5.1.1. Soạn thảo và biên tập văn bản hành chính
a. Khái niệm, mục đích, ý nghĩa của soạn thảo văn bản
Soạn thảo văn bản là khái niệm dùng để chỉ việc vận dụng lý luận, phương pháp và kỹ năng về soạn thảo văn bản và các quy tắc có liên quan, để xây dựng một văn bản từ khâu khởi đầu cho đến lúc văn bản đƣợc hoàn thiện.
Văn bản là phương tiện thông tin chủ yếu phục vụ hoạt động của cơ quan. VB là cơ sở pháp lý tiến hành giải quyết công việc, thực hiện chức năng, nhiệm vụ của bộ máy nhà nước nói chung và của từng cơ quan nói riêng; Là cầu nối giữa Đảng NN với quần chúng nhân dân, CQ cấp trên với CQ cấp dưới, giữa TW với địa phương và giữa các cơ quan với nhau.
Chất lƣợng của văn bản ban hành thể hiện nhận thức chính trị, năng lực công tác, nghệ thuật lãnh đạo, hiệu suất tác phong làm việc của nhân viên, chuyên viên trong cơ quan nói chung và người thư ký văn phòng đối ngoại nói riêng. Soạn thảo vb là công việc thường xuyên có ý nghĩa quan trọng trong hoạt động quản lý của các cơ quan.
Tóm lại, do văn bản có vai trò rất quan trọng đối với hoạt động quản lý và ban hành văn bản có đảm bảo chất lƣợng và đạt mục đích hay không chủ yếu phụ thuộc vào khâu soạn thảo.
b. Yêu cầu về soạn thảo văn bản
Yêu cầu về nội dung văn bản
- Văn bản phải có tính mụcđích:Văn bản quản lý hành chính nhà nước được ban hành với danh nghĩa là cơ quan Nhà nước nhằm đề ra các chủ trương, chính sách hay giải quyết các vấn đề sự việc cụ thể thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan đó. Do đó, khi soạn thảo tiến tới ban hành một văn bản nào đó đòi hỏi phải có tính mục đích rõ ràng. Yêu cầu này đòi hỏi văn bản
ban hành phải thể hiện được mục tiêu và giới hạn của nó, vì vậy trước khi soạn thảo cần phải xác định rõ mục đích văn bản ban hành để làm gì? nhằm giải quyết vấn đề gì? và giới hạn vấn đề đến đâu? kết quả của việc thực hiện văn bản là gì?
- Tính hợp pháp: Đòi hỏi nội dung văn bản ban hành phải thống nhất, đảm bảo tính thứ bậc chặt chẽ trong hệ thống VBQLNN. Theo đó, nội dung văn bản ban hành không đc mâu thuẫn, trái với quy định Hiến pháp, Luật, các VBQPPL và các văn bản của cơ quan cấp trên.
- Văn bản phải có tính khoa học:Văn bản có tính khoa học phải đƣợc viết ngắn gọn, đủ ý, rõ ràng, dễ hiểu, thể thức theo quy định của Nhà nước và nội dung phải nhất quán. Một văn bản có tính khoa học phải đảm bảo:
+ Có đủ lƣợng thông tin quy phạm và thông tin thực tế cần thiết, thông tin phải đƣợc xử lý và đảm bảo chính xác.
+ Lô gíc về nội dung, bố cục chặt chẽ, nhất quán về chủ đề.
+ Thể thức văn bản theo quy định của Nhà nước.
+ Đảm bảo tính hệ thống của văn bản.
- Văn bản phải có tính đại chúng:Văn bản phải đƣợc viết rõ ràng dễ hiểu để phù hợp với trình độ dân trí nói chung để mọi đối tƣợng có liên quan đến việc thi hành văn bản đều có thể nắm hiểu đƣợc nội dung văn bản đầy đủ.
Đặc biệt lưu ý là mọi đối tượng ở mọi trình độ khác nhau đều có thể tiếp nhận được. Văn bản quản lý hành chính nhà nước có liên quan trực tiếp đến nhân dân, nên văn bản phải có nội dung dễ hiểu, dễ nhớ, phù hợp với trình độ dân trí, đảm bảo tối đa tính phổ cập, song không ảnh hưởng đến nội dung nghiêm túc, chặt chẽ và khoa học của văn bản.
