Chương 6. NGÔN NGỮ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
6.3. Câu trong văn bản hành chính
6.3.1. Câu trong văn bản hành chính xét về cấu trúc cú pháp
Cấu trúc cú pháp của các câu được dùng trong văn bản hành chính đều là những cấu trúc cú pháp điển hình trong tiếng Việt (câu đơn, câu phức, câu ghép) với đầy đủ các thành phần nòng cốt và các thành phần phụ cần thiết. Tuy nhiên, việc sử dụng câu trong văn bản hành chính tiếng Việt có một số đặc điểm riêng, nổi bật như sau:
6.3.1.1. Sử dụng câu dài
Để các quy định pháp lí, các thông tin quản lí được truyền đạt một cách rõ ràng, rành mạch, nổi rõ hệ thống vấn đề, câu dài/ trường cú trong văn bản hành chính được trình bày hết sức chặt chẽ, logic với các cách thức sau:
- Các mệnh đề được liên kết chặt chẽ bằng liên từ. Ví dụ:
Mặc dù trong những năm qua Chính phủ đã ra Chỉ thị và những văn bản chỉ đạo về công tác trật tự an toàn giao thông, nhưng đến nay, công tác quản lí nhà nước về trật tự an toàn giao thông vẫn đang bị buông lỏng.
(Chỉ thị số 317/CT-TTg ngày 26-5-1995 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường công tác quản lí trật tự an toàn giao thông đường bộ, giao thông đô thị)
- Các thành phần đồng chức của câu có thể được tách ra thành từng dòng, từng đoạn và được đánh dấu thứ tự bằng gạch đầu dòng hoặc bằng các chữ số,
chữ cái… để thông tin được truyền đạt rành mạch, rõ ràng, nổi rõ hệ thống vấn đề. Ví dụ:
Các đơn vị hành chính của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam được phân định như sau:
Nước chia thành tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương;
Tỉnh chia thành huyện, thị xã và thành phố thuộc tỉnh; thành phố trực thuộc trung ương chia thành quận, huyện, thị xã và đơn vị hành chính tương đương;
Huyện chia thành xã, thị trấn; thị xã và thành phố thuộc tỉnh chia thành phường và xã; quận chia thành phường.
Đơn vị hành chính - kinh tế đặc biệt do Quốc hội thành lập.
(Khoản 1, Điều 110, Hiến pháp nước CHXHCN Việt Nam năm 2013) Khi phục vụ nhân dân, viên chức phải tuân thủ các quy định sau:
a) Có thái độ lịch sự, tôn trọng nhân dân;
b) Có tinh thần hợp tác, tác phong khiêm tốn;
c) Không hách dịch, cửa quyền, gây khó khăn, phiền hà đối với nhân dân;
d) Chấp hành các quy định về đạo đức nghề nghiệp.
(Khoản 5, Điều 17, Luật Viên chức, năm 2010)
Hay trong quyết định thường có cách trình bày câu như sau:
THỦ TƯỚNG CHÍNH PHỦ
Căn cứ Luật Tổ chức Chính phủ ngày 25 tháng 12 năm 2001;
Căn cứ Luật Giáo dục ngày 14 tháng 6 năm 2005;
Xét đề nghị của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo tại công văn số 494/BGDĐT-ĐH&SĐH ngày 21 tháng 01 năm 2008 về việc giao nhiệm vụ đào tạo trình độ tiến sĩ cho Trường Đại học Văn hóa Hà Nội,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Giao nhiệm vụ đào tạo trình độ tiến sĩ cho Trường Đại học Văn hóa Hà Nội.
Điều 2. Bộ Giáo dục và Đào tạo quy định các chuyên ngành đào tạo cụ thể cho Trường Đại học Văn hóa Hà Nội.
Điều 3. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.
