CHƯƠNG 2: THƯ KÝ VĂN PHÕNG ĐỐI NGOẠI
2.3. Các phẩm chất cần có của người thư ký văn phòng đối ngoại
2.3.1. Phẩm chất chung của người lao động tích cực
Các phẩm chất tốt của một người lao động lý tưởng trong một cơ quan, tổ chức có những điểm chung nhƣ sau:
- Tính thẳng thắn, trung thực, chân thành
- Nhanh nhẹn, tháo vát, năng động, bền bỉ, cởi mở, chu đáo;
- Kiên quyết, vững vàng trong công việc, có tính kỷ luật cao;
- Thấu hiểu công việc đƣợc giao một cách chính xác, linh hoạt;
- Có tinh thần tương trợ và giúp đỡ lẫn nhau;
- Biết giữ gìn sức khỏe, bảo đảm có sức khỏe tốt để làm việc;
- Ăn mặc, đi đứng, cƣ xử đúng mực,…5
2.3.2. Rèn luyện các tính cách và phẩm chất của người chuyên viên văn phòng
a. Yêu nghề và có ý thức cầu tiến
5 Mai Thị Phòng, Nguyễn Đình Sơn (2005), Giáo trình nghiệp vụ thư ký văn phòng đối ngoại, Học viện Quan hệ quốc tế.
Lòng yêu nghề là một phẩm chất cần thiết với mọi người lao động và phẩm chất này cần đặc biệt nhấn mạnh với chuyên viên văn phòng đối ngoại vì hoạt động văn phòng hầu hết không tạo ra sản phẩm trực tiếp và cũng không phải là lĩnh vực chuyên môn chính của cơ quan, tổ chức. (trừ trường hợp những cơ quan có đặc thù đối ngoại của Nhà nước như các Bộ, Ban, Ngành,…)
Lòng yêu nghề đƣợc thể hiện trong việc hiểu đúng đắn về tính chất, vị trí và ý nghĩa của những công việc mà mình đảm nhận đối với sự tổn tại và phát triển của cơ quan, đối với xã hội.
Người chuyên viên văn phòng cần tự hào về nghề nghiệp, tự tin trong công việc và luôn cố gắng hoàn thành những công việc đƣợc giao với đầy đủ trách nhiệm, lòng nhiệt tình vì sự phát triển của cơ quan, tổ chức.
b. Quảng giao, cởi mở
Văn phòng là đầu mối, là trung tâm giao tiếp, là bộ mặt của cơ quan. Một trong những hoạt động cơ bản của thƣ ký văn phòng là giao tiếp. Chuyên viên giao tiếp với các đồng nghiệp trong cơ quan, tổ chức với khách từ cơ quan, tổ chức ngoài, với thủ trưởng cơ quan…
Đặc điểm của hoạt động giao tiếp đòi hỏi người chuyên viên phải có tính cởi mở và giao tiếp rộng. Chuyên viên văn phòng cần chủ động trong giao tiếp, sẵn sàng giao tiếp khi cần thiết và cần có lòng tự tin.
Bên cạnh đó, chuyên viên văn phòng cũng cần mạnh dạn trong giao tiếp.
HIện nay nhiều cán bộ văn phòng do trình độ nghề nghiệp hạn chế và trình độ ngoại ngữ yếu kém nên ngại giao tiếp nhất là với khách nước ngoài. Tuy nhiên, đặc thù về công việc của chuyên viên văn phòng đối ngoại rất khác, bởi đòi hỏi tối thiểu là phải có trình độ ngoại ngữ đáp ứng yêu cầu. Do đó, việc rèn luyện kỹ năng giao tiếp thuần thục với mọi đối tƣợng là rất cần thiết và dễ dàng hơn.
Người chuyên viên văn phòng phải là người luôn cởi mở, hòa nhã, vui vẻ, chủ động trong giao tiếp và biết tận dụng cơ hội để mở rộng giao tiếp, mở rộng mối quan hệ của mình. Giao tiếp rộng giúp người chuyên viên có nhiều thông
tin, học hỏi nhiều kinh nghiệm và tự điều chỉnh để phù hợp với các mối quan hệ trong và ngoài cơ quan, tổ chức.
