NHẬT KÝ CHỨNG TỪ
Chương 2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH BIO INTERNATIONAL
2.1 Giới thiệu về đơn vị thực tập: Công ty TNHH Dịch vụ Kế toán Đồng Hưng
2.1.1.1 Tên, địa chỉ, fax, mã số thuế
Tên doanh nghiệp: Công ty TNHH Dịch vụ Kế toán Đồng Hưng MST: 0303248786
Địa chỉ: Số 5, đường Đống Đa, phường 2, quận Tân Bình, TP HCM Số điện thoại: +84 8 39974985
Fax: +84 8 39974986
2.1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển
Công ty thành lập ngày 14/04/2004 với tên ban đầu là Công ty TNHH Dịch vụ Kế toán Ngân Giang (N.G.A.S.C). Định hướng của Công ty lúc này là xây dựng và phát triển N.G.A.S.C thành một thương hiệu chuyên cung cấp dịch vụ kế toán chuyên nghiệp hàng đầu tại Việt Nam.
Ngày 17/06/2011 Công ty được đổi tên thành Công ty TNHH Dịch vụ Kế toán Đồng Hưng (D.H.A.S.C). Trong giai đoạn này Công ty định hướng: toàn thể nhân viên Công ty là một tập thể đồng nhất, đồng tâm hợp lực vì sự phát triển của Công ty nói riêng và nghề Kế toán tại Việt Nam nói chung.
Vốn của Công ty TNHH Dịch vụ Kế toán Đồng Hưng được hình thành từ 100%
vốn góp của hai thành viên sáng lập là Ông Chung Thành Tiến và Bà Nguyễn Ngọc Phương Ngân theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0303248786 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Tp. Hồ Chí Minh cấp.
Trong thời gian hoạt động kinh doanh, khách hàng của Công ty bao gồm:
- Các doanh nghiệp được thành lập theo Luật doanh nghiệp.
- Các doanh nghiệp hoạt động theo Luật đầu tư nước ngoài tại Việt Nam.
- Các cơ quan tổ chức quốc tế, các văn phòng đại diện và cá nhân nước ngoài.
- Các tổ chức, cá nhân trong nước thuộc mọi thành phần kinh tế.
Từ khi thành lập cho đến nay Công ty không ngừng phát triển về chiều sâu liên quan đến chất lượng báo cáo tài chính, thuế mà Công ty lập ra cho khách hàng và công chúng, tạo dựng lòng tin vững chắc không chỉ với khách hàng, các bên liên quan đến báo cáo mà còn cả với cơ quan quản lý nhà nước. Công ty đã qua 02 lần kiểm tra chất lượng dịch vụ kế toán cung cấp cho khách hàng, đã được VAA liên tục đánh giá rất cao qua các kỳ kiểm tra, VAA đã gửi Văn bản khen về chất lượng dịch vụ mà Công ty cung cấp cho khách hàng, các quy trình, biểu mẫu, cách thức quản lý của Công ty là khoa học.
Với mong muốn phát triển Công ty trở thành một thương hiệu kế toán lớn, mạnh có uy tín nhất Việt Nam, Đồng Hưng không ngần ngại phấn đấu về mặt chuyên môn, đào tạo nhân lực, đầu tư trang thiết bị, cơ sở vật chất, phần mềm quản lý, mở rộng thị trường dịch vụ trong nước mà còn mở rộng đầu tư sang Campuchia, sắp tới là thị trường Lào nhằm phục vụ tốt nhất cho các doanh nghiệp Việt Nam đầu tư tại các quốc gia trên.
2.1.2 Đặ ểm hoạt ng kinh doanh và b máy t ch c tạ ơn vị 2.1.2.1 Các hoạt động dịch vụ tiêu biểu
Công ty TNHH Dịch Vụ Kế Toán Đồng Hưng (D.H.A.S.C), là một Công ty chuyên nghiệp, hoạt động trong các lĩnh vực: Dịch vụ và tư vấn Tài chính, Kế toán; tư vấn đầu tư; tư vấn quản lý; tư vấn thuế; tư vấn nguồn nhân lực; tư vấn chuyển giao công nghệ. Có thể kể đến các dịch vụ tiêu biểu sau:
Tư vấn tổ chức hệ thống kế toán:
- Thiết lập các biểu mẫu, chứng từ kế toán.
- Thiết lập hệ thống thông tin kế toán.
- Mô tả công việc cho từng nhân viên kế toán.
- Phân công trách nhiệm, quyền hạn cho từng vị trí công việc.
- Thiết lập sơ đồ lưu chuyển chứng từ kế toán trong công ty.
Tư vấn thuế:
- Tư vấn các chính sách thuế hiện hành.
- Tư vấn thủ tục hồ sơ khai thuế ban đầu.
- Tư vấn chính sách ưu đãi và miễn giảm thuế.