Điều 4. Các Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương và Hiệu trưởng Trường Đại học Văn hóa Hà Nội chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
(Quyết định số 197/QĐ-TTg ngày 18/02/2008 của Thủ tướng Chính phủ về việc giao nhiệm vụ đào tạo tiến sĩ cho Trường Đại học Văn hóa Hà Nội)
Có thể thấy, toàn bộ phần nội dung của quyết định mới biểu thị được trọn vẹn một hành động “quyết định” của “ai” “về việc gì”. Như vậy, xét về mặt cấu tạo ngữ pháp - ngữ nghĩa, đây là một câu, trong đó bao gồm nhiều mệnh đề nhỏ (tiểu cú). Và để rõ ràng, khúc chiết thì các mệnh đề (tiểu cú) đã được tách ra thành từng dòng, từng đoạn.
Tương tự như vậy, trong giấy mời, các thành phần của câu cũng được tách riêng thành từng dòng để làm nổi rõ, rành mạch từng nội dung thông tin:
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KĨ THUẬT CÔNG NGHIỆP Trân trọng kính mời:………..
Tới dự Lễ kỉ niệm 45 năm ngày thành lập Trường và đón nhận danh hiệu Anh hùng Lao động
Thời gian: 8 giờ 00, ngày 5 tháng 12 năm 2010
Địa điểm: Trường Đại học Kĩ thuật công nghiệp (Đường 3/2, Tích Lương, thành phố Thái Nguyên).
(Giấy mời dự Lễ kỉ niệm 45 năm ngày thành lập Trường và đón nhận danh hiệu Anh hùng Lao động của Trường Đại học Kĩ thuật công nghiệp Thái Nguyên)
Trong văn bản hành chính rất phổ biến kiểu câu phân đoạn, tức câu được tách thành từng đoạn, như ở các ví dụ trên. Và như vậy, câu trùm lên các đoạn, thậm chí cả văn bản. Có thể gọi đó là siêu câu.
6.3.1.2. Sử dụng câu tỉnh lược
Trong một số kiểu loại văn bản hành chính như báo cáo, công văn,... cấu trúc tỉnh lược được sử dụng như là một hình thức chuyên biệt để trình bày phần
đề gửi và phần thể hiện nghi thức giao tiếp khi mở đầu hoặc kết thúc nội dung văn bản. Ví dụ:
- Trình bày phần đề gửi:
Kính gửi: Ban Tổ chức Trung ương Đảng.
(Công văn số 1030/UBND-SNV ngày 08/2/2010 của UBND thành phố HN về việc đề nghị hiệp y tặng “Cờ thi đua của Chính phủ”)
Kính gửi:
- Các sở, ban, ngành, đoàn thể thuộc Thành phố;
- Ủy ban nhân dân các quận, huyện, thị xã;
- Các Tổng Công ti, Công ti thuộc Thành phố.
(Công văn số 51/BTĐ-HCTH ngày 08/3/2010 của Ban Thi đua Khen thưởng - Sở Nội vụ thành phố HN chỉ đạo việc thực hiện Chỉ thị số 03/CT- UBND ngày 03/3/2010 của UBND thành phố HN)
- Trình bày phần thể hiện nghi thức giao tiếp:
Kính thưa quý vị đại biểu!
Rất hân hạnh được đón tiếp.
Xin trân trọng cảm ơn.
Câu tỉnh lược cũng thường được sử dụng trong các văn bản quy phạm pháp luật khi trình bày các quy định mà đối tượng đặt ra quy định hoặc đối tượng chịu sự điều chỉnh của quy định (đối tượng áp dụng của quy định) đã được xác định rõ. Ví dụ:
Điều 5. Chính sách của nhà nước về bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng 1. Tạo điều kiện thuận lợi để tổ chức, cá nhân chủ động tham gia vào việc bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng.
2. Khuyến khích tổ chức, cá nhân ứng dụng, phát triển công nghệ tiên tiến để sản xuất hàng hóa, cung ứng dịch vụ an toàn, bảo đảm chất lượng.
3. Triển khai thường xuyên, đồng bộ các biện pháp quản lí, giám sát việc tuân thủ pháp luật của tổ chức, cá nhân kinh doanh hàng hóa, dịch vụ.