Do vậy, quảng giao và cởi mở là những phẩm chất không thể thiếu đƣợc của người thư ký văn phòng. Đồng thời với đó là khả năng tự kiềm chế trong giao tiếp, tránh gây gổ, mất bình tĩnh, xúc phạm tới cơ quan, tổ chức hoặc tới bản thân mình. Sự cởi mở, tự kiềm chế, tế nhị là những phẩm chất cần thiết trong hoạt động giao tiếp của người chuyên viên văn phòng nói chung và chuyên viên văn phòng đối ngoại nói riêng.
c. Kín đáo, tế nhị
Do tính chất công việc, chuyên viên văn phòng luôn gần gũi với thủ trưởng và được biết nhiều thông tin của thủ trưởng, từ điện thoại hoặc văn bản,… Kín đáo là phẩm chất không thể thiếu bởi nếu không người chuyên viên sẽ làm thất thoát thông tin hoặc để lộ những thông tin chƣa đƣợc phép công bố.
Chuyên viên văn phòng cần giữ gìn bí mật các thông tin cần thiết theo đúng quy định của Nhà nước và của cơ quan (không được khoe khoang, tiết lộ bí mật). Nếu người chuyên viên, nhân viên cơ quan không có tính kín đáo, tế nhị, không biết giữ gìn bí mật thì sẽ gây hỏng việc của cơ quan và gây mất đoàn kết nội bộ. Chuyên viên văn phòng không được nói với những người khác về công việc của cơ quan, về thủ trưởng.
Để đảm bảo bí mật tài liệu, khi ra khỏi phòng làm việc, người chuyên viên cần cất tài liệu, văn bản đang có trên bàn làm việc, đồng thời đƣa máy tính về chế độ Log Off màn hình. Những ghi chép có nội dung quan trọng sau khi dùng không đƣợc vứt sọt rác mà cần tự tay đốt hoặc tiêu hủy, tránh để kẻ xấu lợi dụng khai thác thông tin.
Tính tế nhị cũng rất cần thiết đối với người chuyên viên văn phòng do cần phảiđối xử với mọi người một cách tế nhị, thân mật, chan hòa nhưng có khoảng cách. Nếu dễ dãi, xô bồ dễ bị kẻ xấu lợi dụng khai thác thông tin bí mật trong công việc.
d. Có ý thức kỷ luật, tự giác
Bất cứ người cán bộ nào cũng đòi hỏi phải có tính kỷ luật trong lao động.
Hoạt động của người thư ký văn phòng lại càng đòi hỏi phải có tính kỷ luật cao, nghiêm túc chấp hành các nội quy, quy chế, góp phần tạo nên sự thống nhất trong hoạt động của cơ quan.
Tính tự giác trong công việc đòi hỏi người thư ký văn phòng luôn chủ động trong công việc, nắm vững nhiệm vụ của mình, tự biết sắp xếp và triển khai công việc một cách hợp lý để đạt hiệu quả, năng suất cao và đảm bảo tiến độ, đúng thời gian.
Người thư ký văn phòng không được có thái dộ ỷ lại, chờ đợi, đối phó.
Công việc của thƣ ký văn phòng rất phức tạp, nhiều loại, lắt nhắt, cần có tính tỉ mỉ, cẩn thận. Nếu không có tinh thần tự giác trong công việc thì không thể hoàn thành tốt công việc đƣợc giao, bởi lãnh đạo không thể trực tiếp kiểm tra toàn bộ công việc của người thư ký.
Bên cạnh tính kỷ luật, tự giác, người thư ký cần có tinh thần triệt để, tức là tìm mọi cách để hoàn thành tốt nhiệm vụ. Nếu thiếu tính triệt để và cầu toàn trong công việc thì người thư ký dễ nản lòng và từ bỏ giữa chừng. Tính triệt để trong công việc giúp cho người thư ký giải quyết công việc một cách đầy đủ và chu đáo nhất có thể.
e. Cẩn thận, tỉ mỉ, chu đáo trong công việc
Thƣ ký văn phòng cần giữ đúng nguyên tắc làm việc nhất là trong công tác thống kê, sử dụng dấu, ghi chép và chuyển lời nhắn, giải quyết, trình ký và xếp văn bản, đặc biệt là với những văn bản mật không đƣợc để mất, sót, lẫn lộn và thất lạc tài liệu của cơ quan, gây khó khăn cho khách đến làm việc hoặc lúng túng chậm trễ phục vụ yêu cầu của lãnh đạo.
