Chương 2: THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ DÒNG TIỀN TẠI TỔNG CÔNG
2.3. THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ DÒNG TIỀN TẠI TỔNG CÔNG TY ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN NHÀ HÀ NỘI
2.3.2. Thực trạng quản trị dòng tiền tại Tổng công ty Đầu tư và Phát triển nhà Hà Nội
Để việc đánh giá thực trạng quản trị dòng tiền tại Tổng công ty Đầu tư và Phát triển nhà Hà Nội được chính xác và đầy đủ thì tác giả đã tiến hành khảo sát và phỏng vấn các chuyên gia về thực tế quản trị dòng tiền tại Tổng công ty và các công ty con của HANDICO. Đối tượng thực hiện khảo sát và phỏng vấn sâu là các cán bộ quản lý ở các bộ phận trong tổng công ty và các công ty con. Số phiếu phát ra là 12 phiếu khảo sát được gửi cho bộ phận tài chính kế toán tại công ty mẹ và 3 công ty con. Số phiếu thu về là 12. Sau đó NCS thực hiện phỏng vấn chuyên sâu lãnh đạo phòng tài chính kế toán của công ty mẹ và các công ty con để khẳng định các nội dung trong phiếu khảo sát.
2.3.2.1. Thực trạng xác lập mức tiền dự trữ tối ưu
HANDICO được hoạt động theo mô hình công ty mẹ công ty con. Việc điều chuyển các công ty con về HANDICO hiện nay được thực hiện theo quyết định hành chính của UBND thành phố Hà Nội. Công ty mẹ ngoài hoạt động quản lý số vốn đầu tư của thành phố vào các công ty con, chủ yếu là hoạt động kinh doanh riêng tại Công ty mẹ - Tổng công ty. Chính vì thế công ty mẹ cũng đã phải thực hiện xác lập mức tiền dự trữ tối ưu. Việc xác định mức tiền dự trữ tối ưu hiện nay ở công ty mẹ, cũng như các công ty con đều thực hiện dựa trên thống kê kinh nghiệm, chưa sử dụng phương pháp khoa học nào trong việc xác lập mức tiền dự trữ tối ưu. Yếu tố kinh nghiệm quản trị tác động lớn tới số tiền tồn quỹ. Số tiền tồn quỹ được dự trữ dưới hai dạng cơ bản là tiền mặt tại két của công ty và tiền gửi thanh toán không kỳ hạn tại các NHTM. Với đặc
điểm của doanh nghiệp xây dựng và cho thuê bất động sản, lượng tiền mặt khá lớn, do vậy hoạt động thanh toán không dùng tiền mặt qua các ngân hàng thương mại thường xuyên diễn ra.
Hàng năm, từ kế hoạch của các bộ phận gửi lên, ban Tài chính kế toán thực hiện lập kế hoạch tài chính, trong đó có kế hoạch dòng tiền. Bên cạnh đó, Ban Tài chính kế toán cũng chưa thực hiện lập kế hoạch dòng tiền hàng tháng, chưa có xác định mức dự trữ tiền tối ưu, chỉ dựa vào kinh nghiệm và ước tính các khoản cần thanh toán để dự trữ một lượng tồn quỹ nhất định. Tuy nhiên như vậy việc xác định mức dự trữ tiền tối ưu hiện nay vẫn chưa tốt, vì nếu như vậy khoản chi không nằm trong kế hoạch dự kiến theo kinh nghiệm thông thường sẽ làm mất chủ động trong việc chuẩn bị sẵn lượng tiền dự trữ cho hoạt động thanh toán này. Qua kết quả khảo sát cho thấy HANDICO chưa quan tâm đến việc dự trữ tiền. Mức dự trữ tiền tối thiểu chưa được xác định thành mục tiêu cụ thể và đặt trọng tâm từ công việc lập kế hoạch dòng tiền. Tuy nhiên với kinh nghiệm quản trị của kế toán trưởng của công ty, họ có thể nhận diện được các diễn biến của dòng tiền, dòng tiền phát sinh thường xuyên nên cũng thường cố gắng cân đối giữa dòng tiền vào và dòng tiền ra.