4. Huy động mọi nguồn lực nhằm tăng đầu tư cơ sở vật chất, phát triển nhân lực cho cơ quan, tổ chức thực hiện công tác bảo vệ quyền lợi người tiêu
dùng; thường xuyên tăng cường tư vấn, hỗ trợ, tuyên truyền, phổ biến, hướng dẫn kiến thức cho người tiêu dùng.
5. Đẩy mạnh hội nhập, mở rộng hợp tác quốc tế, chia sẻ thông tin, kinh nghiệm quản lý trong việc bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng.
(Luật Bảo vệ người tiêu dùng, năm 2010)
Để ngắn gọn, tránh sự trùng lặp, loạt câu trong ví dụ nêu trên đều tỉnh lược chủ ngữ. Người đọc dễ dàng xác định được chủ ngữ là chủ thể của các chính sách đã đưa ra là “Nhà nước” dựa vào tiêu đề của Điều bao trùm các Khoản.
Đặc biệt, câu tỉnh lược rất hay được sử dụng để trình bày các mệnh lệnh, nhất là những mệnh lệnh cấm đoán, được biểu đạt bằng các từ: cấm, nghiêm cấm. Việc tỉnh lược vừa để đảm bảo tính ngắn gọn, cô đọng, vừa để làm nổi bật trọng tâm thông tin và tăng uy lực của mệnh lệnh (diễn ngôn mệnh lệnh rút gọn bao giờ cũng mạnh mẽ, có uy lực hơn diễn ngôn mệnh lệnh dài, chẳng hạn so sánh: Tất cả hãy đứng nghiêm! với: Nghiêm!). Trong bản Hiến pháp nước CHXHCN Việt Nam năm 1992, có 10 mệnh lệnh cấm đoán thì có tới 9 trong số đó được thể hiện bằng hình thức câu tỉnh lược; Hiến pháp nước CHXHCN Việt Nam năm 2013 có 12 mệnh lệnh cấm đoán và 8 trong số đó được thể hiện bằng hình thức câu tỉnh lược. Ví dụ:
2. Nghiêm cấm các hành vi đe dọa cuộc sống, sức khỏe của người khác và cộng đồng.
(Khoản 2, Điều 38, Hiến pháp nước CHXHCN Việt Nam, năm 2013) Trong văn bản hành chính thông thường, nhất là các kế hoạch, báo cáo, thông báo..., câu tỉnh lược cũng thường được sử dụng để trình bày những nhiệm vụ đề ra hay kết quả đạt được... mà chủ thể đã được mặc định là cơ quan ban hành văn bản hoặc là đối tượng đã nêu ra ở đề mục bao trùm. Ví dụ:
1. Mục đích
- Nâng cao trách nhiệm, tinh thần, thái độ phục vụ nhân dân của các cơ quan hành chính và các cán bộ, công chức; đảm bảo kỷ luật hành chính.
- Phát hiện, đề nghị cơ quan có thẩm quyền xử lý nghiêm những trường hợp cán bộ, công chức, cơ quan hành chính vi phạm kỷ luật hành chính; gây khó khăn, phiền hà; cửa quyền, hách dịch, sách nhiễu đối với tổ chức, công dân trong quá trình tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính.
- Kiến nghị với cơ quan nhà nước có thẩm quyền những nội dung về thủ tục hành chính càn sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành mới, hoặc bãi bỏ.
(Kế hoạch số 26/KH-UBND ngày 09/3/2009 của UBND thành phố HN về kiểm tra công tác giải quyết thủ tục hành chính năm 2009)
1. Đ/c Hoàng Duy K, Phó Giám đốc Sở Nội vụ, Trưởng ban:
- Lãnh đạo điều hành toàn diện các lĩnh vực công tác của Ban theo chức năng, nhiệm vụ quy định, chịu trách nhiệm trước cấp trên về toàn bộ hoạt động của Ban.
- Trực tiếp phụ trách công tác tổ chức, cán bộ, công tác đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ công chức của Ban Thi đua - Khen thưởng; công tác đối ngoại của Ban. (...)
