MỘT SÓ KĨÉN THỨC TIN HỌC CĂN BẢN
2. CÃN BẢN VẺ EXCEL
2.8. Phân tích dữ liệu sử dụng PivotTable
Excel có công cụ PivotTable, một công cụ mạnh giúp cho việc phân tích các dữ liệu với nhiều mức độ phức tạp. Mức độ đơn giàn nhất là việc tìm kiếm và truy xuất thông tin cơ bản. Vi dụ, có m ột cơ sở dữ liệu liệt kê các đại lý bán hàng và doanh số của từng vùng. Mức độ thông tin đơn giản trong trường hợp này là cần có thông tin về doanh thu tính theo vùng của m ột đại lý đã xác định. Mức độ phức tạp tiếp theo bao gồm việc tìm kiếm và những hệ thống tìm kiếm phức tạp hơn, trong đó dùng những tiêu chuẩn lọc và kỹ thuật trích lọc thông tin đã trình bày trong chương trình tin học đại cương. Ví dụ, giả sử rằng mỗi đại lý cấp II là m ột phàn của một đại lý cap I nào đó. Neu muốn biết tổng doanh thu của đại lý cấp I này có thể dùng cách tính tổng từng đại lý cấp II, hoặc thiết lập m ột tiêu chuẩn lọc cho tất cả những đại lý cấp II thuộc đại lý cap I đó, và dùng hàm D SU M () để có kết quả. Để có thêm thông tin chi tiết hơn, nhu là tổng doanh thu của một đại lý cap I trong quý II, chi cần thêm các điều kiện thích hợp vào tiêu chuẩn lọc.
M ức độ kế tiếp củ a phân tích dữ liệu áp dụng m ột câu hỏi cho nhiều biến. Ví dụ, nếu m ột công ty cỏ bốn đại lý cấp I. 'lếu m uốn biết doanh thu cùa từ ng đại lý cấp I theo từ ng quý là bao nhiêu so với tổng doanh thu củ a cả công ty thì có m ột giải p háp, là thiết lập bốn vùng tiêu chuẩn khác nhau và sù dụng bốn hàm D SU M () khác nhau. N hưng nếu như công ty này có h àng chục đại lý cap I, thậm chí là hàng trăm thì cách làm như vậy là không hiệu quả. Tốt nhất là tìm U i h để tổng hợp thông tin dữ liệu vào m ột bảng doanh số, mỗi đại lý cấp ỉ nằm trong m ột hàng, và m ỗi quý trong m ột cột.
Trong trường hợp đơn gián nhất, các P iv o tT ab le tổng hợp dữ liệu trong một field (được gọi là m ột data field) và phân chia nó theo dữ liệu cùa một field khác. Từng giá trị duy nhát trong field thứ hai (gọi là Row field) trở thành từng tiêu đề hàng.
Tạo một PivotTable đơn giàn
Để minh họa cách sử dụng PivotT albe, xét ví dụ sau:
Ví dụ 1. 1
Có dữ liệu thống kê về doanh số bán hàng của từng mặt hàng thể thao cùa ba cửa hàng ở ba vùng địa lý khác nhau như hình 1.33. Có thể sử dụng P iv o tT ab le để trả lời một số câu hỏi đơn giản sau:
- Doanh thu của bóng đá ở mỗi vùng địa lý là bao nhiêu?
- Tại mỗi cửa hàng, ngày nào là ngày đông khách nhất?
- Tại mỗi cửa hàng, mặt hàng nào bán chạy nhất?
- N gày nào bán ế nhất?
Để tạo bảng P iv o tT ab le, đưa con trỏ vào bảng dữ liệu rồi chọn menu Data I PivotTable như Hình 1.33. Cách tạo PivotTable.
