Chương 1: LÝ THUYẾT CHUNG VỀ QUẢN TRỊ DỊCH VỤ KHO HÀNG
1.3 Quản trị vận hành kho hàng
1.3.2. Báo cáo hàng nhập, hàng xuất, hàng tồn
1.3.2.1 Nhập hàng
Chuẩn bị nhận hàng: dựa trên cơ sơ kế hoạch nghiệp vụ kho, hợp đồng mua bán, đơn đặt hàng, thông báo của đơn vị giao hàng, đơn vị vận tải.
a. Chuẩn bị mặt bằng, kho bãi cho hàng hóa nhận về: Căn cứ vào loại hàng, số lượng, chủng loại sẽ nhận để chuẩn bị diện tích kho và vị trí để hàng cho phù hợp với quy hoạch mặt bằng trong kho.
b. Chuẩn bị phương tiện bốc dỡ, vận chuyển.
c. Chuẩn bị các thiết bị và dụng cụ cần thiết khác để thực hiện kiểm nhận, kiểm nghiệm hoặc hóa nghiệm phù hợp với yêu cầu và quy định cụ thể đối với từng lô hàng sẽ tiếp nhận.
d. Chuẩn bị nhân lực để tiếp nhận hàng hóa: cần phải sắp xếp, bố trí hợp lý phân công trách nhiệm rõ ràng để mỗi người, mỗi bộ phận thực hiện tốt nhiệm vụ được giao.
e. Chuẩn bị các chứng từ, giấy tờ cần thiết có liên quan đến việc giao nhận hàng hóa:
Giấy báo nhập hàng
Lệnh giao hàng (Delivery Order)
Hóa đơn (Invoice)
Phiếu xuất kho từ nhà cung cấp Nhận hàng:
* Nhận hàng theo số lượng: tiến hành giữa người nhận và người giao hàng bằng cách xác định số lượng hàng hóa thực có bằng cách cân, đo, đếm và đối chiếu số lượng hàng ghi trên các chứng từ kèm theo.
Việc nhận hàng theo số lượng phải do bên nhận hàng trực tiếp kiểm tra và có bên giao hàng tham gia để phát hiện kịp thời tình trạng, thiếu, mất mát, hư hỏng hàng hóa để xác định rõ nguyên nhân và trách nhiệm của các bên có liên quan.
- Đối với những hàng hóa nhận từ các đơn vị vận tải mà không có chủ hàng áp tải thì người nhận hàng cùng với đại diện chủ phương tiện đó phải tiến hành kiểm tra hàng hóa ngay từ khi còn trên phương tiện vận tải, xác định tình trạng bao bì, niêm phong, cặp chì..., sau đó mới tiếnhành tiếp nhận hàng hóa bằng phương pháp cân, đong, đo, đếm.
* Nhận hàng theo chất lượng
Quan sát, phân tích thực trạng hàng hóa và đối chiếu với chất lượng theo yêu cầu đặt mua xem có phù hợp hay không để loại bỏ những hàng không đúng chủng loại, hàng giả, hàng kém chất lượng
Nhận hàng theo chất lượng phải chú ý đến các nội dung sau:
Xác định tính chất cơ, lý, hóa của sản phẩm
Xác định thành phần, cơ cấu của hàng hóa
Xác định hình thái, màu sắc, kích thước,… của hàng hóa
Xác định số hàng hóa hư hỏng và mức độ hư hỏng
Xác định ký, mã hiệu của hàng hóa.
Giám định kiểm tra chất lượng hàng hóa có thể dùng phương pháp cảm quan, phương pháp phòng thí nghiệm hoặc phương pháp chuyên gia.
* Những trường hợp cần xử lý khi nhận hàng
a. Trường hợp nhận hàng: Nếu chứng từ không hợp lệ, hàng hóa thực tế không khớp với hóa đơn, vận đơn; chất lượng không đúng tiêu chuẩn.... đều phải lập biên bản có đại diện các bên xác nhận, làm rõ trách nhiệm của các bên liên quan và đề ra biện pháp xử lý kịp thời.
b. Trường hợp nhận hàng mà thiếu hóa đơn thì bộ phận nghiệp vụ căn cứ vào hợp đồng kinh tế, kế hoạch nhập hàng hoặc vận đơn... để lập phiếu nhập kho.Trên phiếu nhập kho ghi: "Hàng nhập kho chưa có hóa đơn" đồng thời vào sổ theo dõi
"Hóa đơn chưa đến
khi có hóa đơn phải kiểm tra đối chiếu với số hàng thực nhận rồi chuyển cho bộ phận nghiệp vụ vào sổ sách.
c. Trường hợp nhận được hóa đơn mà hàng hóa chưa đến thì cách giải quyết như sau:
Trường hợp đã nhận trả tiền : bộ phận nghiệp vụ đối chiếu với hợp đồng kinh tế rồi chuyển cho bộ phận kế toán kiểm tra lại nội dung hóa đơn để ghi vào sổ : "Hàng đang đi trên đường".
Trường hợp chưa nhận trả tiền : bộ phận nghiệp vụ ghi sổ theo dõi và giữ hóa đơn, đến khi hàng hóa đến sẽ giải quyết như trường hợp hàng hóa và hóa đơn đến cùng một lúc.
Quy trình nhập hàng
* Các trường hợp nhập hàng
T/h1: đơn vị cung cấp giao tận kho của doanh nghiệp (đơn vị mua hàng)
T/h2: Doanh nghiệp (đơn vị mua hàng) nhận hàng tại kho của đơn vị cung cấp.