(Thông báo số 172/TB-BTĐ-HCTH ngày 19/5/2010 của Ban Thi đua - Khen thưởng, Sở Nội vụ thành phố HN về việc phân công đồng chí Trưởng ban, Phó Trưởng ban Ban Thi đua - Khen thưởng phụ trách các lĩnh vực công tác)
Việc sử dụng cấu trúc cú pháp tỉnh lược như trên giúp cho câu văn hành chính gọn gàng, tránh được sự lặp trùng, dài dòng, đồng thời làm nổi bật những nội dung thông tin trọng tâm.
6.3.1.3. Sử dụng đề ngữ
Câu văn hành chính hay được mở đầu bằng đề ngữ như: Về mặt X...; Về công tác Y...; Đối với việc Z... Ví dụ:
a) Về nội dung
Tài liệu lưu trữ quý hiếm được điều tra, khảo sát, lập danh mục và sưu tầm tập trung vào các vấn đề sau:...
b) Về hình thức tài liệu
Tài liệu lưu trữ quý hiếm được sưu tầm bao gồm các loại tài liệu được ghi trên các loại chất liệu....
(Tờ trình số 2815/TTr-BNV ngày 23/8/2010 của Bộ NV trình Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án “Sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm của Việt Nam và về Việt Nam”)
Đề ngữ cũng thường được sử dụng để đặt tiêu đề cho chương, phần, mục, điều, khoản, điểm... Giá trị của thành phần này là: 1) Làm nổi tiêu điểm - trọng tâm thông tin của chuỗi mệnh đề/ câu trong toàn khối (chương, phần, mục, điều, khoản, điểm...); 2) Nêu chủ đề chung bao trùm và là cơ sở để cho phép thực hiện cấu trúc tỉnh lược ở các mệnh đề/ câu trong toàn khối, giúp cho việc tinh giản câu, từ. Ví dụ:
Điều 17. Nghĩa vụ của viên chức trong hoạt động nghề nghiệp
1. Thực hiện công việc hoặc nhiệm vụ được giao bảo đảm yêu cầu về thời gian và chất lượng.
2. Phối hợp tốt với đồng nghiệp trong thực hiện công việc hoặc nhiệm vụ.
3. ...
(Luật Viên chức, năm 2010)
6.3.1.4. Sử dụng thành phần phụ để hạn định phạm vi, đối tượng điều chỉnh của các quy phạm pháp luật
Nhằm chính xác hóa nội dung, nhất là những nội dung quy định trong văn bản quy phạm pháp luật, câu văn hành chính thường sử dụng thành phần phụ như: trạng ngữ, bổ ngữ, định ngữ, chú thích… để hạn định phạm vi, đối tượng điều chỉnh của các quy phạm pháp luật. Ví dụ:
Trường hợp trời mưa hoặc sương mù nước chảy thành dòng, cấm thực hiện công việc ngoài trời có sử dụng trang bị cách điện.
(Khoản 2, Điều 39, Quy chuẩn kĩ thuật Quốc gia về an toàn điện ban hành kèm theo Quyết định số 12/2008/QĐ-BCT ngày 17/6/2008 của Bộ trưởng Bộ Công thương)
Người trúng tuyển viên chức phải thực hiện chế độ tập sự, trừ trường hợp đã có thời gian từ đủ 12 tháng trở lên thực hiện chuyên môn, nghiệp vụ phù hợp với yêu cầu của vị trí việc làm được tuyển dụng.
(Khoản 1, Điều 27, Luật Viên chức, năm 2010)
6.3.1.5. Sử dụng ưu tiên cấu trúc cú pháp theo trật tự thuận
Cấu trúc cú pháp theo trật tự thuận là cấu trúc mà trong đó các vị trí thành phần cú pháp được tổ chức, sắp xếp theo trật tự thông thường của cú pháp tiếng Việt. Chẳng hạn như các cấu trúc sau đây:
- Cấu trúc S - V:
Mọi công dân (S) / đều bình đẳng trước pháp luật (V).
