Chương 2: THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ DÒNG TIỀN TẠI TỔNG CÔNG
2.3. THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ DÒNG TIỀN TẠI TỔNG CÔNG TY ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN NHÀ HÀ NỘI
2.3.3. Thực trạng việc xây dựng cơ chế kiểm soát dòng tiền
HANDICO đang áp dụng hệ thống thanh toán tập trung, mọi khoản thu hay khoản giải ngân dù quy mô khác nhau đều sẽ được thực hiện thông qua tài khoản của công ty. Các khoản phải thu và phải trả được kiểm soát chặt chẽ bởi thời hạn thanh toán của nhà cung cấp cũng như ngày đáo hạn của hoá đơn đầu ra. Các doanh nghiệp đều mong muốn giảm được thời gian luân chuyển của tiền. Các giai đoạn trong thời gian luân chuyển của tiền gồm nợ phải thu, hàng tồn kho và các khoản phải trả. Sau đây luận án đi xem xét từng khâu trong cả quá trình luân chuyển của tiền:
(1) Quản trị nợ phải thu
Một trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến dòng tiền của công ty là các khoản phải thu. Do đặc thù hoạt động kinh doanh của HANDICO là xây dựng nên phát sinh các khoản phải thu là tất yếu. Thông thường các khoản phải thu chiếm tỷ trọng khá lớn trong tổng tài sản ngắn hạn. Để đảm bảo khách hàng trả nợ, bộ phận tài chính kế toán có thực hiện kiểm soát các khoản nợ phải thu. Các khoản nợ sẽ được theo dõi theo đối tượng khách hàng và thời gian đáo hạn. Mặc dù vậy tình trạng nợ xấu vẫn có. Theo kết quả nghiên cứu thực trạng phải thu của công ty mẹ và các công ty con, tỷ trọng nợ phải thu trên tổng tài sản là khá cao ở công ty mẹ và công ty cổ phần 68. Tỷ trọng phải thu trên tổng tài sản ngắn hạn cao ảnh hưởng tiêu cực đến dòng tiền và sự luân chuyển vốn của doanh nghiệp.
Thời gian thu hồi các khoản phải thu của công ty mẹ và các công ty con như sau:
Bảng 2.12: Thời gian thu hồi các khoản phải thu
Đơn vị: Ngày Công ty Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018 Năm 2019 Năm 2020
Công ty mẹ 602 507 193 332 230 129
Công ty 14 71 71 71 46 36 40
Công ty 16 365 326 266 69 149 401
Công ty 68 435 439 1,209 2,347 1,382 4,768 Qua bảng trên có thể thấy kỳ thu tiền bình quân của các công ty trong HANDICO là khác nhau và biến động qua các năm. CCTC 68 có kỳ thu tiền trung bình rất lớn và giảm dần qua các năm. Công ty 68 chuyên thi công các dự án xây dựng.
Trong thời gian qua, công ty đã thi công dự án xây dựng nhà ở cho cán bộ công nhân viên Sở Khoa học công nghệ Hà Nội, dự án thương mại dịch vụ nhà ở và văn phòng cho thuê ở Lĩnh Nam, Hoàng Mai Hà Nội, dự án căn hộ thấp tầng tại Mễ Trì… Có một số dự án mà công ty triển khai gặp khó khăn trong việc bàn giao đất tại hiện trường, việc giải phóng mặt bằng gặp khó khăn, thường bị kéo dài thời gian thi công.
Công ty Kinh doanh dịch vụ nhà Hà Nội (công ty 14) có kỳ thu tiền thấp hơn so với các công ty trong tổng công ty. Hoạt động của công ty này chủ yếu là kinh doanh dịch vụ cho thuê nhà, chính vì vậy kỳ thu tiền trung bình thấp hơn so với các công ty khác.
CTCP tư vấn đầu tư xây dựng phát triển đô thị Hà Nội (công ty 16) cũng có kỳ thu tiền trung bình biến động mạnh. Năm 2019 công ty có kỳ thu tiền trung bình rất dài (hơn 400 ngày).
Công ty mẹ cũng có kỳ thu tiền trung bình dài và giảm dần qua các năm. Đây có thể coi như đặc thù của công ty chuyên về thi công xây dựng triển khai dự án, và thể hiện công tác quản lý nợ phải thu của công ty mẹ có nhiều sự thay đổi.
