Chương 7 TRUYỀN THÔNG CHO SỰ THAY ĐỔI TỔ CHỨC
7.4. Phương tiện truyền thông cho thay đổi tổ chức
Truyền thông thông qua việc học tập, rút kinh nghiệm những sự nỗ lực và khả năng cải thiện năng lực của mỗi thành viên trong tổ chức một cách liên tục. Tổ chức học tập từ những kinh nghiệm trong quá khứ, từ khách hàng, từ nhiều bộ phận của công ty và học tập từ những công ty khác. Truyền thông thông qua các buổi học tập, chia sẻ những sự đổi mới và thay đổi thành công và chỉ rõ rằng các chương trình thay đổi không phải là các sự kiện với việc bắt đầu và kết thúc một chiến dịch rõ ràng. Thực tế chúng là một tiến trình không có kết thúc và trở thành một phần của công việc hàng ngày trong tổ chức. Sự đổi mới và thay đổi là không ngừng và được xem là hoạt động của tổ chức và với các hoạt động này giúp tổ chức ngày càng phát triển.
Thông qua diễn đàn học tập, nhà quản trị sẽ truyền tải đến mọi thành viên được tâm tư, nguyện vọng và mong muốn sự phát triển của tổ chức. Đồng thời, nhà lãnh đạo cũng hiểu được mong muốn và đời sống của mọi thành viên trong tổ chức. chia sẻ những khó khăn với người lao động và sẽ hiểu người lao động hơn, đồng thuận với những suy nghĩ của họ và hướng họ đến sự thay đổi tốt hơn cho chính bản thân họ và cho tổ chức. Chính việc chia sẻ này sẽ làm cho mọi người thấu hiểu và
nhận ra sự cần thiết phải thay đổi. Từ đó, mọi người sẽ hỗ trợ và tham gia tích cực trong chương trình thay đổi của tổ chức.
Hạn chế của diễn đàn học tập và đào tạo là không thường xuyên. liên tục. Mỗi chương trình này sẽ cần một kế hoạch và nội dung chi tiết và hoạch định trước. Số lượng người tham gia cũng hạn chế và trình độ nhận thức của mỗi người không đồng đều, dẫn đến tác động không đồng đều giữa mọi người trong tổ chức.
7.4.2. Sự chia sẻ của lãnh đạo
Thông qua sự chia sẻ của cấp lãnh đạo tổ chức, người lao động cảm thấy được tôn trọng và nói lên những đề suất của mình và những đóng góp của mình cho tập thể.
Thực tế đây là một kênh truyền thông tốt nhất trong công tác truyền thông của tổ chức.
Thực tế cho thấy, ở những tổ chức nào, việc chia sẻ của lãnh đạo với người lao động được thực hiện thường xuyên, thì tổ chức đó được ổn định và vượt qua được những thời gian khó khăn của tổ chức đó. Khi khoảng cách giữa nhà lãnh đạo và người lao động được thu hẹp thì những thông tin của người lãnh đạo truyền tải đến người lao động sẽ kịp thời hơn và những khó khăn của tổ chức được chia sẻ và tháo gỡ bởi toàn thể các thành viên tổ chức.
Truyền thông thông qua sự chia sẻ của lãnh đạo là một bước tiến trong quản lý theo phương thức quản trị theo giá trị (MBV: management by value). Lãnh đạo truyền tải trực tiếp những thông tin cần thiết đến mọi thành viên, chia sẻ những kinh nghiệm của bản thân đến mọi người và truyền đạt những thông điệp quan trọng mà không bị hiểu sai lệch về ý nghĩa của nó đến mọi thành viên trong tổ chức. Thông qua chia sẻ của lãnh đạo, các giá trị tinh thần và vật chất của tổ chức được gửi đến các thành viên trọn vẹn nhất và gần gũi nhất và cũng quyết liệt nhất.
Trước khi diễn ra thay đổi, các cấp lãnh đạo của tổ chức nên gặp gỡ và chia sẻ trực tiếp tới mọi thành viên trong tổ chức. Không chỉ diễn ra một lần duy nhất, mà các buổi chia sẻ nên diễn ra thường xuyên và đặc biệt khi việc thay đổi cần một cú hích để vượt qua giai đoạn chuyển đổi khó khăn của tổ chức. Những thời điểm này, việc gặp gỡ chia sẻ của lãnh đạo là một động lực để truyền đến cho mọi thành viên quyết tâm và tạo niềm tin cho họ vào sự lãnh đạo của nhà quản lý. Có như vậy, nhiệm vụ của truyền thông đạt hiệu quả tốt nhất tạo cho chiến dịch thay đổi của tổ chức chắc chắn sẽ thành công.
Cũng giống như diễn đàn học tập và đào tạo, việc chia sẻ của lãnh đạo cũng không thường xuyên và liên tục. Lãnh đạo sẽ chia sẻ thông tin ở tầm vĩ mô nên tác động không cao đối với nhân viên trong tổ chức.
7.4.3. Các phương tiện truyền thống
Trên thực tế, các phương tiện truyền thông thường được sử dụng như: Thông báo/bản tin/thư bưu điện; Thư điện tử (email); thuyết trình truyền thống; Phỏng vấn/gặp gỡ trao đổi.
