CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI XÍ NGHIỆP ĐẠI LÝ GIAO NHẬN VẬN TẢI QUỐC TẾ (SOTRANS LOGISTICS)
2.2 Giới thiệu bộ phận kế toán của Xí Nghiệp đại lý giao nhận vận tải quốc tế (Sotrans Logistics)
2.2.2 Tổ chức công tác kế toán
2.2.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán, chức năng nhiệm vụ của kế toán viên
Hình thức tổ chức bộ máy kế toán
Xí nghiệp tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung, vì toàn bộ các công việc kế toán (gồm phân loại và xử lý chứng từ, ghi sổ chi tiết, ghi sổ tổng hợp, lập báo cáo tài chính...) đều được thực hiện tập trung tại phòng kế toán.
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Phòng kế toán của Xí nghiệp hạch toán báo sổ, chịu sự chỉ thị của Giám đốc Xí nghiệp, Phòng Kế toán – Tài chính của Công ty, Giám đốc Công ty và các cơ quan tài chính cấp trên.
Chức năng nhiệm vụ của kế toán viên
Kế toán trưởng
- Tổ chức hệ thống kế toán và trình tự hạch toán theo quy định.
- Mã hóa khách hàng và phân công các kế toán chi tiết dịch vụ giao nhận theo dõi.
- Lập kế hoạch tài chính và kiểm tra thu chi tài chính của đơn vị.
- Tham gia các bộ phận liên quan đàm phán và ký kết hợp đồng kinh tế.
- Chịu trách nhiệm trước Giám đốc đơn vị về hoạt động của phòng Kế toán.
- Thực hiện chế độ báo cáo theo quy định của cấp trên và Ban Giám đốc.
KẾ TOÁN TRƯỞNG
KẾ TOÁN TỔNG HỢP
KẾ TOÁN
CHI TIẾT HÀNG
NHẬP
THỦ QUỸ
KẾ TOÁN
CHI TIẾT HÀNG
XUẤT
- Có quyền đề nghị các bộ phận cung cấp đủ chứng từ giải trình các chi phí liên quan.
Kế toán tổng hợp - Tính lương.
- Lập các báo cáo tài chính cho các đơn vị cấp trên theo quy định.
- Lập báo cáo thuế.
- Theo dõi và lập báo cáo tổng hợp tạm ứng.
- Lưu trữ và bảo quản các chứng từ có liên quan
Kế toán chi tiết hàng nhập
- Giao dịch với ngân hàng thông qua Công ty trong việc thanh toán tín dụng.
- Phối hợp với các phòng ban liên quan để tính giá vốn, giá bán và các chi phí khác liên quan đến dịch vụ vận chuyển cho tàu, máy bay hoặc kết hợp của hàng nhập.
- Lập chứng từ thanh toán tín dụng thông qua ngân hàng cho các nhà cung cấp (hãng tàu, hãng hàng không).
- Theo dõi công nợ trong nuớc và nước ngoài về vấn đề thu, chi hộ cước vận tải quốc tế và ghi nhận thanh toán của khách hàng đã được phân công.
- Cung cấp số liệu cho kế toán công nợ và cho kế toán tổng hợp có liên quan đến lập báo cáo tài chính.
- Bảo quản, lưu trữ chứng từ liên quan đến thanh toán qua ngân hàng (từ Công ty chuyển xuống).
- Hỗ trợ kế toán tổng hợp một số nghiệp vụ kế toán có liên quan.
Thủ quỹ
- Thu chi tiền mặt: nhập quỹ tiền mặt, phát lương, tạm ứng cho nhân viên làm hàng và các khoản chi phí trực tiếp khác.
- Bảo quản, lưu trữ chứng từ có liên quan đến việc thanh toán bằng tiền mặt.
- Lập báo cáo chi tiết, tổng hợp cho Ban Giám đốc và Kế toán trưởng về việc thu chi, tồn quỹ tiền mặt hàng ngày hoặc khi có yêu cầu.
- Cập nhật vào sổ quỹ, đối chiếu với tồn quỹ thực tế và sổ sách của kế toán tổng hợp mỗi ngày để tránh xảy ra sai sót.
Kế toán chi tiết hàng xuất
- Giao dịch với ngân hàng thông qua Công ty trong việc thanh toán tín dụng.
- Phối hợp với các phòng ban liên quan để tính giá vốn, giá bán và các chi phí khác liên quan đến dịch vụ vận chuyển cho tàu, máy bay hoặc kết hợp của hàng xuất.
- Lập chứng từ thanh toán tín dụng thông qua ngân hàng cho các nhà cung cấp (hãng tàu, hãng hàng không).
- Theo dõi công nợ trong nuớc và nước ngoài về vấn đề thu, chi hộ cước vận tải quốc tế và ghi nhận thanh toán của khách hàng đã được phân công.
- Cung cấp số liệu cho kế toán công nợ và cho kế toán tổng hợp có liên quan đến lập báo cáo tài chính.
- Bảo quản, lưu trữ chứng từ liên quan đến thanh toán qua ngân hàng (từ Công ty chuyển xuống).
- Hỗ trợ kế toán tổng hợp một số nghiệp vụ kế toán có liên quan.