NHẬT KÝ CHỨNG TỪ
Chương 2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH BIO INTERNATIONAL
2.3 Tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH Bio International
Vì sử dụng dịch vụ kế toán do Công ty TNHH Dịch vụ kế toán Đồng Hưng cung cấp nên tổ chức nhân lực kế toán được thiết lập đơn giản bao gồm Kế toán trưởng và bộ phận kế toán kho.
Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy kế toán Công ty TNHH Bio International
Tổ chức công tác kế toán của Công ty TNHH Bio International cũng tuân thủ các nguyên tắc, yêu cầu cần thiết, phù hợp với quy mô, đặc điểm của Công ty cũng như phù hợp với chế độ hiện hành.
2.3.2 v vận n t ng tài khoản to n t n n ất
Công ty Bio sử dụng hệ thống tài khoản kế toán theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC (Phụ lục 3) tuy nhiên có sự bổ sung các tài khoản chi tiết, phù hợp với yêu cầu quản lý của Công ty.
Tài khoản “Chi phí trả trước” 142 được phân làm 2 tài khoản chi tiết: 1421 “Chi phí trả trước” và 1422 “Chi phí chờ kết chuyển”.
Tài khoản 152 “Nguyên vật liệu” được chi tiết theo loại nguyên vật liệu: 1521
“Nguyên vật liệu chính”, 1522 “Vật liệu phụ”, 1523 “Nhiên liệu”, 1524 “Phụ tùng thay thế”, 1526 “Vật tư khác”.
Tài khoản 153 “Công cụ dụng cụ” được chi tiết theo loại công cụ: 1531 “Công cụ dụng cụ cho sản xuất”, 1532 “Bao bì luân chuyển”, 1533 “Bảo hộ lao động”, 1538
“Công cụ dụng cụ khác”.
GIÁM ĐỐC
KẾ OÁN RƯỞNG
KẾ TOÁN KHO KẾ TOÁN DỊCH VỤ
Tài khoản 154 “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang” được phân làm 2 tài khoản cấp 2: 1541 “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang – Thành phẩm”, 1542 “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang – Gia công”.
Tài khoản 311 “Vay ngắn hạn” được chi tiết thành 2 tài khoản cấp 2: 3111 “Vay ngắn hạn bằng tiền Việt Nam” và 3112 “Vay ngắn hạn bằng ngoại tệ”.
Tài khoản doanh thu 511 được chi tiết theo các tài khoản cấp 2 và 3 như sau:
- 5111 “Doanh thu bán hàng hóa”.
- 5112 “Doanh thu bán thành phẩm” được chia ra làm 2 tài khoản cấp 3:
51121 “Doanh thu bán thành phẩm nội địa” và 51122 “Doanh thu bán thành phẩm xuất khẩu”.
- 5113 “Doanh thu gia công”.
Theo yêu cầu quản lý, tài khoản 521 “Chiết khấu thương mại cũng được chia thành 3 tài khoản cấp 2 tương ứng với 3 loại doanh thu: 5211 “Chiết khấu hàng hóa”, 5212 “Chiết khấu thành phẩm”, 5213 “Chiết khấu dịch vụ”.
Hàng tồn kho được sử dụng theo phương pháp kiểm kê định kỳ, vì vậy tài khoản 611 “Mua hàng” được sử dụng thường xuyên và được phân làm các tài khoản cấp 2 và 3 như sau:
- 6111 “Mua nguyên vật liệu” được chi tiết thành 4 tài khoản cấp 3: 61111
“Nguyên vật liệu chính”, 61112 “Nguyên vật liệu phụ”, 61113 “Bao bì”, 61114 “Khuôn, thép”.
- 6112 “Mua hàng hóa”.
“Chi phí sản xuất chung” 627 ngoài những tài khoản cấp 2 như quyết định 15/2006/QĐ-BTC, còn bổ sung thêm 1 số tài khoản cấp 2 và 3:
- 6275 “Chi phí nhiên liệu”.
- 6276 “Chi phí bao bì”.
