Cấp quản lý là sự thống nhất các bộ phận ở một trình độ, một phạm vi nhất định được hình thành theo mối quan hệ dọc của hệ thống quản lý.
Khâu quản lý là một bộ phận quản lý độc lập thực hiện chức năng quân lý nào đó của quá trình quản lý và thuộc một cấp quản lý nhất định.
Ví dụ: Oấp quản lý công ty là sự thống nhất các bộ phận nghiệp vụ chuyên rôn, các đơn vị sản xuất kinh doanh trong phạm vị công ly do giám đốc công ty đứng đầu. -
ˆ Rhâu quan lý trong công ty là các phòng ban nghiệp vụ chuyên môn, làm tham mưu cho giám đốc công ty về các lĩnh vực chức nẵng quả: lý.
Cơ cấu tổ chức là hình thức thể hiện sự phân công - lao động trong lĩnh vực quân lý. Việc xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý là một biện pháp cơ bản để nâng cao hiệu quả hoạt độ:!g của tổ chức, đối phó được với mọi biến động: của môi tr ưng.
B.2.5. Những nhân tố ảnh-hưởng đến cơ cấu tổ chức quản lý
Sự hình thành và pF át triển của cơ cấu tổ chức quản lý phụ thuộc vào sự phát triển của lực lượng gản xuất và quan hệ sản xuất, vào trình độ của nền kinh tế, trình độ
158
Chương 5: Chúc năng vẻ cơ cấu tổ chức quản lý
của đối tượng quản lý, vào các quan hệ sở hữu ngày càng đa dạng trên tất cả các lĩnh vực. Có thể khái quát ba nhóm - nhân tế ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức quản lý.
Nhóm thú nhất, bao gồm những nhân tố thuộc đối tượng quan ly:
ơ Trỡnh độ phỏt triển của lực lượng sản xuất, của tiến bộ khoa học- công nghệ, sự phát triển của phân công
lao động xã hội. l
- Trình độ phát triển của quan hệ sở hữu (sở hữu tài sẵn, trí tuệ...) của đối tượng quản lý.
- Tính chất và đặc điểm của ngành, của lĩnh vực
quản lý. ơ
Tất cả các nhân tố trên đều ảnh hưởng đến thành phần và nội dung những chức năng quản lý và thông qua chúng ảnh hưởng trực tiếp đến cơ cấu tổ chức quản lý.
Nhóm thứ hỏi, bao gỗm những nhân tố thuộc linh vực quản lý:
Quan hệ giữa quản lý tập trung thống nhất và phân cấp quản lý.
-_ Quan hệ giữa quản lý ngành và quân lý lãnh thổ.
- Dan chủ hoá quá trình kinh tế xã hội...
- Trình độ trang bị cơ sở kỹ thuật của hoạt động quan lý, trình độ của đội ngũ cán bộ quản lý.
159
nnr oman omaerwerenangmaningr ert csrgiact tt
GIAO TRINH KHOA HOC QUAN LY
Nhóm thứ ba, gồm thiết chế, thể chế chính trị, xã hội và tổ chức Nhà nước:
-_ Ghế độ chính trị của Quốc gia - dơ cấu quyển lực của Nhà nước -_ Quan hệ trung ương, địa phương...
5.2.3. Những yêu cầu đối với một cơ cấu tổ chức
quản lý - :
Để thực hiện có hiệu quả các chức năng quản. ly, việc xây dựng, hoàn thiện một cơ cấu tổ chức quan ly phải:
dam bao các yêu cầu sau: -
(1) Tỉnh tối tu; Ơd cấu tổ chức quan lý phải tinh neem gian, gon nhe vdi sé lugng các khâu, các cấp quản lý hợp lý nhằm đảm bảo cho cơ cấu mang tính năng động cao, luôn.
bám sát các mục tiêu của hệ thống (không thừa, không thiếu bộ phận nào).
(9) Tính linh hoạt: Ôo cấu tổ chức. quản ‘ly phai có khả năng phân ứng linh hoạt với mọi tình huống xảy ra (cả bên trong và bên ngoài hệ thống). 7
(3) Tính kink tế. Ôd cấu tổ chức quan ly hoat t dong với chi phí ít nhất, có hiệu quả cao nhất.
Tiêu chuẩn xem xét hiệu quả là mối tương quan giữa chỉ phí cho xây dựng và. hoạt động của cơ cấu tổ chức quản lý với kết quả thu được do hoạt động của nó.
