ÊHƯỜNG VIII. ĐĂNH BIÁ THỰ HIỆN CÔNG VIỆC
I. HỆ THỐNG ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC VÀ CÁC YÊU CẦU ĐỐI với MỘT HỆ THỐNG ĐÁNH GIÁ
1. Hệ thống đánh giá thực hiện công việc
Để đánh giá thực hiện công việc, cần phải thiết lập một hệ thống đánh giá với ba yếu tố cơ bản sau:
ằ_ Cỏc tiờu chuẩn thực hiện cụng việc. -
> Đo lường sự thực hiện công việc theo các tiêu thức trong tiêu chuẩn.
> Thông tin phản hồi đối với người lao động và bộ phận quản lý.
nguồn nhân lực.
Hình sau đây cho thấy mối quan hệ giữa ba yếu tố của hệ thống đánh giá và các mục tiêu của ĐGTHCV:
Hình VIII-1. Mối quan hệ giữa ba yếu tố của hệ thống đánh giá và các mục tiêu của ĐGTHCV
Thực tế thực "Đánh giá thực Thông tin . hiện cởng việc › hiện công việc › phản hồi
Ỉ t
Do ludng su thuc hién cong viéc
Tiêu chuẩn thực hiện công việc 4
Ỳ Quyết định Hồ sơ nhân viên
nhõn sự ô—————————
(Neuén: William B. Werther, Jr. , Keith Davis, “Human Resources and Personnel Management”, fifth edition, Irwin Mac Graw-Hiill, 1996, Trang. 344).
Hình này cũng cho thấy quá trình đánh giá thực hiện công việc trong một tổ chức thường được diễn ra theo trình tự như sau:
Xem xét hoặc xây dựng các tiêu chuẩn thực hiện công việc.
Người đánh giá sử dụng các phương pháp đánh giá để tiến hành đo lường sự thực hiện công việc của người lao động thông qua việc so sánh thực tế thực hiện công việc với các tiêu chuẩn.
Các kết quả đánh giá được thảo luận với người lao động để nhằm hoàn . thiện sự thực hiện công việc của họ. Đồng thời, các kết quả đánh giá được cung cấp tới bộ phận quản lý nguồn nhân lực, được lưu giữ trong hồ sơ nhân viên, làm cơ sở để ra các quyết định về nguồn nhân lực có liên quan đến công việc của người lao động mà mục tiêu cuối cùng cũng là nhằm hoàn thiện sự thực hiện công việc của người lao động.
Nhu đã để cập ở Chương 3 (Phân tích công việc), tiêu chuẩn thực hiện công việc là một hệ thống các chỉ tiêu/tiêu chí để thể hiện các yêu cầu của việc hoàn thành một công việc cả về mặt số lượng và chất lượng. Đó chính là
các mốc chuẩn cho việc đo lường thực tế thực hiện công việc của người lao động. Để có thể đánh giá có hiệu quả, các tiêu chuẩn cần được xây dựng một cách hợp lý và khách quan, tức là phải phản ánh được các kết quả và hành vi cần có để thực hiện thắng lợi một công việc. Do đó, yêu cầu đối với các tiêu chuẩn thực hiện công việc là:
- Tiêu chuẩn phải cho thấy những gì người lao động cần làm trong công việc và cần phải làm tốt đến mức nào?
- Các tiêu chuẩn phải phản ánh được một cách hợp lý các mức độ yêu cầu về số lượng và chất lượng của thực hiện công việc, phù hợp với đặc điểm của từng công việc.
Trên thực tế, việc xây dựng các tiêu chuẩn thực hiện công việc không phải là dễ dàng. Có hai cách để xây dựng các tiêu chuẩn:
Chỉ đạo tập trung: trong cách này, người lãnh đạo bộ phận viết các tiêu chuẩn và phổ biến cho người lao động để thực hiện.
Thảo luận dân chủ: trong cách này, người lao động và người lãnh đạo bộ phận cùng bàn bạc để đưa ra quyết định về các tiêu chuẩn thực hiện công việc. Có thể tiến hành theo ba bước như sau:
Bước 1: Người lãnh đạo động viên và thu hút các nhân viên dưới quyền vào việc xây dựng tiêu chuẩn và phổ biến cách viết các tiêu chuẩn đó cho họ.
Bước 2: Mỗi nhân viên dự thảo tiêu chuẩn cho công việc của mình và nộp bản dự thảo cho người lãnh đạo.
Bước 3: Người lãnh đạo thảo luận với từng nhân viên về các tiêu chuẩn dự thảo để đi đến thống nhất về tiêu chuẩn cuối cùng.
Cách làm này phức tạp hơn nhưng thu hút được người lao động vào việc xây dựng các tiêu chuẩn thực hiện công việc và do đó có ý nghĩa quan trọng đối với sự ủng hộ và tự nguyện thực hiện các tiêu chuẩn đó.
Đo lường sự thực hiện công việc là yếu tố trung tâm của đánh giá. Đó
A 6€
chính là việc đưa ra các đánh giá có tính quản lý về mức độ “tốt” hay “kém”
việc thực hiện công việc của người lao động. Hay nói một cách cụ thể hơn, đó chính là việc ấn định một con số hay một thứ hạng để phản ánh mức độ thực hiện công việc của người lao động theo các đặc trưng hoặc các khía cạnh đã được xác định trước của công việc. Trong toàn bộ tổ chức, cần xây dựng được một công cụ đo lường tốt và nhất quán sao cho tất cả mọi người quản lý đều duy trì được những tiêu chuẩn đánh giá có thể so sánh được.
St gynNh
Như vậy, để đo lường cần phải xác định cái gì cần được đo lường trong công việc của người lao động và đo bằng những tiêu thức nào. Đồng thời, cần quyết định hệ thống đo lường nên hướng vào việc sử dụng các kết quả của công việc hay hành vi thực hiện công việc hay các phẩm chất của người lao động khi thực hiện công việc. Xác định các khía cạnh cần đánh giá của thực hiện công việc và các tiêu thức đánh giá là vấn đề của việc thiết kế các phiếu đánh giá trong từng phương pháp được lựa chọn, tuỳ thuộc vào bản chất của công việc và mục đích của đánh giá. Phân tích công việc chính là hướng dẫn chủ.yếu cho sự lựa chọn và thiết kế đó.
Thông tin phản hôi về kết quả đánh giá thường được thực hiện thông qua một cuộc thảo luận chính thức giữa người lãnh đạo bộ phận và người lao động vào cuối chu kỳ đánh giá. Cuộc thảo luận đó được gọi là phỏng vấn đánh giá. Đó là khâu xem xét lại toàn bộ tình hình thực hiện công việc của người lao động, qua đó cung cấp cho họ các thông tin về tình hình thực hiện công việc đã qua và các tiểm năng trong tương lai của họ, cũng như các biện pháp để hoàn thiện sự thực hiện công việc của họ. Phỏng vấn đánh giá có ý nghĩa quan trọng trong việc cung cấp thông tin phản hồi cho người lao động khi thực hiện các quyết định đối với họ về thù lao, về vị trí việc làm, về kỷ luật hay về các nhu cầu đào tạo và phát triển.