- 6277 “Chi phí dịch vụ mua ngoài” được chia làm các tài khoản cấp 3: 62771
“Chi phí dịch vụ mua ngoài” 62773 “Chi phí thuê gia công ngoài”, 62774
“Chi phí vận chuyển”, 62775 “Phí nhập khẩu hàng”, 62777 “Chi phí bảo hiểm”.
- 6279 “Luơng nhân viên gia công”.
Tài khoản 635 “Chi phí hoạt động tài chính” chi tiết theo 3 tài khoản cấp 2:
- 6351 “Lãi vay hoạt động tài chính”.
- 6352 “Chi phí hoạt động tài chính khác”.
- 6353 “Lỗ chênh lệch tỷ giá chưa thực hiện”.
641 “Chi phí bán hàng” cũng được bổ sung 1 tài khoản cấp 2: 6416 “Chi phí quảng cáo tiếp thị, hàng mẫu, hoa hồng” và tài khoản cấp 3 của tài khoản 6417 “Chi phí dịch vụ mua ngoài”:
- 64171 “Chi phí điện nước các cửa hàng”.
- 64171 “Chi phí vận chuyển, xuất hàng”.
- 64173 “Chi phí điện thoại, văn phòng phẩm các cửa hàng”.
- 64177 “Chi phí dịch vụ mua ngoài”.
Tài khoản 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” bổ sung các tài khoản cấp 3 của tài khoản cấp 2:
- 6421 “Chi phí nhân viên quản lý”: 64211 “Lương nhân viên quản lý”, 64212
“Tiền ăn nhân viên quản lý”.
- 6423 “Chi phí đồ dùng văn phòng”: 64231 “Chi phí in ấn và văn phòng phẩm”, 64232 “Chi phí công cụ dụng cụ quản lý”.
- 6424 “Chi phí khấu hao tài sản cố định”: 64241 “Chi phí khấu hao tài sản cố định”, 64242 “Chi phí khấu hao quyền sử dụng đất, phần mềm”.
- 6427 “Chi phí dịch vụ mua ngoài”: 64271 “Phí kế toán, kiểm toán”, 64272
“Chi phí thiết kế sản phẩm mới”, 64273 “Chi phí điện thoại, Fax, bưu điện”, 64274 “Chi phí bảo hiểm”, 64277 “Chi phí dịch vụ thuê ngoài”.
- 6428 “Chi phí bằng tiền khác”: 64281 “Chi phí tiếp khách”, 64282 “Chi phí tuyển dụng, đào tạo”, 64283 “Chi phí ủng hộ, biếu tặng”, 64284 “Chi phí hoa hồng”, 64285 “Chi phí xăng dầu, sửa chữa ô tô con, lệ phí giao thông”, 64286 “Chi phí visa, xuất nhập cảnh”, 64287 “Chi phí vận chuyển, đi lại, công tác phí”, 64288 “Chi phí bằng tiền khác”.
Các tài khoản 131, 331, 138, 338 sẽ được theo dõi chi tiết cho từng đối tượng thông qua danh mục khách hàng và nhà cung cấp. Khách hàng, nhà cung cấp được lập chung trong 1 danh mục, 1 đối tượng vừa là khách hàng vừa là nhà cung cấp. Danh mục này được lập trên phần mềm kế toán đơn vị sử dụng: Phần mềm Effect.
Hình 2.1: Danh mục Khách hàng – Nhà cung cấp
Việc theo dõi tài khoản 131, 331, 138, 338 theo từng đối tượng được thực hiện trên phần mềm như sau: các nghiệp vụ phát sinh cần theo dõi công nợ theo từng khách
hàng sẽ được nhập vào phần mềm và thêm đối tượng theo dõi vào mục “ĐvKh”
bằng cách dò tìm trong danh mục khách hàng, nhà cung cấp đã nhập trước.
Hình 2.2: Cách thức theo dõi các tài khoản phải thu, phải trả theo Khách hàng, Nhà cung cấp
Các tài khoản được sử dụng theo đúng nguyên tắc ghi nhận theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC.