160
Ì n n A
nk ~
Chương 5: Chúc năng vờ cơ cổu lở chúc quản lý
ơ at " .
Giữa các yêu cầu trên có mỗi quan hệ bác động lần
nhau, trong đó, yêu cầu về tính kinh tế vừa là hệ quả vừa là mục tiêu của các yêu sầu khác,
ˆ n ` a nv “ˆ + ”
5.2.4. Các mô hình cơ sấu tổ chức quân lý cơ bản 5.2.4.1. Cơ cấu trực tuyến
Là kiểu cơ cấu tổ chức quản lý có một cấp trên chi huy và một số cấp dưới thực hiện. Toàn bộ vấn để quản lý được giải quyết theo một kênh liên hệ đường thẳng.
Đặc điểm cơ bản của loại hình cơ cấu này là:
- Người lãnh đạo tổ chức thực hiện tất cả các chức
ằ 9 + ` : ` ` z hy a ` +
năng quản lý và chịu koàn toàn trách nhiệm về mọi kết quả của đơn vị mình.
- Mối liên hệ giữa các thành viên trong tổ chức được thực hiện theo trực tuyên tức là quy định quan hệ đọc trực tiếp từ người lãnh đạo cao nhất đến người thấp nhất.
- Người thừa hành (cấp dưới chỉ thực hiện mệnh lệnh của một cấp trên trực tiếp.
ud? Loại hình cơ cấu này có bộ máy quản lý đơn giản, gọn nhẹ, tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện chế độ một thủ trưởng.
Nhược điểm chủ véu cha loai hình cơ cấu trực tuyển là người lã nh đạo phải có kiến thức toàn điện để chi dao 1
Ne? cw ' Add iB) tithe! Co gly 0ô
ope wo tink cB lo lHhen tly 4 ¢ ct 161 Ú tủ.
h cl Aue chile Ur ih Luc eliyin wen hi đồ The a Ph, oy
5
i/
LGN A TENT,
GIAO TRINH KHOA HOC QUAN LY
tất c các bộ phận quản lý chuyên môn, hạn chế sự phối hợp công việc giữa các đơn vị, cá nhân ngang quyền thuộc các tuyến khác nhau. Mặt khác, loại hình cơ cấu này cũng hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ chuyên môn cao về từng chức năng quản lý. Vì vậy, cơ cấu này thường chỉ áp dụng ở các đơn vị có quy mô nhỏ (Sơ đồ 5.2)
Sơ đồ 5.3. ơ cấu trực tuyến ° Người lãnh đạo
tổ chức
Người lãnh đạo Người lãnh đạo
tuyến tuyến II
1
Là loại hình cơ cấu tổ chức quản lý, trong đó nhữn nhiệm vụ quản lý được phân! chia cho các bộ phận theo
"1 DỊ
1, 9, 3: Những rugười thực hiện
[+]
5.9.4.9. Co cấu chức nắng
182
- Chương 3: Chức năng và cơ cấu lổ chúc quản lý
chức năng. Những người lãnh đạo chức năng trực tiếp ra rhệnh lệnh tác động đến đối tượng thực hiện. Người lãnh đạo tổ chức làm nhiệm vụ phối hợp điều hoà các chức
nang.
Loại hình này có ưu điểm là thu hút được các
a . 298 xà . " ` A eigenen game
chuyén gia giol, nhiều kinh nghiệm vào công tác lãnh dao t hon
ST Ae 9 x + v ` 4 Tơ "
éng thời giảm bớt ánh năng về quản lý cho người lãnh
—TqUdh ,l} 6 hút wo
đạo tổ chức. 7,
Nhược điểm chủ yếu của loại hình có cấu tổ chức _ quản lý theo chức năng: n ười thừa hành có nhiều thủ trưởng (vi phạm chế độ một thú trưởng) làm cho các kênh
thông tin tr é ẫ “St
phối hợp các mệnh lệnh quản lý khó thống nhất, thậm chí các mệnh lệnh có khi trái ngược nhau gây khó khăn cho việc thực hiện. (Sơ dé 5.3)
ống dễ có sự nhầm: z rối loạn. Sự
. 163
GIAO TRINH KHOA HOC QUAN LY So dé 5.3. Cơ cấu chức năng
Người lãnh đạo tổ chức
[ | 1
Người lãnh đạo
Người lãnh đạo chức năng À¿
chức năng Ay
Người lãnh đạo Người lãnh đạo Người lãnh đạo tuyến B; tuyén B, tuyến Bạ
ð.9.4.3..Cơ cấu trực tuyển - tham mưu
Là mô hình eở eấu tổ chức quản lý dựa trên nguyên tắc quản lý trực tuyến nhưng bên cạnh người lãnh đạo ở các cấp có bộ phận tham mưu (phòng, ban, tổ hoặc cá nhân) để giúp người lãnh đạo ra quyết định và tổ chức thực hiện quyết định.
