Quá trình biên chế nội bộ là quá trình bố trí lại người lao động trong nội bộ doanh nghiệp để nhằm đưa đúng người vào đúng việc. Mục tiêu của biên _ chế nội bộ doanh nghiệp là để đáp ứng yêu cầu của sản xuất kinh doanh va làm cho các nhu cầu trưởng thành và phát triển của cá nhân phù hợp với các yêu cầu của doanh nghiệp. Biên chế nội bộ doanh nghiệp bao gồm thuyên chuyển, đề bạt và xuống chức.
1. Thuyên chuyển
Thuyên chuyển là việc chuyển người lao động từ công việc này sang công việc khác hoặc từ địa dư này sang địa dư khác.
Thuyên chuyển có thể được để xuất từ phía doanh nghiệp (thuyên.
chuyển không tự nguyện), cũng có thể được đề xuất từ phía người lao động với sự chấp thuận của doanh nghiệp (thuyên chuyển tự nguyện). Từ phía doanh nghiệp, thuyên chuyển có thể được thực hiện do những lý do sau:
>_ Để điều hoà nhân lực giữa các bộ phận hoặc để cắt giảm chi phí ở những bộ phận mà công việc kinh doanh đang bị suy giảm.
> Để lấp các vị trí việc làm con trống do các lý do như mở rộng sản xuất, chuyển đi, chết, về hưu, chấm dứt hợp đồng.
>_ Để sửa chữa những sai sót trong bố trí lao động.
Từ đó, có các dạng của thuyên chuyển như:
" Thuyên chuyển sản xuất: do như cầu của sản xuất, để điều hoà lao động, để tránh phải giãn thợ.
" Thuyên chuyển thay thế: để lấp vào vị trí việc làm còn trống. -
" Thuyén chuyển sửa chữa sai sót: để sửa chữa các sai sót trong tuyển chọn hay bố trí lao động.
Xét về mặt thời gian, có hai dạng thuyên chuyển là:
" Thuyén chuyển tạm thời: thuyên chuyển trong một thời gian ngắn. để điều hoà lao động, tận dụng lao động tạm thời..
= Thuyén chuyển lâu dài: thuyên chuyển trong một gian dài để đáp ứng nhu cầu của sản xuất, để sửa chữa sai sót trong bố trí lao động, để tận dụng năng lực của cán bộ...
Để quản lý có hiệu quả các quá trình thuyên chuyển, tổ chức cần đề ra các chính sách và các quy định cụ thể về thuyên chuyển, trong đó cần lưu ý đến các vấn đề sau:
- Cần quy định rõ về người có quyền để xuất việc thuyên chuyển, người có quyền và chịu trách nhiệm về việc ra quyết định thuyên chuyển. Thông thường, các cán bộ lãnh đạo bộ phận, những người quân lý là người có quyền đề xuất việc thuyên chuyển, phòng Nguồn nhân lực có vai trò điều tiết, xem xét các vấn đề cũng như trực tiếp để xuất việc thuyên chuyển, quyền quyết định thường thuộc về người lãnh đạo cấp cao trong doanh nghiệp.
-_ Khi thuyên chuyển, cần đảm bảo sự phù hợp giữa trình độ của
người lao động và vị trí việc làm mới, thực hiện các hoạt động đào tạo và phát triển để cung cấp các kiến thức và kỹ năng cần thiết cho người lao động.
-_ Khi thuyên chuyển, cần lưu ý mối quan hệ giữa mức tiền công hiện tại của người lao động với mức tiền công ở vị trí việc làm mới.
- _ Việc thuyên chuyển đối với những “người lao động có vấn để”
cần phải được thực hiện bởi các thủ tục chặt chế, phải có các biện pháp giáo dục trước khi thuyên chuyển, phải được người lãnh đạo ở bộ phận mới chấp nhận.
2. Đề bạt
Đề bạt (thăng tiến) là việc đưa người lao động vào một vị trí việc làm có tiền lương cao hơn, có uy tín và trách nhiệm lớn hơn, có các điều kiện làm việc tốt hơn và các cơ hội phát triển nhiều hơn.
Mục đích của đề bạt (thăng tiến) là biên chế người lao động vào một vị trí việc làm còn trống mà vị trí đó được doanh nghiệp đánh giá là có giá trị cao hơn vị trí cũ của họ, nhằm đáp ứng nhu cầu biên chế cán bộ và phát triển của doanh nghiệp, đồng thời để đáp ứng nhu cầu phát triển của cá nhân
người lao động. ,
Đề bạt có hai dạng:
Đề bạt ngang: chuyển người lao động từ một vị trí việc làm ở một bộ phận này đến một vị trí việc làm có cấp bậc cao hơn hoặc tương đương ở một bộ phận khác.
