CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG NHẬP KHẨU HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHÂN PHỐI CÔNG NGHỆ TÂN TIẾN TRONG THỜI GIAN QUA
2.3 Thực trạng hoạt động nhập khẩu các thiết bị hạ tầng mạng của công ty cổ phần phân phối công nghệ Tân Tiến
2.3.4 Hoạt động kinh doanh nhập khẩu thiết bị hạ tầng mạng tại công ty cổ phần phân phối công nghệ Tân Tiến
Sơ đồ dưới đây mô tả tóm tắt hoạt động nhập khẩu tại công ty cổ phần phân phối công nghệ Tân Tiến. Sơ đồ này cho ta cái nhìn tổng thể về các hoạt động mà công ty Tân Tiến thực hiện trong quá trình hoạt động kinh doanh của mình.
Hình 2.2: Sơ đồ mô tả hoạt động nhập khẩu tại công ty cổ phần phân phối công nghệ Tân Tiến.
2.3.4.1 Đặt hàng
Là một quốc gia có tốc độ tăng trưởng kinh tế nhanh, nhu cầu phát triển hệ thống hạ tầng mạng phục vụ cho đời sống và sản xuất ngày càng tăng cao. Do đó, các thiết bị hạ tầng mạng đã và đang được người tiêu dùng Việt Nam đón nhận.
Nắm bắt được điều này, năm 2010, công ty Tân Tiến đã trở thành nhà phân phối chính thức của Emerson tại Việt Nam. Cùng với tập đoàn FPT, công ty Tân Tiến
Đặt hàng Thanh toán Nhập kho và quản
lý hàng tồn kho Tổ chức
nhập hàng
Bán hàng Dịch vụ sau
bán hàng
đã đưa những giải pháp phát triển hạ tầng mạng của một tập đoàn hàng đầu thế giới về với Việt Nam.
Sau quá trình đàm phán, thương lượng, ký kết hợp đồng để trở thành nhà phân phối chính thức của Emerson tại Việt Nam, công ty Tân Tiến đã tiết kiệm được thời gian và chi phí đáng kể trong việc tìm kiếm đối tác, tổ chức đàm phán, thương lượng hợp đồng mỗi khi tiến hành nhập khẩu hàng hóa so với trước đây. Thay vì việc ký hợp đồng nhập khẩu để tiến hành mua hàng hóa thì Tân Tiến chỉ việc gửi đơn đặt hàng hay còn gọi là P/O (Purchasing Order) đến nhà cung cấp để đặt lượng hàng theo yêu cầu. Hàng hóa sau đó sẽ được vận chuyển từ kho Singapore của Emerson về Việt Nam.
2.3.4.2 Tổ chức nhập hàng
Với hợp đồng được ký kết theo điều kiện EXW, hoạt động tổ chức nhập hàng của Tân Tiến được bắt đầu từ kho của nhà cung cấp và kết thúc tại kho của công ty. Nếu như trước đây, công ty chủ yếu thuê dịch vụ bên ngoài đảm nhiệm hết các công việc trong quá trình nhập khẩu thì hiện nay, công ty đã xây dựng được đội ngũ nhân viên chuyên trách phần lớn các công việc nhập khẩu. Hoạt động thuê ngoài chỉ còn tồn tại ở việc sử dụng dịch vụ thuê hộ tàu của Forwarder và dịch vụ vận chuyển hàng từ cảng về kho công ty. Sơ đồ dưới đây cho ta cái nhìn tổng quát về hoạt động tổ chức nhập hàng của công ty.
Thuê Forwarder
Tổ chức vận chuyển hàng về
kho công ty Làm thủ tục HQ tại cảng Lên tờ khai
HQ điện tử Lấy D/O
Hình 2.3: Quy trình tổ chức nhập hàng
Thuê forwarder
Công ty Tân Tiến chỉ làm việc với hai Forwarder là Global Sun và Hellmann. Việc hợp tác thường xuyên và lâu dài giữa công ty với hai Forwarder này không chỉ xuất phát từ việc họ cung cấp được dịch vụ tốt, giá cả hợp lý mà còn bởi kinh nghiệm lấy hàng ngay tại kho Emerson tại Singapore của Forwarder. Nếu hợp tác với Forwarder khác, công ty sẽ mất thời gian trong việc hướng dẫn Forwarder đó làm việc với kho tại Singapore.
Lên tờ khai HQ điện tử
Khai hải quan điện tử được tiến hành trên hệ thống VNACCS/VCIS. Hiện nay, công ty Tân Tiến đang sử dụng phần mềm ECUS phiên bản 5 của công ty Thái Sơn.
Lấy D/O
Căn cứ vào thời gian nhận lệnh giao hàng trên A/N, nhân viên giao nhận sẽ tiến hành lấy lệnh giao hàng (D/O) từ Forwarder.