- Tư vấn xử lý các nghiệp vụ đặc biệt để có lợi về chi phí thuế.
- Tư vấn về thu nhập, chi phí có ảnh hưởng đến chi phí thuế Thu nhập doanh nghiệp.
Dịch vụ kế toán trọn gói:
- Lập hồ sơ thuế ban đầu.
- Làm thủ tục đăng ký hóa đơn, tư vấn in hóa đơn.
- Cung cấp phần mềm kế toán theo chuẩn của Bộ Tài chính.
- Lập và nộp báo cáo gửi cơ quan thuế đúng thời gian quy định: tháng, quý, năm, quyết toán thuế Thu nhập doanh nghiệp.
- Giải trình số liệu kế toán cho kiểm toán viên và thuế.
Dịch vụ hoàn thiện sổ sách kế toán:
- Làm lại sổ kế toán theo chứng từ gốc.
- Tạo lập bổ sung, in lại chứng từ gốc.
- In sổ kế toán, lưu trữ chứng từ theo quy định.
- Lập Báo cáo tài chính và quyết toán thuế điều chỉnh.
- Giải trình số liệu quyết toán thuế.
Dịch vụ quyết toán thuế:
- Kiểm tra sổ kế toán, các báo cáo gửi cơ quan thuế.
- Rà soát lại tất cả nghiệp vụ phát sinh của báo cáo.
- Đưa ra các dự báo về số tiền thuế phải nộp.
- Thống nhất cách giải trình số liệu với khách hàng.
- Đại diện khách hàng làm việc với đoàn kiểm tra của cơ quan thuế, cung cấp tài liệu cơ quan thuế yêu cầu.
Dịch vụ lao động:
- Tư vấn hợp đồng lao động.
- Lập bảng lương hàng tháng.
- Đăng ký lao động, Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm thất nghiệp.
- Theo dõi tăng giảm lao động.
- Lập các báo cáo theo quy định.
2.1.2.2 Bộ máy tổ chức
Sơ đồ tổ chức của đơn vị
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức Công ty TNHH Dịch vụ Kế toán Đồng Hưng Chức năng nhiệm vụ từng bộ phận
Ban Giám đốc
Giám đốc
- Giám đốc là người điều hành hoạt động kinh doanh hằng ngày của Công ty bao gồm tất cả các dịch vụ thực hiện cho khách hàng.
- Quản lý việc thực hiện thủ tục cấp Giấy phép kinh doanh cho khách hàng.
Phó Giám đốc
- Phân công công việc thực hiện dịch vụ kế toán cho nhân viên.
BAN GIÁM ĐỐC Giám đốc: Chung Thành Tiến Phó Giám đốc: Nguyễn Ngọc Phương Ngân
Phòng Dịch vụ Kế toán Phòng Hành chính Nhân sự Phòng Kinh doanh
- Đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện dịch vụ.
- Kiểm tra chứng từ, sổ sách là sản phẩm của quá trình thực hiện dịch vụ cho khách hàng.
Phòng dịch vụ kế toán
Chức năng
- Chức năng 2.1: Thực hiện các công việc kế toán, thuế theo hợp đồng dịch vụ mà Công ty đã ký kết với khách hàng.
- Chức năng 2.2: Tư vấn các vấn đề liên quan đến kế toán, thuế và các lĩnh vực liên quan theo yêu cầu.
- Chức năng 2.3: Đại diện cho khách hàng giải trình số liệu báo cáo cho các cơ quan hữu quan.
- Chức năng 2.4: Giải trình số liệu, báo cáo cho kiểm toán (nếu có).
- Chức năng 2.5: Tổ chức và phối hợp với các nhân viên và các bộ phận khác trong Công ty đào tạo và tập huấn chuyên môn cho khách hàng và nhân viên mới khi có yêu cầu.
- Chức năng 2.6: Tư vấn xây dựng bộ máy kế toán, hệ thống kế toán cho khách hàng.
- Chức năng 2.7: Tham mưu đề xuất cho Ban Giám đốc để xử lý các vấn đề thuộc lãnh vực dịch vụ kế toán và tư vấn.
Nhiệm vụ
Thực hiện chức năng 2.1
- Tiếp nhận khách hàng mới thông qua phiếu giao việc từ Ban Giám đốc hoặc phòng kinh doanh.
- Ký Phiếu cam kết độc lập và bảo mật thông tin khách hàng khi tiếp nhận.
Trong quá trình thực hiện công việc cho khách hàng nếu nhận thấy không đảm bảo cam kết trên phải thông báo ngay cho Ban Giám đốc để có hướng giải quyết.
- Lập kế hoạch thực hiện công việc và phân công phân nhiệm cho người trực tiếp quản lý công việc cho khách hàng.