Đề bạt thẳng: chuyển người lao động từ một vị trí việc làm hiện tại tới một vị trí cao hơn trong cùng một bộ phận.
Các hoạt động đề bạt nếu được tổ chức và quản lý tốt sẽ đem lại nhiều tác dụng tích cực đối với cả người lao động và doanh nghiệp:
- Đáp ứng được nhu cầu về nhân lực và phát triển của doanh nghiệp, đồng thời sử dụng được tài năng của người lao động.
-_ Khuyến khích được người lao động phục vụ tốt nhất theo khả năng của mình và phấn đấu nâng cao trình độ nghề nghiệp.
-_ Giúp cho doanh nghiệp có thể giữ được những người lao động giỏi, có tài năng và thu hút những người lao động giỏi đến với doanh nghiệp.
Các quyết định đề bạt cần được đưa ra trước hết trên cơ sở yêu cầu của công việc, tức là cần phải có những vị trí trống đang cần được biên chế người lao động và yêu cầu của các vị trí đó đối với người thực hiện công việc về trình độ đào tạo, kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm và các phẩm chất cần thiết.
Tuy nhiên, một người lao động chỉ có thể được đề bạt khi năng lực làm việc của họ đáp ứng được các yêu cầu đó. Năng lực làm việc của một người thì không chỉ thể hiện ở thành tích đạt được mà còn ở tiềm năng của người đó. Thâm niên chỉ là yếu tố xem xét khi các điều kiện khác là như nhau.
‘Dé qué trình thăng tiến đạt được kết quả tốt và có tác dụng tích cực, doanh nghiệp cần có các chính sách hợp lý, khuyến khích sự phát triển của các cá nhân và các thủ tục đề bạt rõ ràng, nhất quán. Một chính sách đề bạt tốt nên thể hiện quan điểm của quản lý là khuyến khích và quan tâm đến việc đề bạt, thăng tiến trong nội bộ doanh nghiệp để nhằm tạo điều kiện có tiền lương cao hơn, công việc tốt hơn cho người lao động. Đồng thời, động viên các lãnh đạo để họ sẵn sàng cho phép người lao động rời khỏi bộ phận đến vị trí việc làm mới nếu có cơ hội. Tổ chức cũng nên xây dựng và sử dụng các thang tiến bộ nghề nghiệp (hay còn gọi là thang công việc, các con đường nghề nghiệp) để giúp người lao động nhìn thấy được các khả năng tiến bộ trong doanh nghiệp, để họ có thể kế hoạch hóa việc đào tạo và tích luỹ kinh nghiệm nhằm đạt được những mục tiêu nghề nghiệp cụ thể. Các thang tiến bộ nghề nghiệp là những sơ đồ cho thấy sự vận động theo chiều ngang và theo chiều dọc của người lao động từ công việc này sang công việc khác trong nội bộ doanh nghiệp và những đòi hỏi của từng công việc đối với họ.
Trong chính sách đề bạt của doanh nghiệp, cũng cần xác định rõ ranh giới trách nhiệm của những cán bộ có liên quan trong việc thực hiện đề bạt.
Tương tự như thuyên chuyển, thông thường các cán bộ lãnh đạo bộ phận có quyền đề xuất việc thăng tiến trong sự tư vấn, hỗ trợ của phòng Nguồn nhân lực, quyết định cuối cùng thuộc về người lãnh đạo cấp cao. Thủ tục đề bạt tuỳ thuộc vào quy định của từng doanh nghiệp, song tổ chức cần kế hoạch hóa việc thăng tiến và thực hiện các hoạt động đào tạo, phát triển đối với người lao động để chuẩn bị cho họ các kiến thức, kỹ năng cần có khi nhận vị trí việc làm mới, sử dụng các phương pháp tuyển mộ, tuyển chọn thích hợp để tìm và sàng lọc được những người phù hợp với công việc. Tổ chức cũng nên dự tính trước các “vị trí quay trở lại” tức là dự tính trước những vị trí công việc có cùng cương vị và tiền lương như công việc trước khi được thăng tiến của người lao động để họ có thể được chuyển đến khi không thực hiện thắng lợi ở cương vị mới.
3. Xuống chức
Xuống chức là việc đưa người lao động đến một vị trí việc làm có cương vị và tiền lương thấp hơn, có các trách nhiệm và cơ hội ít hơn.
Xuống chức thường là kết quả của việc giảm biên chế hay kỷ luật, hoặc là để sửa chữa việc bố trí lao động không đúng trước đó (do trình độ của cán bộ không đáp ứng hay do sức khoẻ không đáp ứng được yêu cầu của công việc). Xuống chức phải được thực hiện trên cơ sở theo dõi và đánh giá chặt chẽ, công khai tình hình thực hiện công việc của người lao động.