Như vậy có thể thấy công ty mẹ và các công ty con đều gặp khó khăn khá lớn trong thu hồi công nợ. Kỳ thu tiền dài đã ảnh hưởng đến dòng tiền vào. Tốc độ thu hồi nợ phải thu chậm sẽ khiến dòng tiền vào chậm. Trong điều kiện này, nhà quản lý cần phải tích cực đưa ra các giải pháp nhằm tăng cường thu hồi nợ phải thu. Tuy nhiên tốc độ thu hồi nợ phải thu phụ thuộc vào nhiều yếu tố, như chính sách tín dụng, quy trình phát hành và quản lý hoá đơn, theo dõi nợ phải thu, chiết khấu thanh toán.
Cụ thể đối với các biện pháp công ty áp dụng để kiểm soát tốc độ chu chuyển dòng tiền:
Chính sách tín dụng
Thời gian thu hồi khoản phải thu đã được các doanh nghiệp của HANDICO quy định trong chính sách tín dụng. Tuy nhiên mỗi một doanh nghiệp có chính sách tín dụng khác nhau. Do tính chất đặc thù hoạt động kinh doanh là trong lĩnh vực xây dựng và cho thuê bất động sản, thời gian thu hồi nợ phải thu đối với hoạt động xây dựng thường dài hơn so với đối với hoạt động cho thuê bất động sản. Thời hạn bán chịu là khoảng thời gian Tổng công ty cho khách hàng nợ, khoảng thời gian tối đa cho nợ thường là 3 tháng. Trong giai đoạn triển khai dự án, thời gian thu hồi nợ phải thu thường tăng mạnh. Nhất là trong điều kiện khó khăn của kinh tế Việt Nam như hiện nay, các doanh nghiệp của HANDICO bắt buộc phải chấp nhận kéo dài thời gian thu hồi nợ phải thu. Bên cạnh đó cũng có những khách hàng cố tình trì hoãn nợ phải trả, đặc biệt nhóm khách hàng của CTCP tư vấn đầu tư xây dựng đô thị Hà Nội. Theo kết quả phỏng vấn tại công ty, công ty chấp nhận kéo dài thời gian thu hồi nợ đối với những khách hàng gặp khó khăn trong kinh doanh.
Chiết khấu thanh toán đối với khách hàng: Với mục đích thu tiền bán hàng sớm thì các doanh nghiệp có thể thực hiện chiết khấu thanh toán cho khách hàng trên tổng giá thanh toán. Chiết khấu thương mại là mua hàng với khối lượng lớn thì có thể giảm giá trên tổng giá thanh toán cho khách hàng. Doanh nghiệp bán cấp tín dụng, sẵn sàng cho khách hàng sử dụng vốn thông qua giá trị hàng hoá bán chịu trong khoảng thời gian nhất định. Việc bán chịu này làm giảm dòng tiền vào của doanh nghiệp. Vì vậy khi khách hàng hoàn trả công nợ trước hạn, dòng tiền vào của doanh nghiệp sẽ tăng sớm hơn so với thoả thuận thanh toán ban đầu. Doanh nghiệp sẽ chiết khấu thanh toán cho khách hàng và ghi nhận như khoản chi phí tài chính phát sinh do sử dụng tiền trước hạn. Xét về bản chất, tín dụng thương mại là cho vay bằng tín chấp, doanh nghiệp sẽ gặp rủi ro, dòng tiền thu hồi bị ảnh hưởng và mức độ quay vòng vốn bị kéo dài. Nhưng trên thực tế các doanh nghiệp thuộc HANDICO không áp dụng bất kỳ hình thức chiết khấu nào cả.
Yêu cầu khách hàng trả tiền trước: Với đặc thù của Tổng công ty là hoạt động trong lĩnh vực xây dựng và kinh doanh bất động sản thì yêu cầu khách hàng trả tiền trước một khoản là hết sức quan trọng và cần thiết, nhằm đảm bảo cho các hợp đồng chắc chắn được thực hiện. Vì vậy, Tổng công ty thường yêu cầu khách hàng trả trước 11% - 15% tổng giá trị đơn hàng.