Để có tính cẩn thận cần phải rèn luyện, phải có thái độ nghiêm túc khi làm việc, tránh chủ quan, đại khái, qua loa, cẩu thả.
Cùng với đó, thƣ ký văn phòng cần có tính chu đáo để dự đoán các tình huống có thể xảy ra khi đƣợc giao nhiệm vụ và chuẩn bị những biện pháp đối phó, giải quyết khi cần thiết.
Bên cạnh đó, người thư ký cần biết tổ chức, sắp xếp phòng làm việc một cách khoa học, gọn gàng, sạch sẽ. Điều này sẽ làm cho thƣ ký văn phòng tăng năng suất lao động và truyền cảm hứng làm việc cho bản thân và đồng nghiệp, đồng thời thể hiện tƣ duy logic.
f. Quyết đoán
Thƣ ký văn phòng cần nắm bắt, phân tích, đánh giá tình hình chuẩn xác để có những quyết định kịp thời bởi nhiều khi bỏ lỡ cơ hội sẽ gây hậu quả, làm thiệt hại đến cơ quan, tổ chức.
Đồng thời với đó, người thư ký văn phòng cần có trí nhớ chính xác về cá nhân, sự kiện, vị trí sắp xếp văn bản để tra tìm đƣợc nhanh chóng và chính xác. Có đầu óc suy nghĩ tổng quát và logic mọi vấn đề và công việc hàng ngày.
g. Chủ động, năng động, linh hoạt, thích nghi nhanh với hoàn cảnh Để làm tốt công việc văn phòng mỗi thƣ ký văn phòng đều phải rèn luyện tính năng động và linh hoạt. Công tác đối ngoại của cơ quan nào cũng cần phải có sự ứng biến uyển chuyển, linh hoạt với tình huống cũng nhƣ sự thích nghi với hoàn cảnh nhanh chóng. Do đó, những phẩm chất này giúp người thư ký luôn tìm tòi, học hỏi trong công việc, cố gắng đổi mới về chuyên môn nghiệp vụ để đạt hiệu quả lao động cao hơn.
h. Có khả năng làm việc nhóm
Đây là một khả năng không thể thiếu với bất kỳ nhân viên văn phòng hiện đại nào, bởi hoạt động văn phòng là hoạt động có tính liên kết chặt chẽ, các công việc đều có mối liên hệ khăng khít với nhau. Đặc điểm này đòi hỏi thƣ ký văn phòng không chỉ làm tốt công việc của mình mà còn biết hỗ trợ cho các đồng nghiệp khi cần thiết.
2.4. Quan hệ ứng xử với lãnh đạo và đồng nghiệp
Trong quá trình làm việc, thƣ ký văn phòng có rất nhiều mối quan hệ khác nhau, trong đó quan hệ với thủ trưởng và quan hệ với đồng nghiệp là hai mối quan hệ quan trọng nhất, có ảnh hưởng lớn tới chất lượng công việc của người
thư ký. Vì vậy, người thư ký cần điều chỉnh cách ứng xử và hành vi của mình sao cho phù hợp.
2.4.1. Quan hệ ứng xử với lãnh đạo
Đây là mối quan hệ cấp dưới- cấp trên, giữa nhân viên với thủ trưởng.
Quan hệ này được chi phối bởi các quy định quy chế của Nhà nước nói chung và của cơ quan, tổ chức nói riêng.
Công việc của người thư ký văn phòng luôn gắn liền với sự hoàn thành nhiệm vụ của thủ trưởng. Do đó, thư ký văn phòng cần hướng hoạt động của mình phục vụ hiệu quả lao động quản lý của thủ trưởng.