c D E I F I G Ị H I
1 ngày Khách
hàng
Tông doanh thu (1000
VND)
Doanh thu của từ n q mãt hảnq (1000 VND) 2
Bóng đá Câu lông Dụng cụ thể thao
tennis
3 Eklun Cônq 6581 326 1284 970 4001
4 7-JunHòa 3584 901 276 821 1586
5 8-Jun Xã 4713 837 1260 765 1851
6 9-Jun Hôi 5263 553 1134 487 3089
7 1D-Jun Chủ 4731 775 294 325 3337
8 11-Jun Nqhĩa 3853 429 853 530 2041
: 9 6-Jun Dân 6077 1075 1418 789 2795
10 7-Jun Tri 4075 866 399 568 2242
11 8-Jun Giàu 3933 1056 266 657 1954
12 9-Jun Manh 3818 133Ũ 456 710 1322
13 14
10-Jun Phúc 4923 456 450 590 3427
11-Jun Hãnq 5084 1061 729 459 2835
15 6-Jun Dũnq 5317 1191 456 1270 2400
16 7-Jun Hiên 4435 998 623 890 1924
17 8-Jun Khai 8625 1957 785 585 5298
18 19
3-Jun Minh 5902 1829 356 953 2764
10-Jun Thê 8032 1844 765 395 5028
20 11-Jun Hoàn 7786 911 345 593 5937
Hình 1.32. D ữ liệu phục vụ cho tạo bàng PivotTable
Data I Window Help Vietkey Tools
/ 1 S ort... 1
Filter ► 1
Subtotals... -
Validation...
Text to Columns...
PivotTable and Pivotchart R eport...
Import External Data ►
List ►
XML ►
1
Hình 1.33. Cách tạo PivotTable.
Quy trình từng bước (wizard) tạo PivotTable hiển thị. Bước 1 chọn vùng dữ liệu và chọn kiểu pivot table. Hình 1.34 minh họa bước
1. Trong Hình 1.34 có các thông số sau:
- Vị trí của bảng dữ liệu (where is the data that you wa-it to analyse?) với ba lựa chọn. Dữ liệu là m ột bảng tính Excel (M icr soft Office Excel list or database); dữ liệu từ nguồn bên ngoài Excel (External data source); dữ liệu từ nhiều nguồn liên kết với nhau (Multiple consolidation ranges).
- Kiểu kết quả trả về cùa PivotTable ( What kind o f report do you want to create?) với hai lựa chọn: P iv o tT ab le và PivotChart
Report (with pivottablle report).
Chọn N ext để chuyển sang bước 2 cùa quy trình như trong Hình 1.35. Nhập địa chi của bảng dữ liệu vào mục R ange trong và nhấn Next để chuyển sang bước 3. Hình 1.36 minh họa giao diện cùa bước 3.
PivotTable and PivotC hart W izard - Step 1 of 3
Where is the data that you want to analyze?
0 Microsoft Office Excel list or database c External data source
o Multiple consolidation ranges
What kind of report do you want to create?
© PivotTable
o Pivotchart report (with PivotTable report)
Finish
H ình 1.34. Q uy trình tạo PivotTable - bước 1.
PivotTable and PhrotChart W izard - Step 2 of 3 w h ere is th e d ata th a t you want to use?
Range: I P S J I Browse...
c Back I I Next > I I Finish
H ình 1.35. Q uy trình tạo PivotTable - bước 2.
PivotTable and P iv otC h a rt W iza rd - Step 3 o f 3
[Help I
Where do you want to put the PivotTable report?
c worksheet 0 Existing worksheet
Click Finish to create your PivotTable report.
I Layout. ■■ 11 Options... I Q < Back I
Hình 1.36 Quy trình tạo PivotTable - bước 3.
53
PivotTable Options IB
Format options
F] Grand totals for columns Page layout: Down, Then Over X P I Grand totals for rows
□ AutoFormat table Fields per cokjmn: 0 z
n Subtotal hidden page items
n For error values, show:
n Merge labels
p) Preserve formatting PI For empty cells, show:
PI R epeat item labels on each printed page
Data options
Data source options: External da ta options:
0 Save d ata with table layout
R Enable drill to details
n Refresh on open
1 OK Ị 1 Cancel 1
Hình 1.37. Các tùy chọn hiến thị trong PivotTable.
Lựa chọn New W orksheet để lưu PivotTable trên một trang bàng tính riêng. Lựa chọn E xisting W o rk sh e et và chọn địa chi của góc trên bên trái vùng chứa P iv o tT ab le trong cùng m ột trang bảng tín h v ớ i v ù n g d ữ liệ u .
Lựa chọn O p tio n s trong bước 3 cho các tùy chọn về cách trình bày kết quả P iv o tT ab le như trong Hình 1.37. N hấn F in ish và Excel sẽ tạo ra một “vỏ” của P ivotT able như Hình 1.38.