2.3.2.2. Thực trạng lập kế hoạch về dòng tiền của HANDICO
Việc lập kế hoạch dòng tiền có ý nghĩa hết sức quan trọng đối với công tác quản trị tài chính doanh nghiệp vì: Tiền là loại tài sản dễ chuyển hóa thành các loại tài sản khác; năng lực thanh toán của Tổng công ty phụ thuộc vào khả năng dòng tiền của doanh nghiệp; trong hoạt động kinh doanh thường nảy sinh sự không ăn khớp nhau về thời gian giữa thu và chi bằng tiền dẫn đến sự mất cân đối giữa khả năng cung ứng và nhu cầu chi tiêu bằng tiền vào những thời điểm trong những thời kỳ nhất định.
Trên thực tế Tổng công ty có thực hiện lập kế hoạch dòng tiền. Các ban, bộ phận trong tổng công ty thực hiện lập kế hoạch, Ban Tài chính kế toán thực hiện tổng hợp và lên kế hoạch tổng thể của công ty mẹ. Các công ty con hàng năm cũng thực hiện lập kế hoạch tài chính, kế hoạch dòng tiền.
Qua kết quả khảo sát có thể thấy các công ty của HANDICO định kỳ hàng năm, 6 tháng và hàng quý sẽ thực hiện lập kế hoạch dòng tiền. Bên cạnh đó, đối với mỗi một dự án, công ty cũng đều phải lên kế hoạch dòng tiền. Kế hoạch này được dựa trên các thông tin tài chính hiện tại và kế hoạch kinh doanh hàng năm của công ty.
Lập kế hoạch dòng tiền hàng năm Bước 1: Chuẩn bị lập kế hoạch dòng tiền
Kết quả khảo sát cho thấy để chuẩn bị cho việc lập kế hoạch dòng tiền, các nhà quản lý HANDICO đã thu thập thông tin dòng tiền qua các năm trước, thực hiện phân loại dòng tiền vào, dòng tiền ra; đồng thời thu thập các thông tin từ các phòng ban liên quan và kế hoạch kinh doanh của công ty trong năm tới.
Việc thu thập thông tin dòng tiền qua các năm được thực hiện khá tốt. Hiện tại tất các công ty đều sử dụng phần mềm kế toán để quản lý tất cả các thông tin kế toán, phần mềm quản lý dữ liệu khách hàng, hệ thống thông tin sản xuất kinh doanh như đầu tư dự án, thi công xây lắp, quản lý vận hành, tổ chức hành chính - nhân sự. Do vậy việc lấy số liệu lịch sử của công ty được thực hiện tương đối thuận lợi, dễ dàng.
Việc thu thập thông tin từ các phòng ban tương đối thuận lợi, do cơ chế phối hợp gửi thông tin liên phòng và của cả Tổng công ty còn chưa được quy chuẩn.
Bên cạnh các thông tin bên trong doanh nghiệp, các thông tin bên ngoài như thông tin về ngành nghề hoạt động, các yếu tố thuộc về thị trường đầu vào, đầu ra, thị trường tài chính… phục vụ cho việc lập kế hoạch dòng tiền hiện nay Tổng công ty thực hiện chưa được tốt. Nguyên nhân do thông tin được khai thác từ nhiều hệ thống thông tin như kế hoạch sản xuất kinh doanh, năng lực tài chính của khách hàng, thị trường…
nên có khả năng bị điều chỉnh khả năng thu tiền, dẫn đến thiếu hụt hoặc bị động trong ngắn hạn việc cân đối thu - chi. Như vậy có thể thấy các thông tin dự báo, cơ sở dữ liệu vẫn còn đang yếu và thiếu khiến cho việc dự báo dòng tiền chưa được chính xác.
Bước 2: Dự báo dòng tiền
Dự báo dòng tiền là bước quan trọng trong việc lập kế hoạch dòng tiền. Để kế hoạch dòng tiền có hiệu quả thì dự báo dòng tiền cần phải tương đối chính xác. Thông thường có hai phương pháp dự báo dòng tiền phổ biến là: phương pháp gián tiếp bằng cách tính tỷ lệ phần trăm trên doanh thu và phương pháp trực tiếp là xác định kế hoạch dòng tiền gồm thu tiền và chi tiền một cách trực tiếp.
