GIAO TRINH KOA HOC QUAN LY
7.9. QUYẾT ĐỊNH QUẢN LÝ
7.2.1. Những vấn để chung về quyết định quản lý 7.3.1.1. Khái hiệm, đặc điểm của quyết định quản kề
Theo nghĩa rộng, quyết định là hành vi chỉ sự lựa .chọn hay phán quyết của cá nhân hay tổ chức về một van -:
để nào đó trong những điều kiện, hoàn cảnh nhất định nhằm đáp ứng nhu cầu của cá nhân hay tập thể.
Trong công tác quản lý, quyết định quản lý gắn với hoạt động của chủ thể quản lý có quyền uy tác động vào, đối tượng quản lý để đạt mục tiệu nhất định. Từ đó có thể
Ge él 9
dinh nghia:
224
—..-..- PSS 2 4
SE SPM Tbe S15 01/2 O61.s1A253 SÓ 2. ,
Chương 7: 1 ông f⁄ và quyết dịnh quỏn lý
Quyết định quen lý là hành uì sáng tạo uói từ cách,
` 2 ^ a . 2 ơ `
cả san phém lao động của người lãnh đạo, nhằm định ra mục tiêu, chương trình uà tính chất hoạt động của tổ chúc trên cơ sở hiệu biết ccc quy luật uận động khách quan. va phân tích các thông tin uề hiện trạng của tổ chức 0à môi
trường. |
Ra quyết định lì công việc thường xuyên và chủ yeu của người lãnh đạo. lìa quyết định nhằm giải quyết. mội, vấn để nào đó nảy sinh trong hoạt động của tổ chức, Lrong quan hệ tác động qta lại giữa tổ chức và môi trường.
Nhưng một vấn đề thường có nhiều phương án giải quyết khác nhau. Vì vậy, ng rời lãnh đạo quản lý phải quyết định lựa chọn một phương án giải quyết tốt nhất trong những
phương án có thể có. —
Từ khái niệm trên có thể thấy những đặc điểm cơ bản của quyết định quản lý như sau:
- Quyết định cuẩn lý là sản phẩm trí tuệ của chủ thé quan ly (trué tiép ‘A người lãnh đạo), được thể hiện chủ yếu dưới dạng thông tin. Do đó, việc nhìn nhận, đánh giá quyết định quan lý l¿. điểu không dễ dàng và thường có nhiều cách đánh giá k sác nhau.
- Quyết định cuản lý là sản phẩm chủ quan của chủ thể quản lý trên cơ sở nhận thức và vận dụng các quy luật khách quan, nắm bắt thực trạng và tình huống cụ thể
Ww bo on
an
NS poo
GIÁO TRÌNH KHO¿\ HỌC QUẢN LÝ \ HỌC QUA h'_——
của đối tượng quản lý và mùi trường. Do đó, quyết định quản lý có thể khoa học, đúng đắn, phù hợp nhưng cũng có thể thiếu cơ sở khoa học và chông phù hợp với đối tượng
quan lý. .
- Chất lượng quyết cịnh quản lý không chỉ phụ thuộc vào số lượng, chất lượng thông tin về đối tượng quản lý, mà còn phụi thuộc, rất lớa vào trình độ, năng lực của chủ thể quản lý và cả quan điểm, tư cách đạo đức và cá tính của người ra quyết định quan ly.
.- Quyết định quản lý chỉ tác động trong phạm vi nhất định, trong chức năng, nhiệm vụ, quyền: hạn của chủ thể quân lý do luật dinh hoa: dude uỷ quyền: của cấp trên.
Để giảm thiểu tình trang lem quyền trong việc ra quyết định quản lý cần đặc biệt coi trọng việc gắn quyền hạn, với trách nhiệm của mỗi cấp, mỗi người trong việc ra quyết
định quản lý. ;
7.9.1.9. Các chức năng của mội quyết định quản Lý Vai trò của một quyết định quan ly thé hiện ở các chức nắng mà nó đảm đương trọng quá trình quản lý.
Thông thường, một quyết đ nh quan lý cần thực hiện các
chức năng sau: . .
