CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN
1.2. Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại doanh nghiệp
1.2.2. Các yếu tố bên trong doanh nghiệp
Cơ sở vật chất kỹ thuật chính là tài sản cố định của công ty, là nền tảng ban đầu của hầu hết các tổ chức, doanh nghiệp khi tham gia vào thị trường kinh doanh. Hạ tầng ban đầu đối với một công ty giao nhận có thể là văn phòng đại diện, đội xe chuyên vận, kho bãi lưu giữ hàng hóa, thiết bị phục vụ việc bốc xếp hàng hóa, thiết bị kiểm tra và đóng mở container, …
Khách hàng lựa chọn Công ty giao nhận sẽ có thể dựa vào nhiều tiêu chí khác nhau, trong đó yếu tố đầy đủ, đảm bảo về phương tiện kỹ thuật hiện đại là một chỉ tiêu không thể bỏ qua. Một điều đương nhiên dễ chấp nhận đó là, một công ty với máy móc thiết bị lỗi thời bao giờ cũng làm việc chậm chạp và thiếu tính an toàn hơn công ty có trang bị đầy đủ nguồn năng lực kỹ thuật tiên tiến.
Do vậy có thể nói cơ sở vật chất tác động trực tiếp đến hoạt động và chất lượng dịch vụ, tuy nhiên, riêng với nghiệp vụ giao nhận, doanh nghiệp có thể trực tiếp thực hiện hoặc thuê ngoài. Song, vì hiện nay trên thị trường có quá nhiều đối thủ, việc tự sắm sửa thiết bị phục vụ cho hoạt động sẽ giúp nâng cao hiệu quả công việc cũng như tăng vị thế cạnh tranh cho Công ty.
1.2.2.2. Cơ cấu tổ chức hoạt động của doanh nghiệp
Vấn đề xây dựng cơ cấu hệ thống của một tổ chức là yếu tố tác động trực tiếp đến hiệu quả hoạt động của tổ chức đó. Không phải ngẫu nhiên mà các công ty sẵn sàng bỏ ra đến hàng ngàn USD để có được những nhà lãnh đạo hàng đầu chỉ để tái thiết cơ cấu tổ chức hoạt động của một doanh nghiệp. Mấu chốt của việc hoạch định nằm ở yếu tố các nhà đầu tư tin tưởng rằng, với một bộ máy hoạt động mạnh mẽ, đủ lực, cùng quy trình quản lý thông minh, đồng nhất sẽ là nền tảng vững chắc cho mọi thành công của doanh nghiệp. “Các thiết kế được đưa ra không chỉ trình bày những sơ đồ tổ chức, chú trọng đến các mối quan hệ báo cáo thông thường,
Trang 14 chức danh công việc, trách nhiệm và thẩm quyền mà còn vạch rõ chiến lược của một tổ chức, sự định hình quá trình hoạt động, sự tác động đến hiệu quả công việc cũng như sự ảnh hưởng đến những giá trị tổ chức sẽ phát triển cùng với thời gian”
(Allan R.Cohen, “MBA trong tầm tay – Quản trị kinh doanh”, - 265 - ).
Bản chất của việc xây dựng cơ cấu tổ chức là để doanh nghiệp hoạt động có một trình tự nhất định. Người lao động sẽ xác định được phạm vi, quyền hạn và trách nhiệm công việc mình làm hoặc khi gặp vấn đề xảy ra sẽ báo cáo cho ai, tham mưu với ai để giải quyết vấn đề, …Một tổ chức có cơ cấu càng đơn giản, càng thống nhất thì hoạt động cũng sẽ nhanh và hiệu quả hơn rất nhiều.
Bởi lẽ không một bộ phận nào trong công ty bạn có thể tách rời hoạt động của nó với các phòng ban khác. Đối với công việc giao nhận hàng hóa thì càng phải có một sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận chức năng với nhau, phòng kinh doanh, chăm sóc khách hàng, bộ phận chứng từ, bộ phận giao nhận, cuối cùng là bộ phận kế toán, một lô hàng thực hiện giao dịch tại công ty ít nhất phải có sự can thiệp của các bộ phận trên, do vậy, phân công và phân quyền rõ ràng là yếu tố cơ bản giúp các phòng có trách nhiệm hơn đối với công việc của mình.
Cơ cấu tổ chức là cái “sườn” để doanh nghiệp vẽ lên kế hoạch hoạt động cụ thể trong các chiến lược, mục tiêu đề ra. Mỗi một bước hoạch định, nhà lãnh đạo sẽ xác định rõ ràng bộ phận nào sẽ tham gia và thời gian cho công đoạn đó là bao lâu.
Do vậy, nói rằng cơ cấu tổ chức ảnh hưởng đến cả chiến lược phát triển, đi cùng sự tồn tại của tổ chức là không hề sai. Thật lý tưởng khi cấu trúc tổ chức phù hợp với môi trường và chiến lược của tổ chức đó, nó có thể giúp doanh nghiệp hoàn thành được mục tiêu của mình.
Các yếu tố của cấu trúc bao gồm :
- Thành lập nên các tiểu đơn vị như các bộ phần hoặc phân khu.
