Chương 6. NGÔN NGỮ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
6.2. Từ ngữ trong văn bản hành chính
6.2.1. Các lớp từ ngữ trong văn bản hành chính
6.2.1.1. Các lớp từ ngữ trong văn bản hành chính xét theo nguồn gốc
* Lớp từ ngữ thuần Việt
Từ ngữ thuần Việt là những từ ngữ về nguồn gốc có quan hệ họ hàng với các ngôn ngữ thuộc ngữ hệ Nam Á. Theo quan điểm của nhiều nhà nghiên cứu, quy ước coi từ ngữ thuần Việt là lớp từ ngữ còn lại trong tiếng Việt sau khi loại trừ các từ ngữ Hán - Việt và Ấn - Âu.
Lớp từ ngữ thuần Việt chiếm tỉ lệ không cao trong văn bản hành chính, trung bình chỉ khoảng 18%, tỉ lệ còn thấp hơn nữa trong văn bản quy phạm pháp luật. Sở dĩ như vậy là do đặc điểm của từ ngữ thuần Việt thường có ý nghĩa cụ thể, mang tính biểu cảm hoặc tính khẩu ngữ nên không phù hợp trong lĩnh vực
giao tiếp hành chính vốn có tính công vụ, trang trọng, nghiêm túc, lí trí cao. Tuy nhiên, văn bản hành chính có thể sử dụng từ ngữ thuần Việt thay cho từ ngữ Hán - Việt nếu từ ngữ đó dễ hiểu, đại chúng, có sắc thái trung tính mà không ảnh hưởng đến tính trang trọng, nghiêm túc của văn bản. Ví dụ:
Trung tâm Hiến máu nhân đạo có kế hoạch tăng cường cơ sở vật chất, trang thiết bị y tế phục vụ tiếp nhận máu; phối hợp với Ban Thi đua - Khen thưởng (Sở Nội vụ) kịp thời đề xuất tôn vinh, khen thưởng những tập thể và cá nhân đã có thành tích xuất sắc trong công tác hiến máu tình nguyện của thành phố.
(Chỉ thị số 02/2013/CT-UBND ngày 12/01/2013 của UBND Thành hố Hồ CHí Minh về tăng cường vận động hiến máu tình nguyện năm 2013)
Trong chỉ thị trên, việc sử dụng từ máu là một từ thuần Việt (mà không dùng từ huyết - từ Hán - Việt, như cách dùng trong lĩnh vực khoa học - y tế:
huyết học, huyết áp, huyết tương...) là phù hợp. Bởi lẽ trong ngữ cảnh này, từ máu có sắc thái trung tính, vừa mang tính phổ thông, đại chúng mà vẫn đảm bảo được tính trang trọng, nghiêm túc của Chỉ thị.
* Lớp từ ngữ ngữ Hán - Việt
Từ ngữ Hán - Việt là từ ngữ có nguồn gốc mượn từ tiếng Hán nhưng đã được Việt hóa về ngữ âm và có thể cả về ngữ nghĩa - ngữ pháp. Kết quả thống kê của Phạm Thị Ninh cho thấy, trong tất cả các thể loại văn bản hành chính, từ ngữ Hán Việt luôn là lớp từ ngữ được sử dụng nhiều nhất, chiếm tới hơn 80%
tổng số lượt từ. Đặc biệt, ở các loại văn bản quy phạm pháp luật như hiến pháp, luật, nghị quyết, nghị định, chỉ thị thì từ ngữ Hán Việt đều chiếm tỉ lệ trên 82%.
Con số này cũng gần tương đương với số liệu thống kê của Nguyễn Thế Truyền:
Tỉ lệ từ ngữ Hán - Việt trong văn bản pháp luật chiếm khoảng 85%. Vì vậy, có thể nhận định rằng, lớp từ ngữ được ưu tiên sử dụng trong văn bản hành chính là lớp từ ngữ Hán - Việt.
Văn bản hành chính ưu tiên sử dụng từ ngữ Hán Việt hơn so với các lớp từ ngữ khác bởi các lí do sau:
Thứ nhất, từ ngữ Hán Việt có sắc thái trang trọng hơn từ ngữ thuần Việt tương ứng, vì vậy sẽ phù hợp với đặc thù của hoàn cảnh giao tiếp hành chính vốn mang tính quy thức rất cao. Chẳng hạn, so sánh: kết hôn - lấy nhau, công vụ - việc công, phụ nữ - đàn bà, hành khất - ăn mày, kinh phí - tiền,...
Ví dụ:
Không viết: Giấy đăng kí lấy vợ lấy chồng; mà viết: Giấy đăng kí kết hôn.
