Chương 1: LÝ LUẬN VỀ DÒNG TIỀN VÀ QUẢN TRỊ DÒNG TIỀN
1.2. QUẢN TRỊ DÒNG TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP
1.3.1. Kinh nghiệm quản trị dòng tiền của một số doanh nghiệp
Tổng công ty cổ phần xuất nhập khẩu và xây dựng Việt Nam (VINACONEX) hoạt động trong lĩnh vực đầu tư và kinh doanh bất động sản, xây lắp công trình, tư vấn thiết kế, sản xuất công nghiệp, xuất nhập khẩu và các lĩnh vực khác. VINACONEX được tổ chức gồm các Ban Xây dựng, Đầu tư, Tài chính kế hoạch, Quản lý và giám sát đầu tư tài chính, Phát triển nhân lực, Đối ngoại pháp chế và Văn phòng; các ban quản lý dự án, đơn vị hạch toán phụ thuộc, văn phòng đại diện miền trung, miền nam; công ty con, công ty liên kết, công ty liên doanh và các công ty khác có vốn góp <20%.
Ban Tài chính kế hoạch của VINACONEX đảm nhận việc quản trị dòng tiền như sau:
+ Lập kế hoạch dòng tiền: Vinaconex lập kế hoạch dòng tiền theo hàng tuần, tháng, quý và năm. Việc xác định lượng tiền dự trữ tối ưu dựa trên các báo cáo của Ban Tài chính kế hoạch bao gồm phòng tài chính, phòng kế toán và phòng kế hoạch nguồn vốn. Quyết định lượng tiền dự trữ được điều chỉnh theo: (i) dòng tiền hàng năm, hàng quý, hàng tháng, hàng tuần; (ii) tình hình thanh toán của các hợp đồng xây dựng; (iii) biên bản ký kết với các nhà đầu tư, khách hàng, nhà thầu phụ; (iv) tình hình thị trường vốn và các cơ hội đầu tư ngắn hạn. Hai phòng ban phối hợp cùng thực hiện dự báo dòng tiền: phòng kế toán thực hiện dự báo về chi phí quản lý doanh nghiệp, phòng tài chính thực hiện dự báo về chi phí dự án và đồng thời nhận báo cáo dự kiến về dòng tiền từ các phòng ban khác, rồi mới lên bản kế hoạch tổng thể.
+ Kiểm soát dòng tiền:
VINACONEX áp dụng hệ thống thanh toán tập trung, mọi khoản thu chi đều thực hiện thông qua kế toán của tổng công ty. VINACONEX thực hiện quản lý chi tiêu bằng tiền rất chặt chẽ. Chẳng hạn để thực hiện thanh toán chi cho nhà thầu phụ, bộ chứng từ phải bao gồm thư yêu cầu thanh toán, hoá đơn thanh toán, thanh lý hợp đồng thầu phụ, biên bản nghiệm thu… Khoản thanh toán cho nhà thầu chỉ được thực hiện khi VINACONEX nhận được khoản thanh toán tương ứng từ các nhà đầu tư. Cán bộ phòng tài chính chịu trách nhiệm theo dõi các dự án xây dựng, phải làm các báo cáo theo dõi, thường xuyên so sánh với các tài liệu từ các phòng ban khác của tổng công ty, xác định phân cấp thấp hơn theo dõi các dự án xây dựng. Đối với các khoản chi phí chung và chi phí trả trước, quy trình quản lý cũng tương tự. Mọi thu chi bằng tiền mặt đều được thực hiện thông qua thủ quỹ.
Các khoản thu thường xuyên và lớn nhất của VINACONEX là dòng tiền từ các hợp đồng xây dựng. Khoản thu hồi nợ từ các nhà đầu tư là do ban quản lý dự án chịu trách nhiệm. Ban quản lý dự án được thành lập và hoạt động độc lập cho từng dự án.
Do vậy, Ban Tài chính của VINACONEX giám sát dòng tiền này như sau:
- Theo dõi các hợp đồng ký kết để làm các báo cáo về phê duyệt thanh toán với nhà đầu tư.
- Phối hợp với ban quản lý dự án để lên kế hoạch dòng tiền chính xác, kịp thời.
Với các dòng tiền khác, các ban chịu trách nhiệm chính sẽ tham gia giám sát gồm:
- Đầu tư tài chính/ dự án của chủ đầu tư: bộ phận tài chính lập báo cáo công nợ đối ứng hàng quý bao gồm doanh thu, doanh thu bằng tiền bán dự án của chủ đầu tư, các khoản cho vay, lãi vay… Bộ phận này cũng thực hiện công tác thu hồi các khoản phải thu, phần lớn số tiền thu được đều theo hợp đồng, còn lại thì sẽ gửi thư nhắc nợ cho các khoản nợ còn lại.
- Phí cho thuê: khoản này do Ban hành chính và ban quản lý dự án đảm nhận quản lý.
- Đầu tư vào các đơn vị khác, tiền gửi tiết kiệm: khoản này do phòng kế hoạch và ngân sách quản lý.