(1) Chúc năng định h tướng
Một quyết định quản lý trước hết phải xác định rõ mục tiêu và nhiệm vụ cần đạt được trong quá trình thực
226
Chương 7: Thông tín và quyết định quản lý
hiện quyết định. Người thực hiện quyết định hoặc đối tượng tác động của quyết định phải hiểu rõ ràng mục tiêu và nhiệm vụ của họ. Đây là yếu tố đầu tiên để đảm bảo cho một quyết định được thực hiện.
(3) Chức năng đảm bảo các nguồn lực
Mỗi quyết định quản,lý đều đòi hỏi những chỉ phí nhất định cho việc thực hiện chúng. Chức năng đảm bảo các nguồn lực của các quyết định quản lý đòi hỏi khi đưa ra các quyết định, các nhà quản lý cần xác định rõ nguồn lực vật chất để thực hiện quyết định.
(3) Chúc năng phối hợp
Một quyết định quản lý bao giờ cũng liên quan đến nhiều bộ phận và cá nhân khác nhau, do đó quyết định quản lý phải thực hiện chức nắng phối hợp. Chức năng này xác định vị trí của các cá nhân và bộ phận khác nhau, phối hợp hoạt động của các cá nhân và bộ phận đó trong quá trình thực hiện quyết định.
(4) Chức năng cưỡng bức, động uiên
Mỗi quyết định quản lý được ban hành cần coi như một mệnh lệnh hành chính, mang tính bắt buộc mà cAp dưới phải thực hiện nghiềm chỉnh, ai thực hiện tốt sẽ được khen thưởng, ai thực hiện không tốt sẽ bị xử lý nghiêm khắc.
227
ep
GIAO TRINH KHOA HOC QUAN LY 7.9.1.3. Vai trò của quyết định quản lý
Quyết định quản lý có vai trò rất quan trọng trong hoạt động quản lý cũng như trong hệ thống quản lý. Vai trò của quyết định quản lý được thể hiện trên các mặt sau:
- Toàn bộ quá trình quản lý thực chất cũng là quá trình ra các quyết định và tổ chức thực hiện quyết định
quản lý. _
Quyết định quản lý và. quá trình tổ chức thực hiện quyết định quản. lý là yếu tố cơ bản nhất chỉ phối toàn bộ quá trình vận động, phát triển của hệ ¿ thống quản
lý. 3 “
- Chất lượng của việc ra quyết định và tổ:chức thực hiện quyết định quản lý là thước đo năng lực của người lãnh đạo, quần lý ở mọi lĩnh vực, mọi cấp khác nhau.
- Quyết định quản lý có tác động rất lớn. tới sự tần tại và phát triển của tổ chức. Nếu việc ra quyết định đúng 'đấn và tổ chức thực hiện tốt các quyết định quan lý sẽ '
mang lại hiệu quả, niềm tin, sự ổn,định và phát triển.
Ngược lại, việc ra quyết định sai, hoặc: tổ, chic thực hiện không tốt, sẽ gay ra những thiệt hại lồn, làm mất lòng tin và kìm hãm sự phát triển. Ổ cấp càng cao ý nghĩa của quyết định càng quan trọng, vì vậy phải rất chú trọng quy trình ra quyết định và cơ chế kiểm soát quy trình đó.
228
Chương 7: It ông lin và quyế† định quản lý 7.9.8.4. Phân loạ. quyết định quản lý
Do tính chat phic tap cua quá trình sản xuất và của các quan hệ kinh tế - xã hội nên trong thực tế các quyết định quản lý rất đa cạng. Thông thường, các quyết định quản lý được phân loạ: theo các tiêu thức sau:
1) Theo tầm quan trọng của quyết định, các quyết định quản lý chia thàrh:
- Quyết định chiến lược, là các quyết định quan trọng có ảnh hưởng lóa tới sự tên tại và phát triển của tổ chức. Quyết định chiế 1 lược x xác định đường lối phát triển chủ yếu của tổ chức.