- Văn bản phải có tính khả thi: Đây là một yêu cầu đối với văn bản, đồng thời là kết quả của sự kết hợp đúng đắn và hợp lý các yêu cầu về tính mục đích, tính khoa học, tính đại chúng, tính công quyền. Ngoài ra, để các nội dung của văn bản đƣợc thi hành đầy đủ và nhanh chóng, văn bản còn phải có đủ các điều kiện sau:
+ Nội dung văn bản phải đƣa ra những yêu cầu về trách nhiệm thi hành hợp lý, nghĩa là phù hợp với trình độ, năng lực, khả năng vật chất của chủ thể thi hành.
+ Khi quy định các quyền cho chủ thể phải kèm theo các điều kiện bảo đảm thực hiện các quyền đó.
+ Phải nắm vững điều kiện, khả năng mọi mặt của đối tƣợng thực hiện văn bản nhằm xác lập trách nhiệm của họ trong các văn bản cụ thể. Khi ban hành văn bản người soạn thảo phải tự đặt mình vào vị trí, hoàn cảnh của người thi hành thì văn bản mới có khả năng thực thi. Có nghĩa là văn bản ban hành phải đảm bảo phù hợp với điều kiện kinh tế, phù hợp với hoàn cảnh không gian và thời gian.
Yêu cầu về thể thức văn bản
Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể.
Văn bản hành chính phải đƣợc soạn theo đúng thể thức và kỹ thuật trình bày quy định tại Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính Phủ về công tác văn thƣ và theo quy định chung tại Thông tƣ số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính (gọi tắt là Thông tƣ 01) đảm bảo các tiêu chí:
* Khổ giấy
* Định lề trang văn bản
* Kiểu trình bày
* Phông chữ
Về cơ bản văn bản bao gồm 03 phần: phần mở đầu, phần nội dung và phần kết thúc với 9 yếu tố cơ bản. Ngoài ra còn có thể có các thành phần khác: Dấu chỉ mức độ mật; Dấu chỉ mức độ khẩn…
Yêu cầu về ngôn ngữ văn bản
- Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu.
- Dùng từ ngữ phổ thông; không dùng từ ngữ địa phương và từ ngữ nước ngoài nếu không thực sự cần thiết. Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung thì phải đƣợc giải thích trong văn bản.
- Không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng. Đối với những từ, cụm từ đƣợc sử dụng nhiều lần trong văn bản thì có thể viết tắt nhƣng các chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải đƣợc đặt trong ngoặc đơn ngay sau từ, cụm từ đó.
- Việc viết hoa đƣợc thực hiện theo quy tắc chính tả tiếng Việt.
- Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, trích yếu nội dung văn bản; số, ký hiệu văn bản; ngày, tháng, năm ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản (trừ trường hợp đối với luật và pháp lệnh); trong các lần viện dẫn tiếp theo, có thể ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó.
Cần lưu ý một số điểm sau:
- Sử dụng thời hiện tại, quá khứ và tương lai đúng với nội dung mà văn bản muốn thể hiện.
- Các hành vi của chủ thể pháp luật xảy ra ở những thời điểm khác nhau - Các quy phạm pháp luật phần lớn chỉ áp dụng đối với các hành vi xảy ra sau khi quy phạm pháp luật đƣợc ban hành có hiệu lực, trừ rất ít những quy phạm có hiệu lực hồi tố.
- Khi diễn đạt một quy phạm pháp luật thì cần chú ý đến việc xác định thời điểm hành vi mà quy định chúng ta cần soạn thảo sẽ điều chỉnh. Điều này đƣợc thực hiện một cách chính xác nếu chúng ta sử dụng đúng các thời quá khứ, hiện tại, tương lai. Không ít các văn bản không chú ý đến vấn đề này nên dễ dẫn đến sự hiểu sai và áp dụng sai các quy định đƣợc ban hành.
- Bảo đảm độ chính xác cao nhất về chính tả và thuật ngữ.