Phân tích tình hình tài chính khách hàng
Khi áp dụng chính sách tín dụng đối với khách hàng, một công việc rất quan trọng đó là phải phân tích tình hình tài chính khách hàng. Việc phân tích tình hình tài chính khách hàng sẽ giúp cho doanh nghiệp áp dụng chính sách tín dụng cho phù hợp.
Qua khảo sát tại các công ty của HANDICO cho thấy, hiện nay việc phân tích tình hình tài chính khách hàng chưa được quan tâm. Khi triển khai bán các dự án, công ty cũng thu thập các thông tin của khách hàng, nhưng chỉ là các thông tin khách hàng nói chung để quản lý khách hàng, chứ không thực hiện thu thập các thông tin tài chính. Các khách hàng mua dự án nhà của công ty thường là các cá nhân, việc thu thập các thông tin tài chính đối với nhóm khách hàng này sẽ gặp rất nhiều khó khăn, do chưa có cơ sở thông tin tài chính về cá nhân. Nếu khách hàng cá nhân có thực hiện vay cá nhân ngân hàng thì chỉ có thể kiểm tra thông tin về dư nợ của khách hàng thông qua CIC của ngân hàng nhà nước. Nhìn chung công việc phân tích tình hình tài chính khách hàng của các công ty thuộc HANDICO chưa được chú trọng.
Quản lý và thu hồi khoản phải thu
Việc quản lý, theo dõi khoản phải thu trong hoạt động kinh doanh được các doanh nghiệp thường xuyên thực hiện để tránh các khoản nợ phải thu quá hạn. Qua khảo sát tại các doanh nghiệp thuộc HANDICO, tất cả các doanh nghiệp đều có nhân viên kế toán chuyên theo dõi các khoản phải thu. Tất cả các doanh nghiệp hiện nay đều sử dụng phần mềm kế toán. Vì vậy công nợ của doanh nghiệp được theo dõi bằng phần hành kế toán phải thu trong phần mềm. Trong đó, công nợ được sắp xếp chi tiết từng khoản mục phát sinh theo tuổi nợ và theo khách hàng. Theo kết quả phỏng vấn, các nhân viên kế toán phụ trách công nợ thường xuyên đối chiếu công nợ theo định kỳ hàng tháng, quý và kết thúc năm. Khi kết thúc năm, công nợ được đối chiếu độc lập thông qua yêu cầu xác nhận công nợ của kiểm toán viên.
Việc phát hành và kiểm soát hoá đơn cũng được nhân viên kế toán thực hiện dựa trên sự chấp nhận thanh toán của khách hàng. Mặc dù vậy, khi thực hiện bán dự án nhà ở cho khách hàng, việc phát hành hoá đơn, kiểm soát, theo dõi, đối chiếu đang được thực hiện thủ công mà chưa có sự hỗ trợ của phần mềm. Vì vậy việc theo dõi số hoá đơn lỗi, hay thời gian phát hành hoá đơn, chuyển hoá đơn tới khách hàng chưa được quản lý chặt chẽ thành quy trình.
Trong công tác thu hồi nợ, các công ty thuộc HANDICO áp dụng nhiều biện pháp thu hồi nợ khác nhau, nhưng chủ yếu vẫn là gửi thư điện tử nhắc nhở. Nhiều khách hàng thực hiện trì hoãn trả nợ. Những khách hàng này có thể được chia thành hai nhóm: (i) khách hàng gặp khó khăn, xin trì hoãn nợ và có thiện chí hợp tác để hoàn trả công nợ nhanh nhất có thể; (ii) nhóm khách hàng cố tình trì hoãn trả nợ. Đối với nhóm khách hàng thứ nhất, các doanh nghiệp thuộc HANDICO thường sẽ tạo điều kiện và chấp nhận gia hạn thời gian trả nợ. Đối với nhóm thứ hai, hiện nay công ty chưa có biện pháp cụ thể nào để tăng cường thu hồi công nợ.
Bên cạnh đó các doanh nghiệp cũng thực hiện trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi. Trên thực tế Tổng công ty vẫn tồn tại các khoản nợ xấu, do đó Tổng công ty cũng tiến hành trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi. Qua số liệu của bảng cân đối kế toán cho thấy Tổng công ty trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi ở tất cả các thời điểm, trong đó giai đoạn cuối năm 2015 - 2018 thì số tiền trích lập là 945 triệu đồng, cuối năm 2019 số tiền trích lập tăng lên và đạt 974 triệu đồng.
