Chương 2: Phân tích tình hình tài chính tại công ty TNHH Vận Tải Trí Tài
2.3: Hệ thống tổ chức của công ty
2.3.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức:
Công ty TNHH Vận Tải Trí Tài là loại hình TNHH hai thành viên cơ cấu tổ chức gồm các thành phần cơ bản:
a) Hội đồng thành viên:
- Hội đồng thành viên là cơ quan quyết định cao nhất của Công ty. Thành
viên là tổ chức chỉ định người đại diện theo ủy quyền tham gia Hội đồng thành viên.
Điều lệ công ty quy định cụ thể định kỳ họp Hội đồng thành viên, ít nhất một năm một lần.
* Hội đồng thành viên gồm 2 thành viên: Chủ tịch hội đồng thành viên kiêm
17
Giám Đốc
* Các thành viên khác của hội đồng thành viên : 01 người b) Kiểm soát viên: 02 kiểm soát viên
c) Ban điều hành: Bao gồm
- Giám đốc công ty: Bà Nguyễn Thị Thùy Trang
Là người đại diện theo pháp luật của công ty, người điều hành hoạt động kinh doanh hằng ngày của công ty, chịu trách nhiệm trước Hội đồng thành viên về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ của mình.(01 người)
- Phó giám đốc: 01 người - Kế toán trưởng: 01 người
d) Các phòng nghiệp vụ tham mưu giúp việc:
- Phòng Tài Chính - Kế Toán - Phòng Kỹ thuật
- Phòng Kinh Doanh - Phòng Tổ Chức
e) Các đơn vị trực thuộc: Phân xưởng sửa chữa xe ô tô
- Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến chức năng và khái quát theo sơ đồ sau(Nguồn Phòng Tổ Chức) :
Đánh giá về cách tổ chức bộ máy quản lý của Công ty:
P. TC-K.TOÁN HĐ THÀNH VIÊN KIỂM TOÁN NỘI BỘ
GIÁM ĐỐC
P. KINH DOANH P.TỔ CHỨC
PHÓ GIÁM ĐỐC
P. KỸ THUẬT
Dịch vụ Vận tải
Dịch vụ sửa chữa
Dịch vụ giao nhận
bốc dỡ
Mua bán linh kiện, phụ tùng
Ô tô
Phân xưởng sửa chữa
18
Bộ máy quản lý của Công ty TNHH Vận Tải Trí Tài có chức năng điều phối các hoạt động sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả, được tổ chức tương đối gọn nhẹ, linh hoạt theo nguyên tắc quyền thủ trưởng, chế độ phân công trách nhiệm về công việc được giao dưới sự điều hành của Giám Đốc cùng sự hỗ trợ của Phó Giám Đốc và các Phòng ban liên quan.
2.3.2: Nhiệm vụ và chức năng của các phòng ban:
2.3.2.1: Giám đốc:
Là người lãnh đạo cao nhất, có quyền quyết định, điều hành mọi hoạt động của công ty theo đúng kế hoạch, đúng chính sách, pháp luật của nhà nước. Giám đốc chịu trách nhiệm trước pháp luật về kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của đơn vị.
Người tiến hành việc quy hoạch lựa chọn, bố trí và sử dụng cán bộ của công ty. Giám đốc phải đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh theo đúng kế hoạch, chiến lược đề ra.
2.3.2.2: Phó giám đốc:
Là người tham mưu cho giám đốc các vấn đề cần thiết trong công việc quản lý chung, được giám đốc phân công chịu trách nhiệm một số mặt trong hoạt động, điều hành trong đơn vị, đồng thời chịu trách nhiệm trước giám đốc và tập thể lao động về việc đã được phân công. Phó giám đốc có thể thay mặt giám đốc giải quyết và chịu trách nhiệm toàn bộ các vấn đề thuộc quyền quản lý của giám đốc nếu được ủy quyền khi giám đốc vắng mặt. Ngoài ra, phó giám đốc còn chịu trách nhiệm về tình hình hoạt động kinh doanh, quản lý các phòng ban thực hiện đúng kế hoạch giám đốc đề ra.