- Lập kế hoạch giao, nhận hồ sơ, chứng từ hàng tuần, chuyển cho bộ phận Hành chính Nhân sự thực hiện.
- Lập phiếu yêu cầu cung cấp hồ sơ, chứng từ gửi đến khách hàng để khách hàng chuẩn bị trước.
- Kiểm tra số lượng hồ sơ, chứng từ nhận từ nhân viên giao nhận, ký nhận và lưu chứng từ, phiếu giao nhận theo từng khách hàng.
- Kiểm tra tính hợp pháp, đầy đủ, chính xác chứng từ nhận từ khách hàng nếu có sai sót liên hệ ngay với khách hàng để yêu cầu chỉnh sửa.
- Sắp xếp lại các chứng từ phát sinh theo trình tự thời gian và logic trước khi tiến hành công việc xử lý nghiệp vụ.
- Căn cứ vào các hóa đơn thuế Giá trị gia tăng đầu ra (liên màu xanh), hóa đơn đầu vào (liên đỏ) và các chứng từ cần thiết liên quan để lập bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa dịch vụ bán ra, mua vào, cập nhật vào phần mềm HTKK.
- Căn cứ vào bảng tính lương và các khoản trích theo lương hàng tháng của khách hàng cung cấp hoặc lập bảng tính lương theo qui định, tính thuế Thu nhập cá nhân (nếu có), cập nhật vào phần mềm HTKK.
- In báo cáo thuế hàng tháng theo qui định, chuyển các cấp quản lý kiểm tra trước khi gửi cho khách hàng.
- Lập báo cáo thống kê hàng tháng theo qui định.
- Lập phiếu giao nhận báo cáo chuyển phòng Hành chính Nhân sự giao khách hàng ký, nộp cho cơ quan thuế.
- Cập nhật phần mềm kế toán, in và lưu các chứng từ kế toán theo qui định.
- Lập các bút toán tổng hợp, tính giá thành, khấu hao Tài sản cố định.
- Kiểm tra đối chiếu số liệu với chứng từ gốc.
- Gửi mail yêu cầu cấp trên trực tiếp kiểm tra lại, sau đó chuyển Phó giám đốc xem xét trước khi xuất báo cáo gửi cho khách hàng xem xét.
- In báo cáo, sổ sách hàng tháng chuyển tra cùng với các chứng từ gốc đã nhận từ khách hàng (lập phiếu giao chứng từ).
- Lập báo cáo tạm tính thuế Thu nhập doanh nghiệp hàng quý, báo cáo quyết toán năm.
Thực hiện chức năng 2.2
- Trao đổi thông tin với các cấp quản lý về nội dung mà khách hàng cần tư vấn.
- Lập phiếu yêu cầu phát sinh nếu không nằm trong hợp đồng dịch vu.
- Lên lịch làm việc với khách hàng (nếu cần).
- Kết hợp với các bộ phận liên quan, các cơ quan hữu quan nếu cần thiết.
Thực hiện chức năng 2.3
- Chuẩn bị hồ sơ, chứng từ, số liệu cần thiết để giải trình với các cơ quan liên quan.
- Yêu cầu khách hàng cung cấp thông tin (nếu cần).
- Trao đổi với cấp trên trực tiếp khi gặp vấn đề vướng mắc.
Thực hiện chức năng 2.4
- Sắp xếp lịch làm việc với các Công ty Kiểm toán.
- Chuẩn bị hồ sơ, chứng từ giải trình số liệu báo cáo theo yêu cầu của kiểm toán.
- Kiểm tra, đối chiếu báo cáo kiểm toán, lập bút toán điều chỉnh khi cần.
Thực hiện chức năng 2.5
- Lập phương án, tổ chức thực hiện các kế hoạch đào tạo nghiệp vụ.
- Giám sát việc thực hiện theo các phương án đã được duyệt, báo cáo đầy đủ, kịp thời và trung thực tình hình diễn biến và kết quả công việc khi thực hiện việc đào tạo.
Thực hiện chức năng 2.6
- Đề xuất cơ cấu tổ chức, bộ máy điều hành của Công ty.
- Xây dựng hệ thống các qui chế, qui trình, qui định cho Công ty và giám sát việc chấp hành các nội qui đó.
Thực hiện chức năng 2.7
- Xây dựng, tổ chức và quản lý hệ thống thông tin trong bộ phận.
- Nghiên cứu và nắm vững qui định pháp luật liên quan đến chuyên môn, đảm bảo dịch vụ cung cấp theo đúng và luôn phù hợp pháp luật.
- Xây dựng, gìn giữ và phát triển mối quan hệ tốt với đồng nghiệp, đối tác và khách hàng.
- Tham gia các cuộc họp theo yêu cầu của Công ty.
- Tham mưu cho Ban Giám đốc về việc xây dựng cơ cấu tổ chức, điều hành trong bộ phận.