Không viết: Công tác quản lí người sống ở trong mỗi nhà; mà viết: Công tác quản lí hộ khẩu.
Thứ hai, từ ngữ Hán - Việt thường có ý nghĩa trừu tượng, khái quát, cô đọng, hàm súc hơn từ ngữ thuần Việt. Nhiều trường hợp, chỉ một từ Hán - Việt nhưng có khả năng gói trọn nội dung ý nghĩa của cả một cụm từ. Ví dụ:
Cán bộ: Là công dân Việt Nam, được bầu cử, phê chuẩn, bổ nhiệm giữ chức vụ, chức danh theo nhiệm kỳ trong cơ quan của Đảng Cộng sản Việt Nam, Nhà nước, tổ chức CT-XH ở trung ương, ở tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (gọi chung là cấp tỉnh), ở huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (gọi chung là cấp huyện), trong biên chế và hưởng lương từ ngân sách Nhà nước.
(Luật Cán bộ công chức 2008)
Phúc đáp: trả lời bằng văn bản một cách trang trọng
Sở Quy hoạch - Kiến trúc nhận được công văn số 5128/TNMT-KHTH ngày 12/6/2006 của Sở Tài nguyên và Môi trường, đề nghị có ý kiến về Hồ sơ Quy hoạch sử dụng đất năm 2010, định hướng sử dụng đất đến năm 2010 và kế hoạch sử dụng đất chi tiết 5 năm (2006-2010) huyện CCh và thị trấn CCh. Sở Quy hoạch - Kiến trúc xin có ý kiến phúc đáp như sau:...
(Công văn số 1866/SQHKT-QHC&HT ngày 4/7/2006 của Sở Quy hoạch - Kiến trúc) Thành phố Hồ Chí Minh về việc góp ý Hồ sơ quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất của huyện và thị trấn)
Tuy nhiên, trên thực tế, cũng có trường hợp sử dụng từ ngữ Hán - Việt đã cũ, không còn thông dụng, gây khó hiểu về nghĩa đối với người đọc. Ví dụ:
Chánh văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ, Thủ trưởng các sở, ban, ngành, đơn vị có liên quan, Chủ tịch UBND các huyện, thành phố chiểu quyết định thi hành.
(Quyết định số 09/2011/QĐ-UBND ngày 17/3/2011 của Ủy ban nhân dân tỉnh LC về việc Ban hành Quy định, vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của Văn phòng UBND tỉnh LC)
Theo Từ điển tiếng Việt do Hoàng Phê chủ biên, từ chiểu được giải thích:
“đg. (cũ; dùng trong văn hành chính). Dựa vào, căn cứ vào điều đã được quy định thành văn bản. Chiểu theo pháp luật. Chiểu Nghị định thi hành”. Tuy nhiên, từ này rất ít được dùng nên nó đã mất đi tính thông dụng và cũng trở nên xa lạ về nghĩa đối với người đọc. Hiện nay, để đảm bảo tính dễ hiểu, thông dụng, văn bản hành chính đều diễn đạt bằng các từ ngữ đại chúng, quen thuộc, dễ hiểu: “... căn cứ quyết định thi hành”, hoặc “... chịu trách nhiệm thi hành quyết định này”.
Có thể nhận thấy rằng, từ ngữ Hán - Việt được sử dụng trong văn bản hành chính phần lớn là những từ ngữ đã phổ biến, quen thuộc, dễ hiểu đối với đối tượng tiếp nhận. Văn bản hành chính thực hiện chức năng thông tin - quản lí, thông tin - pháp lí, là công cụ để Nhà nước phổ biến chính sách, quy định pháp luật hoặc tổ chức, chỉ đạo, điều hành các hoạt động, công tác trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội. Do đó, văn bản hành chính thường có độ phủ rộng về cả phạm vi (từ trung ương đến địa phương) và đối tượng áp dụng (tác động đến nhiều đối tượng ở nhiều trình độ khác nhau). Vì thế, từ ngữ hành chính thường có tính phổ thông, đại chúng để tất cả các dân tộc, địa phương, các tầng lớp nhân dân trong cả nước đều có thể tiếp nhận và lĩnh hội dễ dàng. Những từ ngữ Hán - Việt đã cũ, ít được sử dụng và xa lạ với cộng đồng thì sẽ được thay thế bằng từ ngữ khác phổ thông hơn. Ví dụ: Hợp đồng được sử dụng thay thế cho Khế ước;
Quyết định thu hồi ruộng đất được sử dụng thay thế cho Quyết định tịch biên điền thổ.