Ở bên trái là vùng báo cáo P ivotT able. Đó là vùng sẽ hiển thị các yêu cầu sau khi hoàn tất một PivotTable. Ở bên phải là cửa sổ P ivotT able Field List, nơi đưa ra những dữ liệu nào sẽ được hiển thị trên P iv o tT a b le , và cách sắp xếp củ a chúng.
Kéo trường miền vào vùng Row Field bên trái, kéo cửa hàng vào mục Column Field phía trẽn và kéo trường cầu lông vào muc D ata Item s trong sẽ cho kết quả như Hình 1.39.
Prop PaQe Fjgjds Here Drop Culjmn Fields Here
Drop Data Items Here
Drag to asts He RMXTaUe report gcta M *
gmmr
QKhichMng Q Tăng doar+1 ttxj (1000 VND) Q Bóng đá gCãulÙTg g Outq aj íhẽ thao gtarre
ImJ To I I Row Area
H ìn h 1.39. Lựa chọn dữ liệu trình bày trong PivotTable.
7 2__________________
23 Sum of cẻu lỏng 24 miền ỉS .B â c 26 Nam 27 Trung 28'(blank)
ằ Grand Total i n — ---
cử a hàng aB
5101
(blank)
3718
5101 3718 3330
Hình 1.40. Kết quả tính tổng doanh thu theo từng cửa hàng, theo vùng địa lý cùa mặt hàng cẩu lông.
Canh các trường m iền, cử a h à n g trong PivotTable có các tam giác ngược (drop down list) cho phép chọn cách thức hiển thị cùa các trường đó. Chọn m ục Sum o f c ầ u lông và nhấn phím chuột phải, chọn F ield Setting sẽ hiển thị các lựa chọn để thống kê như trong Hình 1.41.
Có thể tạo m ột PivotTable với nhiều cột theo cách thức tương tự như trên.
Tạo một PivotChart
Một PivotChart không khác là mấy so với một biểu đồ Excel.
N ó đ ư ợ c tạo ra từ d ữ liệu cù a m ột PivotTable. T hật ra thì cũ n g có m ột vài tính năng của PivotChart không tim thấy ờ những biểu đồ bình thường. Tuy nhiên, những thao tác với các biểu đồ, hoặc việc định dạng cho PivotChart cũng giống như với đồ thị trong Excel.
55
Sum of C ầu lônq lr.fra hánn r
m iên Y Eormat Cells...
uớỏ PivotÊhôrt . j ] PivotTable W izard Ị R efresh D ata
Hide
Select ►
g ro u p and Sh o w O e ta i ►
Orcfer ►
B ắc N am Trung (blank) G rand Total
■*>.i Field Settings...
Table Options...
Hide PivotTable Toolbar [ 3 ] Hide Field lis t
P iv o t T a b le F ie ld
Source field: cầu lông I OK l l
1 M im e 1
1 Cancel Summarize by:
S 5 9 H H H H I H I I Ì A 1 a * 1
Count
Average 1 Number... Ị
Max
Min 1 Options ằ 1
Product
Count Nums v
Hình 1.41. Lựa chọn chi tiêu thống kẽ cho PivotTable.
Có thể tạo ra PivotTable và PivotChart cùng m ột lúc bàng cách lựa chọn PivotChart Report trong Hình 1.35. Sử dụng số liệu trong Ví dụ 1. 1 và thao tác với PivotChart.
hiện như trong H ình 1.42.
“V ỏ” PivotC hart xuẩt
0.9
0.8 0.7
0.6
0,5
0.4
0.3
0.2
0.1
0
Hình 1.42 PivotChart.
Drag Hems to the WvotTAte report _ J cửa hàng _Jmiẽn _]ngày _| Khách háng J Tồng doanh thu (1000 *í>) _I Bóng đá _J Câu lõng _) CXnq cu Chẽ thao _I tennB
[ Add To~| Category AXE
56
Để hiển thị mức bán hàng theo ngày cùa mặt hàng bóng đá, kéo trường ngày và thả vào C ategory Fields; kéo trường bóng đ á và thả vào D ata Items. Có thể vẽ biểu đồ cho nhiều mặt hàng theo từng ngày. Kết quả biểu đồ như trong Hình 1.43.
Suoi of 86ng Ja|
—
6Í-09 7-WB e *09 9*4)9 ICtWB 11-&09 (blank)
Hình 1.43. PivotChart cho m ặt hàng bóng đá theo ngày.
