CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI XÍ NGHIỆP ĐẠI LÝ GIAO NHẬN VẬN TẢI QUỐC TẾ (SOTRANS LOGISTICS)
2.1 Giới thiệu chung về Xí Nghiệp Đại Lý Giao Nhận Vận Tải Quốc Tế (Sotrans Logistics)
2.1.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh và bộ máy tổ chức của sotrans logistics
Theo Giấy Chứng nhận đăng ký kinh doanh công ty cổ phần số 0300645369 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hồ Chí Minh cấp ngày 16/12/2009, Xí nghiệp chính thức trở thành đơn vị thực hiện nhiệm vụ trực tiếp kinh doanh đại lý giao nhận vận tải quốc tế và dịch vụ đại lý vận tải hàng hóa trong nước.
Xí nghiệp hiện đang thực hiện chế độ hạch toán độc lập, tự chủ về tài chính, có tư cách pháp nhân tại ngân hàng, sử dụng con dấu riêng theo quy định của Nhà nước để thực hiện việc giao dịch, với các hoạt động kinh doanh chính bao gồm:
- Tổ chức kinh doanh giao nhận vận tải quốc tế bằng đường biển, đường hàng không, đường bộ hay hỗn hợp theo yêu cầu của khách hàng hoặc từ công ty ủy thác.
- Làm đại lý vận tải biển cho các nhà giao nhận vận tải như: Savino Del Bene, Unitex, Transway, ABX logistics, Saima Avandero,...
- Thực hiện những công việc có liên quan đến giao nhận vận tải như: thay mặt chủ hàng xin giấy phép nhập khẩu, thủ tục hải quan, các thủ tục giao nhận vận tải tại cảng, giám định kiểm dịch thực vật, đóng gói hàng hóa,...
- Quản lý và tổ chức các trạm tiếp nhận và phát hàng lẻ theo quy định của cơ quan chức năng để tiến hành thu gom, gởi hàng, phát hàng lẻ,..
- Tổ chức dịch vụ đại lý đường biển, môi giới, thuê phương tiện vận tải để vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu đến ga, cảng hoặc điểm nhận cuối cùng ở trong nước và nước ngoài theo chủ hàng.
- Kinh doanh cho thuê kho CFS.
- Tổ chức dịch vụ quá cảnh sang Campuchia, Lào, Trung Quốc,... theo quy định của Nhà nước.
2.1.2.2 Quy mô hoạt động hiện tại
Từ khi thành lập đến nay, Xí nghiệp không ngừng phát triển và mở rộng thị trường, quy mô hoạt động đáp ứng nhu cầu giao nhận hàng hóa ngày càng phát triển. Cho tới thời điểm này, Sotrans Logistics có đội ngũ trên 100 CB CNV hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh dịch vụ giao nhận vận tải trong nước và quốc tế.
Xí nghiệp có mạng lưới hoạt động khắp cả nước, tập trung chủ yếu ở Hà Nội, Đà Nẵng, Bình Dương, Đồng Nai, Bà Rịa – Vũng Tàu. Hệ thống đại lý giao nhận toàn cầu, cơ sở vật chất đủ đáp ứng nhu cầu khách hàng với hàng ngàn mét vuông kho bãi cảng tại Thành phố Hồ Chí Minh (TP. HCM) và các tỉnh lân cận, các thiết bị bốc dỡ vận chuyển container và hàng hoá hiện đại. Sotrans Logistics đã trở thành thương hiệu mạnh trong nước và quốc tế.
2.1.2.3 Tổ chức bộ máy quản lý
Sơ đồ tổ chức quản lý của Sotrans Logistics
Với đặc tính bộ máy tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng, phân quyền và nghĩa vụ đến từng bộ phận, giúp cho việc ban hành thực hiện được tiến hành nhanh chóng, giúp cho công tác quản lý của Ban Giám Đốc được nhẹ nhàng và cũng là một yếu tố góp phần vào sự thành công của Xí nghiệp trong quá trình hoạt động kinh doanh. Nhìn chung bộ máy tổ chức của Xí nghiệp gọn nhẹ nhưng linh hoạt. Sơ đồ tổ chức được mô tả như sau:
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ bộ máy tổ chức của Sotrans
Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận
Giám đốc
- Điều hành mọi hoạt động của Xí nghiệp.
- Chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty Cổ Phần Kho Vận Miền Nam về hoạt động của Xí nghiệp.
- Xây dựng chiến lược và phương hướng kinh doanh của Xí nghiệp từng thời kỳ.