Trong quan hệ của thư ký văn phòng và thủ trưởng, thư ký văn phòng cần ứng xử theo các nguyên tắc sau:
Nguyên tắc đầu tiên là phải tôn trọng thủ trưởng, vì đó không chỉ là quan hệ giữa người với người mà còn là mối quan hệ có vai vế, thứ bậc trong cơ quan, tổ chức. Nếu không có thái độ tôn trọng, người thư ký sẽ không hiểu được những tâm lý của thủ trưởng và từ đó dễ có thái độ coi thường, làm việc có tính chất cầm chừng, miễn cƣỡng, khi đƣợc giao nhiệm vụ dễ có phản ứng gay gắt hoặc đôi khi là chống đối.
Để có thái độ tôn trọng, trước hết người thư ký cần hiểu rõ vai trò và vị trí của thủ trưởng. Sự tôn trọng là nhân tố quan trọng duy trì mối quan hệ này.
Thƣ ký văn phòng cũng cần hiểu một số đặc điểm trong tính cách của người thủ trưởng đề biết cách tiếp cận và làm việc phù hợp.
Nguyên tắc thứ hai là phải phục tùng các quyết định của thủ trưởng.
Nguyên tắc này không nói rằng người thư ký văn phòng phải luôn phục tùng thủ trưởng, mà mấu chốt là, không phải lúc nào thủ trưởng cũng có những quyết định đúng. Thƣ ký văn phòng có quyền bày tỏ ý kiến của mình nếu nhƣ quyết định của thủ trưởng có phần chưa hợp lý, chưa chính xác và có quyền đề nghị thủ trưởng xem lại. Tuy nhiên, quyết định cuối cùng đưa ra vẫn là của thủ trưởng và thƣ ký phải có nhiệm vụ chấp hành.
Nguyên tắc thứ ba là thư ký văn phòng cần bảo vệ uy tín của thủ trưởng.
Bảo vệ uy tín của thủ trưởng cũng là bảo vệ uy tín của cơ quan, tổ chức. Trên thực tế, không một thủ trưởng nào có thể tránh khỏi mọi sai lầm, hạn chế.Tuy nhiên, thư ký văn phòng phải là người giúp thủ trưởng lường trước những vấn đề bất lợi có thể xảy ra, để thủ trưởng có những biện pháp tránh và dự phòng. Nếu thấy quyết định của thủ trưởng đưa ra có phần chưa hợp lý, bất ổn, thư ký văn phòng có thể mạnh dạn trình bày và góp ý để thủ trưởng có thể kịp thời sửa chữa khi hậu quả đáng tiếc chƣa xảy ra.
2.4.2. Quan hệ ứng xử với đồng nghiệp
Quan hệ của thƣ ký văn phòng với đồng nghiệp là quan hệ bình đẳng, có đi có lại. Mối quan hệ này dựa trên những nguyên tắc sau:
- Hiểu biết lẫn nhau:
Bất cứ nhân viên nào trong cơ quan cũng cần phải tìm hiểu về trình độ chuyên môn, hoàn cảnh gia đình, tính cách và tâm lý của những người đồng nghiệp. Những thông tin đó giúp thƣ ký văn phòng hiểu biết, cảm thông và có cách ứng xử trong quá trình làm việc. Để có được điều đó, người thư ký cần cởi mở trong giao tiếp, sẵn sàng chia sẻ với nhau những nỗi vui buồn trong cuộc sống nhƣng không nên quá tò mò, tìm hiểu sâu vào chuyện riêng tƣ của đồng nghiệp để “buôn” và kiếm chuyện làm quà.
Có hai dạng giao tiếp: giao tiếp trong công việc và giao tiếp trong sinh hoạt. Thƣ ký văn phòng cần biết kết hợp các loại giao tiếp làm chúng đan xen nhau, chồng chéo và xen kẽ nhau để tao nên mối quan hệ qua lại, giữ đƣợc thống nhất và đoàn kết trong cơ quan.
- Đoàn kết tương trợ và hợp tác
Đây là nguyên tắc hết sức quan trọng trong quan hệ với đồng nghiệp. Đặc điểm lao động trong văn phòng là sự phối hợp liên quan chặt chẽ khi giải quyết các công việc đƣợc giao. Để hoàn thành công việc, thƣ ký văn phòng cần có sự hợp tác và đoàn kết với các đồng nghiệp dựa trên những nguyên tắc cơ bản của quy chế nghề nghiệp.