- Quyết định chiến thuật, là những quyết định nhằm xác định cách tức cụ thể để thực hiện mục tiêu và giải pháp của các quyết định chiến lược. `
- Quyết định tác nghiệp, là những quyết định nhằ¡m xử lý các tình huống œ thể điễn ra hàng ngày của tổ chức.
9) Theo thời gian, các quyết định quần lý chia thành:
- Quyết. định đi hạn, là các quyết định quản lý có hiệu lực trong một khoảng thời gian đài, thưởng từ ỗ năm trở lên.
~ Quyết định trung hạn, là các quyết định quan lý cố hiệu lực trong khoảng; thời gian ngắn hơn quyết định đài hạn, thường trong khcẵng thời gian từ 1 đến 5 năm. ''-:°
bo bo to
al
GIAO TRINH. KHO.A HOC QUAN LY
- Quyết định ngắn hạn, là các quyết định quản lý có hiệu lực trong khoảng thời giàn dưới 1 năm.
3) Theo phạm vi diéu chinh của quyết định, các quyết định quần lý chia thành:
- Quyết định toàn cục, là quyết định đưa ra cho mọi cá nhân và bộ phận tron ; tổ chức.
- Quyết định bộ phận, là quyết định chỉ điểu chỉnh một số bd phận, cá nhan tror g tổ chức. `
_- 4) Theo |quy mô ngu in lực sử dụng để thực hiện quyết định, các quyết định quản lý chia thành: : ‘ - Quyết định lớn, là quyết định sử dung một khối lượng lớn các nguồn lực của tổ chức (vốn, lao động, tài nguyên...)
- Quyết định vừa, à quyết định sử dụng ít các nguộn lực hơn ao với quyết định lồn.. ˆ
- Quyết định nhỏ, k1 quyết định sử dụng it nguồn lực cho việc triển khai, thực hiện quyết định.
5) Theo cdp quan ly, các quyết định quan ly chia thanh:
- Quyét định cấp cao, là những quyết định được cấp cao nhất của tổ chức đưa ra, chẳng hạn quyết định của.
Hội đồng quản trị công ty.
230
To Dee te egg ee ote ts Ce nine seer ae
Chương 7: Thông tin va quyét dink quan ly
- Quyết định cấp trung gian, là quyết định được đưa ra bởi các cấp trung gian. Những quyết định này thường là các quyết định vừa, mang tính chiến thuật.
- Quyết định cấp thấp, là quyết định do cấp thấp nhất trong tổ chức đưa ra, thường là các quyết định nhỏ, mang tính tác nghiệp.
6) Theo lĩnh uực hoạt động của tổ chức, các quyết định quần lý chia thành:
- Quyết định quản trị sản xuất và tác nghiệp.
- Quyết định quản trị nhân lực.
- Quyết định quản trị tài chính. _
- Quyết định quân trị hoạt động khoa học công nghệ...
7.9.1.5. Những yêu cầu đối uới quyết định quỏn lý Quyết định quản lý là sản phẩm đặc biệt của lao động quản lý và được sử dụng ở tất cả các cấp quản ly.
Quyết định quản lý chỉ có hiệu lực và hiệu quả khi đâm bảo các yêu cầu cơ bản sau:
1) Yêu cầu uề tính hợp pháp
Tính hợp pháp + của quyết định được thể biện trên các lchía cạnh: i
281
n
GIAO TRINH KHOA HOC QUAN LY
- Quyết định được đưa ra trong phạm vị thẩm quyền của tổ chức và eá nhân,
- Quyết định không trái với nội dung mà pháp luật quy định.
- Quyết định được ban hành đúng thủ tục và thể
thức. :
Mọi quyết định không đấm bảo tính hợn pháp đều bị đình chỉ hoặc huỷ bỏ: Cá nhân hoặc tổ chức đưa ra quyết định đó phải chịu trách nhiệm trước pháp luật.
3) Yờu cộu vộ tinh khowhoc ô3, . yh tee Quyết định có tính khoa học là các quyết: định phù hợp, với lý luận và thực tiễn. Yêu cầu về tính khoa học của quyết định quản lý được thể hiện trên các khía cạnh:
- Quyết, định phải phù hợp. với định hướng và mục tiểu của tổ chức.
