CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NHÂN LỰC TẠI KHÁCH SẠN GREEN
2.4 Thực trạng về công tác quản trị nhân lực tại khách sạn Green
2.4.2 Đánh giá các hoạt động QTNL tại khách sạn Green
2.4.2.1 Chức năng thu hút, bố trí nhân lực
2.4.2.1.1 Phân tích công việc
Bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng đều có những bản mô tả công việc để mỗi bộ phận cũng như từng nhân viên hiểu rõ được những công việc mình phải làm, đồng thời phối hợp nhịp nhàng với các bộ phận khác để hoàn thành tốt công việc. Việc phân tích công việc của các chức danh trong khách sạn được thực hiện từ giác độ của khách để thiết kế công việc có thể là chuyên môn hóa, luân phiên, mở rộng công việc,… Từ đó mà bộ phận quản trị nhân lực đưa ra bản mô tả công việc cho từng chức danh.
Để mô tả công việc của các vị trí trong khách sạn, khách sạn đã đề ra những bản mô tả công việc. Mỗi bản mô tả công việc liệt kê đầy đủ, cô đọng những việc mà nhân viên của từng bộ phận cần phải đảm nhiệm.
Vd: Cấu trúc bản mô tả công việc của nhân viên lễ tân trong khách sạn.
Chức danh: Nhân viên lễ tân Bộ phận: Lễ tân
Người lãnh đạo trực tiếp: Trưởng phòng lễ tân
Trách nhiệm:
- Thực hiện tốt công việc chuẩn bị hồ sơ đăng ký khách.
- Chào đón khách
- Xác định tình trạng đặt buồng của khách
- Xác định giá buồng và phương thức thanh toán của khách - Xác định thời gian lưu trú của khách
- Biết rõ vị trí, đặc điểm của từng loại buồng và giá buồng của khách sạn - Phân buồng và đáp ứng các nhu cầu về buồng cho khách
- Bảo đảm các phiếu trong hồ sơ của khách được điền đầy đủ và chính xác các thông tin
- Sắp xếp các giấy tờ, thông tin của khách
- Cung cấp mọi thông tin theo yêu cầu của khách - Giữ gìn sạch sẽ, ngăn nắp nơi làm việc của mình
- Phối hợp với bộ phận phục vụ buồng, sửa chữa để cập nhật tình trạng buồng - Thanh toán, thu tiền của khách khi khách tiêu dùng các dịch vụ trong khách sạn Yêu cầu: được đào tạo nghiệp vụ lễ tân, có kiến thức cơ bản về thanh toán, marketing, hành chính văn phòng, có khả năng giao tiếp với khách và kỹ năng bán hàng, nắm vững nội quy, quy chế quản lý khách.
Tiêu chuẩn: được đào tạo qua các lớp về nghiệp vụ lễ tân Kinh nghiệm: Không yêu cầu
Qua bảng mô tả công việc trên ta thấy khách sạn đã liệt kê rất tỉ mỉ, chi tiết những nhiệm vụ của nhân viên lễ tân, nêu lên khá toàn diện công việc mà một nhân viên lễ tân phải làm.
Các bảng mô tả công việc được đưa tới từng nhân viên, giúp họ định hướng tốt hơn công việc và trách nhiệm của họ đối với chức danh mà họ đảm nhiệm. Đồng thời là cơ sở giúp nhà quản lý có thể đo lường bổn phận của người lao động. Công việc này đã được phòng nhân lực thực hiện rất tốt, đem lại hiệu quả cao. Hơn nữa, khi tiến hành phân tích công tác và tiến hành thực hiện bảng mô tả công việc một cách chính xác, tỉ mỉ giúp làm nền tảng cho công tác tuyển chọn nhân lực của khách sạn. Nhờ đó hiệu quả tuyển dụng sẽ được nâng cao giúp nhà tuyển dụng tìm được đúng người phù hợp với công việc mà còn giảm bớt được chi phí đầu vào nhưng vẫn đảm bảo chất lượng công việc.
2.4.2.1.2 Công tác tuyển dụng
Hiện nay, vấn đề đầu vào của đội ngũ lao động là vô cùng quan trọng đối với một khách sạn, nó sẽ ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động của khách sạn, do đó các
phương pháp tuyển dụng nguồn lao động cần phải được đảm bảo yêu cầu chất lượng cho hoạt động kinh doanh.
