Khi một tổ chức quyết định đưa ra một chương trình đánh giá thực hiện công việc hoặc thay đổi một chương trình đã có sắn thì yếu tố quyết định thành công là chương trình đó có được xây dựng cẩn thận và tổ chức thực hiện chu đáo hay không? Để xây dựng và thực hiện một chương trình đánh giá, tổ chức cần làm tốt những việc sau đây:
1. La chọn và thiết kế phương pháp đánh giá
Việc lựa chọn phương pháp đánh giá trước hết tuỳ thuộc vào mục đích của đánh giá. Đồng thời, tuỳ thuộc vào mục tiêu của quản lý mà lựa chọn phương pháp và thiết kế nội dung của phương pháp cho phù hợp.
2. Lựa chọn người đánh giá
Thông thường, người lãnh đạo trực tiếp là người đánh giá chủ yếu, cần thiết và có hiệu quả nhất. Tuy nhiên, một số cán bộ, nhân viên, cá nhân khác
cũng thường được lựa chọn làm người đánh giá với nhiều phương án kết hợp khác nhau như bạn cùng làm việc, người dưới quyền của người được đánh giá, bản thân người lao động hoặc cũng có thể là các khách hàng, bạn hàng của người lao động. Trong sự kết hợp cho ý kiến đánh giá, ý kiến của người lãnh đạo trực tiếp thường là chủ đạo và có tính quyết định, các ý kiến khác là
để tham khảo.
3. Xác định chu kỳ đánh giá
Chu kỳ đánh giá thường được các tổ chức quy định là 6 tháng hoặc 1 năm hoặc tuỳ thuộc vào từng đợt hoàn thành công việc. Lý thuyết và thực tiễn quản lý cho thấy không nên quy định chu kỳ dài hơn l năm cũng như không nên quá ngắn.
4. Đào tạo người đánh giá
Đây là khâu rất quan trọng để đảm bảo hiệu quả của đánh giá. Người đánh giá cần được đào tạo để hiểu biết về hệ thống đánh giá và mục đích của đánh giá; hiểu rõ cách đánh giá và nhất quán trong đánh giá. Có thể sử dụng hai hình thức để đào tạo người đánh giá:
> Cung cap cdc van bản hướng dẫn
> _ Tổ chức các lớp đào tạo (tập huấn)
5. Phỏng vấn đánh giá
Đó là một cuộc nói chuyện chính thức giữa người lãnh đạo trực tiếp và nhân viên nhằm xem xét lại toàn bộ tình hình thực hiện công việc của nhân viên; cung cấp các thông tin về tình hình thực hiện công việc đã qua trong mối quan hệ với các quyết định nhân sự; các tiểm năng trong tương lai của họ, và các biện pháp để hoàn thiện sự thực hiện công việc của họ.
Phỏng vấn đánh giá là khâu cuối cùng nhưng rất quan trọng đối với hiệu quả của công tác đánh giá. Để thành công, người lãnh đạo trực tiếp cần
chuẩn bị kỹ càng cho cuộc nói chuyện. Bước chuẩn bị bao gồm xem xét lại kết quả của những lần đánh giá trước đó; xác định những hành vi đặc biệt cần nhấn mạnh trong quá trình đánh giá; dự tính trình tự tiến hành hoặc cách tiếp cận đối với từng đối tượng. Có thể tiếp cận theo một trong ba cách sau đây hoặc kết hợp giữa các cách:
> Kể và thuyết phục
> Kể và lắng nghe
> Giải quyết vấn đề
Khi thực hiện cuộc phỏng vấn, người lãnh đạo nên tuân theo những hướng dẫn sau đây:
" . Nhấn mạnh những mặt tích cực của thực hiện công việc.
=_ Giải thích để người lao động biết đánh giá là để nhằm hoàn thiện quá trình thực hiện công việc chứ không nhằm kỷ luật.
= Thực hiện phỏng vấn đánh giá ở nơi ít bị làm phiền nhất.
= Các ý kiến phê bình phải cụ thể, không nói chung chung và mập mờ.