- Cách diễn đạt một quy phạm pháp luật phải bảo đảm độ chính xác về chính tả và thuật ngữ. Sai sót chính tả có thể xử lý đƣợc dễ dàng bởi đội
ngũ biên tập, sai sót về thuật ngữ thì chỉ có các nhà soạn thảo mới khắc phục đƣợc.
- Khi soạn thảo văn bản, người soạn thảo có những tư tưởng riêng của mình nên họ biết cần dùng thuật ngữ nào cho phù hợp, phản ánh đúng nội dung các quy định cần soạn thảo.
Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản
Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản là trình tự các bước được sắp xếp khoa học mà cơ quan quản lý nhà nước nhất thiết phải tiến hành trong công tác xây dựng và ban hành văn bản. Tùy theo tính chất, nội dung và hiệu lực pháp lý của từng loại văn bản mà có thể xây dựng một trình tự ban hành tương ứng.
Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản nói chung phải đảm bảo các nội dung: đề xuất văn bản, khởi thảo văn bản, sửa chữa dự thảo, duyệt dự thảo, đánh máy văn bản, chỉnh lý bản đánh máy, ký duyệt văn bản, vào sổ, gửi văn bản đi và lưu văn bản. Trong trình tự này, công đoạn sửa chữa, chỉnh lý và đánh máy có thể đƣợc thực hiện nhiều lần vào giai đoạn tiền thông qua.
Riêng công đoạn đánh máy văn bản mang tính kỹ thuật thuần túy và không có ý nghĩa quyết định đối với trình tự ban hành. Cũng còn có thể thấy là trong từng công đoạn còn có các tiểu công đoạn nhất định. Ví dụ, trong công đoạn soạn thảo có thể phải trải qua các bước:
- Xác định vấn đề, nội dung cần văn bản hóa;
- Lựa chọn thông tin, tài liệu;
- Lựa chọn tên loại, xác định thể thức;
- Xây dựng đề cương bản thảo;
- Viết dự thảo;
- Biên tập dự thảo;
- Trao đổi ý kiến và sửa chữa dự thảo;
- Hoàn thiện văn bản.
Tóm lại, các công đoạn của trình tự ban hành một văn bản cụ thể có thể đƣợc chi tiết hóa tùy theo tính chất, nội dung của từng văn bản cụ thể.
Yêu cầu về thẩm quyền
Thẩm quyền ban hành văn bản đc xem xét trên hai mặt: Thẩm quyền về mặt hình thức và thẩm quyền về nội dung.
Thẩm quyền về hình thức có nghĩa là chủ thể quản lý chỉ đc phép sử dụng những thể loại văn bản mà pháp luật đã quy định cho mình trong vc ban hành văn bản.
Thẩm quyền về mặt nội dung có nghĩa là chủ thể quản lý chỉ đc phép ban hành văn bản để giải quyết những vấn đề, sự việc mà theo pháp luật chủ thể đó có thẩm quyền giải quyết.
Văn bản phải đƣợc ban hành đúng thẩm quyền, nếu ban hành trái thẩm quyền thì coi nhƣ văn bản đó là bất hợp pháp.
Một số yêu cầu khác cần có với văn bản nhƣ:văn bản phải trình bày rõ ràng, dễ hiểu, ngắn gọn; Văn bản dảm bảo tính chính xác…
c. Bố cục nội dung văn bản quản lý hành chính nhà nước
Văn bản hướng dẫn đầy đủ nhất cho đến nay về thể thức trình bày của văn bản hành chính là Thông tư số 01/2011/TT-BNV về Hướng dẫn kỹ thuật soạn thảo và trình bày văn bản. Trong khuôn khổ của giáo trình sẽ hướng dẫn cụ thể cách thức trình bày một công văn đầy đủ của một cơ quan, tổ chức gửi cho một cơ quan, tổ chức khác nhằm mục đích trao đổi thông tin, nêu yêu cầu giải quyết công việc.
Ví dụ phân tích:
Mẫu 4. Công văn tham khảo
BỘ NGOẠI GIAO
Số: /BNG-HVNG V/v phối hợp khảo sát nhu cầu đào
tạo, bồi dƣỡng cán bộ
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Hà Nội, ngày tháng năm
Kính gửi: ………
……….