Khi đến Forwarder, bên cạnh việc nhận D/O, nhân viên giao nhận còn phải đóng cước phí tàu và các phụ phí khác. Tuy nhiên, Tân Tiến là khách hàng thường xuyên của Forwarder nên các chi phí này sẽ được quyết toán vào cuối mỗi tháng. Do đó, nhân viên giao nhận chỉ việc ký vào hóa đơn tính tiền và đưa về phòng kế toán của công ty để được xử lý tiếp.
Ngoài việc lấy D/O từ Forwarder, nhân viên giao nhận sẽ đến hãng tàu yêu cầu hãng tàu đóng dấu phương án làm hàng vào D/O do hãng tàu cấp. Có hai phương án làm hàng đó là phương án giao thẳng hoặc phương án rút ruột cont.
Làm thủ tục HQ tại cảng
Sau khi hoàn tất việc khai hải quan điện tử và thu thập các chứng từ cần thiết cho việc lập bộ hồ sơ hải quan, nhân viên giao nhận của công ty sẽ ra hải
quan cảng để làm thủ tập nhập khẩu lô hàng. Hàng nhập khẩu của công ty thường về cảng Cát Lái.
Tùy theo kết quả phân luồng được trả về khi công ty tiến hành khai hải quan điện tử mà nhân viên giao nhận tiến hành các bước tiếp theo để thông quan hàng nhập.
Tổ chức vận chuyển hàng về kho công ty
Sau khi hàng đã được thông quan và đủ điều kiện để chuyển về công ty, nhân viên giao nhận tiến hành liên lạc với đơn vị cung cấp dịch vụ vận tải để kéo hàng về kho của công ty. Hiện tại, công ty có ba kho được đặt tại TP.HCM, Đà Nẵng, Hà Nội. Qúa trình kéo hàng từ cảng về kho được thực hiện theo hai phương án.
Phương án 1:
Phương án 2:
Cảng XK tại Singapore
Cảng Cát Lái (TP.HCM)
Kho TP.HCM
Kho Đà Nẵng
Kho Hà Nội
Cảng XK tại Singapore
Cảng Hải Phòng
Kho Đà Nẵng
Kho Hà Nội Hình 2.4: Các phương án vận chuyển hàng về kho
Tùy theo chi phí vận chuyển trong mỗi trường hợp mà công ty Tân Tiến lựa chọn giữa hai phương án để đạt hiệu quả tối ưu về chi phí.
2.3.4.3 Thanh toán
Hiện nay, hai phương thức thanh toán được công ty áp dụng là phương thức chuyển tiền bằng điện (T/T) và phương thức tín dụng chứng từ (L/C). Là nhà phân phối của EMERSON tại Việt Nam, giữa công ty và nhà cung cấp có mối quan hệ hợp tác, tin cậy lẫn nhau. Do đó, hàng năm, khoảng hơn 90% tổng giá trị các đơn hàng được Tân Tiến thanh toán bằng hình thức T/T, số còn lại thanh toán theo hình thức L/C.
Hình thức chuyển tiền bằng điện được áp dụng đối với các mặt hàng phổ thông_là các mặt hàng được sản xuất theo tiêu chuẩn có sẵn của nhà máy phía cung cấp. Còn phương thức L/C được áp dụng đối với các mặt hàng dự án_là hàng được sản xuất theo tiêu chuẩn riêng được đặt hàng bởi người dùng. Đối với loại hàng này, việc thanh toán bằng L/C nhằm đảm bảo người mua chắc chắn nhận những mặt hàng riêng biệt đó. Bảng 2.5 cho ta thấy tỉ lệ thanh toán của các đơn hàng theo phương thức T/T và phương thức L/C tại công ty Tân Tiến trong giai đoạn từ năm 2012 đến năm 2014.
Bảng số liệu dưới đây cho ta thấy phương thức chuyển tiền bằng điện là phương thức thanh toán chủ yếu tại Tân Tiến. Tỉ lệ giá trị hàng hóa thanh toán theo phương thức T/T và L/C qua các năm tăng giảm không đều tùy theo các đơn hàng dự án mà khách yêu cầu.