Một số từ ngữ Hán - Việt được dùng để cấu tạo thuật ngữ hành chính, biểu hiện khái niệm mang tính khoa học hành chính, thường hay xuất hiện trong
các văn bản quy phạm pháp luật. Tuy nhiên, các từ ngữ này đều được giải thích cụ thể trong văn bản để người tiếp nhận hiểu đúng và hiểu rõ. Chẳng hạn, từ viên chức được giải thích trong Luật Viên chức số 58/2010/QH12 như sau:
Viên chức là công dân Việt Nam được tuyển dụng theo vị trí việc làm, làm việc tại đơn vị sự nghiệp công lập theo chế độ hợp đồng làm việc, hưởng lương từ quỹ lương của đơn vị sự nghiệp công lập theo quy định của pháp luật.
* Lớp từ ngữ gốc Ấn - Âu
Từ ngữ Ấn - Âu là từ ngữ có nguồn gốc mượn ở ngôn ngữ Ấn - Âu. Lớp từ ngữ gốc Ấn - Âu trong văn bản hành chính, theo kết quả thống kê của Phạm Thị Ninh, chỉ chiếm tỉ lệ rất nhỏ, chưa đến 0,1% và trong văn bản quy phạm pháp luật thì tỉ lệ sử dụng còn thấp hơn nữa, thậm chí là không thấy xuất hiện ở một số thể loại như luật, nghị định, nghị quyết, quyết định. Mặc dù lớp từ ngữ ngoại lai gốc Ấn - Âu, nhất là tiếng Anh, đang có xu hướng lan tràn mạnh mẽ vào trong tiếng Việt ở nhiều phạm vi giao tiếp như: sinh hoạt đời thường, báo chí, quảng cáo, văn học nghệ thuật, khoa học,... nhưng trong văn bản hành chính, lớp từ này được sử dụng rất hạn chế.
Lớp từ ngữ gốc Ấn - Âu được sử dụng trong văn bản hành chính có một số đặc điểm sau:
1) Được Việt hóa để phù hợp với sự tiếp nhận của đại chúng, chẳng hạn các âm tiết được viết tách rời và có dấu thanh: cà phê, xăng, séc, (băng) rôn, áp phích, mô tô, pa nô, vi rút, vắc xin, phông (chữ)... Ví dụ:
Hiện nay vẫn chưa có vắc xin phù hợp để phòng bệnh cúm cho gia cầm do nhóm vi rút mới này gây ra.
(Công văn số 4991/UBND-CNN ngày 1/10/2012 của UBND Thành phố Hồ Chí Minh về triển khai tháng vệ sinh tiêu độc, khử trùng môi trường chăn nuôi trên địa bàn thành phố)
2) Tuy có nguồn gốc Ấn - Âu nhưng đó thường là những từ ngữ đã được sử dụng tương đối phổ biến, rộng rãi trong phạm vi toàn dân: karaoke, massage, internet, (bóng đèn) compac, (quán) bar, camêra, container, (trang) website, (bóng đá) mini,... Ví dụ:
Thanh, kiểm tra các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, cửa hàng tại các địa phương, nhất là các ngành ăn uống, dịch vụ, vũ trường, karaoke, massage, cà phê cao cấp, quán bar, dịch vụ cầm đồ.
(Công văn số 4862/UBND-TM ngày 20/9/2012 của UBND Thành phố Hồ Chí Minh về việc tăng cường công tác quản lý chống thất thu và giảm nợ đọng thuế những tháng cuối năm 2012)
Những từ ngữ gốc Ấn - Âu chưa thông dụng thì rất hạn chế sử dụng và khi dùng thường có sự giải thích. Ví dụ: barem (biểu điểm).
3) Là các thuật ngữ chuyên ngành, hoặc danh từ riêng mà không có từ ngữ thuần Việt hay từ ngữ Hán - Việt thay thế, chẳng hạn: (bệnh) down, HIV/AIDS, Cloramin B, (máy) scan, (máy) fax, (xe) container, (tấm) panel, (công ti) Tracodi, (công ti) Saint Gobain, (hội trường) Metropole Convention Center, ISO, Sea Games, (câu lạc bộ) Billard, (môn thể thao) Judo, (môn) silat, (môn) Taekwondo, (môn) Muay,... Ví dụ:
Quận Hà Đông tiếp tục ban hành bổ sung tài liệu hệ thống quản lí chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008 đối với 11 quy trình giải quyết thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền.
