CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH DỊCH VỤ
2.1. Giới thiệu chung về Công ty TNHH Dịch vụ vận tải tàu biển An Nhƣ Thành
2.1.2. Hệ thống tổ chức của Công ty An Nhƣ Thành
Hình 2.1 : Sơ đồ cơ cấu tổ chức (Nguồn : Phòng kinh doanh)
Công ty có cơ cấu tổ chức khá đơn giản và chặt chẽ, mạng lưới không quá rộng đủ để cấp lãnh đạo giám sát hết được hoạt động của tổ chức, đảm bảo tính thống nhất đồng thời luôn đạt được những mục tiêu đặt ra.
Director
Vice – Director
Account Sale Cus service Import Export Logistics
Trang 25 Tính đơn giản của tổ chức sẽ tạo ra sự phân công công việc rõ ràng ở từng phòng ban, tránh sự chồng chéo công việc và quyền hạn trách nhiệm ở các bộ phận khác nhau.
Công ty chia thành 6 phòng ban dưới sự lãnh đạo của Giám Đốc và Phó Giám Đốc. Nguồn thông tin phục vụ cho việc ra quyết định chiến lược hay xử lý các vấn đề hoạt động khác sẽ được truyền tải kịp thời, chính xác, đảm bảo hoạt động của tổ chức hiệu quả cao.
Hoạt động hiệu quả nhưng không dư thừa và lãng phí nguồn nhân lực là một cách giảm bớt chi phí cho Công ty.
2.1.2.2. Nhiệm vụ và chức năng các phòng ban
Giám đốc : Là người điều hành hoạt động kinh doanh hằng ngày của Công ty, chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ của mình.
Tại Công ty A.N.T Shipping thì Giám đốc là người có quyền hạn tối cao nhất, Giám đốc sẽ đưa ra mọi quyết định về các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh hằng ngày của công ty đồng thời tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và các phương án đầu tư đó.
Giám đốc cũng là người đứng ra ký kết hợp đồng nhân danh công ty, chịu trách nhiệm pháp lý về nghĩa vụ thực hiện và phạt hợp đồng khi có tranh chấp, mâu thuẫn xảy ra.
A.N.T Shipping là một công ty có quy mô nhỏ, do vậy hầu hết các vị trí tuyển dụng đều được trực tiếp Giám đốc Công ty quan tâm và xét tuyển. Cùng với sự hỗ trợ thêm của phòng ban trực thuộc, Giám đốc và trưởng bộ phận thực hiện việc lựa chọn ứng viên thích hợp nhất cho Công ty của mình.
Phó Giám đốc : Là người giúp Giám đốc công ty điều hành một số lĩnh vực quản lý hoạt động kinh doanh của công ty theo phân công và ủy quyền của Giám đốc, chịu trách nhiệm trực tiếp trước Giám đốc công ty và pháp luật về nhiệm vụ được phân công và ủy quyền, những công việc vượt quá thẩm quyền thì báo cáo đề xuất xin ý kiến Giám đốc công ty quyết định.
Phòng Kế Toán
Nhìn vào bộ phận kế toán ở mỗi công ty, ta có thể đánh giá được độ mạnh và rõ ràng về tài chính của công ty đó, bởi lẽ phòng kế toán thực hiện công việc cân đối thu chi, theo dõi doanh thu và kết quả hoạt động kinh doanh của công ty qua từng
Trang 26 kỳ, quý và giai đoạn cụ thể. Phòng kế toán vận hành tốt, là đã hoạch định được cho công ty các phương án tài chính vững chắc, luôn đặt công ty trong trạng thái kinh doanh an toàn.
Bên cạnh đó, phòng Kế toán thường xuyên tham mưu cho Giám đốc công ty trong công tác quản lý, sử dụng vốn (tài sản, nguyên vật liệu, nguồn vốn, chi phí hoạt động kinh doanh).
Luôn luôn thu thập và xử lý thông tin có liên quan đến nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong công ty.
Đảm bảo các nguồn vốn cho các mặt hoạt động kinh doanh của Công ty.
Thu hồi vốn nhanh chóng tránh tình trạng bị chủ đầu tư, khách hàng chiếm dụng vốn.
Giữ bí mật về số liệu kế toán – tài chính và bí mật kinh doanh của Công ty.
Tiến hành các thủ tục, thanh quyết toán các loại thuế với cơ quan thuế.
Lập và nộp các báo cáo tài chính đúng và kịp thời cho các cơ quan thẩm quyền theo chế độ quy định của Nhà nước.
Phòng Kinh Doanh
Phần lớn thu nhập của bất kỳ công ty nào cũng là đều do phòng kinh doanh mang lại, bộ phận này sẽ tham mưu giúp Ban Giám đốc công ty hoạch định các phương án kinh doanh của toàn Công ty dài hạn, ngắn hạn, hoặc trong từng thương vụ kinh doanh cụ thể.
Thực hiện công tác Marketing, nghiên cứu thị trường và tìm kiếm khách hàng.
Mở rộng mạng lưới kinh doanh trên thị trường nội địa và phát triển kinh doanh xuất, nhập khẩu. Chủ động giao dịch, đàm phán trong và ngoài nước, ký các thư từ, đơn chào hàng, trao đổi thông tin với khách hàng trong nước và nước ngoài trong quá trình giao dịch khi đi ký kết hợp đồng kinh doanh của Công ty.