2.3.3 ng từ to n
Hệ thống chứng từ kế toán được lập, lưu trữ bản gốc và chuyển bảng sao đến Công ty dịch vụ kế toán để xử lý nghiệp vụ.
Chứng từ sử dụng:
Kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ:
- Hóa đơn mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, Phiếu nhập kho (Mẫu kết xuất từ phần mềm kế toán).
Hình 2.3: Mẫu phiếu Nhập kho
- Lệnh xuất kho, Phiếu xuất kho (Kết xuất từ phần mềm)
Hình 2.4: Mẫu phiếu xuất kho - Phiếu báo công cụ hỏng.
Kế toán lương: Bảng chấm công, Bảng tổng hợp lương (Phụ lục 4).
CÔNG TY TNHH BIO INTERNATONAL PHIẾU XUẤT KHO
S phi u:
Xuất cho: ………. Số hóa đơn:
Đơn vị: ………. Số hợp đồng:
Lý do: ……… Xuất tại kho:
Stt Tên vật tư Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá
Thành
tiền TK nợ TK có TCT Thực xuất
A B C D 1 2 3 4
Tổng thanh toán:
Bằng chữ: ……….
Xuât ngày ….. Tháng ……Năm……
N ười lập phi u Thủ kho K to n trưởng Thủ trưởn ơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Kế toán bán hàng: Lệnh xuất kho thành phẩm, Phiếu xuất kho thành phẩm, Hóa đơn bán hàng.
Kế toán tiền: Phiếu thu, Phiếu chi.
Quá trình lập chứng từ đảm bảo các nguyên tắc:
- Không tẩy xóa chứng từ, nếu lập sai thì phải hủy và lập lại
- Đảm bảo chế độ nhân liên theo yêu cầu luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận trong đơn vị và các phần hành kế toán.
Tuy nhiên quá trình lập các chứng từ vẫn chưa được ghi đầy đủ các thông tin.
Ví dụ:
Hình 2.5: Mẫu phiếu thu
Chứng từ này, thông tin địa chỉ và số tiền viết bằng chữ đã bị bỏ qua.
2.3.4 t ng s to n
Hệ thống sổ sách báo cáo báo (Kết xuất từ phần mềm) gồm:
- Sổ chi tiết Nhập_Xuất_Tồn từng loại Nguyên vật liệu (Phụ lục 5).
- Bảng tổng hợp Nhập_Xuất_Tồn kho Nguyên vật liệu, Công cụ dụng cụ.
- Sổ cái chi tiết tài khoản (Phụ lục 6).
- Bảng cân đối số phát sinh (Phụ lục 7).
- Sổ Nhật ký chung (Phụ lục 8).
- Sổ quỹ tiền mặt (Phụ lục 9).
- Sổ quỹ tiền gửi ngân hàng (Phụ lục 10).
- Các bảng tổng hợp phải thu, phải trả (Phụ lục 11).
- Báo cáo chi tiết TSCĐ (Phụ lục 12).
- Báo cáo thành phẩm (Phụ lục 13).