Đối với chiến lược kinh doanh dài hạn, HANDICO sử dụng phương pháp gián tiếp khi dự báo dòng tiền mang tính chất dài hạn. Tuy nhiên kết quả dự báo theo phương pháp này thường phụ thuộc rất lớn vào dự báo doanh thu. Để có thể vận dụng tốt được phương pháp này đòi hỏi HANDICO phải xây dựng được chiến lược kinh doanh dài hạn và dự báo tốt được doanh thu. Nhưng hiện nay các doanh nghiệp thuộc
HANDICO chưa thực sự xây dựng được chiến lược kinh doanh, mô hình dự báo để lượng hoá được các tác động của môi trường kinh doanh đến doanh thu dự báo. Việc dự báo dòng tiền trong dài hạn hiện nay vẫn là công việc khó khăn của HANDICO.
Đối với kế hoạch dòng tiền trong ngắn hạn, HANDICO sử dụng phương pháp trực tiếp dự báo dòng tiền thu vào và dòng tiền chi ra để dự báo dòng tiền, tuy nhiên khi áp dụng phương pháp việc thu thập đánh giá các nhân tố ảnh hưởng đến dòng tiền chưa được xem xét, mới quan tâm đến yếu tố định lượng dựa trên cơ sở số liệu quá khứ, do đó việc này có thể thấy khó có thể dự báo được đầy đủ dòng tiền phát sinh.
Hiện nay HANDICO đang kết hợp đồng thời cả hai phương pháp này để xây dựng kế hoạch dòng tiền.
Kế hoạch dòng tiền bao gồm dòng tiền vào và dòng tiền ra. Bản kế hoạch dòng tiền được xác định dựa trên thông tin tài chính hiện tại, những thay đổi trong kế hoạch kinh doanh và ảnh hưởng của môi trường vĩ mô. Kế hoạch dòng tiền là một nội dung trong kế hoạch tài chính của doanh nghiệp. HANDICO chỉ có phần mềm kế toán để lập kế hoạch tổng thể chứ không có phần mềm tách riêng để lập kế hoạch dòng tiền. Để dự báo nhu cầu tiền ngắn hạn, HANDICO thường dựa trên dự báo dòng tiền vào và dòng tiền ra.
* Dòng tiền ra
Qua khảo sát cho thấy, công ty mẹ và công ty con tiến hành lập kế hoạch chi tiền cho kỳ tới, nhiệm vụ này được thực hiện bởi phòng kế toán. Các khoản chi liên quan đến dòng tiền ra đối với ba hoạt động là hoạt động kinh doanh, hoạt động đầu tư và hoạt động tài chính, sau đó được dự báo tập hợp lại và lên bảng kế hoạch dòng tiền theo ba nội dung. Để dự báo dòng tiền ra, công ty tập hợp kế hoạch chi tiền từ các bộ phận gửi lên, tập hợp bảng kế hoạch chi tiền từ các phòng ban, sau đó lên bảng kế hoạch chi tiền.
* Dòng tiền vào
Từ kế hoạch kinh doanh từ bộ phận kinh doanh gửi lên, bộ phận tài chính kế toán lên kế hoạch dòng tiền vào từ hoạt động kinh doanh, hoạt động đầu tư. Khi dự kiến dòng tiền thu không đủ chi trong năm hoặc từng thời điểm nhất định, phòng tài chính kế toán sẽ phải lên kế hoạch huy động vốn để bù đắp.
Phương pháp dự báo hiện tại mới đang chỉ dựa vào kinh nghiệm quản lý của nhà quản lý, dự báo trực tiếp từ các giao dịch phát sinh tiền.
Sau khi xác định được dòng tiền vào, dòng tiền ra, công ty xác định số tiền thừa thiếu. Mặc dù HANDICO chưa xác định mức dự trữ tiền mặt hợp lý, song các nhà quản lý của HANDICO thường xuyên theo dõi ngân quỹ và sự cân đối ngân quỹ của công ty. Căn cứ vào tình trạng thặng dư tiền hay thiếu hụt tiền, HANDICO đưa ra quyết định đầu tư hay tìm nguồn tài trợ.