Trong cơ cấu trực tuyến - tham mưu, người lãnh đạo ra quyết định và chịu trách nhiệm đối với việc thực hiện
164
N
`... TE eee
Chương 5: Chức r ăng vò cơ cdu 16 chtic quản lý quyết định của người thừa hành trực tiếp của mình. Bộ phận tham mưu có niiệm vụ chuẩn bị các phương án quyết định có chất lượng, có luận cứ khoa học và hướng, dẫn, theo đõi việc thực kiện quyết định.
Với cách tổ chức như vậy, loại hình cơ cấu này vừa đảm bảo thực hiện tốt chế. độ một thủ trưởng vừa sử đụng
—— em pa i
tham LL Tuy nhiên l›ại hình cơ cấu này cũng có nhược
_điểm là các chuyên gia bị phân tần theo cấp và theo tuyến
_ a hối hợp tối công việc đối với cùng một. loại
Vì vậy, cơ cấu này thích hợp với các tổ chức qui mô vừa và nhỏ mà không tÌ ích hợp với các tổ chức qui mô lớn, khối lượng công tác quảa lý nhiều, đòi hồi phải có sự phân công tỉ mỉ và chuyên mìn hoá cao trong lao động quản lý.
(Sơ đồ 5.4)
/ Trị dw , i
166
ah
GIAO TRINH KHOA HOC QUAN LY Sơ đồ 5.4. Cơ cấu trực ;uyến - tham mưu
Người lãnh đno tổ chức
pm Tham
mưu
- Lãnh đạo Lãnh đạo
Tuyến2'
Tham
mưu `
g.9.4.4. Cơ cấu trực tuyết - chúc năng
Trong loại hình cơ cấu này, do đối tượng quản lý ngày càng phức tạp và yêu cầu: quản lý ngày càng mở rộng nên bộ phận tham mưu được phân ra thành các bộ phận chức năng chuyên môn hoá œ0 để giúp người lãnh đạo tổ chức ra quyết định và tổ chức thực biện quyết định. Theo mô hình này vẫn đuy trì lãnh đạo theo tuyến và để cao vai trò của thủ trưởng. Những n;ười lãnh đạo ở các bộ phận chức năng không ra mệnh lên 1 trực tiếp cho các tuyến.
166
meas
_ te
Chương 5: Chức năng và cơ cốu tổ chức quản lý Ưu điểm của mô hình này đã kế thừa được ưu điểm và khắc phục cơ bản những nhược điểm ở các mô hình cd cấu có trước. Nó vừa đảm bảo thực biện chế độ một thủ trưởng vừa phát huy tốt vai trò quản lý theo chuyên môn của các bộ phận chức năng.
Nhược điểm của mô hình này là số lượng các bộ phận chức năng tăng dễ làm cho bộ máy cổng kểnh nhiều đầu mối. Cơ cấu này đồi hồi người lãnh đạo tổ chức phải có trình
độ và năng lực cao để liên kết, điều hoà, phối-hợp-hoạt động
‘ita các bộ phận chức năng và các tuyến. (Sơ đồ B.B) Sơ đồ 5.5. Cơ cấu trực tuyến - chức năng
Người lãnh đạo tổ chức—-~ -†
ae po aida "`"... sẻ
Lãnh dạc| | Lãnh đạo || Lãnh đạo | | Lãnh đạo | | Lãnh đạo
tuyến B,| | chức năng || chức năng chức năng tuyến Bạ
Ay Ay Ay
1 2 1 3
167
GIAO TRINH KHOA HOC QUAN LY
Ngoài các mô hình cơ cấu tổ chức quản lý cơ bản.