Phòng kế hoạch và ngân sách tổ chức hệ thống thanh toán trên các tài khoản ngân hàng như tài khoản không có số dư, tài khoản thanh toán… Nhà quản lý sẽ kết hợp giữa các khoản thu, các khoản giải ngân thực tế phát sinh và kế hoạch dòng tiền, sẽ xác định số tiền thừa thiếu, nếu thừa tiền sẽ được gửi tiết kiệm có kỳ hạn, còn nếu thiếu hụt tiền thì công ty sẽ đi vay.
(2) Kinh nghiệm của công ty TNHH ABB Việt Nam
Công ty TNHH ABB Việt Nam áp dụng cơ cấu tổ chức ma trận phân chia theo các sản phẩm. Người lao động được phân chia theo từng mảng sản xuất của công ty và thực hiện báo cáo với các giám đốc chức năng. Giám đốc ABB Việt Nam sẽ thực hiện quản lý 6 bộ phận bao gồm 5 bộ phận kinh doanh theo từng sản phẩm (sản phẩm điện khí hoá, tự động hoá công nghiệp, chuyển động, rô bốt và tự động hoá rời rạc, lưới điện) và một bộ phận dịch vụ (nhân sự, tài chính, bất động sản, pháp lý, quản trị và cơ sở vật chất). Mỗi một bộ phận lại có các đơn vị kinh doanh khác nhau, ví dụ bộ phận Lưới điện có đơn vị kinh doanh điện áp cao và máy biến áp.
Ban Tài chính của ABB Việt Nam chịu trách trong việc lập kế hoạch dòng tiền, dự báo, lập báo cáo các vấn đề tài chính của cả công ty.
Công tác quản lý dòng tiền của ABB Việt Nam được thực hiện như sau:
+ Lập kế hoạch dòng tiền: Để lập kế hoạch dòng tiền, ABB đã thực hiện như sau:
Các đơn vị kinh doanh của ABB sẽ lên dự toán kinh phí hàng tháng để người quản lý có thể lên kế hoạch đảm bảo đủ tiền cho hoạt động kinh doanh. Kế hoạch dòng tiền sẽ do kiểm soát viên (controller) dựa trên các dữ liệu và thông tin từ kỳ trước với sự hỗ trợ của bộ phận kế toán. Ví dụ dự phòng cho các khoản nợ phải thu khó đòi dựa
trên báo cáo tuổi nợ phải thu được lập hàng tháng để kiểm soát xem các khoản phải thu đã quá hạn hay chưa.
Sau khi được lập, bản kế hoạch dòng tiền hàng tháng được gửi đến giám đốc sản xuất của từng đơn vị kinh doanh để xác nhận và sửa đổi nếu cần thiết. Sau đó Giám đốc tài chính sẽ tổng hợp lại kế hoạch của tất cả các đơn vị kinh doanh. Từ nhu cầu tiền mặt của từng đơn vị kinh doanh, nhà quản lý tài chính (treasurer) sẽ xem xét công ty có đủ tiền mặt hay không để từ đó tìm giải pháp như vay từ ABB Capital B.V (chi nhánh Zurich) hoặc làm việc với ngân hàng. Do đó công ty có thể đảm bảo có đủ tiền để thanh toán các khoản nợ và chi phí.
Để hoàn thành kế hoạch dòng tiền hàng tháng, kiểm soát viên phải lập báo cáo kết quả kinh doanh, bảng cân đối kế toán, các chỉ tiêu hoạt động chính của từng đơn vị kinh doanh trong kỳ trước cũng như các số liệu cho thuê tài chính và các yếu tố có liên quan như dự phòng nợ phải thu khó đòi, nghĩa vụ thuế dự kiến (thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế thu nhập cá nhân và thuế giá trị gia tăng).
+ Kiểm soát dòng tiền:
ABB Việt Nam đang áp dụng hệ thống thanh toán tập trung, mọi khoản thu chi đều thực hiện thông qua tài khoản của công ty. Các khoản phải thu và phải trả được kiểm soát chặt chẽ thông qua thời hạn thanh toán của nhà cung cấp cũng như ngày đáo hạn của hoá đơn. Một trong những yếu tố quan trọng nhất ảnh hưởng đến dòng tiền của công ty là các khoản phải thu. Để đảm bảo khách hàng sẵn sàng trả nợ, bộ phận tài chính đã có quá trình đánh giá tiềm năng tài chính của khách hàng. Bộ phận tài chính sẽ đánh giá tiềm năng tài chính của khách hàng trên các tiêu chí sau: hệ số nợ trên vốn chủ sở hữu, khả năng thanh toán hiện thời, doanh thu hàng năm, tỷ suất lợi nhuận sau thuế trên doanh thu, giá trị đơn hàng, lịch sử chi trả. Mỗi một tiêu chí sẽ được đánh trọng số và cho điểm. Dựa trên đánh giá tín dụng của từng khách hàng, ABB sẽ quyết định thời hạn thanh toán thích hợp để đảm bảo dòng tiền của công ty. Sau khi bán hàng hoá hoặc dịch vụ cho khách hàng, tình trạng thanh toán của khách hàng sẽ được kế toán phụ trách khoản phải thu theo dõi hàng tháng. Bộ phận kinh doanh sẽ trực tiếp gửi thông báo cho khách hàng để nhắc nhở họ về số tiền họ phải thanh toán.