Ngoài những sổ sách kết xuất trên phần mềm còn có các sổ sách được làm trên phần mềm kế toán excel như: Bảng phân bổ chi phí trả trước…
Bảng phân bổ chi phí trả trước:
Bảng 2.1: Bảng phân bổ chi phí trả trước
ST T Ngày Nội dung Giá trị
T hời gian phân bổ
Số đã phân bổ Số còn lại đầu tháng Số phân bổ
t rong t háng Lũy kế
C hi phí trả trước ngắn hạn (1421) 105,666,277 47,963,547 57,702,730 9,705,523 57,669,070 1 10/04/2013 Bảo hiểm t ai nạn con người 64274 2,910,000 1.0 1,940,000 970,000 242,500 2,182,500 2 15/04/2013 Phí giám sát lần 1 64277 14,580,000 1.0 9,720,000 4,860,000 1,215,000 10,935,000 3 17/04/2013 Màn hình 64232 3,141,000 1.0 2,094,000 1,047,000 261,750 2,355,750 4 18/04/2013 Bảo hiểm cháy nổ 64274 25,032,000 1.0 16,688,000 8,344,000 2,086,000 18,774,000 5 27/07/2013 P hí DV quảng cáo google 64177 2,600,000 0.5 2,166,667 433,333 433,333 2,600,000 6 29/08/2013 P hí t rước bạ nhà đất 6425 23,643,300 1.0 7,881,100 15,762,200 1,970,275 9,851,375 7 10/09/2013 P hí bảo hiểm xe 64274 6,941,795 1.0 2,313,932 4,627,863 578,483 2,892,415 8 11/09/2013 P hí DV quảng cáo google 64177 2,600,000 0.5 1,733,333 866,667 433,333 2,166,667 9 22/10/2013 Áo t hun, áo sơ mi (50:50) 6278, 64288 7,750,000 1.0 1,291,667 6,458,333 645,833 1,937,500 10 22/10/2013 Cân bàn điện t ử 6273 5,300,000 1.0 883,333 4,416,667 441,667 1,325,000 11 23/11/2013 Vỏ xe 64285 3,818,182 1.0 318,182 3,500,000 318,182 636,364 12 25/11/2013 P hí quảng cào 6416 5,600,000 0.5 933,333 4,666,667 933,333 1,866,667 13 24/12/2013 Int ernet Kaspersky 1P C 64277 1,750,000 1.0 - 1,750,000 145,833 145,833
C hi phí trả trước dài hạn (242) 3,007,342,380 264,026,703 2,743,315,677 13,153,667 277,180,370 1 31/12/2010 KC T SVH sang CP DH t heo T T 203/20096277(30%); 6427(70%) 2,646,875,189 43 183,725,938 2,463,149,251 5,129,603 188,855,541 2 28/03/2012 P hí đánh giá t ái chứng nhận ISO 9001 64277 37,800,000 3 22,050,000 15,750,000 1,050,000 23,100,000 3 16/06/2012 T hiết kế websit e 64277 6,430,000 2 4,822,500 1,607,500 267,917 5,090,417 4 28/01/2013 Cải t iến ống bơm khí nóng và đường ống t hoát nước6277 51,020,000 2 23,384,167 27,635,833 2,125,833 25,510,000 5 18/03/2013 Chữ ký số 3 năm 64277 2,160,000 3.0 540,000 1,620,000 60,000 600,000 Công ty TNHH BIO International
BẢNG PHÂN BỔ Tháng 01/2014
44
Trình tự ghi sổ trên phần mềm kế toán :
Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ trên phần mềm kế toán
2.3.5 t n o o to n
Hệ thống báo cáo của Công ty bao gồm các báo cáo tài chính được lập theo định kỳ quý, năm và Báo cáo thống kê được lập theo hàng tháng:
Hệ thống báo cáo tài chính:
- Bảng cân đối kế toán: lập theo định kỳ quý và năm.
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh lập theo định kỳ quý và năm.
- Lưu chuyển tiền tệ lập theo định kỳ quý và năm.
- Thuyết minh báo cáo tài chính lập theo định kỳ năm.
Chứng từ ban đầu
Nhập dữ liệu vào máy tính
Xử lý tự động theo chương trình
Sổ kế toán tổng hợp
Báo cáo kế toán
Sổ kế toán chi tiết
Hệ thống báo cáo thống kê:
- Báo cáo hoạt động sản xuất công nghiệp (Biểu số 01-CS/SXCN):
Hình 2.6: Báo cáo hoạt động sản xuất công nghiệp
- Báo cáo hoạt động đầu tư trực tiếp nước ngoài (Biểu số 01-CS /ĐTNN)
Hình 2.7: Báo cáo hoạt động đầu tư trực tiếp nước ngoài
- Báo cáo hoạt động nhập khẩu hàng hóa (Biểu số 01-CS/NKHH):
Hình 2.8: Báo cáo hoạt động nhập khẩu hàng hóa
- Báo cáo hoạt động xuất khẩu hàng hóa (Biểu số 01-CS/XKHH):
Hình 2.9: Báo cáo hoạt động xuất khẩu hàng hóa
Chương 3 NHẬN XÉT - KIẾN NGHỊ