- Tham mưu cho Ban Giám đốc về công tác đào tạo chuyên môn trong Công ty.
- Hỗ trợ cho các bộ phận liên quan về công tác đào tạo nhân viên.
Phòng Hành chính Nhân sự
- Tổ chức việc quản lý nhân sự toàn Công ty.
- Xây dựng quy chế lương thưởng, các biện pháp khuyến khích – kích thức người lao động làm việc, thực hiện các chế độ cho người lao động.
- Chấp hành và tổ chức thực hiện các chủ trương, qui định, chỉ thị của Ban Giám đốc.
- Nghiên cứu, soạn thảo và trình duyệt các qui định áp dụng trong Công ty, xây dựng cơ cấu tổ chức của Công ty - các bộ phận và tổ chức thực hiện.
- Phục vụ các công tác hành chánh để Ban Giám đốc thuận tiện trong chỉ đạo – điều hành, phục vụ hành chánh để các bộ phận khác có điều kiện hoạt động tốt.
- Quản lý việc sử dụng và bảo vệ các loại tài sản của Công ty, đảm bảo an ninh trật tự, an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ trong Công ty.
- Tham mưu đề xuất cho Ban Giám đốc để xử lý các vấn đề thuộc lãnh vực Tổ chức-Hành chính-Nhân sự
- Lập kế hoạch tuyển dụng hàng năm, hàng tháng theo yêu cầu của Công ty và các bộ phận liên quan; lên chương trình tuyển dụng cho mỗi đợt tuyển dụng và tổ chức thực hiện; tổ chức tuyển dụng theo chương trình đã được phê duyệt; tổ chức ký hợp đồng lao động thử việc cho người lao động; quản lý hồ sơ, lý lịch của công nhân viên toàn Công ty; thực hiện công tác tuyển dụng, điều động nhân sự, theo dõi số lượng công nhân viên Công ty nghỉ việc;
đánh giá, phân tích tình hình chất lượng, số lượng đội ngũ công nhân viên lập các báo cáo định kỳ, đột xuất theo yêu cầu cụ thể của Ban Giám đốc;
làm cầu nối giữa Lãnh đạo Công ty và tập thể người lao động.
- Lập chương trình đào tạo định kỳ tháng, năm; tổ chức thực hiện việc đào tạo trong công ty; đánh giá kết quả đào tạo; trực tiếp tổ chức, tham gia việc huấn luyện cho người lao động mới vào công ty về lịch sử hình thành, chính sách, nội quy lao động...
- Giao báo cáo nhận từ phòng Dịch vụ Kế toán cho khách hàng ký, nộp cho cơ quan thuế.
Phòng Kinh doanh
- Lập kế hoạch kinh doanh và thực hiện kế hoạch kinh doanh được phê duyệt.
- Tìm kiếm khách hàng.
- Thực hiện các giao dịch với khách hàng như khảo sát công ty khách hàng, báo giá dịch vụ, thỏa thuận và lập hợp đồng….
- Thực hiện các dịch vụ liên quan đến thủ tục cấp giấy phép kinh doanh, thành lập công ty….
2.1.3 T ch c công tác k toán tạ ơn vị thực tập
2.1.3.1 Tổ chức việc vận dụng hệ thống tài khoản kế toán thống nhất
Công ty sử dụng hệ thống tài khoản kế toán theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC, tuân thủ đúng quy tắc hạch toán của các tài khoản.
2.1.3.2 Tổ chức chứng từ kế toán
Hệ thống chứng từ của Công ty được thiết lập theo hệ thống chứng từ loại hình công ty dịch vụ bao gồm các chứng từ phản ánh mối quan hệ giữa các pháp nhân hoặc đối tượng có yêu cầu quản lý chặt chẽ như: Hóa đơn bán hàng, phiếu chi, phiếu thu…cùng 1 số loại chứng từ đặc biệt lệnh chi tiền, biên lai thu phí.
Quá trình lập chứng từ đáp ứng các yêu cầu: Các nghiệp vụ kinh tế pháp sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán đều phải lập chứng từ kế toán, chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế tài chính. Toàn bộ chứng từ phát sinh sẽ được lưu trữ tại phòng Phó Giám đốc.
2.1.3.3 Tổ chức hệ thống sổ kế toán
Công ty TNHH Dịch vụ kế toán Đồng Hưng sử dụng phần mềm Effect nên các mẫu sổ sách sẽ được in ra theo cài đặt phần mềm theo hình thức sổ Nhật ký chung.
2.1.3.4 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
Hệ thống báo cáo chủ yếu của Công ty là Báo cáo tài chính gồm 4 loại báo cáo như quy định là:
- Bảng cân đối kế toán.
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
- Lưu chuyển tiền tệ.
- Thuyết minh báo cáo tài chính.