57
BÀI TẬP
Bài 1.1. Tạo thư mục trong ổ đĩa C: theo dạng C :\te n th u m u c . Trong đó tenthum uc là tên lớp của sinh viên.
Bài 1.2. Sử dụng các công thức đã học để điền vào các cột của bảng tính 1.2a.
Sử dụng ký tự thứ 1, thứ 3 và 5 để tìm tên hàng trong bảng danh mục 1.2.b.
Tính tổng số tiền bán được bàng hàm DSUM.
Ghi bài vào thư mục vừa tạo ở câu 1 theo dạng C:\tenthumuc\tenfile.xls. Trong đó teníìle bao gồm “họ tên sinh viên, chương 1, bài số 2” .
ì B ả n g 1.2b. Bàng danh rtìỊẨC Ị-
STT M ã HĐ Mặt
hàng Đơn vị Đ ơn giá (lOOOđ)
c 1 KA3 Giấy
photo A3 Ram 39,5
( 2 HB4 Bút chì
đen Tá 15,2
0 3 KAO Giấy AO Tờ 10,0
5 4 BNB
Bút bi Bến Nghé
Hộp 22,1
3 T ổng số tiền bán được cùa các m ặt hàng
A Giấy Bút chi Bút bi
Bảng 1.2a. Bàng tính
STT M ã H Đ M ặt hàng Đơn vị SLu-ọng Đ on giá Thành tiền
1 K2AM3 07-12 5
2 H5BN4 12-12 2
3 K7AN3 08-12 12
4 H9BP4 09-12 7
5 B9NAB 11-12 3
6 B8NCB 07-12 5
7 K3AB3 10-12 6
8 K5AL0 14-12 4
9 B9NPB 13-12 10
10 K8AP3 14-12 20
T ổng Cộng
V 'nC
Bài 1.3. Nhập bảng I bảng II bảng III trong sheet 1. N hập danh sách khách hàng trong sheet 2
Mã đk Số cũ Số mói
1259CQC 572 793
1574SHB 2550 2802
2337SHA 1500 1580
42I0CQB 3200 3450
4879CQA 4400 4650
5046CỌD 2800 2970
5282KDB 4500 4980
5781SHC 2400 2450
6254KDA 1880 2 2 0 0
8219K.DC 1250 1350
9231KDD 4321 4492
Báng ph ụ I
K. vưc SH CQ KD
A 500 800 900
B 600 900 1 0 0 0
c 650 1 0 0 0 1250
D 700 1 2 0 0 1350
Bàng ph ụ II
Khu vưc A B c D
SH 150 1 0 0 80 75
CQ 250 2 0 0 170 150
KD 2 0 0 150 12 0 100
B àng phụ III
V ượtĐ M Số lần Hê số
Dưới 1 1,5
Từ 1 lần đến 2 2 ,0
Trên 3 3,0
Yêu c ầ u : Tính số điện tiêu thụ cùa từng khách hàng.Tính định mức điện cho từng khách hàng dựa vào 2 ký tự thú 5&6, và ký tự cuối của M ã DK và bảng II. Tính giá điện cho từng khách hàng dựa vào 2 ký tự thứ 5 & 6 và ký tự cuối M ã DK và bảng phụ I. Tính tiền điện đối với phần tiêu thụ điện trong định mức. Tính tiền điện đổi với phần tiêu thụ vượt định m ức dự theo hệ số phụ số lần vượt định mức (KTT-DM )/DM trong bảng III.
1) Tính số tiền khách hàng phải trả.
2) Sắp thứ tự bảng tính theo cột định mức giảm dần.
3) Tính bảng thống kê sau:
SH •<> KD
Tổng tiền điện
Tiền điên vươt đinh mức cao nhất Tổng tiền điện vượt định mức
4) D ựa vào bảng này vẽ biểu đồ tổng tiền điện và tiền điện vượt định mức cho từng khách hàng. Trích thông tin về những khách hàng tiêu thụ vượt định mức khu vực D.
5) Ghi bài vào thư mục vừa tạo ờ câu 1 theo dạng C:\tenthumuc\tenfìle.xls. Trong đó teníĩle bao gồm “họ tên sinh viên, chương 1, bài số 3” .
Bài 1.4. Sử dụng các công thức đã học cùa Excel đẻ điên vào các cột của bảng tính trang 56:
Nếu loại hóa đơn là X (xuất) thì tra trong bảng phụ. Nếu loại hóa đơn là N (nhập) thì giá chi bàng 85% giá trong bảng phụ.