(Báo cáo số 155/BC-UBND ngày 23/11/2011 của UBND thành phố Hà Nội về kết quả thực hiện cải cách hành chính năm 2011 và phương hướng nhiệm vụ năm 2012)
Một điểm cũng rất dễ nhận thấy là các từ ngữ gốc Ấn - Âu được dùng trong văn bản hành chính hiện nay, cũng như trong các phạm vi giao tiếp khác, đó là vẫn chưa có sự thống nhất về cách viết và cách đọc, có khi theo cách phiên âm sang tiếng Việt: séc, băng rôn, áp phích, mô tô, pa nô, phô tô, vi rút, vắc xin, séc, phông...; có khi theo cách giữ nguyên dạng: karaoke, massage, internet, compac, container, website.... Tình trạng này cũng làm ảnh hưởng đến tính thống nhất, tính pháp lí chặt chẽ của văn bản hành chính nói riêng và hoạt động giao tiếp trong lĩnh vực hành chính nói chung.
6.2.1.2. Các lớp từ ngữ trong văn bản hành chính xét theo phạm vi địa lí
Các lớp từ ngữ được sử dụng trong văn bản hành chính xét theo phạm vi địa lí gồm: từ ngữ toàn dân và từ ngữ địa phương. Từ ngữ toàn dân (từ ngữ phổ thông) là từ ngữ được sử dụng rộng rãi trong phạm vi cả nước. Ngược lại, từ ngữ địa phương chỉ được sử dụng giới hạn ở phạm vi địa phương nhất định. Theo kết quả thống kê của Phạm Thị Ninh, tỉ lệ lớp từ ngữ toàn dân chiếm áp đảo (99,98%) còn lớp từ ngữ địa phương chỉ chiếm một tỉ lệ rất nhỏ (0,02%). Điều đó cho thấy tính chính tắc của lớp từ ngữ toàn dân trong văn bản hành chính .
Để thực hiện chức năng thông tin - quản lí, thông tin - pháp lí, lại được áp dụng trong phạm vi rộng, nhiều đối tượng thực hiện cho nên ngôn ngữ hành chính phải có tính phổ thông, đại chúng để tất cả các dân tộc, địa phương, các tầng lớp nhân dân trong cả nước đều có thể tiếp nhận và lĩnh hội dễ dàng. Do từ ngữ toàn dân là từ ngữ phổ thông, được sử dụng rộng rãi trong phạm vi cả nước nên văn bản hành chính thiên về sử dụng lớp từ ngữ toàn dân nhằm mục đích để toàn dân hiểu rõ và thực hiện thống nhất. Ngược lại, văn bản hành chính hạn chế dùng từ ngữ địa phương vì lớp từ ngữ này không phổ biến, có địa phương hiểu, có địa phương không hiểu.
Một số trường hợp sử dụng từ ngữ địa phương trong văn bản hành chính khi từ ngữ địa phương đó không có từ ngữ toàn dân tương ứng và thường là từ ngữ chỉ sản vật chỉ có ở một hoặc một số địa phương nhất định (đước, chôm chôm, măng cụt...) và nhìn chung những từ ngữ địa phương này đã được toàn dân hóa. Ví dụ: Kế hoạch mở rộng rừng đước giai đoạn 1.
Tuy nhiên, trong các văn bản hành chính được chúng tôi khảo sát, vẫn có một số trường hợp dùng từ ngữ ghi theo âm địa phương do thói quen sử dụng ngôn từ đã quá sâu đậm. Tất cả các trường hợp này đều là từ ngữ được ghi theo cách phát âm của phương ngữ Nam Bộ hoặc Trung Bộ và nằm trong văn bản hành chính của cơ quan, tổ chức cấp địa phương ở miền Nam hoặc miền Trung, chẳng hạn: hành chánh (hành chính), gởi (gửi), ngưng (dừng), ngụ (cư trú),... Ví dụ:
Để đảm bảo giải quyết công việc, cán bộ - công chức của Phòng Tài nguyên và Môi trường Quận 5 đã tập trung toàn lực, thường xuyên làm thêm ngày, thêm giờ, nghiên cứu cải tiến thủ tục hành chánh, giảm bớt khâu trung gian...
(Báo cáo số 2926/TNMT ngày 10/11/2011 của Phòng Tài nguyên và Môi trường Quận N về Hoạt động công tác Phòng TN&MT năm 2011 và phương hướng năm 2012)
6.2.1.3. Các lớp từ ngữ trong văn bản hành chính xét theo tính hiện thời
Các lớp từ ngữ được sử dụng trong ăn bản hành chính xét theo tính hiện thời gồm: từ ngữ hiện thời, từ ngữ cũ và từ ngữ mới.