trên, những năm gần đây còn xuất hiện nhiều loại hình cơ cấu tổ chức quản lý mới như cơ cấu ma trận, cơ cấu chương trình - mục tiêu. :
ð.3.4.5, Cơ cấu ma trận
Kiểu cơ cấu này được áp dụng để thiết kế cho toàn bộ tổ chức hoặc các bộ phận trong tổ chức nhằm vừa hoàn thành các nhiệm vụ ổn định thường xuyên cùng với các dự án có thời hạn. (Sơ đồ 5.6)
- Sơ đồ 5,6. Co cấu ma trận
Người lãnh đạo
~ |
Ỷ Ỳ Ỷ __Ÿ
Lãnh đạo chức Lãnh đạo chức năng À2
Lãnh đạo ||Lãnh đạo tuyến BI ||tuyến B1
LC
nang A2
Lanh
„|Lãnh 168 | aao [ đạo Ƒ” C}>— & ổ
LJ ững ngư ồi c hiện, các tuyến
. Sle Hl ei cg (hon › 8/6 fay
Fra inne a No nt
Pa capper
Chương 5: Chỳc r ửng vỏ cơ cấu lổ chức quản lý
ụ )
@ Những n ngư 3i thực hiện trong các dự án
,
Đặc điểm của cơ cấu này là ngoài những người lãnh đạo theo các tuyến và các bộ phận chức năng, còn có những người lãnh đạo đi? án phối hợp hoạt động của các hộ phận để thực hiện một .lự án nào đấy. Người lãnh đạo dự ” án được quyền lựa chọn các cá nhân và bộ phận có liên quan ở các bộ phận chúc năng và các tuyến để thực hiện dự án. Những cá nhân và bộ phận đó chịu sự lãnh đạo của người lãnh đạo dự án trong thời gian thực hiện dự ấn. Sau
khi hoàn thành dự án, các bộ phận, cá nhân tham gia dự nh i
án trở về đơn vị cũ của nành. Pia Teh
oo “ge | 7;
Ưu điểm cơ ban cia co c&u ma tra ận là có tinh 1 năng ———..ÂSỏộ v /Ó vú
oh AGE
“sang z thực hiện một dự an khác, sử dụng có hiệu qua hơn ¿3 ala? . rac dội ngũ nhân vién. — Wig pnt. Luly ce 1/04 he Ag ch
ð.3.4.6. Cơ cấu + chực ng trình - mục tiéu cơ hy c bh fy th hop \ đủ _ động ‹ cao, đễ dàng chuyển các nhân viên từ một dự ấn này
Loại hình cơ cấu này đang được áp dụng rộng rãi và
ˆ tA 9 a ta + . :
có hiệu qua để thực hiện các chương trình mục tiên của quốc gia. la! Ad
169 "1 i 1 ! 1 i : ' t ' { Ị t
2 et ttre xin g0 re RAE ERANAT AEA AALS)
SA t4 21214942024 Etat he TH ben ee Re US eR etal Metin ponents + ˆ ji on TT cư TỆ TT Pha p* tin Tan St 4 <i94/4 011221 atte die beetle $s te
a | . GIAO TRINH KHOA HOC QUAN LY Chương 6: Chức năng về cơ cấu tổ chức quản iy ;
-tham- gia-chương trình - o một mục tiêu nhất định A ma không phải thành lập bộ máy mới,
tien được Tiên kết Tại vã số lại và có một tổ chúc uân lý thống oO -
Cơ quan quản lý chương trình được tổ chức gọn nhẹ,
a ; ———mhat goi [A ban chủ chủ nhiệm chương trình - mục tiêu. Ban . `
tị . chủ nhiệm chương trỡnh - dục tiờu cú nhiệm vụ điểu hoà ù hoạt động trong thời gian quy định của chương trỡnh. Việc
| phối hợp hoạt p hoạt động của các thành viên, điều phối các xay dung cd cau nay đòi hỏi phải có những điều kiện nhất ¡
| | | Tguốn dự trữ, p w trữ, giải quyết cịc quan hệ lợi ích... nhằm đạt, | định: hệ thống đảm bảo thông tin, trình độ xây dựng . : | qe _ mo tiêu đã xác định của chương trình. (Sơ đồ 5.7) 4 chen, trình và sự điều hành có hiệu quả của ban chủ
| | Sơ dé 5.7. Cơ cấu chương trình- mục tiêu i mm
ị - ; sau khi hoàn thành chương trình, bộ phận chuyên
| Người lãnh đạo : trách quân lý chương trình giải thể, các cơ quan của các
| chung jj — ngành, các địa phương vẫn hoạt động bình thường.
