MỘT SÓ KĨÉN THỨC TIN HỌC CĂN BẢN
2. CÃN BẢN VẺ EXCEL
2.2. W ordbook, w ord sh eet,, địa chỉ
Một file bảng tính Excel được gọi là m ột wordbook. W ordbook ngầm định có tên là Book#. Khi m ới bắt đầu phiên làm việc, file bảng tính đầu tiên ngầm định có tên là b o okl.xls. Phần m ờ rộng .xls do Excel tự động thêm vào khi đặt tên file.
W ordsheet: Mỗi wordbook chứa 256 w ordsheet (hay còn gọi là chartsheet). Các W ordsheet hay C hartsheet được gọi là các trang bảng tính. Các trang này có thể chứa dữ liệu, công thức tính toán, đồ thị, bàn đồ.
Thêm m ột wordsheet mới
Để chèn thêm một vvordsheet mới có thể truy cập m enu Insertl W ordsheet. Cũng có thể kích chuột phải lên một sheet bất kỳ nào đó trên bảng tính chon Insert, hộp thoại Insert hiện ra như hình 1.23, chọn W ordsheet và bấm OK để chèm thêm W ordsheet.
I ► M \ Sheet 1 / Sheet2 \s h
Insert.., Delete Rename Move or Copy...
Select All Sheets Tab Color,., -fc-l View Code
B B T 3 7 "
Hình 1.23. Thêm m ột wordsheet.
■i
J1
Rannne ị
6Jov#orCopy...
1 ẵotect A* Sh#ets IabCoếor...
i hK 8 a t a ị ũ B g a
i M M M H M iiin H f lH H I f ia u Hình 1.23. Chèn thêm Worksheet.
Đ ổi tên m ột Sheet
Các bước đổi tên một S heet bao gồm:
Bước 1: Chọn Sheet muốn đổi tên.
B ưửc 2: Có thể kích phải chuột lên Sheet đã chọn, chọn Rename, sau đó nhập tên cho Sheet như Hình 1.23. Cũng có thể vào m enu F o rm a t I S h eet I Rename, sau đó nhập tên cho Sheet.
B ước 3: N hập tên xong gõ E n te r để kết thúc.
Sắp xếp vị trí các sheet
Đẻ sắp xếp vị ưí các Sheet có thể dùng cách nhấp chuột vào tên S heet m uốn di chuyển kéo và thả vào vị trí m ong muốn. Cũng có thể kích phải chuột lên Sheet muốn di chuyển chọn M ove o r Copy, hộp thoại M ove o r Copy hiện ra như hình 1.25. Trong đó To book: Vị trí W orkbook m uốn sao chép tới hoặc di chuyển tới; Before Sheet: Vị trí đích muốn S heet chuyển tói.
Mo ve Dr C o p y Move selected sheets To book:
Bockl ore sheet:
litụi 7ằ
Sheet3 Bat (ap 2 (move to end)
□ t r e a ts a copy
1 < * II Cancel 1
1 1
Hình 1.24. Sắp xếp vị tri Worksheet.
Xoá bò một Sheet
Để xóa Worksheet có thể chọn Sheet muốn xoá, vào menu Edit| Delete Sheet hoặc: Kích phải chuột vào Sheet muốn xoá chọn Delete. N ếu Sheet không chứa dữ liệu thì Excel xóa m à không hỏi gì.
Nếu Sheet có chứa dữ liệu, sẽ hiện ra hộp thoại yêu cầu người sử dụng xác nhận thao tác xóa như Hình 1.25. Để xác nhận thao tác xóa, nhấn nút Delete. Để hủy nhẩn nút Cancel.
T \ Data may exist in the shfiet(s) selected for deletion. To permanently d d e te the data, press Delete.
I CPỂri-i-i^l Caned I
Hình 1.25. Hộp thoại xác nhận xóa d ữ liệu.
Cell
ô (hay Cell) là giao của các cột và các dòng. Từ phiên bản Office 2003 trờ về phiên bản Office 97, mỗi Sheet có 256 cột ký hiệu từ A-IV. Đồng thời mỗi Sheet có 65536 dòng ký hiệu từ 1- 65.536. Do đó trong các phiên bản này mỗi W orksheet có hơn 16 triệu ô. Trong phiên bản Excel 2007, số cột trong m ột W orksheet là 16.384 đánh sổ từ A- XFD và số dòng là 1.048.576 đánh số từ 1-1.048.576. Do đó mỗi Sheet có 17.178.820.608.000 ô bảng tính.
Các ô được tham khảo bằng địa chi ô. Dạng địa chỉ thông dụng là Cột Dòng. Ví dụ ô AI là giao của cột A dòng 1. Ngoài ra còn sử dụng dạng địa chỉ RI c 1 (số thứ tự dòng số thứ tự cột).
Để chọn một dòng trong bảng tính, bấm chuột trái vào chữ số ký hiệu dòng đó. Đẽ chọn một cột, bấm chuột trái vào chữ cái ký hiệu cột đó. Để chọn một vùng gồm nhiều ô liên tục, bấm giữ chuột trái và kéo. Cũng có thê sử dụng phím Shift kết hợp với phím mũi tên hoặc phím S hift kêt hợp với bâm chuột trái để chọn một vùng. Đẻ chon nhiều vùng không liền nhau, nhấn giữ phím C trl trong khi bấm chuột trái. Đê chọn cà bàng tính, bấm chuột trái vào vị trí góc trên cùng bên trái của bảng tính, nơi giao nhau của tên hàng và tên cột hoặc dùng tổ họfp Dhím C trl + A.
Để điều chỉnh độ rộng cùa dòng bấm giữ và kéo chuột trên đường phân cách giữa hai vị trí tiêu đề tên cột.
Đẻ thay đối độ rộng của dòng, bấm giữ và kéo chuột trên đường phân cách giữa hai dòng tại vị trí tiêu đề dòng.
Đe thay đổi độ rộng của nhiều cột, chọn vùng có các cột cân thay đổi độ rộng, vào menu Format I Column I Width, hộp thoại C olum n W id th xuất hiện. N hập vào độ rộng cột cần thay đôi rồi chọn OK hay nhấn E n te r. Làm tương tự cho dòng (Row).
Địa chỉ tưong đối
Địa chì tương đối có dạng cột dòng ví dụ B3. Một công thức có chứa địa chỉ tương đối khi sao chép đến vị trí mới địa chỉ sẽ tự động biến đổi.
Địa chỉ tuyệt đối
Địa chỉ tuyệt đối có dạng $cột$dòng. Ví dụ $B$3. Một công thức có chứa địa chi tuyệt đối khi copy đến vị trí mới địa chì không thay đổi.
Địa chỉ hỗn hợp
Địa chì hỗn hợp là dạng kết hợp của cả địa chi tương đối và địa chi tuyệt đối theo dạng $cột dòng (ví dụ $B3) hay cột Sdòng (ví dụ B$3). Khi sao chép m ột công thức có chứa địa chỉ hỗn hợp, thành phần tuyệt đối không biến đổi, thành phần tương đối biến đổi.
Để chuyển đổi giữa các dạng địa chi, sử dụng phím chức năng F4.