Lớp từ ngữ hiện thời là lớp từ ngữ hiện đang được sử dụng phổ biến trong cộng đồng ngôn ngữ. Thống kê của Phạm Thị Ninh cho thấy, lớp từ ngữ được sử dụng chủ đạo với tần số cao trong văn bản hành chính là lớp từ vựng phổ thông, hiện thời, chiếm 99,98%. Lớp từ ngữ này được sử dụng nhằm đáp ứng yêu cầu về tính phổ biến và đảm bảo phát huy hiệu lực của văn bản hành chính.
Lớp từ ngữ cũ (tức từ ngữ được hình thành trong giai đoạn trước đây nhưng hiện tại đã có từ ngữ thay thế hoặc không có từ ngữ thay thế nhưng ít dùng), trong ngữ liệu khảo sát của chúng tôi được sử dụng rất hãn hữu, chỉ chiếm một tỉ lệ rất nhỏ là 0,01% (ví dụ: sơ phác, hiệp quản, chiểu, khẩu vấn, bồi hoàn...). Do là những từ ngữ đã cũ, ít được sử dụng trong cộng đồng nên ở một mức độ nhất định chúng có thể xa lạ, khó hiểu với đại chúng. Ví dụ:
- Xây dựng tài liệu lịch sử khẩu vấn (phỏng vấn, ghi âm, ghi hình) đối với các cá nhân (các nhà hoạt động chính trị, quân sự, ngoại giao, nhân chứng lịch sử, các nhà khoa học, các văn nghệ sĩ...) để bù đắp cho những sự kiện lịch sử không còn giữ được tài liệu.
(Tờ trình số 2815/TTr-BNV ngày 23/8/2010 của Bộ Nội vụ đề nghị Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án “Sưu tầm tài liệu lưu trữ quý hiếm của Việt Nam và về Việt Nam”)
UBND thành phố tiến hành kiểm tra đột xuất các sở, ban, ngành (bao gồm cả các cơ quan hiệp quản), UBND cấp huyện và UBND cấp xã thuộc thành phố.
(Kế hoạch số 26/KH-UBND ngày 09/3/2009 của UBND thành phố HN về kiểm tra công tác giải quyết thủ tục hành chính năm 2009)
Riêng từ ngữ cổ là từ ngữ chỉ các hiện tượng lịch sử hiện nay không còn tồn tại trong thực tế của nước ta, song khi cần nói đến các hiện tượng lịch sử ấy thì vẫn dùng các từ ngữ cổ là tên gọi của chúng, chẳng hạn các từ: vua, hoàng đế, trạng nguyên, tổng đốc, thương thư, v.v... Ngoài ra, trong ngôn ngữ hành chính còn bảo lưu một số từ ngữ cổ, chẳng hạn: khiếu nại, ứng cử, đề cử, quy phạm, tố tụng, sao y, sao lục, miễn nhiệm,...
Ngược lại với lớp từ ngữ cũ là lớp từ ngữ mới. Đó là những từ ngữ được tạo ra để diễn đạt nội dung mới, hoặc một nội dung không mới nhưng được diễn đạt bằng từ ngữ mới khác với cách diễn đạt bằng từ ngữ thông thường. Trong những văn bản hành chính khoảng hơn một thập niên trở lại đây, có một số từ ngữ mới xuất hiện như: cơ chế một cửa, bộ phận một cửa, chữ kí số, chữ kí điện tử, điểm nóng, điểm đen, đường dây nóng, cổng thông tin điện tử Chính phủ, (trang) Website Chính phủ, công nghệ hành chính... Các từ ngữ này chủ yếu là mới được du nhập từ nước ngoài hoặc mới được tạo ra để biểu hiện các khái niệm mới. Ví dụ:
Năm 2011, Thành phố tiếp tục đẩy mạnh công tác cải cách thủ tục hành chính, triển khai thực thi các phương án đơn giản hóa thủ tục hành chính đã được phê duyệt, nâng cao chất lượng tổ chức cơ chế một cửa, lựa chọn một số đơn vị để tập trung chỉ đạo điểm...
(Báo cáo số 155/BC-UBND ngày 23/11/2011 của UBND thành phố HN về kết quả thực hiện cải cách hành chính năm 2011 và phương hướng nhiệm vụ trọng tâm năm 2012)
Cụm từ một cửa trong các thuật ngữ hành chính: cơ chế một cửa, bộ phận một cửa xuất hiện trong khoảng 7 - 8 năm gần đây khi nhà nước triển khai thực hiện công tác cải cách thủ tục hành chính. Việc tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả