá chi phí thực hiện dự án có vượt chi không?và Project tính CPI bằng việc chia EV cho AC. Trường này xuất hiện theo mặc định trong bảng Earned Value cost Indicators và là một trường được định giai đoạn thời gian.
CPI = BCWP/ACWP
+ SPI (Schedule Performance Index): Chỉ số tiến độ thực hiện dự án. Chỉ số này được sử dụng để đánh giá tiến trình thực hiện dự án nhanh hay chậm so với kế hoạch đặt ra.Project tính SPI bằng việc chia EV cho PV. Theo mặc định trường này xuất hiện trong bảng Earned Value Schedule Indicators và là một trường được xácđịnh giai đoạn thời gian.
SPI = BCWP/BCWS
Hai cột này không có trong bản mặc định, để thêm 2 cột vào bảng ta làm như sau:
Insert, Column, SPI - Best Fit.
Insert, Column, CPI - Best Fit.
+ CV: Là viết tắt của Cost Variance và Project tính trường này bằng việc chia CV cho EV và nhân kết quả với 100%. Theo mặc định, trường này xuất hiện trong bảng Earned Value cost Indicators và là một trường được định giai đoạn thời gian.
+ SV: SV là viết tắt của Schedule Variance và Project trường này bằng việc chia CV cho PV và nhân kết quả với 100. Theo mặc định, trường này xuất hiện trong bảng Earned Value schedule Indicators và là một trường được định giai đoạn thời gian.
+ EAC (Estimate at Completion và Project): Thể hiện chi phí cuối cùng để hoàn thành công việc. Ms Project có thể tự tính toán, trong trường hợp này, nó chính là Total Cost của phương án hiện thời.
EAC = ACCESS + (BAC EV)/CPI.
Theo mặc định, trường này xuất hiện trong bảng Earned Value for Tasks và Earned Value Cost không phải là một trường được định giai đoạn thời gian. Nếu nhập giá trị này có sự chênh lệch với giá trị do Ms Project tính được, project sẽ tự coi đó là Fixed Cost.
+ BAC (Budget at Completion): Thể hiện tổng chi phí của công tác theo kế hoạch cơ sở (Baseline Cost). Nó là Total Cost ngay khi lưu kế hoạch cơ sở (Baseline Schedule).
+ VAC (Variance at Completion): Thể hiện chênh lệch chi phí giữa tổng chi phí của dự án theo kế hoạch (Baseline) và tổng chi phí thực (Current).
BAC = Baseline của công tác
EAC = Total Cost của phương án hiện thời
Ms Project tự động tính toán theo qui định mặc định là “Actual Cost are always calculated by MP”.
Xét ví dụ: Công việc Đào đất bằng máy làm trong 5 ngày, tiêu tốn 150 triệu đồng.