CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP ĐẨY MẠNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU TẠI CT TNHH DỊCH VỤ VẬN TẢI TÀU BIỂN AN NHƢ THÀNH
3.3. Hệ thống giải pháp đẩy mạnh hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng Nhập khẩu tại CT TNHH Dịch vụ vận tải tàu biển An Nhƣ Thành
3.3.3. Khắc phục nhƣợc điểm, hoàn thiện quy trình giao nhận hàng Nhập khẩu
3.3.3.1. Khắc phục sai sót trong kiểm tra, đối chiếu hồ sơ chứng từ Nguyên nhân :
Trong bộ hồ sơ chứng từ thì những chứng từ đầu tiên gồm : B/L, Invoice, Contract là những chứng từ quan trọng. Hầu hết nếu có những sự sai khác giữa các chứng từ này nguyên nhân xuất phát là từ cơ quan, chủ thể phát hành chứng từ đó.
D/O là chứng từ duy nhất do Công ty phát hành để cấp cho khách hàng hợp lệ.
Sai sót trên D/O thuộc trách nhiệm của bộ phận làm thủ tục hàng Nhập khẩu, vì một lý do chủ quan nào đó mà trong quá trình lập D/O đã điền sai hoặc chưa đầy đủ những thông tin cần thiết phục vụ nhu cầu nhận hàng của Người nhận.
Cách khắc phục :
Đối với những hồ sơ chứng từ có sự sai khác không thuộc về lỗi của nhân viên Công ty, cần liên lạc gấp với bộ phận đã chuyển giao chứng từ đó, chỉ ra chỗ sai khác và yêu cầu sửa chữa hoặc cấp lại chứng từ phù hợp. Để làm được điều này, nhân viên làm thủ tục cũng cần phải kiểm tra kỹ lưỡng chứng từ để tránh tình trạng bộ chứng từ không hợp lý nhưng lại không phát hiện kịp thời.
Mọi chứng từ được phát hành bởi A.N.T Shipping đều được lập theo một mẫu sẵn có, nhân viên làm thủ tục chỉ cần điền đầy đủ những thông tin cần thiết theo yêu cầu, do vậy, việc lấy thông tin phải đảm bảo chính xác, không lấy thông tin theo thói quen (khách hàng quen thuộc, lô hàng nhập thường xuyên…), kiểm tra các thông tin nhiều lần để đảm bảo tính hoàn thiện chứng từ đã cấp phát.
Một yếu tố quan trọng trong quá trình thực hiện, kiểm tra, cấp phát chứng từ là mọi hồ sơ chứng từ đều phải được chuẩn bị sẵn sàng cho khách hàng trước một
Trang 55 khoảng thời gian an toàn, tránh trường hợp do quá gấp rút, tâm lý không thoải mái sẽ dễ dẫn đến sai sót.
3.3.3.2. Khắc phục những chậm trễ trong tiếp nhận hồ sơ chứng từ Nguyên nhân :
Đại lý bên nước xuất khẩu hoặc khách hàng (trường hợp nhập khẩu theo yêu cầu của Người mua) gởi thiếu một trong những chứng từ cần thiết để làm thủ tục.
Có sự sai sót, không hợp lý giữa các chứng từ trong cùng một bộ hồ sơ.
Chậm trễ trong việc liên lạc giữa nhân viên Công ty với các bên liên quan (Cảng, Hải quan, các cơ quan khác..).
Do nhân viên Công ty, có thể vì quên hoặc quá nhiều hồ sơ chứng từ (trong mùa cao điểm) mà không chuẩn bị bộ hồ sơ kịp thời.
Các khắc phục :
Trong quá trình nhận bộ chứng từ từ Đại lý bên nước xuất khẩu hay khách hàng, bộ phận lập chứng từ cần kiểm tra tính đầy đủ và đối chiếu kỹ lưỡng giữa các chứng từ đó, nếu thiếu một chứng từ nào hay có sự sai lệch thì phải xác định thiếu sót, sai lệch đó bắt nguồn từ đâu, sau đó nhanh chóng liên lạc với bên liên quan để bổ sung kịp thời.