- Chỉ đạo thực hiện kế hoạch Công ty hằng năm.
GIÁM ĐỐC
PHÒNG HỖ TRỢ
KINH DOANH PHÒNG
KẾ TOÁN
PHÒNG KINH DOANH
- Kiến nghị Giám đốc Công ty giải quyết các công việc vượt quá trách nhiệm và phạm vi của Xí nghiệp.
- Được quyền chủ động thực hiện cải cách về tổ chức, hành chính, thực hiện việc tuyển dụng, đào tạo, cung cấp, sửa chữa trang thiết bị, hạ tầng cơ sở cho Xí nghiệp sau khi được Giám đốc phê duyệt.
- Được quyền chủ động trong kinh doanh, khai thác khách hàng, thương thảo hợp đồng.
Phòng Kế toán
- Tổ chức, phân công trách nhiệm cho từng phần hành trong phòng.
- Xây dựng các quy định cụ thể về thu, chi theo quy chế của Công ty nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh, thực hiện tiết kiệm, chống thất thoát, chống lãng phí.
- Thiết lập hệ thống sổ sách kế toán, ghi chép, lập báo cáo theo các yêu cầu quản lý của Nhà nước và Công ty.
- Hỗ trợ các phòng ban khác trong việc lập các chứng từ thanh toán.
- Làm việc với Công ty, Cơ quan thuế để cập nhật đầy đủ, thường xuyên các quy định, chế độ về chính sách tài chính, kế toán.
- Tăng cường công tác kiểm tra, kiểm soát đồng vốn, hiệu quả sử dụng vốn, hiệu quả kinh doanh của đơn vị, cung cấp thông tin kế toán tài chính để hỗ trợ Ban Giám Đốc trong việc định hướng kinh doanh.
Phòng hỗ trợ kinh doanh
- Thực hiện công tác nghiên cứu thị trường Sea – Air và giao nhận hàng hóa, cung cấp chính xác, đầy dủ, kịp thời các thông tin về thị trường, khách hàng, đối thủ cạnh tranh.
- Thực hiện công tác phân khúc thị trường và định vị doanh nghiệp, xác định thị trường mục tiêu và khách hàng mục tiêu của Xí nghiệp trong từng giai đoạn phát triển.
- Xây dựng chính sách sản phẩm, dịch vụ, chính sách giá, chính sách tiếp thị.
- Xây dựng và thực hiện các chương trình quảng bá, phát triển thương hiệu nhằm mục đích đẩy việc tăng doanh số, thị phần và uy tín của Xí nghiệp trên thị trường.
- Định hướng chiến lược marketing theo từng thời kỳ trên cơ sở phân tích những yếu tố ảnh hưởng
Phòng Kinh doanh
- Cung cấp và đảm bảo dịch vụ chuyển hàng hóa bằng đường biển theo chỉ định của đại lý hoặc yêu cầu của khách hàng, sẵn sàng cung cấp trọn gói theo yêu cầu của khách hàng gồm dịch vụ hải quan, vận chuyển, thuê kho,...
- Tiếp nhận, xử lý các yêu cầu của khách hàng liên quan đến dịch vụ, xử lý khiếu nại của khách hàng trong phạm vi quyền hạn của Phòng.
- Chủ động tìm kiếm, khai thác nguồn hàng, lập kế hoạch khai thác để tăng doanh thu, thị phần của Xí nghiệp trong lĩnh vực cước vận tải hàng hóa bằng đường biển.
- Củng cố và phát triển hệ thống đại lý trên toàn thế giới.
- Báo cáo sản lượng, doanh thu hàng hóa.
Mối quan hệ giữa phòng kế toán với các phòng ban
Đối với Giám đốc
- Quan hệ cộng tác trực tiếp với Giám đốc, nhận các thông tin từ Giám đốc để chuyển tới toàn thể nhân viên công ty. Ngược lại, chuyển các thông tin phản hồi lên Giám đốc.
- Chịu trách nhiệm trực tiếp với Giám đốc về công tác kế toán.
- Trình ký các văn bản chứng từ có liên quan.
- Báo cáo kết quả kinh doanh định kỳ, tình hình tài chính tại Công ty.
Đối với các bộ phận khác
- Chuyển các chỉ thị, thông tin từ Giám đốc.
- Tính và chi trả lương.
- Đối chiếu các số liệu và chứng từ.
- Thông báo giá cả, chi phí của hàng hóa.
- Thông báo tình hình tài chính để các phòng ban lên kế hoạch lập phương án kinh doanh.