- Phân cấp quản lý nhằm định rõ quyền hạn.
- Các cơ chế kết nối như các ủy ban và những bộ phận chuyên trách nhằm bảo đảm các nhóm này cùng phối hợp với nhau.
Vậy, muốn “xây nhà” trước tiên phải “đổ móng”, doanh nghiệp muốn hoạt động tốt phải thiết lập ngay từ đầu cho mình một cơ cấu tổ chức chặt chẽ, rõ ràng, thể hiện được các mối liên hệ mật thiết và thống nhất với nhau.
1.2.2.3. Nguồn nhân lực hiện hữu của doanh nghiệp
“Con người là xương sống của thiết kế tổ chức vì nếu hoàn thành công việc hay nhiệm vụ, họ sẽ giúp tổ chức đạt được thành công trong việc đạt được chiến lược đề ra” (Allan R.Cohen, “MBA trong tầm tay – Quản trị kinh doanh, - 265 -). Quả
Trang 15 thật vậy, mọi thành tựu và vinh quang mà doanh nghiệp có được đều do chính những con người trong cộng đồng doanh nghiệp ấy cùng chung sức tạo ra. Họ chính là thành phần nòng cốt, nếu ví nguồn tài chính, tiền tệ của doanh nghiệp là máu thì con người trong tổ chức chính là khí Ôxi giúp dòng máu lưu thông mạch lạc và tạo nên quần thể công ty sống, phát triển không ngừng.
Yếu tố con người do vậy gắn liền với mọi hoạt động của một tổ chức. Hiệu quả của công việc tác động lên hiệu quả chung của cả doanh nghiệp đến từ ý thức và trình độ chuyên môn nghiệp vụ của nhân viên thực hiện. Hơn nữa, sử dụng nguồn lực với sự phân bổ hợp lý sẽ giúp các nhà lãnh đạo tận dụng tối đa những tiềm năng mình đang có, giảm thiểu hao phí lao động. Lượng nhân sự mà công ty đang sử dụng cũng phản ánh khá tốt quy mô hoạt động của doanh nghiệp, vì thế, để xem xét tính hiệu quả trong vấn đề sử dụng nhân lực cho hoạt động của tổ chức, phải bàn đến cả “lượng” và “chất” của nguồn nhân lực đó.
Về số lượng nhân sự
Với khối lượng công việc cụ thể, nhà lãnh đạo phải phân công công việc đó một cách hợp lý cho số nhân viên cần thiết của mình. Việc đánh giá được có bao nhiêu công việc cần làm, và cần bao nhiêu nhân công thì đủ là một điều không khó nhưng cũng không hề dễ dàng. Khối lượng công việc quá tải sẽ khiến nhân viên bị áp lực đôi khi là bất mãn, dẫn đến hiệu quả làm việc không cao. Ngược lại, sự nhàn rỗi dễ dẫn đến tâm lý lười biếng, không tích cực làm việc ở người lao động, hơn nữa gây tốn chi phí nhân công không hợp lý cho doanh nghiệp. Phải qua kinh nghiệm và một thời gian nhìn nhận về quá trình hoạt động, kết quả đạt được thì nhà lãnh đạo mới có thể phân bổ một cách tốt nhất nguồn lực này của mình.
Về trình độ chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ nhân viên
Đây cũng là một trong yếu tố chủ đạo ảnh hưởng đến chất lượng hoạt động dịch vụ giao nhận tại doanh nghiệp. Theo Susan J.Lindner, người sáng lập và là CEO của Lotus Public Relations thì : Sản phẩm + Chuyên môn + Uy tín = Thương hiệu.
Quan điểm này hoàn toàn đúng, trình độ chuyên môn của mỗi nhân viên được biểu hiện rõ trong từng khâu làm việc cụ thể, do vậy có tính quyết định trực tiếp đến kết quả hoạt động, doanh thu hoạt động của tổ chức.
Chuyên môn là yếu tố vô hình nhưng lại rất dễ dàng nhìn thấy được, khách hàng sử dụng dịch vụ tại doanh nghiệp có thể đánh giá năng lực phục vụ của mỗi cán bộ nhân viên trong tổ chức thông qua cách thức và thái độ làm việc của họ. Cùng với
Trang 16 kết quả giao dịch mà khách hàng cảm nhận tốt hoặc không tốt về chất lượng để có thể quyết định có tiếp tục sử dụng dịch vụ tại đây nữa hay không.
Chuyên môn nghiệp vụ không đơn giản chỉ thể hiện ở việc người nhân viên có trình độ học vấn cao, làm lâu năm trong ngành mà còn bộc lộ ở tinh thần siêng năng học hỏi, luôn cập nhật thông tin về các vấn đề mới, các yếu tố chính sách pháp luật, các lĩnh vực có liên quan và cải tiến công việc đi cùng với sự phát triển của khoa học kỹ thuật ngành vận tải giao nhận.
