Để xây dựng một website bán hàng trực tuyến, thì Website có 2 nhiệm vụ chính là giới thiệu sản phẩm và có chức năng đặt hàng.
Đầu tiên người quản trị sẽ đưa các sản phẩm lên website với đầy đủ các thông tin về sản phẩm đó như: nhà cung cấp, kiểu dáng sản phẩm... Khi khách hàng truy cập vào website của cửa hàng, khách hàng sẽ chọn lựa sản phẩm mình cần mua và nếu khách hàng đặt mua thì sản phẩm đó sẽ được đưa vào giỏ hàng của khách hàng. Sau khi khách hàng chọn được các sản phẩm và số lượng cần mua, khách hàng có thể vào giỏ hàng của mình để xem lại các mặt hàng mà khách hàng đã đặt mua, nếu có một mặt hàng nào đó mà khách hàng không muốn mua nữa thì khách hàng có thể thực hiện lệnh hủy bỏ và xóa sản phẩm đó khỏi giỏ hàng của mình, đồng thời khách hàng có thể thay đổi số lượng sản phẩm cần mua. Ngoài ra, khách hàng có thể xóa toàn bộ các sản phẩm hiện có trong giỏ hàng nếu khách hàng không muốn mua nữa.
Sau khi khách hàng đã chọn lựa xong, khách hàng sẽ gửi yêu cầu tới của hàng.
Trong quá trình thực hiện các bước gửi yêu cầu, nếu khách hàng không muốn mua hàng nữa thì khách hàng có thể hủy đơn đặt hàng đó. Sau khi thông tin được gửi đi, ban quản trị website sẽ tiếp nhận đơn hàng của khách hàng. Tại đây, bản quản trị sẽ kiểm tra lại các thông tin mà khách hàng đã cung cấp, nếu thông tin đúng thì ban quản trị sẽ cập nhật thông tin khách hàng đồng thời của hàng sẽ trao đổi với khách hàng thời gian và địa điểm giao hàng qua email hoặc điện thoại mà khách hàng cung cấp. Nếu thông tin mà khách hàng cung cấp không đúng thì người quản trị có thể hủy đơn đặt hàng đó.
Lưu ý: việc xác nhận thông tin khách hàng cung cấp hoàn toàn dựa vào việc tổ chức của công ty. Việc này được thực hiện trực tiếp giữa người và người chứ không được xác nhận thông qua website.
3.1.2 Cơ cấu tổ chức
Về mặt căn bản, xây dựng 1 website giới thiệu sản phẩm có 2 nhân tố chính tác động đó là:
- Khách mua hàng
- Bộ phận Quản lý website.
Bộ phận quản lý website có chức năng điều hành website của mình, tương tác với cơ sở dữ liệu, tổ chức hoạt động của website sau đó đưa lên giao diện giới thiệu cho khách hàng.
Ta có thể chia bộ phận quản lý website ra thành các bộ phận nhỏ hơn, mỗi bộ phận đảm đương 1 nhiệm vụ, 1 khâu trong tổ chức website, đảm bảo website vận hành tốt, đạt được hiệu quả như mong muốn, giới thiệu và đưa sản phẩm tới người tiêu dùng một cách thuận tiện nhất.
Ta có thể chia như sau:
Bộ phận quản trị
Bộ phận kinh doanh
Bộ phận quản lý hàng a. Bộ phận quản trị :
Bộ phận này gồm có những người quản trị hệ thống, chính là những người quản trị website, và quản lý của công ty.
Bộ phận quản trị có quyền cao nhất trong hệ thống. Bao gồm các quyền như cấp phát account, phân quyền cho các account, quản lý account, thay đổi cũng như xóa thông tin và quyền của các account.
Bộ phận này cũng có quyền can thiệp vào CSDL, có thể cập nhật các thông tin về sản phẩm, các mặt hàng được công ty kinh doanh.
