CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH DỊCH VỤ
2.2. Phân tích thực trạng hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu của Công ty TNHH Dịch vụ vận tải tàu biển An Nhƣ Thành
2.2.1. Về chất lƣợng dịch vụ cung ứng
2.2.1.1. Khâu chuẩn bị hồ sơ chứng từ vẫn còn chậm trễ, sai sót
Hoạt động giao nhận tại A.N.T Shipping được thực hiện theo lệnh của Đại lý hoặc yêu cầu của khách hàng nội địa. Một quy trình giao nhận hàng hóa trọn gói có thể được mô tả theo sơ đồ sau :
Trang 32
Đường đi của hàng hóa Đường đi của chứng từ
Hình 2.2 : Quy trình nhập khẩu hàng hóa theo yêu cầu của Đại lý Booking
HBL
HBL, D/O, Custom
Booking MBL
Arrival notice MBL,
HBL
Arrival notice, D/O HBL
D/O
Shipper Agent of A.N.T Shipping at
export country
A.N.T Shipping
Custom Warehouse
of port Consignee
Forwarder
HBL
Trang 33 Bảng 2.3 : Mô tả quy trình nhập khẩu theo sơ đồ hình 2.2
Bước 1
+ Người bán đặt mua một chỗ cho lô hàng xuất khẩu của mình tại đại lý của A.N.T Shipping ở nước xuất khẩu.
+ Đại lý của A.N.T shipping sẽ lập một House bill of lading giao cho Người bán một bản và chuyển cho A.N.T Shipping một bản.
Bước 2
- Đại lý tìm một Nhà vận chuyển và đặt mua một chỗ cho lô hàng xuất khẩu vừa nhận.
- Nhà vận chuyển lập một Master bill of lading giao cho Đại lý của A.N.T shipping.
- Đại lý của A.N.T Shipping chuyển Master bill of lading cho A.N.T Shipping.
Bước 3
- Khi tàu đến Nhà vận chuyển sẽ gửi một Thông báo hàng đến cho A.N.T Shipping.
- A.N.T Shipping mang Master bill of lading đến nhận Lệnh giao hàng tại Nhà vận chuyển.
Bước 4
- A.N.T Shipping gởi Thông báo hàng đến cho Người mua
- Người mua mang House bill of lading cùng với Giấy giới thiệu đến nhận Lệnh giao hàng từ A.N.T Shipping.
- A.N.T Shipping lưu lại một bộ hồ sơ chuyển cho bộ phận Kế toán để hỗ trợ việc thu tiền khách hàng.
Bước 5
- Người mua hoặc Người được ủy quyền tại A.N.T Shipping (có giấy ủy quyền/giới thiệu) mang một bộ hồ sơ đầy đủ ( có thể gồm : Contract, Invoice, B/L, C/O, C/F, P/L….) theo yêu cầu của Hải Quan nhập khẩu đến cục Hải Quan để lập Tờ Khai Hải Quan cho lô hàng vừa nhập.
Bước 6
- Người mua hoặc Người được ủy quyền tại A.N.T Shipping mang Tờ khai Hải Quan và Lệnh giao hàng đến Kho tại Cảng để nhận hàng.
Trang 34 Hoặc theo yêu cầu của khách hàng nội địa :
Hình 2.3: Quy trình nhập theo yêu cầu của khách hàng nội địa
Bước 1 : Khi tàu cập cảng, Hãng tàu sẽ gởi một Arrival Notice đến cho Người nhận hàng (Người NK)
Bước 2 : Khách hàng (Người NK) chuyển bộ hồ sơ chứng từ hợp lệ cùng Arrival Notice và Giấy giới thiệu đến cho A.N.T Shipping yêu cầu làm thủ tục nhập khẩu và nhận hàng.
Bước 3 : A.N.T Shipping mang B/L gốc, Arrival Notice, Giấy giới thiệu đến hãng tàu để nhận Delivery Order.
Bước 4 : A.N.T Shipping gởi bộ chứng từ hợp lệ đến Cơ quan Hải quan cảng xin mở tờ khai và đóng các khoản thuế nhập khẩu tương ứng cho lô hàng nhập trên.
Bước 5 : A.N.T Shipping dùng D/O và tờ khai hải quan cùng bộ hồ sơ chứng từ hợp lệ đến Kho tại cảng để nhận hàng. Khách hàng có thể đi cùng A.N.T đến để nhận hàng và vận chuyển về kho riêng hoặc Công ty sẽ thuê nhà vận tải nếu khách hàng yêu cầu.
Fowarder
A.N.T Shipping Khách hàng
(Người NK)
Hải quan Kho tại cảng
1
4 5 2
3
Trang 35 Vậy, dù là giao nhận theo yêu cầu của Đại lý hay của khách hàng nội địa thì khâu chuẩn bị hồ sơ chứng từ vẫn không thể thiếu. Đây là một công đoạn quan trọng, là cơ sở để nhận hàng từ người vận chuyển và là chứng từ xác thực về hàng, số lượng, chất lượng cũng như nguồn gốc xuất xứ để thông quan hàng hóa.
Có 4% khách hàng phản ảnh nhân viên chứng từ nhập khẩu làm sai, thiếu sót chứng từ. Vấn đề này thường là không kiểm tra cẩn thận tính đồng nhất thông tin trên vận đơn, giữa HBL và MBL về hàng hóa như, số trị, số khối, số container, số seal, …
8% khách hàng phàn nàn về việc nhân viên chậm trễ phát hành chứng từ. Chứng từ được phát hành ở đây là Lệnh giao hàng (D/O), là chứng từ do A.N.T Shipping lập theo mẫu. Số liệu trong D/O phù hợp với vận đơn gốc, sau khi người nhận hàng xuất trình vận đơn gốc và các giấy tờ phù hợp theo quy định như Giấy giới thiệu của cơ quan, giấy tờ tùy thân của người được giới thiệu, A.N.T Shipping kiểm tra sau đó cấp phát hành cho người nhận hàng. Lệnh giao hàng được lập thành 3 bản để khách hàng tiến hành lập các thủ tục với hải quan, với kho cảng để nhận hàng.
Người mua (người nhập khẩu) muốn nhận hàng phải có đầy đủ chứng từ cùng với D/O của Công ty mới có thể nhận hàng. Việc chậm phát hành chứng từ khiến việc nhận hàng bị trì hoãn sẽ ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của khách hàng.
Lý do của việc chậm phát hành chứng từ có thể là do nhân viên chứng từ quên, khách quan hơn, có thể là do có quá nhiều lô hàng nhập của quá nhiều chủ hàng trong thời gian cao điểm khiến nhân viên chưa kịp chuẩn bị. Tùy thuộc vào trường hợp cụ thể mà khách hàng có thể thông cảm và bỏ qua hay không, tuy nhiên, A.N.T Shipping nhất thiết phải cải thiện vấn đề này để bảo toàn uy tín của mình.