Chính sách đãi ngộ của công ty giành cho nhân viên
Việc sở hữu những nhân tài luôn là khao khát của các nhà tuyển dụng, “săn”
được họ cũng không dễ dàng gì, do vậy công ty cần thiết phải có những chính sách giữ chân tích cực mới mong họ tiếp tục ở lại và tiếp tục hết mình với tổ chức. “Các nghiên cứu về chi phí thay đổi nhân sự rất đa dạng tin rằng, nếu một quản lý bỏ công ty, thì sẽ tốn ít nhất 150% lương hàng năm của người đó để tìm người thay thế” (William J.Rothwell, “Các chiến lược phát triển nhân tài nhanh chóng và hiệu quả”, - 228-). Chẳng hề vô lý chút nào khi nói thế, để có được một nhân tài đã thích ứng với môi trường, văn hóa làm việc nội tại thì doanh nghiệp phải trải qua cả một quá trình tuyển dụng, chọn lựa và đào tạo lâu dài, chi phí bỏ ra là không hề nhỏ thế nhưng xác suất để người mới bằng người cũ còn tùy thuộc vào “duyên số”
của doanh nghiệp, đôi khi chi phí bỏ ra còn không nhận đúng lại giá trị của nó.
Ngày nay, cũng khá nhiều các công ty đã nhận ra rằng, những lời khen về tinh thần hay những khoản thưởng đãi về vật chất dù nhỏ cũng là tạo sự khuyến khích, niềm động viên lớn lao làm gia tăng nhiệt huyết làm việc, thúc đẩy tính sáng tạo và hiệu quả làm việc của nhân viên, từ đó các cá nhân hoạt động trong tổ chức luôn cảm thấy mình được công ty quan tâm và coi trọng thì sẽ mãi trung thành, đi cùng với sự tồn tại hay thành bại của tổ chức. “Năng lực của nhân viên phụ thuộc vào các kỹ năng được phát triển thông qua những chương trình đào tạo và huấn luyện.
Tuy nhiên, mức cố gắng dành cho công việc lại phụ thuộc vào các chế độ đãi ngộ của công ty cũng như phụ thuộc vào hy vọng họ sẽ có thể thành công và được đối xử công bằng” (Allan R.Cohen, “MBA trong tầm tay – Quản trị kinh doanh”, - 315 -).
Vấn đề lương thưởng, khoản đãi sẽ càng tạo được hiệu ứng thúc đẩy công việc hơn nữa nếu đó là những buổi tiệc, du lịch có tất cả nhân viên cùng tham gia.
Những chuyến đi như thế sẽ gắn kết các cá nhân trong tổ chức lại với nhau, để họ luôn hiểu và hợp tác với nhau ăn ý hơn nữa trong công việc, công ty sẽ như một ngôi nhà thứ hai để những con người nơi đây luôn cảm nhận mình được sống, làm
Trang 17 việc trong môi trường ấm áp tình người nhưng không kém sự nhiệt tình, sôi nổi đầy sáng tạo của công việc.
Vậy, có thể nói rằng, con người là “tài nguyên” quý giá nhất của tổ chức, giữ chân người lao động có năng lực là doanh nghiệp đang giữ lại cho mình một kho tàng, một cơ sở để vươn cao và khẳng định vị thế của mình trên thị trường.
1.2.2.4. Cách thức tổ chức hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận của doanh nghiệp
“Hoạt động là quá trình mà thông qua đó các công ty tạo ra và chuyển giao giá trị. Các quá trình đó thể hiện các năng lực và quyết định vị thế của công ty trong tương lai” (Nhóm tác giả biên soạn, “MBA trong tầm tay – Tổng quan”, NXB Tổng hợp Tp.HCM, -151-). Có thể nói rằng hiệu quả kinh doanh và tầm vóc mà tổ chức đang vươn tới sẽ được quyết định bởi cách thức hoạt động mà tổ chức đó lựa chọn.
Đối với loại hình kinh doanh dịch vụ mà các công ty giao nhận đang hướng tới thì vấn đề lựa chọn cách thức hoạt động càng trở nên quan trọng. Vì nhiều các nhân tố ảnh hưởng trực tiếp như cơ sở vật chất, nguồn vốn kinh doanh, nguồn nhân lực mà doanh nghiệp có thể lựa chọn hình thức trực tiếp thực hiện dịch vụ hoặc thuê ngoài.
Nếu được trang bị đầy đủ trang thiết bị và điều kiện để tự thân thực hiện toàn bộ các dịch vụ cung ứng, doanh nghiệp sẽ hoàn toàn chủ động trong mọi tình huống kinh doanh của mình, quy mô và hình ảnh thương hiệu trong mắt khách hàng cũng vì thế mà được củng cố hơn rất nhiều.
Ngược lại, thuê ngoài cũng là một cách thức mà phần lớn các công ty nhỏ và vửa trên thị trường Việt Nam hiện nay đang lựa chọn. Với nguồn vốn kinh doanh nhỏ, các doanh nghiệp này lựa chọn cách mua bán giá cước, chủ yếu ở nghiệp vụ vận tải hàng hóa quốc tế và nội địa. Điều này làm ảnh hưởng đến khả năng phát triển cũng như tính chủ động trong mọi thời điểm của doanh nghiệp, hoạt động vì thế mà không mang lại hiệu quả cao.