Green là khách sạn trực thuộc của công ty Bất Động Sản Viettel và Tập đoàn viễn thông quân đội chính vì vậy trong quá trình hoạt động kinh doanh nếu ban lãnh đạo khách sạn nhận thấy cần bổ sung nguồn lao động cho bộ phận nào thì phải lập kế hoạch đề xuất báo cáo lên tổng công ty và chờ phê duyệt. Nếu được sự đồng ý thì khách sạn mới bắt đầu thông báo tuyển dụng và đưa ra những yêu cầu tuyển dụng thu nhận hồ sơ. Điều này gây mất thời gian và tốn kém trong quá trình tuyển dụng thêm nhân sự.
Tuy vậy, nguồn tuyển dụng lại rất đa dạng hóa do khách sạn tuyển dụng từ rất nhiều nguồn như báo, đài, internet…Hơn nữa, khâu tuyển dụng cũng rất nghiêm túc và chặt chẽ do phía Tập đoàn có cử chuyên gia đến tham dự buổi phỏng vấn, đánh giá kết quả và quyết định tuyển dụng nhân sự.
2.4.2.1.3 Tiêu chuẩn tuyển dụng
Khách sạn áp dụng tuyển dụng thông qua báo đài, internet, và qua website của khách sạn. Vì là tuyển nhân viên cho ngành du lịch nên khách sạn cũng đặt ra những tiêu chuẩn như:
- Lý lịch rõ ràng.
- Nhân thân đáp ứng đủ tiêu chuẩn của khách sạn đặt ra về chuyên môn - Tốt nghiệp các trường nghiệp vụ, cao đẳng, đại học có liên quan
- Đã qua đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, ngoại ngữ phù hợp hay đã có kinh nghiệm, công tác thực tế.
- Tác phong đạo đức tốt, có ý thức kỉ luật cao - Sức khỏe tốt (chịu đựng được áp lực công việc)
- Có ngoại hình phù hợp với công việc, chức danh tuyển dụng.
- Thực hiện tốt các quy định của khách sạn và công ty.
Khi khách sạn lên thông báo tuyển dụng thì các nhân sự đến nộp hồ sơ phải đầy đủ các giấy tờ sau thì mới được dự thi xét tuyển như:
- Đơn xin việc
- Lý lịch cá nhân rõ ràng có xác nhận của xã, phường địa phương nơi đang cư trú.
- Giấy khám sức khỏe của cơ quan y tế có thẩm quyền quyết định và giấy còn hiệu lực (giấy khám sức khỏe có hiệu lực sử dụng trong 6 tháng từ ngày khám)
- Chứng minh thư, hộ khẩu thường trú (bản sao công chứng) - Văn bằng: Văn hóa, chuyên môn nghiệp vụ, ngoại ngữ, vi tính…
- Bảng điểm kết quả học tập
Nguồn nhân lực luôn được coi là nhiệm vụ quan trọng sống còn của khách sạn vì nguồn nhân lực chính là chìa khóa thành công của tất cả các doanh nghiệp cũng như các công ty, khách sạn khác. Chính vì thế khách sạn có chủ trương liên kết với các trường nghiệp vụ du lịch để tạo điều kiện cho những sinh viên đang học trong trường có cơ hội thực tập thực tế tại khách sạn. Trong thời gian thực tập ở đây các sinh viên sẽ được các trưởng bộ phận hướng dẫn cụ thể công việc như thế nào. Sau khi hết thời gian thực tập các sinh viên này đáp ứng đủ nhu cầu chuyên môn khách sạn đặt ra thì khách sạn sẽ đặt vấn đề với các sinh viên này ký hợp đồng với khách sạn.
Như vậy, khách sạn không chỉ cắt giảm được chi phí tuyển dụng đầu vào mà còn hạn chế được công tác đào tạo ban đầu cho nhân viên mới mang lại hiệu quả cao trong công việc
2.4.2.1.4 Kỹ năng tuyển dụng
Hiện nay, khách sạn Green áp dụng các phương pháp khác nhau đối với từng bộ phận.
- Đối với bộ phận lễ tân, phòng kinh doanh thì khách sạn sau khi sàng lọc để loại những hồ sơ không đạt yêu cầu sẽ tiến hành phỏng vấn trực tiếp. Người phỏng vấn là trưởng bộ phận, các chuyên gia được mời đến.