(2) Quản trị hàng tồn kho
HANDICO chuyên trong lĩnh vực xây dựng và kinh doanh bất động sản nên hàng tồn kho của HANDICO có những đặc điểm riêng biệt. Đối với lĩnh vực xây dựng, sản phẩm xây dựng là các công trình, hạng mục công trình hoàn thành toàn bộ có thể bàn giao đưa vào sử dụng hoặc khối lượng xây lắp đạt điểm dừng kinh tế kỹ thuật, được nghiệm thu và thanh toán. Sản phẩm xây dựng được sản xuất theo yêu cầu trước, chứ không phải tự sản xuất ra như các hàng hoá thông thường khác. Đặc điểm này quyết định đến trình tự xây dựng cơ bản và đòi hỏi cơ chế quản lý cũng như giám sát riêng. Quá trình sản xuất rất phức tạp, thời gian dài, đòi hỏi các đơn vị thi công phải có sự phối hợp tổ chức cao trong sản xuất, lập tiến độ thi công hợp lý. Như vậy có thể thấy hàng tồn kho sẽ cao trong giai đoạn thi công dự án.
Bên cạnh quản lý các khoản phải thu, công ty mẹ cũng như các công ty cũng đã có các biện pháp quản trị hàng tồn kho. Hàng tồn kho của công ty chủ yếu là các công trình đang xây dựng dở dang. Đặc thù là công ty xây dựng, thời gian thi công dài nên hàng tồn kho tại công ty mẹ và công ty con khá lớn. Hàng tồn kho chủ yếu là chi phí sản xuất kinh doanh dở dang, đây thực chất là các sản phẩm xây dựng chưa hoàn thiện hoặc chưa được nghiệm thu. Sự biến động của hàng tồn kho qua các năm phụ thuộc chủ yếu vào tình hình chi phí sản xuất kinh dở dang của các công ty tại các thời điểm.
Hàng tồn kho cao khiến cho phát sinh chi phí lưu kho và bảo quản hàng tồn kho cũng có xu hướng tăng lên, đồng thời số vốn công ty bỏ vào có khả năng thu hồi chậm.
Sử dụng mô hình quản trị hàng tồn kho
Do đặc thù hoạt động xây dựng và kinh doanh bất động sản, các công ty thuộc HANDICO không sử dụng bất cứ mô hình quản trị hàng tồn kho nào cả. Công tác quản trị chủ yếu dựa theo kinh nghiệm quản lý mà chưa xây dựng một quy trình quản trị từ xác định lượng hàng tồn kho tối ưu, lựa chọn nhà cung ứng, vận chuyển đến quản lý hàng tồn kho.
Xác định lựa chọn nhà cung cấp
Xuất phát từ đặc điểm thi công các công trình xây dựng, việc thi công tại nhiều địa điểm khác nhau, công ty thường lựa chọn các nhà cung ứng nguyên vật liệu có mối quan hệ lâu năm với mình. Việc cung ứng nguyên vật liệu thường được thực hiện tại chỗ gần với địa điểm đang thi công, nên việc cung ứng thường được diễn ra đúng hạn.
Quản lý hàng tồn kho
Trong quá trình hoạt động kinh doanh, HANDICO luôn tuân thủ theo đúng các nguyên tắc kế toán, các loại chứng từ đều được ghi chép một cách tỉ mỉ, chi tiết từng khoản mục: số lượng, đơn giá, chủng loại… Các loại chứng từ gồm: hệ thống sổ sách kế toán chi tiết cho từng loại mặt hàng tồn kho, hệ thống sổ sách kết toán chi phí, sổ cái, các loại báo cáo… Do đặc thù sản phẩm xây dựng được thực hiện trong thời gian dài, thanh toán phức tạp nên lượng hồ sơ, chứng từ phát sinh rất lớn, cần tập hợp từ nhiều nguồn khác nhau, gây khó khăn cho công tác quản lý. Đồng thời bộ phận quản lý thường được bố trí theo từng công trình, dự án nên bị phân tán, ảnh hưởng đến tốc độ cập nhật thông tin, khó đảm bảo thống nhất. Để hỗ trợ trong công tác quản lý, HANDICO sử dụng các phần mềm đặc thù thuộc về thiết kế xây lắp, tính toán khối lượng và phần mềm kế toán. Nó giúp giảm gánh nặng cho công việc của kế toán viên.