" . Hướng các ý kiến phê bình vào công việc, chứ không vào đặc trưng nhân cách.
". Giữ bình tĩnh và không tranh cãi với đối tượng.
"_ Chỉ ra các hành động cụ thể mà nhân viên cần phải thực hiện để hoàn l thiện công việc.
= Nhấn mạnh rằng người đánh gid sắn sàng giúp đỡ để người lao động hoàn thành công việc tốt hơn.
ô Kết thỳc phỏng vấn bằng sự nhấn mạnh cỏc mặt tớch cực trong thực hiện công việc của người lao động.
V. VAITRO CUA PHONG QUAN TRI NGUON NHAN LUC
Trách nhiệm chính trong việc xác định lịch trình và thực hiện các hoạt động đánh giá là thuộc về người lãnh đạo trực tiếp hoặc người được giao trách nhiệm thực hiện cuộc phỏng vấn đánh giá. Tuy nhiên, trong sự phốt hợp với những người quản lý khác, phòng quản trị nguồn nhân lực đóng vai trò rất quan trọng trong việc thiết kế và tổ chức thực hiện chương trình, bao gồm các công việc như: xác định người đánh giá và lựa chọn phương pháp đánh giá phù hợp, tiến hành các hoạt động đào tạo, kiểm soát các hoạt động đánh giá ở tất cả các phòng ban, bộ phận trong tổ chức, tổng hợp các kết quả đánh giá và đề ra các biện pháp khắc phục các sai lỗi.
TÓM TẮT NỘI DUNG
Đánh giá thực hiện công việc là một hoạt động quản lý nhân sự quan trọng thường được tiến hành một cách có hệ thống và chính thức trong các tổ chức nhằm hoàn thiện sự thực hiện công việc của người lao động và giúp người quản lý đưa ra các quyết định nhân sự đúng đắn. Hệ thống đánh giá thực hiện công việc bao gồm 3 yếu tố là: các tiêu chuẩn thực hiện công việc;
- đo lường sự thực hiện công việc và thông tin phản hồi. Có nhiều phương pháp để đánh giá thực hiện công việc của nhân viên mà các tổ chức cần sử dụng chúng một cách kết hợp và có lựa chọn. Để xây dựng và thực hiện thành công một chương trình đánh giá thực hiện công việc, tổ chức cần làm tốt các công việc như: lựa chọn và thiết kế phương pháp; lựa chọn người đánh giá; xác định chu kỳ đánh giá; đào tạo người đánh giá và phỏng vấn đánh giá. Phòng nguồn nhân lực đóng vai trò quan trọng trong thiết kế và tổ chức thực hiện chương trình.
CÂU HỎI ÔN TẬP
1. Trình bày khái niệm, mục đích và tầm quan trọng của đánh giá thực hiện công việc?
2. Giải thích ba yếu tố của hệ thống đánh giá thực hiện công việc và các yêu cầu đối với một hệ thống đánh giá?
3. Trình bày nội dung, ưu, nhược điểm của các phương pháp đánh giá thực hiện công việc?
MỘT SỐ THUẬT NGỮ
Đánh giá thực hiện công việc Performance Evaluation Thang do đánh giá đồ họa Graphic Rating Scales
Danh mục kiểm tra Checklist
Ghi chép các sự kiện quan trọng . Critical Incidents
Đánh giá bằng thang đo dựa trên Behavioural Anchored Rating Scales
hành vi (BARS)
Thang diém ky vong hanh vi Behavioural Expectation Scales (BES) Thang điểm quai sát hành vi Behavioural Observation Scales (BOS) Các phương pháp so sánh Comparative Evaluation Approaches
Phương pháp xếp hạng Ranking
Phương pháp phân phối bắt buộc. Forced Distribution Phương pháp cho điểm Point Allocation Phương pháp so sánh cặp Paired Comparisons Phương pháp bản tường thuật Narrative Essay
Quan ly bang muc tiéu Management by Objectives
- Phỏng vấn đánh giá Appraisal Interview (Evaluation Interview)