Bộ phận này đặc biệt quan trọng. Họ có quyền phân quyền và yêu cầu đối với các bộ phận khác.
Bộ phận này còn có chức năng tiếp nhận thống kê báo cáo, và đặt hàng đối với nhà cung cấp
b. Bộ phận quản lý hàng :
Đây là bộ phận có quyền đăng nhập vào hệ thống, quản lý sản phẩm của cửa hàng.
Bộ phận này có nhiệm vụ cập nhật sản phẩm bao gồm thêm, sửa, xóa sản phẩm trên hệ thống website khi nhập kho và xuất kho. Sản phẩm khi được cập nhật sẽ lưu trong cơ sở dữ liệu của hệ thống, đồng thời cũng được biểu diễn lên website phục vụ khách hàng.
c. Bộ phận kinh doanh:
Bộ phận này có quyền đăng nhập vào hệ thống, quản lý kinh doanh của của hàng thông qua các đơn đặt hàng và hóa đơn thanh toán của khách hàng. Khi có khách hàng đặt hàng thông qua website, bộ phận kinh doanh sẽ xác nhận thông tin của khách hàng, tiến hành lưu trữ đơn đặt hàng, in hóa đơn thanh toán và thông tin tới bộ phận giao hàng để đưa sản phẩm tới tay khách hàng. Khách hàng sẽ thanh toán với bộ phận kinh doanh thông qua bộ phận trung gian đó là bộ phận giao hàng.
Các hóa đơn và thông tin đặt hàng đã được xác nhận sẽ được lưu lại trong hệ thống.
Bộ phận này cũng có khả năng hủy các đơn đặt hàng của khách hàng nếu kiểm tra thấy thông tin đặt hàng thiếu chi tiết hoặc không chính xác.
3.1.3 Quy trình xử lý
Khách hàng đăng kí tài khoản trực tuyến. Khách hàng lựa chọn và đặt mua hàng, hàng được chuyển vào giỏ hàng. Khách hàng lựa chọn hình thức thanh toán.
1-2 ngày sau hàng sẽ được chuyển tận nơi. Hàng trong kho sẽ được cập nhật lại, nếu hết hàng thì sẽ không hiện thị lên web nữa hoặc hiển thị thêm dòng “hết hàng”
để khách chọn sản phẩm khác.
3.1.4 Quy tắc quản lý a. Bộ phận quản trị
Cần thường xuyên tiếp nhận thông tin từ các bộ phận khác, tiến hành đối chiếu và kiểm tra định kỳ.
Tìm ra sai sót nhanh chóng khi xảy ra vấn đề, và khắc phục một cách nhanh nhất có thể.
Đưa ra yêu cầu hợp lý đối với các bộ phận khi cần thiết để giải quyết vấn đề đề phát sinh.
Thường xuyên bảo trì và nâng cấp hệ thống.
b. Bộ phận kinh doanh
Yêu cầu xác nhận chính xác và nhanh nhất có thể thông tin đặt hàng của khách hàng. Mỗi hóa đơn và đơn đặt hàng đều phải lưu trữ lại cơ sở dữ liệu của hệ thống .
c. Bộ phận quản lý hàng
Nắm được thông tin chi tiết của từng loại sản phẩm bao gồm xuất xứ, nhà phân phối, và chi tiết sản phẩm.
Thường xuyên kiểm tra số lượng và chất lượng sản phẩm để cập nhật lên website.
Mỗi khi cập nhật sản phẩm cần lưu lại biên bản cập nhật để dễ tiến hành kiểm tra khi có sai sót.
d. Yêu cầu đối với khách hàng
Khách hàng khi tới với website của cửa hàng có thể xem thông tin chi tiết các sản phẩm hiện của hàng đang bày bán.
Khi khách hàng muốn đặt mua, khách hàng cần đăng ký một tài khoản miễn phí tại website.