- Chân thành và trung thực
Để có sự hiểu biết và giúp đỡ lẫn nhau, thƣ ký văn phòng cần có cách ứng xử phù hợp với đồng nghiệp của mình một cách chân thành. Sự chân thành không chỉ là lời nói suông, mà phải đƣợc thể hiện bằng những hành động cụ thể.
Khi đồng nghiệp có chuyện buồn thƣ ký văn phòng nên chia sẻ, an ủi, gần gũi và cảm thông. Khi đồng nghiệp đạt đƣợc thành tích cao trong công việc hoặc có cơ hội phát triển chuyên môn, thăng chức,…thì phải nên vui mừng và chia sẻ. Thái độ ghen ghét, đố kỵ với đồng nghiệp, nói xấu sau lƣng… là điều tối kỵ và cần tránh hết sức có thể.
CÂU HỎI ÔN TẬP
1. Nêu khái quát những phẩm chất, năng lực cần có của người thư ký văn phòng đối ngoại. Theo bạn, yếu tố phẩm chất và năng lực nào là quan trọng nhất đối với người thư ký văn phòng đối ngoại hiện nay? Vì sao?
2. Nêu vai trò, chức năng của thƣ ký văn phòng đối ngoại để qua đó phân biệt rõ vị trí của thƣ ký văn phòng đối ngoại trong cơ quan, tổ chức với thƣ ký văn phòng hành chính thông thường.
CHƯƠNG 3
KỸ NĂNG GIAO TIẾP VÀ NGHIỆP VỤCHUẨN BỊTHÔNG TIN 3.1.Kỹ năng giao tiếp đối ngoại
Giao tiếp có thể được hiểu là các biểu hiện mang tính hướng ngoại và bề mặt khi con người thể hiện các tiếp xúc tương tác với các cá nhân khác trong cộng đồng. Cái gốc của các biểu hiện bề mặt đó là cách tiếp cận của cá nhân ứng với từng vấn đề như vụ việc, con người, công việc hay cuộc đời nói chung. Ngoài ra, khi sử dụng tập hợp từ giao tiếp ứng xử, chúng ta nhấn mạnh tính tình thế của các hành vi giao tiếp trong đó các bên tham gia giao tiếp cần tính tới các đặc thù của bối cảnh nhƣ thời điểm, không gian hay các yếu tố liên quan đến bên cùng tham gia giao tiếp để có nhận thức và hành vi phù hợp.
Giao tiếp trong thực thi và để thực thi các nhiệm vụ đối ngoại (từ đây viết tắt là giao tiếp đối ngoại) là toàn bộ các hình thức giao tiếp đƣợc thực hiện trong bối cảnh thực thi các hoạt động đối ngoại, do các bên tham gia thực hiện nhằm đạt đƣợc mục tiêu đề ra.
Mỗi tổ chức đều có những mục tiêu chung, gắn kết các thành viên của tổ chức. Giao tiếp vừa là một nội dung, lại vừa là công cụ giúp tổ chức đạt đƣợc mục tiêu chung đó.
Trong các tổ chức nói chung và theo nguyên tắc giao tiếp đối ngoại nói riêng, giao tiếp có bốn đặc điểm căn bản là6:
- Tính mục đích
Hoạt động ngoại giao là hoạt động có tính mục đích chiến lƣợc, có chương trình, mục tiêu. Vì vậy giao tiếp quốc tế cũng phải có mục đích.
Trong hoạt động đối ngoại, mọi hành vi đều phải nhằm hướng tới một mục tiêu nhất định chứ không phải là loại giao tiếp kiểu tự do, vô trách nhiệm.
Mục tiêu lớn nhất của giao tiếp trong hoạt động đối ngoại là nhằm thực thi công vụ, phục vụ nhân dân.
6Đỗ Thị Hùng Thúy (2013), Giáo trình nội bộ “Giao tiếp và Đàm phán quốc tế”, Học viện Báo chí và Tuyên truyền.