Chương 6 TỔ CHỨC THỰC HIỆN VÀ QUẢN TRỊ KẾ HOẠCH THAY ĐỔI 6.1. Trước khi tổ chức thực hiện thay đổi
6.3. Nguyên nhân dẫn đến thay đổi thất bại
Trên thực tế, không phải tất cả các chương trình thay đổi diễn ra đều thành công, thậm chí có những chương trình thay đổi triển khai còn tạo ra một kết quả tồi hơn cả so với trước khi thay đổi. Có rất nhiều nguyên nhân dẫn đến thay đổi thất bại, nhưng tổng hợp lại có thể thấy nguyên nhân thất bại là do:
- Nhóm dẫn dắt thay đổi không có đủ quyền lực: Đã là dẫn dắt thì nhóm này cần hội đủ sức mạnh, trí tuệ và đủ quyền lực để dẫn dắt mọi người đi theo. Lãnh đạo khi xác định ra nhóm dẫn hướng và chỉ đạo toàn bộ tổ chức đã không giao quyền hoặc giao không đủ quyền để nhóm có thể yêu cầu mọi người khác (có thể là ở trong cùng một nhóm hay bộ phận phòng ban, hoặc ở các nhóm khác) thực hiện những yêu cầu thay đổi. Khi các nhân viên không thực hiện những công việc đó thì họ cũng
không có đủ thầm quyền hat chế tài để phạt hoặc khi nhân viên thực hiện tốt công việc thay đổi mà nhóm này không có quyền hạn để động viên, khuyến khích họ và mọi người tham gia. Đây là nguyên nhân quan trọng nhất dẫn đến thay đổi thất bại vì các nguyên nhân khác cũng có thể được khắc phục trong thời gian nhanh hơn xem xét để trao quyền lực đầy đủ cho nhóm dẫn dắt này.
- Không có viễn cảnh cho một bức tranh hoàn chỉnh sau khi hoàn thành việc thay đổi: Các thành viên trong tổ chức không biết hoặc không hình dung ra được một viễn cảnh của tổ chức sau khi thực hiện xong thay đổi. Khi xây dựng kế hoạch thay đổi, nhà quản trị thường chỉ dựa vào những giả định các vấn đề sẽ xảy ra trong tương lai, do vậy, sẽ có nhiều người trong tổ chức không thể hoặc không biết được hết các giả định đó để có thể hình dung ra một tương lai sau cuộc thay đổi đó. Chính vì thế, họ sẽ phản đối hoặc không nhiệt tình tham gia chiến dịch thay đổi và tất nhiên khi mọi người không nhiệt tình, thậm chí là phản đối thay đổi thì việc thay đổi sớm muộn sẽ thất bại.
- Không làm tốt công tác truyền thông: Ngay từ khi hoạch định kế hoạch thay đổi đến khi kết thúc chương trình thay đổi, nếu công tác truyền thông không được làm tốt trong suốt cả quá trình sẽ làm cho nhân viên trong tổ chức không nắm được tiến trình thay đổi đang diễn ra như thế nào, và họ mặc nhiên nghĩ là đã chấm dứt hoặc thay đổi đã thất bại, mặc dù chiến dịch vẫn còn đãng diễn ra. Làm tốt công tác truyền thông ngày từ ban đầu sẽ làm mọi người hiểu và đồng thuận, cũng như sẽ tham gia nhiệt tình và được khuyến khích động viên kịp thời cho mọi người. Mọi thành viên cũng sẽ nắm rõ được các kết quả và sẽ có những suy nghĩ tích cực về chiến dịch và họ cũng sẽ tham gia nhiệt tình đến cuối của chiến dịch.
- Không có kết quả ngắn hạn: Sau một thời gian ngắn triển khai thay đổi mà không có kết quả bước đầu sẽ làm cho mọi người hiểu là thay đổi không có kết quả.