T/h3: Nhập từ nhà máy của công ty chở về kho trung tâm
T/h4: Nhập hàng trả lại: nhà phân phối trả lại do hàng hóa bị hư hại hoặc không đúng, hàng hết hạn sử dụng, hàng khuyến mãi.
T/h5: Hàng hóa tạm nhập.
T/h6: Kho lẻ nhập hàng từ kho chẵn qua kho lẻ.
T/h7: Đối với các kho ở cảng: Phòng điều độ cảng sẽ quy hoạch tàu cập cầu cảng nào và hàng hóa sẽ được xếp vào kho nào.
* Thủ tục nhập hàng
- Thủ kho phải kiểm tra một cách cẩn thận những chứng từ về mặt số lượng, tính hợp lệ, hộp/thùng giấy /số niêm phong trên container hàng chưa mở.
- Số lượng và tình trạng đóng gói đã được ghi chú trên Lệnh giao hàng hay Bảng kê chi tiết đóng gói (Packing list).
- Thông thường những Lệnh giao hàng/hóa đơn/Phiếu xuất kho được ký sau khi kiểm tra hàng hóa.
- Trong trường hợp khiếu nại về hàng hóa hư hỏng hay thất lạc cần phải có một bản sao Lệnh giao hàng/Phiếu xuất kho/Hóa đơn đã điền vào đầy đủ các chi tiết gửi kèm.
- Đối với hàng trả về kho thì những chứng từ trên phải được kiểm tra xem có được ký duyệt đầy đủ của người có thấm quyền hay không, có được đóng dấu hợp lệ không?
* Nguyên tắc nhập hàng
- Kiểm nhận hàng hóa về số lượng - Kiểm nhận hàng hóa về chất lượng
- Chứng từ nhập hàng từ cảng về gồm: tờ khai hải quan, Biên bản giao nhận hàng hóa vận chuyển (có 2 liên: kho 1 liên và phòng kế toán 1 liên)
- Phòng kế toán lập Phiếu nhập kho và giao cho kho hàng làm.
- Tiến hành cập nhật nhập trên thẻ kho và trên máy vi tính
- Chuyển những chứng từ liên quan về phòng kế toán, phòng kinh doanh.
* Các bước thực hiện
- Đối với hàng nhập khẩu: Chứng từ nhập hàng từ Cảng về gồm có: Packing list + Catalogue hàng do Phòng Xuất Nhập khẩu mua hàng báo trước 2 ngày (bằng văn bản, email).
- Các bộ phận liên quan khác như phòng thu mua, phòng hành chính... cũng báo trước cho kho một ngày để chuẩn bị mặt bằng nhập hàng
- Chuẩn bị các giấy tờ cần thiết để nhận hàng, kiểm tra chứng từ về mặt số lượng, tính hợp lệ, những chứng từ này có được ký duyệt đầy đủ, có chữ ký của người có thẩm quyền hay không và có được đóng dấu hợp lệ không.
- Kiểm nhận hàng hóa về mặt số lượng (thừa, thiếu) so với Packing list.
- Vận chuyển hàng hóa nhập đến nơi bảo quản, hay nơi chế biến - Khi nhập hàng cần đối chiếu mã "Item No" so với Packing list.
- Kiểm nhận hàng hóa về mặt chất lượng (đối với hàng móp, bể, bị đổ bể, trả về).
- Sau đó kho hàng scan mã "Item No" chuyển bộ phận kế toán kho để làm Phiếu Nhập kho (2 liên: phòng Kế toán: 1 liên và Kho: 1 liên).
- Tiến hành cập nhật hàng nhập trên thẻ kho và máy vi tính của kho hàng
- Chuyển những chứng từ có liên quan về phòng kế toán để làm phiếu nhập kho - Thủ kho giữ 1 liên Phiếu nhập kho, để vào hồ sơ lưu “Phiếu nhập kho” theo thứ tự thời gian.
* Hạng mục kiểm tra khi nhập
- Kiểm tra hạn sử dụng, kiểm tra ngày sản xuất và ngày hết hạn
- Nếu hàng hết hạn sử dụng thì để riêng 1 chỗ và phản hồi với nhà cung cấp.
- Kiểm tra hàng hóa bị hư hỏng, chụp hình lại và để riêng. Lập biên bản trả lại hàng cho nhà cung cấp
- Kiểm tra số lượng hàng hóa nhập: đếm số lượng hàng so với chứng từ, chỉ ghi nhận số hàng hóa thực nhận.
* Kiểm tra số lượng hàng nhập: kiểm tra trực tiếp:
- Người kiểm tra đếm số lượng mỗi một loại hàng nhận được và kiểm tra so với hóa đơn của nhà cung cấp hoặc Lệnh giao hàng.
- Nêu số lượng ăn khớp, người kiểm tra đánh dấu bên cạnh mỗi món hàng trên hóa đơn hoặc Lệnh giao hàng.
- Lập lại các bước trên đối với tất cả các hàng nhận.
- Nếu số lượng, màu sắc, kích cỡ và những đặc điểm khác của tất cả các món hàng đều đúng, lúc đó người kiểm tra ký vào hóa đơn hay Lệnh giao hàng.
- Nêu số lượng không khớp, chúng cần phải được ghi chú lại trên hóa đơn hay Lệnh giao hàng.