Vấn đề chứng từ không đẩy đủ có thể do quá trình chuyển – nhận, lưu trữ chứng từ gây ra mất mát. Do trong quá trình giao nhận, Công ty chính là cơ quan tập trung đầy đủ các loại chứng từ và cũng từ công ty lưu chuyển đến các bộ phận, cơ quan liên quan. Vậy, khâu cất giữ phải cẩn thận, đảm bảo và trong quá trình lưu chuyển chứng từ Công ty cần phải kiểm tra theo dõi để tránh trường hợp thất lạc, có thể thực hiện như sau :
o Phân loại hồ sơ theo từng lô hàng, từng chủ hàng cụ thể.
o Với mỗi lô hàng nhập về cần được lưu lại trong một file dữ liệu theo dõi hợp đồng và nên kiểm tra thường xuyên để kịp thời nắm bắt những thiếu sót.
o Nếu trong ngày có quá nhiều hồ sơ chứng từ, nên đánh số hoặc dùng một kí hiệu nhận biết nào đó để tiện việc tra cứu và sắp xếp sau này.
o Toàn bộ hồ sơ hàng nhập nên được phân loại, lưu trữ theo từng tháng, từng giai đoạn tùy vào tình hình hoạt động của Công ty.
Trong quá trình làm thủ tục nhập khẩu, các vấn đề phải gặp các bên liên quan để hoàn thành hồ sơ chứng từ, bộ phận nhập khẩu thường được sự hỗ trợ của bộ phận giao nhận. Để tránh sự chậm trễ, hai bộ phận phải hợp tác ăn ý, dự tính và thông báo thời gian tương đối thoải mái để nắm chắc công việc được thực hiện đúng tiến độ, tránh việc thông báo quá chậm khiến cán bộ giao nhận không làm kịp. Hơn
Trang 56 nữa, tạo mối quan hệ tốt với các bên có liên quan như Cảng, Hải quan, Chi cục Thuế… là một động tác hỗ trợ hữu hiệu cho việc giải quyết kịp thời những chậm trễ vướng mắc, hoàn thành bộ hồ sơ thủ tục nhập khẩu một cách nhanh nhất.
Trong Công ty hiện nay có 2 nhân viên phụ trách làm thủ tục hàng Nhập khẩu, từ khâu chuẩn bị các giấy tờ, theo dõi quá trình nhập khẩu cho đến khi đảm bảo hàng hóa đã đến tay Người nhận. Trong mùa cao điểm có thể có quá nhiều lô hàng nhập về cùng lúc nên nhân viên phải chia việc, hỗ trợ nhau cho kịp thời gian, tuy nhiên công việc vẫn phải được phân định cụ thể để khi có sai sót cũng dễ xác định được nguồn bắt đầu và giải quyết kịp thời. Bằng cách xây dựng một trình tự làm việc và chia nhỏ công việc trong trình tự đó, như vậy mỗi người sẽ có thời gian nghiên cứu chuyên sâu nhiều hơn và thành thạo hơn, góp phần đẩy nhanh tiến độ công việc.
3.3.3.3. Hoàn thiện khâu nhận hàng và giao hàng cho người mua
Đối với khâu nhận hàng, Công ty cần theo dõi chặt chẽ ngày tàu đến, thời gian nhận hàng trễ nhất để xác định thời điểm lấy hàng kịp thời, tránh lưu kho, lưu bãi quá thời hạn gây tổn phí phạt đền. Điều đáng lưu ý là không rút hàng quá sớm nếu chưa thể sắp xếp vận chuyển về kho ngay lúc đó.
Tìm hiểu và theo dõi chặt chẽ tình trạng hàng hóa trước khi lên tàu và sau khi bốc dỡ. Nếu phát hiện hư hỏng, các yếu tố khác lạ làm biến dạng, biến chất hàng hóa cần lập tức mời các bên liên quan đến chứng thực, giám định và lập biên bản ký nhận.
Khi khách hàng có yêu cầu dịch vụ “door to door”, Công ty cần nhanh chóng liên lạc đội vận tải để lấy thời gian xác định có thể giao hàng cho khách, tránh tình trạng thời gian giao hàng lại chậm trễ so với thời gian đã hứa hẹn gây mất uy tín.
Trong quá trình vận chuyển hàng hóa về kho riêng của chủ hàng, Công ty cần cử một cán bộ cùng áp tải để cùng giám sát những yêu cầu kĩ thuật áp dụng cho hàng hóa đó và hỗ trợ cho người vận tải trên đường đi khi gặp những khó khăn trở ngại.
Cán bộ áp tải hàng phải luôn giữ liên lạc với Công ty để thông báo về tình hình vận chuyển. Khi gặp khó khăn cần phải liên lạc với Công ty để xin ý kiến chỉ đạo của ban Giám đốc để giải quyết vấn đề.
Hàng hóa sau khi đã được giao cần lập biên bản ký xác nhận, trong đó thể hiện tình trạng cũng như số lượng hàng hóa thực tế, kể cả khách hàng quen thuộc cũng không thể bỏ qua vấn đề kiểm tra và ký nhận để tiện cho việc giải quyết những vấn đề tổn thất nếu có xảy ra sau giao hàng.
Ký nhận giao hàng cũng là cơ sở để Công ty thu cước phí vận tải, giao nhận.