- Đối với trưởng phòng các bộ phận thì sau khi loại hồ sơ sẽ tiến hành hai vòng thi là thi viết và phỏng vấn. Những người qua vòng thi viết sẽ được phỏng vấn. Người phỏng vấn sẽ là ban giám đốc, các trưởng bộ phận khác.
- Đối với các bộ phận khác như bàn, bếp, buồng, giặt là thì chủ yếu chỉ xét tuyển qua việc nghiên cứu hồ sơ của phòng tổ chức hành chính, hình thức này có ưu điểm là đơn giản và ít tốn kém nhưng nó không đem lại kết quả như mong muốn vì thiếu khách quan, ảnh hưởng tới kết quả kinh doanh.
Hiện nay hầu hết các bộ phận trong khách sạn đều ở tình trạng dư thừa nhân lực, tuy nhiên lại thiếu những người có trình độ chuyên môn để lãnh đạo. Việc tuyển những người giỏi trong khách sạn là rất cần thiết. Nhìn chung việc tuyển chọn nhân lực trong khách sạn đã có những bước tiến đáng kể, song công tác này vẫn còn gặp nhiều hạn chế. Để đáp ứng nhu cầu đòi hỏi của khách hàng ngày càng lớn, xu hướng phát triển không ngừng của ngành khách sạn, thì khách sạn cần có sự cải tiến, hoàn thiện công tác này, góp phần nâng cao nguồn nhân lực của mình.
2.4.2.1.5 Phân công, bố trí nguồn nhân lực
Việc sắp xếp công việc tốt cho người lao động đồng nghĩa với việc xây dựng được mối quan hệ tốt giữa các bộ phận trong khách sạn. Với số lượng lao động là 60 người thì việc sử dụng, bố trí, sắp xếp nhân lực trong khách sạn được bố trí phân công cho từng bộ phận như sau:
Người lao động thuộc khối văn phòng làm việc theo giờ hành chính.
Buổi sáng từ 7h30 đến 11h30, buổi chiều từ 13h30 đến 16h30 và làm việc từ thứ hai đến thứ sáu hàng tuần.
Trong trường hợp đặc biệt tùy theo tình hình mà các nhân viên trong khối này có thể làm việc vào các ngày thứ 7, chủ nhật, các ngày lễ tết, nhưng trưởng phòng phải đảm bảo cho họ được nghỉ bình quân mỗi tháng 6 ngày.
Giám đốc khách sạn và các trưởng bộ phận phải thay phiên nhau cắt cử trực đến 23h mỗi ngày. Trong ca trực họ phải đứng ra giải quyết các vấn đề phát sinh, giám sát hoạt động của khách sạn.
Đối với khối kinh doanh
Do đặc điểm riêng mà chỉ có ở ngành khách sạn là phục vụ 24/24 giờ trong ngày, do vậy khách sạn Green đã chia thời gian lao động làm 3 ca trong một ngày:
Ca 1: từ 6h-14h Ca 2: từ 14h-22h
Ca 3: từ 22h-6h sáng hôm sau
Thời gian theo ca này được áp dụng đối với các bộ phận buồng, lễ tân, bảo vệ, sửa chữa… vì đây là những bộ phận nhằm duy trì hoạt động liên tục của khách sạn.
Riêng đối với bộ phận nhà hàng mà bao gồm bàn, bếp và bộ phận phục vụ hội nghị, hội thảo thì khách sạn thường sắp xếp lao động làm việc theo hai ca là:
Ca 1: từ 6h-14h Ca 2: từ 14h-22h
Trong trường hợp mà những hôm khách sạn có tiệc lớn hay có cả ba hội nghị thì số lao động của hai ca được gộp lại để có thể đáp ứng được yêu cầu của công việc, nhằm giúp đỡ nhau cùng hoàn thành nhiệm vụ.
Như vậy quy định về thời gian làm việc trong khách sạn là khá chặt chẽ. Mọi nhân viên đều phải tuân thủ đúng giờ làm việc bất kể là người quản lý hay nhân viên. Do đó khiến cho khách sạn tận dụng được lao động mà không phải tăng thêm số lượng lao động khi khối lượng công việc nhiều