Lưu trữ các hồ sơ, hợp đồng kinh tế có liên quan đến công tác kinh doanh của Công ty theo đúng quy định của pháp luật hiện hành.
Theo dõi chặt chẽ và nắm bắt kịp thời tình hình thị trường, giá cả, nhu cầu hàng hóa xuất nhập khẩu để tham mưu cho Ban Giám đốc trong việc đàm phán ký kết các hợp đồng kinh tế.
Nghiên cứu theo dõi các chủ trương chính sách xuất nhập khẩu, thuế của Nhà nước ban hành để tổ chức triển khai và thực hiện đúng quy định.
Thực hiện chức năng quản lý thương hiệu của Công ty. Theo dõi và báo cáo Giám đốc về công tác xúc tiến thương mại, quảng bá thương hiệu.
Trang 27 Phòng dịch vụ khách hàng
Công việc chủ yếu của phòng dịch vụ khách hàng là xây dựng các kênh thông tin để khách hàng tiếp cận dễ dàng các thông tin về công ty, các loại hình dịch vụ, giá cả đi kèm và phương thức thanh toán.
Ngoài ra còn phải thu thập, lưu trữ các thông tin cần thiết, địa chỉ liên lạc cũng như loại hàng xuất nhập khẩu thường lưu thông của khách hàng.
Tìm hiểu, lên danh sách giá vận tải từ các hãng tàu, chào giá với khách hàng.
Phòng dịch vụ khách hàng sẽ là đầu mối tiếp nhận mọi thông tin khiếu nại, thắc mắc từ khách hàng. Phối hợp báo cáo, tham mưu cùng Ban Giám đốc để đưa ra phương án xử lý. Ghi nhận ý kiến của khách hàng để cải tiến công việc.
Lập kế hoạch ngân sách chăm sóc khách hàng hàng năm, thăm hỏi khách hàng VIP, tặng quà cho khách trong các dịp lễ, tết, ngày khai trương, ngày thành lập của khách hàng.
Phòng Nhập Khẩu
Lập bộ chứng từ đầy đủ và làm mọi thủ tục cần thiết liên quan đến việc nhập khẩu (B/L, P/L, D/O, …) phù hợp với các yêu cầu để nhập lô hàng của khách đúng thời hạn.
Cung cấp cho khách hàng thông tin chính xác ngày tàu đến, lịch xếp dỡ hàng quy định tại cảng để khách hàng nắm rõ và chuẩn bị dỡ hàng đúng tiến độ.
Lưu hồ sơ hàng nhập cho từng lô hàng cụ thể theo từng tháng, từng đối tác khách hàng để bộ phận Kế toán và Lãnh đạo Công ty theo dõi khi cần giải quyết các vấn đề nảy sinh.
Chuyển hồ sơ chứng từ và hỗ trợ bộ phận Kế toán thực hiện nghiệp vụ thu tiền khách hàng.
Thông báo với khách hàng khi có những thay đổi về quá trình nhập lô hàng.Cùng với Đại lý ở trong và ngoài nước hỗ trợ những thông tin cần thiết về khách hàng và hàng hóa liên quan.
Phòng Xuất Khẩu
Kết hợp với bộ phận Kinh doanh tìm kiếm và phát triển thị trường mới ngoài thị trường quen thuộc.
Lập bộ chứng từ đầy đủ và làm mọi thủ tục cần thiết liên quan đến việc xuất khẩu phù hợp với các điều kiện có nội dung đã nêu trong hợp đồng thương mại của khách hàng.
Mua bảo hiểm hàng hóa, giải quyết tranh chấp khi có tổn thất.
Trang 28 Cung cấp cho khách hàng những thông tin cần thiết và kịp thời về lịch bốc xếp hàng tại cảng để họ chuẩn bị và tập kết hàng đúng tiến độ bốc hàng.
Hỗ trợ bộ phận Kế toán thực hiện nghiệp vụ thu tiền khách hàng, các khoản nợ phải đòi.
Phòng Giao Nhận
Căn cứ thông báo tiếp nhận hàng hóa, phòng giao nhận chuẩn bị tài liệu và chủ động kết hợp với các đơn vị liên quan, triển khai công việc tiếp nhận (đối với hàng nhập khẩu) và tập kết hàng tại cảng (đối với hàng xuất khẩu), lập các biên bản về tình trạng hàng hóa tại hiện trường để làm cơ sở cho việc nhập kho và khiếu nại với nhà cung cấp hoặc nhà chuyên chở hàng hóa sau này (nếu có).
Ký hợp đồng bốc xếp, giao nhận với các đơn vị có liên quan tại cảng chỉ định theo hợp đồng. Yêu cầu đơn vị vận tải bố trí phương tiện nâng hạ, vận chuyển từ cảng về kho của khách hàng hoặc bốc hàng lên tàu từ địa điểm tập kết hàng (đối với hàng xuất) sao cho phù hợp với từng lô hàng.
Chuẩn bị tài liệu để Hải quan kiểm tra hàng hóa trước khi bốc hàng lên tàu và đưa hàng ra khỏi kho cửa khẩu.
Chỉ đạo việc bốc hàng lên tàu để xuất khẩu
Chịu hoàn toàn trách nhiệm về hàng hóa từ khi nhận cho đến khi giao trừ trường hợp bất khả kháng.
Thực hiện các công việc khác do Bộ phận hàng Xuất và Nhập giao.