Khi đã có tài khoản, khách hàng có thể tự do đặt hàng với các sản phẩm mình cần mua. Sau khi nhập thông tin cá nhân đầy đủ, khách hàng có thể nhấn lệnh đặt mua.
22
Nếu thông tin chính xác, hàng sẽ được chuyển tận tay khách hàng sau 24 -36h trong thành phố và 36-72h nếu ở ngoại thành.
3.1.5 Yêu cầu đối với người sử dụng a. Bộ phận quản trị
Cần thường xuyên tiếp nhận thông tin từ các bộ phận khác, tiến hành đối chiếu và kiểm tra định kỳ.
Tìm ra sai sót nhanh chóng khi xảy ra vấn đề, và khắc phục một cách nhanh nhất có thể.
Đưa ra yêu cầu hợp lý đối với các bộ phận khi cần thiết để giải quyết vấn đề đề phát sinh.
Thường xuyên bảo trì và nâng cấp hệ thống.
b. Bộ phận kinh doanh
Yêu cầu xác nhận chính xác và nhanh nhất có thể thông tin đặt hàng của khách hàng. Mỗi hóa đơn và đơn đặt hàng đều phải lưu trữ lại cơ sở dữ liệu của hệ thống
c. Bộ phận quản lý hàng
Nắm được thông tin chi tiết của từng loại sản phẩm bao gồm xuất xứ, nhà phân phối, và chi tiết sản phẩm. Thường xuyên kiểm tra số lượng và chất lượng sản phẩm để cập nhật lên website.
Mỗi khi cập nhật sản phẩm cần lưu lại biên bản cập nhật để dễ tiến hành | kiểm tra khi có sai sót.
3.1.6 Yêu cầu đối với khách hàng
Khách hàng khi tới với website của cửa hàng có thể xem thông tin chi tiết các sản phẩm hiện cửa hàng đang bày bán.
Khi khách hàng muốn đặt mua, khách hàng cần đăng ký một tài khoản miễn phí tại website.
Khi đã có tài khoản, khách hàng có thể tự do đặt hàng với các sản phẩm mình cần mua. Sau khi nhập thông tin cá nhân đầy đủ , khách hàng có thể nhấn lệnh đặt mua.
Nếu thông tin chính xác, hàng sẽ được chuyển tận tay khách hàng sau 24-36h trong thành phố và 36-72h nếu ở ngoại thành
3.1.7 Yêu cầu chức năng
Xác định các chức năng cụ thể của các đối tượng tham gia hệ thống:
Người dùng a. Đăng ký tài khoản
23
Khi một người muốn mua sản phẩm trên web thì phải đăng ký tài khoản để trở thành 1 thành viên
Sau khi khi kiểm tra tính hợp lệ thì thông tin đăng ký sẽ được đưa vào cơ sở dữ liệu b. Xem và đặt mua sản phẩm
Chọn chức năng này để có thể xem thông tin sản phẩm, và có thể đặt mua nếu bạn thích
Nếu bạn đã đặt mua sản phẩm thì hãy chọn phương thức thanh toán, chúng tôi sẽ chuyển hàng cho bạn trong thời gian sớm nhất
Quản trị viên a. Đăng nhập
Quản trị viên chọn chức năng đăng nhập vào hệ thống để xác định quyền quản trị
Sau khi nhập id, password hệ thống sẽ kiểm tra và thông báo. Nếu đăng nhập thành công hệ thống sẽ ngay lập tức chuyển sang trang quản trị
b. Quản lý sản phẩm Danh sách các sản phẩm
Có thể thêm, sửa, xóa các sản phẩm, thông tin của sản phẩm c. Quản lý tin tức
Danh sách các tin tức
Có thể thêm, sửa xóa các tin tức
d. Quản lý hóa đơn và bảng báo giá Có thể xem các hóa đơn đã và chưa thanh toán Xác nhận các hóa đơn chưa thanh toán
In hóa đơn