Thành tiền = Slưọng*Đon giá. N ếu hóa đơn bàng X và ngày 15-3 thì được giảm 10%.
2) Điền thông tin vào bảng thống kê.
3) Ghi bài vào thư mục vừa tạo ở câu 1 theo dạng C:\lenthumuc\tenfile.xls. Trong đó tenfile bao gồm “họ tên sinh viên, chương 1, bài số 4” .
Loại hđ Ngày Mã Tên
hàng Loại Số lượng Đ on giá Thành tiền
X 23-02 FECT-L1 100
N 25-02 ALXD-L2 50
X 01-03 FECT-L2 20
X 15-03 FECT-L3 50
X 28-03 ALXD-L1 100
N 29-03 FECC-L1 500
X 04-04 ALXD-L3 30
H ai ký tự đầu củ a mã hàng FE
Tên hàng Thép xây dựng
AL N hôm xây dựng
Đon giá xuất hàng (lk g )
2 kí tư cuối LI L2 L3
Loại hàng Loai 1 Loai 2 Loai 3
FE 80000 60000 20000
AL 120000 100000 40000
O'
Thống kê
Tên hàng Tổng thành tiền
Xuất Nhâp
FE AL
Bài 1.5. Có số liệu về tiêu thụ điện ở khu vực X như trong bảng. Biết giá điện vượt định mức bàng giá điện định mức* 135%.
1) Sử dụng các công thức đã học của Excel để điền thông tin vào các cột còn trống.
2) Tạo bảng thống kê số tiền các hộ CQ, và các hộ CB phải nộp.
3) Ghi bài vào thu mục vừa tạo ở câu 1 theo dạng C:\tenthumuc\tenfile.xls. Trong đó tenfile bao gồm “họ tên sinh viên, chương 1, bài số 5” .
Điện kế Chủ hộ
Loại
họ Số cũ Số mói Trong mức V ưọt định mức
Tiền trong định mức
Tiền ngoài
định mức
Phải trá
DKOOl CQ-A 210 280
DK002 NN-D 220 330
DK.003 CB-A 270 300
DK004 CB-C 270 350
DK005 CQ-A 300 340
DK006 CB-E 280 330
DK007 CB-C 210 340
DK008 CN-D 230 350
DK.009 NN-D 260 320
DKOIO CN-E 270 340
Bàng định mức
CQ CB CN KI) NN
A 50 40 2 0 60 30
B 60 40 50 80 60
c 70 55 70 95 85
D 75 65 95 1 2 0 90
E 85 70 11 0 150 95
Bàng giá điện (US Cent)
A B c D E
CO 30,0 40,0 45,0 55,0 70,0
CB 15,0 25,0 25,0 50,0 50,0
CN 12,5 24,5 20,5 50,5 40,5
KD 35,7 60,0 70,5 80,0 90,5
NN 1 0 ,0 2 0 ,0 15,0 45,0 35,0
Bài 1.6. Cho biết các hóa đơn bán hàng trong tháng 2 được áp dụng chế độ giảm giá 1 0%.
1) Sử dụng các công thức đã học của Excel để điền vào các cột của bàng tính sau.
2) Ghi bài vào thư mục vừa tạo ở câu 1 theo dạng C:\tenthumuc\tenfile.xls. Trong đó tenfile bao gồm “họ tên sinh viên chương 1, bài số 6” .
STT Mã HĐ Tên hàng Ngày bán Số lượng
Đơn giá Tiền giảm Thành tiền
1 HF01E 15-01 50,5
2 HC02U 1 0 -0 2 1 0 0 ,0
3 HX01M 20-04 2 0 0 ,0
4 HF03E 30-03 2 0 ,8
5 HC08U 20-04 50,8
6 HA02L 1 0 -0 2 30,5
7 HX03M 15-01 50,2
Bàng đơn giá
Mã hàng
Tên hàng
Đơn giá mỗi tháng (đồng/lkg)
1 2 3. 4
FE Sắt 5000 5500 5000 5500
AL Nhôm 7000 8000 9000 9000
CU Đồng 3000 3000 3500 4000
XM Xi măng 8000 8500 9000 1 0 0 0 0
Bàng thống kê
Tháng 1 2 3 4
Tổng thành tiền
Tồng số lượng cùa mặt hàng xi m ăng bán trong tháng 1____________________________________