Thông báo/Bản tin/Thư bưu điện: Ưu điểm của phương tiện này là thích hợp với dạng thông tin đòi hỏi phải suy nghĩ nhiều, lưu lại lâu dài và tiện việc đối chiếu. Hơn nữa, dạng này thích hợp khi thông tin cần nhiều hướng dẫn và giới thiệu phức tạp các văn bản quy phạm pháp luật nhà nước.
Nhược điểm của dạng thông tin này khó người nhận bởi bản thân thông tin dạng này chủ truyền tải thông tin đến người nhận tin.
nhận được thông tin phản hồi từ yếu chỉ theo hướng một chiều là
Email (Thư điện tử): Ưu điểm của dạng truyền thông này là tốc độ về thời gian và phạm vi truyền tải. Người gửi có thể gửi bất kể thời điểm nào cho người nhận và người nhận dù ở bất kỳ địa điệm nảo (có mạng) và vào thời gian nào đều có thể nhận được thông tin và thực hiện được mệnh lệnh của tổ chức.
Nhược điểm của loại phương tiện này là người gửi sẽ khó nhận được những phản ứng của người nhận và thông tin dễ bị phát tán và bị sửa sai nếu như hệ thống kiểm soát không tốt hoặc thông tin dễ bị giả mạo cả người gửi lẫn nội dung thông tin.
Thuyết trình chính thống: Đây là dạng phương tiện được sử dụng rộng rãi trong các tổ chức. Nó có ưu điểm là truyền thông đến một lượng lớn đối tượng trong một lần thuyết trình. Đồng thời, nó giải đáp kịp thời những thắc mắc và phản ứng tức thì của các thành viên tổ chức. Đó là dịp để người quản trị và người lao động đối thoại tìm ra giải pháp tốt nhất cho một chương trình thay đổi. Thông qua đối thoại, nhà quản trị sẽ gián tiếp nhậ được những thông tin phản hồi về kế hoạch thay đổi.
Nhược điểm của loại phương tiện truyền thông này là do lượng người nghe quá lớn nên khó nắm bắt hay đánh giá được thái độ, hành động chính xác hoặc đầy đủ của người nghe. Hơn nữa, khi đối tượng không thể hiểu đúng nghĩa sẽ kéo theo một lượng lơn hiểu sai và lan truyền một thông điệp tiêu cực cho kế hoạch thay đổi. Do vậy, nhà quản trị cần có các buổi thuyết trình khác nhau và nên tổ chức với một số lượng người nghe nhất để không làm cho nhà quản lý xác định một bức tranh thiếu chính xác cho kế hoạch thay đổi sắp tới.
Phỏng vấn/ gặp gỡ trao đổi: Đây là dạng truyền thông hiệu quả bởi thông tin đến người được gặp gỡ, phỏng vấn nhanh nhất, chính xác nhất và nhận được sự phản hồi thông qua thái độ và giọng nói của người nghe. Hơn nữa, đây là cơ hội để khẳng định sự cam kết và sự hiểu biết của người được phỏng vấn/ gặp gỡ.
Tuy nhiên, hạn chế của phương tiện truyền thông kiểu này là mất nhiều thời gian để trao đổi và không dễ thực hiện được với tất cả mọi người do số lượng lớn và
có thể bị phân tán về địa lý. Tổ chức chỉ có thể thực hiện phương tiện này đối với một số trường hợp nhất định và dặc biệt quan trọng đối với chương trình thay đổi.
Trên thực tế, khi triển khai kế hoạch truyền thông, nhà quản lý sẽ thiết kế phương tiện truyền thông theo cách kết hợp các phương tiện khác nhau thành một chuỗi thông tin cần triển khác. Hơn nữa, tại mỗi thời điểm và mỗi giai đoạn, cũng như mục đích khác nhau của nội dung truyền thông mà tổ chức đưa ra sử dụng loại hình phương tiện truyền thông nào cho phù hợp và hiệu quả. Người làm công tác truyền thông hiệu quả là người biết tâm lý và hiểu biết được xu hướng tiếp cận thông tin của đa số thành viên trong tổ chức của mình, ví dụ như người không thích hoặc không biết công nghệ thông tin nhưng tổ chức sử dụng email hoặc trang web thì thông tin sẽ không thể đến được với những người này, như thế truyền thông lúc đó sẽ không có giá trị. Do vậy, người làm công tác truyền thông cần cân nhắc kỹ lưỡng phương tiện truyền thông cần sử dụng trong thời điểm và hoàn cảnh cụ thể sẽ đạt được hiệu quả truyền thông như mong đợi.
Câu hỏi ôn tập chương 7
1. Trình bày các yêu cầu đối với một thông điệp truyền thông cho thay đổi tổ chức.
2. Trình bày mục tiêu của truyền thông và các đối tượng của truyền thông trong chương trình thay đổi tổ chức.
3. Hãy thảo luận về quy trình truyền thông cho thay đổi tổ chức. Trong quy trình truyền thông thì khâu nào trong quy trình có ảnh hưởng và cần quan tâm nhiều nhất trong quá trình thay đổi tổ chức?
4. Hãy trình bày các phương tiện truyền thông cho mục đích thay đổi tổ chức.
5. Hãy thảo luận nhóm về vai trò của truyền thông trong việc thực hiện thay đổi tổ chức. Hãy đưa ra từ 3 đến 5 ý kiến lưu ý đối với công tác truyền thông để việc thay đổi tổ chức được thành công.