Định kỳ, kế toán xác định khối lượng công việc hoàn thành, tập hợp và phân bổ các chi phí sản xuất, tính toán doanh thu và giá vốn hàng bán của đơn vị. Trên thực tế, đối với hoạt động xây dựng, khi công trình chưa hoàn thành toàn bộ, việc tính toán chi phí sản xuất kinh doanh dở dang chủ yếu dựa trên định mức xây dựng hoặc theo tỷ lệ phân bổ do công ty xác định.
Tình hình xuất nhập hàng tồn kho đều được ghi chép lại cẩn thận. Mỗi hoạt động đều được ghi lại cụ thể, kiểm tra quy cách, chất lượng, mẫu mã của hàng hoá và
có các chứng từ đi kèm. Định kỳ, công ty thực hiện kiểm kê và điều chỉnh hàng hoá trong kho. Quy trình đó được thực hiện như sau: liệt kê các hàng hoá đang tồn trong kho tại thời điểm kiểm kê, nhập dữ liệu thực tế sau khi kiểm kê xong, tiến hành lập các biên bản, chứng từ điều chỉnh số liệu kế toán cho đúng số liệu thực tế. Nếu xuất hiện tình trạng thừa thiếu có nguyên nhân do con người gây ra, người kiểm kê lập biên bản xin ý kiến xử lý của người quản lý.
Về dự báo nhu cầu nguyên vật liệu, công ty thường xác định nhu cầu dựa theo kế hoạch: kế hoạch xây lắp chung cả kỳ và khối lượng công việc dự kiến thực hiện từng giai đoạn và các hợp đồng của năm tiếp theo, cùng các phân tích, dự đoán, biến động trên thị trường như giá cả, lạm phát… Căn cứ vào kế hoạch tiến độ thi công của từng dự án đã được phê duyệt, để tính toán khối lượng công việc cần hoàn thành trong kỳ. Kết hợp với các bảng phân bổ kết cấu và lượng vật tư tiêu hao bình quân, có thể ước lượng được tổng hao phí nguyên vật liệu và nhu cầu cụ thể đối với từng chủng loại nguyên vật liệu.
Xác định lượng đặt hàng tối ưu
Do đặc thù hoạt động là không có địa điểm sản xuất cố định, thường xuyên thay đổi theo vị trí địa lý của từng công trình nên hầu hết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ phục vụ thi công nếu được cất trữ tập trung trong một kho nhất định như những doanh nghiệp sản xuất thông thường sẽ tốn kém chi phí vận chuyển và bốc dỡ. Chưa kể kích thước lớn, cồng kềnh, chiếm nhiều không gian lưu trữ nhưng lại không đòi hỏi điều kiện bảo quản đặc biệt nên trên thực tế vật liệu được tập kết ngay tại chân công trình, bảo quản trong các lán trại bán kiên cố hoặc để ngoài trời, điều này làm giảm đáng kể chi phí thuê kho bãi. Không những thế việc tích trữ nhiều nguyên vật liệu sẽ làm ứ đọng vốn của doanh nghiệp. Do đó hiện tại công ty thực hiện chính sách mua vật tư theo tiến độ thi công thay vì xác định lượng đặt hàng tối ưu chung. Điều này hoàn toàn phù hợp với đặc thù của ngành nghề kinh doanh. Tuy nhiên chính sách này có thể gây khó khăn cho HANDICO trong trường hợp giá nguyên vật liệu tăng đột biến.
Xét về mặt lý thuyết, nếu hàng tồn kho tăng cao, thời gian luân chuyển vốn kéo dài, dòng tiền cho hoạt động của doanh nghiệp sẽ bị ảnh hưởng. Dòng tiền vào giảm, tính thanh khoản giảm, gây áp lực lên khả năng thanh toán của doanh nghiệp.
(3) Quản trị các khoản phải trả
Dòng tiền vào có vai trò đảm bảo khả năng chi trả của doanh nghiệp. Tuy nhiên nếu doanh nghiệp không xác định và quản trị được dòng tiền ra hợp lý thì việc mất cân