2.3.2.3: Phòng kế toán:
Giúp ban giám đốc trong công tác quản lý tài chính – kế toán, đảm bảo công tác tài chính kế toán qua việc ghi chép, hạch toán theo đúng chế độ, quy định, phục vụ đắc lực cho ban giám đốc trong quản lý, giúp điều tiết vốn hợp lý trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Phòng kế toán lập các báo cáo quyết toán tài chính của công ty, kiểm tra tính chính xác các báo cáo do các phòng ban khác lập, lập các báo cáo thống kê theo quy định và yêu cầu của ban giám đốc. Hằng năm, phòng kế toán lập các báo cáo tài chính. Lưu trữ, bảo quản hồ sơ, tài liệu, quản lý số liệu kế toán, cung cấp số liệu cho các bộ phận có liên quan hoặc cho cơ quan quản lý cấp trên. Phân tích tình hình tài chính của công ty giúp cho ban giám đốc có thể đưa ra những giải pháp tối ưu.
2.3.2.4: Phòng kinh doanh:
Lập các kế hoạch tác chiến bán hàng, phân kênh thị trường, tìm kiếm khách hàng.
Tham mưu cho giám đốc trong việc ký kết, thực hiện các hợp đồng kinh tế có hiệu quả cao. Phòng kinh doanh là nơi khách hàng đặt hàng và phản ánh về chất lượng dịch vụ, sản phẩm của công ty về quy cách phục vụ khách hàng như có giao hàng đúng tiến độ hay không, có đầy đủ số lượng không? Xác định thị trường mục tiêu mà công ty nhắm tới, thu thập các thông tin về giá cả sản phẩm, dịch vụ cung ứng của các đối thủ cạnh tranh đang có mặt trên thị trường. Thông tin về số lượng khách hàng, xây dựng kế hoạch kinh doanh cho công ty, tìm kiếm thị trường mới. Phòng kinh doanh còn chịu trách nhiệm quản lý cửa hàng mua bán phụ tùng của công ty, hoạch định
19
chiến lược bán hàng và tiêu thụ sản phẩm, sắp xếp xe vận chuyển hàng khi có đơn đặt hàng.
2.3.2.5: Phòng tổ chức:
Tiến hành tuyển dụng, đào tạo và bố trí lao động theo yêu cầu của công ty. Ngoài ra, phòng tổ chức còn có chức năng điều phối nhân sự trong công ty khi công ty có nhu cầu luân chuyển hay thay đổi. Phòng tổ chức quản lý bộ phận hành chính, xây dựng các nội quy, quy chế hoạt động của công ty theo yêu cầu của ban giám đốc, phân loại, đề xuất, ấn định, mức lương cho cán bộ công nhân viên. Thực hiện các chính sách đối với người lao động, tham gia vào việc tổ chức hội nghị, mua sắm các trang thiết bị văn phòng cho công ty.
2.3.3: Mối quan hệ giữa các phòng ban trong Công ty:
Hoạt động của các phòng ban trong công ty tuy được tổ chức độc lập, mỗi phòng ban có chức năng riêng, nhiệm vụ riêng. Nhưng mục đích chung là tạo ra lợi nhuận cho công ty, giúp công ty ngày càng phát triển, sản phẩm ngày càng phong phú, cung ứng dịch vụ ngày càng tốt tạo vị thế trên thị trường. Do đó hoạt động giữa các phòng ban có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Tất cả các phòng ban đều chịu sự quản lý của giám đốc, phó giám đốc. Trong đó, phòng kinh doanh có mối quan hệ mật thiết với các phòng ban khác. Khi nhận được đơn đặt hàng thì phòng kinh doanh sẽ sắp xếp xe vận chuyển đối với đơn hàng vận chuyển hàng hóa còn đơn hàng phụ tùng thì phòng kinh doanh cung ứng các sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng. Sau đó, phòng kinh doanh thông báo đến các phòng ban có liên quan, trong đó có phòng kế toán lập các chứng từ, xuất hóa đơn GTGT. Bộ phận phân xưởng khi nhận được đơn hàng sẽ lên kế hoạch sửa chữa, bộ phận vận chuyển lên kế hoạch bốc hàng lên xe, tới bến bãi chuyển hàng hóa đến nơi yêu cầu. Sau khi đã giao hàng xong các tài xế có nhiệm vụ mang các giấy tờ như: phiếu cân, lệnh xuất hàng, biên bản giao nhận, phiếu nhập kho, vé cầu đường…về phòng kế toán để phòng kế toán lập yêu cầu khách hàng thanh toán tiền cước vận chuyển. Đồng thời phòng kế toán cũng theo dõi tình hình sử dụng nhiên liệu, chi phí kèm theo để tính giá vốn vận chuyển trên cơ sở đó tính lại giá cước. Sau đó đề nghị lên ban giám đốc xây dựng kế hoạch sản xuất hợp lý để tăng, giảm giá thành sản xuất ở phân xưởng, từ đó xây dựng chiến lược cạnh tranh về giá và dịch vụ với các đối thủ cạnh tranh.