Chính sách đầu tư
Trong trường hợp thừa tiền, công ty thực hiện đầu tư nguồn tiền nhàn rỗi tạm thời bằng cách gửi tiết kiệm tại ngân hàng có uy tín. Qua khảo sát, tất cả các công ty đều lựa chọn công cụ chứng chỉ tiền gửi. Công cụ đầu tư này được đánh giá là mang lại tỷ suất sinh lời thấp, mức độ rủi ro thấp và khả năng thanh khoản cao. Tất cả các công ty đều có tiêu chí trong lựa chọn công cụ đầu tư ngắn hạn là an toàn. Bên cạnh đó, để lựa chọn công cụ đầu tư ngắn hạn, các công ty trong HANDICO đều tham khảo nguồn thông tin từ các bảng tin kinh tế hàng ngày trên tạp chí, báo đài và từ các ngân hàng có uy tín. Qua khảo sát cho thấy, các công ty thuộc HANDICO cũng chưa quan tâm đến việc sử dụng các công cụ phái sinh trong đầu tư ngắn hạn.
Chính sách tài trợ
Khi HANDICO rơi vào tình trạng thâm hụt tiền, dòng tiền vào nhỏ hơn dòng tiền ra, HANDICO sẽ tìm nguồn tài trợ cho sự thiếu hụt này. Trước hết các doanh nghiệp đều tự cân đối dòng tiền vào và dòng tiền ra. Bên cạnh đó, các doanh nghiệp thường tìm sự tài trợ từ việc đi vay ngắn hạn ngân hàng. HANDICO thường lựa chọn những ngân hàng thương mại có mối quan hệ hợp tác lâu năm, thông thường được vay với lãi suất thấp hơn.
Chính sách thanh toán
Khi HANDICO ở tình trạng thừa tiền, chính sách thanh toán sẽ linh hoạt hơn.
Công ty có thể gia hạn cho những khoản nợ, thanh toán nợ trước hạn, ứng trước tiền cho nhà cung cấp. Trong trường hợp thâm hụt, HANDICO thực hiện chính sách thanh toán thắt chặt hơn, như tăng cường thu hồi công nợ, giảm đầu tư vào hàng tồn kho và trì hoãn một cách có thể các khoản phải trả.
Lập kế hoạch dòng tiền của dự án
Bên cạnh việc lập kế hoạch dòng tiền cho các hoạt động kinh doanh thường xuyên của công ty, bộ phận tài chính kế toán còn đảm nhận việc lập kế hoạch dòng tiền cho các dự án chuẩn bị triển khai và đang triển khai. Công ty mẹ HANDICO hoạt động
chủ yếu dưới hình thức là chủ đầu tư các dự án. Hoạt động thường xuyên của công ty là triển khai các dự án đã được UBND thành phố phê duyệt. Để có thể triển khai được dự án, bộ phận tài chính kế toán còn phải đảm nhận công tác lập kế hoạch cho dòng tiền của dự án. Để phân tích thực trạng lập kế hoạch dòng tiền của dự án khi đang triển khai, nghiên cứu sinh nghiên cứu tình huống lập kế hoạch dòng tiền của dự án tại HANDICO.
Tình huống nghiên cứu thứ nhất: việc lập kế hoạch dòng tiền đối với phương án kinh doanh công trình Nhà biệt thự và nhà thể dục thẩm mỹ của dự án đầu tư xây dựng Tổ hợp văn phòng làm việc và nhà ở cho thuê tại số 5 phố Thành Công, quận Ba Đình, Hà Nội. Đây là dự án đã được phê duyệt.
Để thực hiện lập kế hoạch dòng tiền của dự án, HANDICO đã phải thuê đơn vị tư vấn bên ngoài cùng với HANDICO lên phương án kinh doanh. Các nội dung của bản kế hoạch gồm:
(1) Xác định tổng mức đầu tư của dự án và phân bổ chi phí đầu tư xây dựng cho các công trình văn phòng, biệt thự và thể dục thẩm mỹ.
(2) Lập kế hoạch đầu tư và trả lãi.
(3) Lập kế hoạch doanh thu, chi phí lợi nhuận hàng năm của dự án. Để lập được kế hoạch doanh thu, trước hết HANDICO lên kế hoạch về giá cho thuê. Việc xác định giá cho thuê công ty đã thuê đơn vị tư vấn bên ngoài để xác định cho phù hợp. Tuy nhiên đơn giá cho thuê sẽ được xem xét cụ thể trong giai đoạn sau khi công trình hoàn thành vào quý 1/2021.