| tạ | . | ị 5.2.5. Các giai đoạn và phương pháp xây dựng cơ cấu *
j i ị tô chức quản lý
4 Ngành, dia |, | Ngưi lãnh đạo Ngành, địa ì ;
| 3 phương | chương trinh phương | ð.2.ð.1. Các giai đoạn hình thành cơ cấu tổ chức
ị | : 4 quản lý
: ; Quá trình hình thành cơ cấu tổ chức quản lý gồm ba
A \ ' \ _. _ giai đoạn kế tiếp nhau:
] tí
| : X1 X9 : a. Giai doan phan tich
: | . Đây là giai đoạn rất quan trọng vì việc phân tích,
XI, X9: Các đơn vị, cơ quan thừa hành . 3 tổng hợp những mối liên hệ hệ thống là cơ sở xuất phát Ưu điểm cơ bản của sơ cấu chương trình - mục tiêu - của việc thiết kế cơ cấu tổ chức quản lý. Khi phân tích cần là bảo đảm sựephối hợp cia các ngành, các địa phương ị chú ý:
aH
170 171
fo RARE bitte re
GIAO TRINH KHOA HOC QUAN LY
Xác định và làm rõ, trước hết là các chức năng, mục tiêu và nhiệm vụ hoạt động của hệ thống.
- Kiém tra một cách chỉ tiết cơ cấu hiện hành.
-_ Xây dựng chức năng, nhiệm vụ mà cỡ cấu đó phải hoàn thành, đồng thời xác định phương pháp và phương tiện thực hiện.
Việc phân tích cần tập trung vào những vấn đề sau:
- Số lượng các cấp, các khâu và số lượng các bộ phậm của từng cấp, từng khâu.
- Các bộ phận nghiệp vụ với chức năng, trách nhiệm và quyền hạn của chúng.
- Số lượng và thành phần theo nghề nghiệp, trình độ của cán bộ, nhân viên ở từng cấp, từng bộ phận.
- 'Tính chất các mối liên hệ giữa các bộ phận và các cá nhận riêng biệt.
b. Giai đoạn thiết hế
Giai đoạn này phải tiến hành những công việc
a os Lư Z Z a a av ® 2 2
chuẩn bị và tính toán các thông số của cơ cầu bô chức quản lý được thiết: kế (số lượng các bộ phận, số lượng cần bộ, nhân viên, khối lượng công việc của những người lãnh đạo...).
172 2
4E 2 T9 hết p2 2<
Chương 5: Chức năng và cơ cấu lổ chức quản lý
.. a - 7
c. Giai doan t6 ch.?c tạo ra cơ cấu mới.
, Trong cơ cấu tổ chức quản lý mới, phải đặc biệt chú ý đến việc xác định chính xác quyền hạn, trách nhiệm của từng bộ phận, từng nhìn viên. Việc xây dựng cơ cấu tổ chức quản lý mới hay thay đổi cơ cấu tổ chức hiện hành là thẩm quyển của lãnh đẹo cấp cao. Sự lãnh đạo này không chỉ phối hợp điều hoà hoạt động quản lý của cấp đưới, mà còn dự đoán lchả năng biến động tr ong việc phân bổ những chức năng, trách nhiệm ›zà quyển hạn của họ.
ð.3.5.2, Các phương' pháp xây dựng cơ cấu tổ chức
quan ly ,
Trong những năm gần đây, người ta đã áp dụng rộng rãi các phương pháp nghiên cứu dé. xây. dựng cơ cấu tổ chức quản lý như phương pháp tương tự, phương pháp giám định, phương pháa dựa trên quy trình công nghệ, thực hiện các nhiệm vu quan ly.
Việc lựa chọn phương pháp thiết kế cơ cấu tổ chức quan ly là tuỳ thuộc vào khối lượng thông tin có được; vào trình độ chuyên môn của cán bộ và thời gian dành cho nghiên cứu đề án để hìnÈ thành cơ cấu tổ chức quản lý.
. —, Phương pháp tưởng tu,
Đây là một phươn;: pháp hình thành cơ cấu tổ chức quan lý mới dựa vào việc kế thừa những kinh nghiệm thành công và gạt bỏ những yếu tố bất hợp lý của các cơ 173
ae