(Điều 16, Hiến pháp nước CHXHCN Việt Nam năm 2013) - Cấu trúc S - V - O:
Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các tổ chức thành viên, tổ chức khác, cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân và cá nhân (S)/ có (V) / quyền tham gia góp ý kiến về dự thảo văn bản quy phạm pháp luật (O).
(Điều 4, Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật, năm 2015)
Câu trong Văn bản hành chính cũng rất hạn chế sử dụng cấu trúc cú pháp đảo thành phần. Cấu trúc đảo thành phần là cấu trúc mà trong đó có sự xáo trộn vị trí các thành phần, không theo trật tự thông thường như nêu trên của cú pháp tiếng Việt. Chẳng hạn như đảo vị ngữ lên trước chủ ngữ, định ngữ lên trước danh từ/ cụm danh từ làm chủ ngữ, bổ ngữ lên trước vị ngữ,... Ví dụ:
Số tiền trích khấu hao tài sản cố định và tiền thu từ thanh lí tài sản thuộc nguồn vốn ngân sách nhà nước đơn vị được để lại bổ sung Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp.
(Điều 12, Nghị định số 43/2006/NĐ-CP ngày 25/4/2006 của Chính phủ Quy định quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính đối với đơn vị sự nghiệp công lập)
Trong ví dụ vừa nêu, thành phần bổ ngữ (phần in đậm) đã được đảo lên vị trí đầu câu. Nếu theo trật tự thuận, bổ ngữ đứng sau vị ngữ, thì sẽ phải viết:
Đơn vị được để lại số tiền trích khấu hao tài sản cố định và tiền thu từ thanh lí tài sản thuộc nguồn vốn ngân sách nhà nước để bổ sung vào Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp.
Trong văn bản hành chính, cấu trúc đảo thành phần rất ít được sử dụng (chỉ có 27 câu trong tổng số 2.013 câu được khảo sát, chiếm 1,34%). Do yêu cầu
đặt ra đối với ngôn ngữ hành chính là phải truyền đạt thông tin nhanh gọn, chính xác, rõ ràng nên việc triển khai cũng như tiếp nhận, lĩnh hội các câu có cấu trúc cú pháp theo trật tự thuận sẽ đơn giản, nhanh chóng, chuẩn xác hơn so với việc triển khai và tiếp nhận, lĩnh hội các câu có cấu trúc cú pháp đảo thành phần.
6.3.1.6. Sử dụng câu theo khuôn mẫu định sẵn
Một điểm nổi bật nữa là ở nhiều loại văn bản hành chính (chẳng hạn:
nghị quyết, quyết định, biên bản, giấy chứng nhận, giấy giới thiệu, giấy mời, giấy đi đường, các loại đơn như đơn xin việc, đơn xin học…), câu được mẫu hoá theo quy định của nhà nước hay của cơ quan chức năng có thẩm quyền. Người soạn thảo văn bản phải tuân theo các cấu trúc khuôn định này. Ví dụ, mẫu cấu trúc câu trong giấy giới thiệu sau:
GIẤY GIỚI THIỆU Kính gửi:...
Trân trọng giới thiệu ông, (bà):...
Chức vụ:...
Được cử đến ...
Để liên hệ công tác.
Đề nghị Quý cơ quan hết sức giúp đỡ để ông (bà) ... hoàn thành nhiệm vụ.
Giấy này có giá trị đến hết ngày...
6.3.1.7. Không sử dụng các thành phần tình thái, các yếu tố dư thừa, đưa đẩy
Yêu cầu ngôn ngữ được sử dụng trong các văn bản hành chính là ngôn ngữ gọt giũa, khách quan, lí trí nên không cho phép sử dụng các thành phần tình thái, các yếu tố dư thừa, đưa đẩy vốn mang tính khẩu ngữ, biểu cảm. Ví dụ:
Không thể viết:
Điều quy định cuối cùng là, các Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương và Hiệu trưởng Trường Đại học Văn hóa Hà Nội hãy thi hành Quyết định này!