- Quyết định phù hợp với quy, luật khách quan va Be a:
cdc nguyên, tác quản lý. " a
- Quyét định dua ra trên cd sd van 1 dunig.¢ các phương pháp khoa học.
- Quyết định phù, hợp với điều, kiện cụ thể với tình huống cần đưa ra quyết định.
` 23382
tem EE RE MRRP, ECM Ko RBS
Chương 7: It 6ng lin vở quyết định quản ly
3) Yêu cầu uề tí: h thống nhất
+ at ~“ ” a : 9
' Tính thống nhất của quyết định quản lý được thực hiện trên các khía cạn":
- Các quyết địn 3 được ban hành bởi các cấp và các bộ phận chức năng phải thống nhất theo cùng một hướng, Hướng đó do mục tiêu :hung xác định.
- Cac quyết định đang có hiệu lực không duce man thuần, trái ngược và phủ định nhau.
4) Yêu cầu 0ề tính bịp thời, chính xúc, dễ hiểu Quyết định quản lý phải được để ra đúng thời diểm, đúng đối tượng và tình huống cần thiết, phải cụ thể về thời gian và người thực hiện; phải rõ ràng; dễ hiểu, loại trừ những cách giải thích. cách hiểu khác nhau về cùng một, quyết định.
5) Phù hợp voi liều biện va cơ số vat chất để thực
hiện quyết định: SỐ
Để thực hiện qu”ết định phải có điều kiện nhất định (tài chính, vật tư, công nghệ, nhân lực.. "` Đặc biệt cần chú ý đến yếu tố kích thích về vật chất để mọi người hãng hái, tích cực thực hiện quyêt định.
233
ay
ONES
_ GIÁO TRÌNH KHÓA HỌC QUẢN LÝ
7.2.3. Quá trình ra quyết định và tổ chức thực biện quyết định quản lý
7.9.9.1. Căn cứ đề ra quyết định quản lý
Quyết định quân lý do chủ thể quân lý xây dựng và lựa chọn, nhưng không thì tuỳ tiện, mà phải dựa trên những cơ sở khoa học, đó là:
-- Dựa uòo yêu cầu của các quy luậi bhách quan:
quyết định quản lý cần đưcc xây dựng trên cơ sở tuân. thu.
nhiing yéu cầu của của quy luật khách quan. Các quy luật đó không hoạt động riêng :ễ mà trong tổng thể hệ thống các quy luật như: các quy Luật về chính trị, kinh tế, xã hội, tâm lý... Chỉ trên cd sở tuân thủ yêu cầu của các quy luật khách quan đang chi phối :
khả năng lựa chọn được các quyết định có chất lượng cao.
- Dựa uào các nguyê 1 tắc quản lý: quyết định quản lý phải luôn dựa vào các r guyền tắc quản lý đã xác định.
Xa rồi các nguyên tắc đó c( thể dẫn tới các quyết định mâu thuẫn, triệt tiêu nhau, iat định hướng vào mục tiêu
chung. .
- Dựa trên cơ sở ‘thing tin: thong tin 1A cd số bạn đầu, là nguyên liệu quan trọng và cần thiết cho việc ra quyết định quản lý. Do đó, thông tin phải day đủ, chính xác, kịp thời phục vụ cho việc ra quyết định.
234
rự hoạt động của tổ chức mới có -
ngưng errrenrtreee vr UAL EE m r m oe on ee on rere wren hen ele nrin hae TT rier ei ` ae the: ret a rn nate ner man m “
Chương Z: Thông tin va quyét dinh quan if
- Dựa trên cơ sở đảm. bảo các nguồn lực cần thiết:
quyết định quản lý phải được đảm bảo bằng các vật tư, tài chính, lao động, công nghệ, bộ máy con người và thời gian có thể huy động, khai thác nhằm thực hiện quyết định.