Bảng 2.5: Tình hình thanh toán hàng nhập tại công ty Tân Tiến giai đoạn 2012 – 2014
Năm Tổng kim ngạch NK (Tr.đồng)
Thanh toán bằng T/T Thanh toán bằng L/C Gía trị
NK (Tr.đồng)
Tỉ trọng (%)
Gía trị NK (Tr.đồng)
Tỉ trọng (%)
2012 28.718 26.240 91,37 2.478 8,63
2013 35.774 33.484 93,6 2.290 6,4
2014 57.202 57.202 100 0 0
(Nguồn: Tr.2, sổ theo dõi tình hình nhập khẩu hàng hóa, phòng nhập khẩu)
2.3.4.4 Nhập kho và quản lý hàng tồn kho
Hàng hóa sau khi được kéo về từ cảng sẽ được đặt trong kho. Để quản lý hàng trong kho, công ty Tân Tiến sử dụng phần mềm MISA. Phần mềm này giúp doanh nghiệp quản lý được tình hình nhập kho, xuất kho của hàng hóa. Đồng thời, nó còn giúp nhà quản trị có thể thông qua hệ thống báo cáo để đưa ra quyết định đúng đắn trong quản lý hàng tồn kho.
2.3.4.5 Bán hàng
Hàng hóa của công ty Tân Tiến được tiêu thụ trong thị trường nội địa. Với một trụ sở và hai chi nhánh cùng hệ thống đại lý trên khắp cả nước, Tân Tiến đã và đang nỗ lực hết mình để đưa sản phẩm đến gần hơn với người tiêu dùng. Để tăng mức độ phủ sóng trong thị trường cũng như tăng doanh thu bán hàng, công ty đã đề ra các chính sách hợp tác, hỗ trợ các đại lý trên cơ sở Win – Win nhằm mang đến cho người tiêu dùng Việt Nam các sản phẩm hạ tầng mạng chất lượng,
giá thành hợp lý và hậu mãi tốt nhất. Chính vì vậy, công ty Tân Tiến đã và đang xây dựng chính sách hỗ trợ đại lý rất rõ ràng và hợp lý, bao gồm:
- Hỗ trợ về giới thiệu và quảng bá sản phẩm: đại lý được tham gia tất cả các chương trình khuyến mãi và thúc đẩy bán hàng, được cập nhật thông tin về giá cả, thông tin về hàng hoá, sản phẩm, chính sách của Tân Tiến và hãng, hai bên cùng nhau phối hợp để xúc tiến, quảng bá và bán các sản phẩm thông qua các hình thức như tổ chức hội thảo, đào tạo, đăng thông tin sản phẩm mới, sản phẩm có khuyến mại, sản phẩm nổi bật,….
- Hỗ trợ kỹ thuật và giải pháp: các đại lý được tham gia khoá đào tạo định kỳ về sản phẩm, công nghệ và kiến thức bán hàng do Tân Tiến và các hãng hay các tổ chức đào tạo nhằm đảm bảo đáp ứng tốt việc tư vấn bán hàng, lựa chọn sản phẩm đúng cho khách hàng của nhân viên bán hàng của đại lý. Ngoài ra, công ty còn hỗ trợ vận chuyển hàng hóa miễn phí cho các đại lý trong nội thành TP.HCM, Hà Nội, Đà Nẵng.
- Hỗ trợ về tài chính:
o Hỗ trợ giá: Căn cứ vào cam kết hợp tác, đơn hàng hoặc kết quả mua hàng mà mỗi đại lý sẽ được các mức giá ưu đãi cụ thể đối với từng dòng sản phẩm.
o Hỗ trợ công nợ: tuỳ theo quan hệ hợp tác và hợp đồng nguyên tắc ký kết giữa công ty và đại lý, các đại lý sẽ được hưởng hạn mức tín dụng và thời hạn công nợ cụ thể.
o Chiết khấu bán hàng: dựa trên thoả thuận hợp tác được ký kết giữa công ty và đại lý, công ty sẽ giành cho đại lý các khoản chiết khấu phù hợp.
Các khoản chiết khấu sẽ độc lập và được tiến hành song song với các chương trình hỗ trợ bán hàng khác.
Bên cạnh khách hàng là đại lý, công ty Tân Tiến còn tiến hành bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng.
Dưới đây là mô hình phân phối của công ty cổ phần phân phối công nghệ Tân Tiến.
2.3.4.6 Dịch vụ sau bán hàng:
Để được bảo hành, khách hàng có thể đem sản phẩm đến trụ sở chính hoặc chi nhánh tại Hà Nội của Tân Tiến. Ngoài ra, người dùng có thể bảo hành sản phẩm tại trung tâm bảo hành FPT, đơn vị đồng phân phối sản phẩm Emerson chính thức tại Việt Nam. Hiện nay FPT bảo hành sản phẩm Emerson tại 4 địa điểm tọa lạc tại 4 thành phố Hà Nội, Đà Nẵng, TP.HCM, Cần Thơ. Trong trường hợp khách hàng ở xa trung tâm bảo hành thì có thể yêu cầu dịch vụ vận chuyển chuyển đến địa điểm bảo hành. Mọi chi phí phát sinh trong quá trình vận chuyển do người mua chi trả.