(4) Lập kế hoạch dòng tiền của dự án và xác định hiệu quả của dự án.
Để triển khai việc lập kế hoạch, phòng phát triển dự án và phòng tài chính kế toán cùng đảm nhiệm công việc này. Công việc dự báo và lên kế hoạch được triển khai dựa trên các thông tin mà công ty thu thập được. Kế hoạch sau khi được lập xong sẽ được Hội đồng của HANDICO xem xét đánh giá. Sau đó kế hoạch lại được tiếp tục điều chỉnh theo ý kiến đánh giá của Hội đồng.
Qua phỏng vấn chuyên sâu cho thấy, việc lập kế hoạch dòng tiền cho dự án của Tổng công ty bộc lộ một số tồn tại, do đó kế hoạch phải điều chỉnh lại. Các nội dung phải điều chỉnh bao gồm chi phí đầu tư; kế hoạch đầu tư, chi phí khấu hao. Về chi phí đầu tư, phương án ban đầu đã không theo chi phí xây dựng và thiết bị đã được phê duyệt, do vậy đã phải cập nhật lại theo Hợp đồng đã ký kết và Dự toán được phê duyệt.
Về kế hoạch đầu tư đã phải cập nhật lại chi phí lãi vay, trả gốc theo số liệu thực tế. Về chi phí khấu hao, phương án đã phải điều chỉnh lại thời điểm bắt đầu tính khấu hao phù hợp với tiến độ thi công thực tế, xác định lại thời gian tính khấu hao đối với từng hạng mục công trình theo quy định của Bộ Tài chính.
Hiện tại dòng tiền của dự án lệch rất nhiều so với kế hoạch ban đầu và HANDICO đã phải thực hiện điều chỉnh lại kế hoạch. Nguyên nhân khách quan là do dự án kéo dài thi công hơn so với kế hoạch chính vì vậy các hoạt động thực tế đã khác so với kế hoạch đưa ra.
Tình huống nghiên cứu thứ hai: Dự án Trụ sở Tổng công ty Đầu tư và phát triển nhà Hà Nội (HANDICO TOWER) tại khu đô thị mới Mễ Trì Hạ - Từ Liêm Hà Nội.
Tổng mức đầu tư của dự án là 730 tỷ đồng. Nguồn vốn đầu tư thực hiện dự án trụ sở đầu tư xây dựng HANDICO TOWER từ vốn tự có của TCT (27,51%); Vốn huy động từ các nguồn hợp pháp (28,02%) và vốn vay ngân hàng thương mại (34,47%).
Tổng công ty đã tiến hành lập bảng dòng tiền của dự án. Theo đó, dòng tiền vào của dự án đến từ các nguồn sau:
- Thu ngay một lần: chủ đầu tư huy động trước từ các tổ chức cá nhân có nhu cầu khoảng 45% diện tích sàn. Đây là hình thức huy động vốn với giá trị góp vốn thấp bằng suất đầu tư bình quân/m2 sàn sử dụng và khoản phí 10%. Dự kiến giá góp vốn như sau:
Sàn thương mại là 27 triệu đồng/m2
Sàn văn phòng là 25 triệu đồng/m2
Sàn dịch vụ là 20 triệu đồng/m2
Thu hàng năm từ cho thuê văn phòng: giá cho thuê văn phòng có thể điều chỉnh theo thời giá khu vực.
+ Giá cho thuê đưa vào tính toán được nội suy từ giá cho thuê văn phòng hạng A hiện tại trên mặt đường Phạm Hùng là khoảng 20USD/m2/tháng.
+ Diện tích cho thuê là khoảng 5.000m2 (sau khi đã trừ diện tích bán cho các tổ chức cá nhân có nhu cầu sử dụng văn phòng)
+ Giá trị diện tích sàn do Tổng công ty Đầu tư và phát triển nhà Hà Nội sử dụng cũng được xem là một khoản thu tương đương với khoản chi phí thuê văn phòng tương đương
Thu hàng năm từ cho thuê sàn dịch vụ đời sống tại tầng 8, 9: giá cho thuê sàn dịch vụ có thể điều chỉnh theo thời giá khu vực.