7.9.9.9. Các bước ra quyết định quản lÿ
Việc để ra quyết định quản lý có ý nghĩa rất quan trọng, là khâu, mấu chốt của quá trình quản lý, có vai trò quyết định đến sự phát triển hoặc tan vỡ của tổ chức.
Quyết định quản lý liên quan mật thiết với vai trò, vị trí của người lãnh đạo và lợi ích của người thực hiện. Chính vì vậy, để quản lý có hiệu quả và đạt được những mục tiêu của tổ chức, cần phải đưa ra được những quyết định đúng và tổ chức thực hiện tốt các quyết định đó. Việc chuẩn bị quyết. định và ra quyết định phải tuân theo một quy trình chặt chế
. Ra quyết định quản lý là một quá trình bao gồm
nhiều bước kế tiếp nhau:
Xác Chọn Du Đánh Taƒa Ra
định tiêu kiến giá các chọn văn
nhiệm chuẩn các phương phương bản
vụra Lạ đánh Lạiphương|_ „| án kạ ấn bs quyết
quyết giá án có quyết định
định phương thể có định
ân
Sơ đồ 7.4. quá trình ra quyết định 285
GIAO TRINH KHOA HOC QUAN LY 1) Xác định nhiệm Uụ
Ra quyết định thực chất là quá trình tìm kiếm phương án tốt nhất để thực hiện nhiệm vụ. Xác định chính xác nhiệm vụ là bước đầu tiên có vai trò đặc biệt quan trọng đối với việc để ra các quyết định có hiệu quả.
Để xác định chính xác nhiệm vụ cần làm rõ những vấn để sau:
- Vì sao phải để ra nhiệm vụ? Nhiệm vụ đó thuộc loại nào? Tính cấp bách của việc giải quyết nhiệm vụ đó?
- Tình huống phát sinh nhiệm vụ, những nhân. tố ảnh hưởng tới việc giải quyết nhiệm vu?
- Mục tiêu cần đạt được của quyết định?.
Việc xác định nhiệm vụ có thể thực hiện thông qua`
_ kinh nghiệm, qua trắc nhiệm phân tích của các nhà quản ẵ lý, các bộ phận chức năng, các chuyên gia hoặc của cấp
dưới... ,
Xuyên suốt quá trình xác định nhiệm vụ quyết định:
là thu nhận và phân tích thông | tin về tình huống phát, sinh nhiệm vụ.
Trong những tình _ huống đơn giản, nhà quản lý. có thể nhanh chóng xác định được nhiệm vụ ra quyết. định..
Ngược lại, trong những tình huống phức tập, khó. có thể đề
+
236
Chương 7: hông tin về quyết định quan |
ra nhiệm vụ quyết định một cách chính xác, Trong tình huống như vậy thườig phải đề ra nhiệm vụ quyết định -
một cách sơ bộ và tiếT. tục thu thập, phân tích thông tin để làm rõ nhiệm vụ. N hững phương pháp xã hội học và phương pháp chuyên zia thường có ý nghĩa rất quan trọn
trong những tình huố 1g này. °
2) Chọn tiêu chuẩn đánh giú phương án
Muốn so sánh các phương án một cách khách quan để lựa chọn được phương án tốt nhất, cần xác định tiêu chuẩn đánh giá các p-ương án. Tiêu chuẩn này được biểu hiện bằng các chỉ tiên số lượng và chất lượng, phản ánh kết quả đạt mục tiêu sủa tổ chức hay kết quả mong muốn của việc giải quyết vấn đề quyết định, _
Việc lựa chọn cíc tiêu chuẩn đánh giá hiệu quả có vi trí quan trọng song kk éng đơn giản.
Các tiêu chuẩn đánh giá hiệu quả cần đáp ứng các
yêu ( cầu sau:
- Phản ánh đórg góp của phương án vào việc thực hiện các mục tiêu qu/ết định. Mỗi vấn để quyết định có _ thể đặt ra một hoặc m)t số mục tiêu và tương ứng với nó.là
một hoặc một số tiêu chuẩn đánh giá hiệu quả.
- Các chỉ tiêu cùng làm tiêu chuẩn đánh giá hiệu quả có thể lượng hóa được.
287