Chính điều này sẽ làm mọi người nản chí và không có động lực đi tiếp trong tiến trình thay đổi. Do vậy, ngay từ khi xây dựng kế hoạch thay đổi, nhà quản trị cần phải xây dựng từng giai đoạn và cần phải có đánh giá và công bố công khai kết quả làm được sau một giai đoạn ngắn hạn.
- Chiến thắng hay thành công được tuyên bố quá sớm: Khác với việc không có kết quả sau một thời gian ngắn hạn, thì việc tuyên bố thành công cũng làm mọi người chủ quan hoặc cho rằng việc thay đổi quá dễ dàng và không cần tham gia nhiều nữa. Khi tuyên bố thành công hay chiến thắng quá sớm sẽ làm mọi người nhầm tưởng là chiến dịch thay đổi đã hoàn thành và sẽ chấm dứt chiến dịch thay đổi.
- Tự mãn: Khi chiến dịch thay đổi đã gần hoàn tất với những thành công nhất định, nếu mọi người cảm thấy tự mãn với kết quả thay đổi đó thì sẽ dừng lại và không nhận ra sự cần thiết của các đợt thay đổi tiếp theo để hoạch định tiếp. Kết quả của việc tự mãn sẽ là tổ chức dậm chân tại chỗ và sẽ không phát triển xa được. Theo
quy luật của đường cong sigmoid, tất yêu đến một giai đoạn tổ chức sẽ suy thoái và đi xuống nếu không nhận ra và bắt đầu cho một sự thay đổi mới.
- Thiếu một số kỹ năng cần thiết, như: kỹ năng chính trị, giao tiếp, phân tích và đánh giá: Khi một chiến dịch thay đổi diễn ra, các kỹ năng xử lý rất cần thiết để giải quyết mọi vấn đề xảy ra, bởi việc thay đổi không phải chỉ của một người, mà là của toàn thể nhân viên, do vậy, các kỹ năng giao tiếp, làm việc nhóm, hay kỹ năng phân tích,... là cầu nối trung gian giữa mọi thành viên trong tổ chức khi tham gia vào công việc tập thể. Các kỹ năng trên không tốt sẽ đưa lại sự thay đổi khó khăn hơn hoặc không thể thực hiện được hoặc cuộc thay đổi sẽ thất bại.
- Không thay đổi căn bản gốc rễ về văn hóa: Trong tổ chức nếu không xây dựng được nét văn hóa thay đổi thì khi gặp phải sự bắt buộc phải thay đổi, văn hóa của tổ chức đó sẽ xuất hiện sự kháng cự tức thì hoặc khi chiến dịch thay đổi hoàn tất, kết quả của thay đổi không tạo được thành nét văn hóa của tổ chức thì các đợt thay đổi tiếp theo cũng sẽ khó được chấp nhận và việc kháng cự là điều dễ xảy ra.
Hầu hết những điều trên có thể tránh được hoặc giảm thiểu tác động đến quá trình thay đổi nếu nhà quản trị quan tâm tìm hiểu và đối phó với chúng khi bắt đầu tiến trình thay đổi và cẩn thận duy trì trong suốt quá trình thay đổi.
Quá trình thay đổi có thể diễn ra do áp lực của các tác nhân và có thể bị chống đối và cần có sự phân loại những nhân tố chống đối và tác nhân để dễ đưa ra những động viên hay hạn chế những phản ứng tiêu cực kịp thời.
Câu hỏi ôn tập chương 6
1. Tại sao phải xây dựng kế hoạch chi tiết để thực hiện thay đổi?
2. Trình bày các nội dung của quá trình chi tiết hóa nội dung kế hoạch hành động 3. Có những phương pháp nào trong thực hiện thay đổi tổ chức? Trình bày các ưu điểm và hạn chế của mỗi phương pháp.
4. Tại sao phải quản trị kế hoạch thay đổi? Tại sao phải xác định mức độ ảnh hưởng và mức độ tham gia của các cá nhân có ảnh hưởng trong tổ chức?
5. Trình bày các nguyên nhân dẫn đến thay đổi thất bại. Hãy thảo luận nhóm.