Triển khai Nghị quyết số 31/NQ-CP ngày 13/5/2014 của Chính phủ về việc ban hành Chương trình hành động của Chính phủ thực hiện Nghị quyết số 22-NQ/TW ngày 10/4/2013 của Bộ Chính trị về hội nhập quốc tế, Bộ Ngoại giao đƣợc giao nhiệm vụ chủ trì và phối hợp với các cơ quan liên quan xây dựng “Đề án đào tạo, bồi dưỡng cán bộ đối ngoại của các Bộ, ngành, địa phương phục vụ hội nhập quốc tế”.
Bộ Ngoại giao trân trọng gửi tới Quý Cơ quan Phiếu khảo sát kèm theo
nhằm đánh giá thực trạng và nhu cầu đào tạo, bồi dƣỡng cán bộ đối ngoại của các Bộ, ngành và địa phương phục vụ hội nhập quốc tế.
Sau khi hoàn thành Phiếu khảo sát, xin đề nghị Quý Cơ quan gửi về địa chỉ: Trung tâm Đào tạo Bồi dƣỡng Nghiệp vụ Ngoại giao, Học viện Ngoại giao, Bộ Ngoại giao, 69 Chùa Láng, Đống Đa, Hà Nội trước ngày 12/5/2017.
Mọi chi tiết xin vui lòng liên hệ đồng chí Nguyễn Thị A, Trưởng phòng Bồi dƣỡng Nghiệp vụ, di động: 0912345678, máy bàn: 0488888888/ máy lẻ:
1234, fax: 04 34567890, Email: nguyenthia@gmail.com.
Bộ Ngoại giao trân trọng cảm ơn sự hợp tác của Quý Cơ quan./.
Nơi nhận:
- Nhƣ trên;
- Lưu: HC, HVNG.
KT. BỘ TRƯỞNG THỨ TRƯỞNG
Trần Văn B
Theo Thông tƣ của Bộ Nội vụ:
Công văn được in trên giấy A4, lề trên 20 - 25mm, lề dưới 20-25 mm, lề phải 15 - 20 mm, và lề trái 30 - 35 mm.
Đối với dòng quốc hiệu:
CỘNG HÕA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Hà Nội, ngày tháng 4 năm 2015
Dòng thứ 1 viết hoa, đậm, cỡ 12-13 Dòng thứ 2 viết thường, đậm, cỡ 13 -14 Dòng kẻ (vẽ), độ dài bằng dòng trên.
Dòng địa điểm, ngày tháng để căn giữa với bên trên, in nghiêng, cỡ 13 - 14
Sang dòng "Kính gửi":
- Nếu công văn gửi 01 cơ quan, sau từ "Kính gửi" là dấu hai chấm (:) rồi đến tên cơ quan nhận. Ví dụ:
Kính gửi: Học viện Ngoại giao
- Nếu công văn gửi 02 cơ quan trở lên, sau dòng "Kính gửi", là dấu hai chấm (:), ta xuống dòng, gạch đầu dòng từng cơ quan, sau mỗi cơ quan là dấu chấm phẩy (;), sau cơ quan cuối cùng là dấu chấm (.). Ví dụ:
Kính gửi:
- Học viện Ngoại giao;
- Đại học Ngoại thương;
- Học viện Tài chính.
Dòng chữ kính gửi viết thường, cỡ chữ 13 - 14, cùng cỡ chữ với phần thân của công văn.
Sang phần thân của công văn, viết thường, cỡ chữ 13 - 14. Mỗi đoạn sẽ lùi đầu dòng từ 1cm - 1,27 cm (có thể là 1 tab). Khoảng cách giữa các đoạn tối thiểu là 6 pt.
Khoảng cách giữa các dòng chữ tối thiểu là cách dòng đơn (single line spacing), hoặc từ 15 pt (exactly line spacing) trở lên; khoảng cách tối đa giữa các dòng là 1,5 dòng (1,5 lines).
Sang phần cuối của công văn:
Nơi nhận:
- Nhƣ trên;
- Lưu: HC, HVNG.
Chữ "Nơi nhận", viết thường, in đậm, sau có dấu hai chấm (:), cỡ 12.
Các dòng bên dưới: cỡ 11, in thường, có gạch đầu dòng, sau các dòng có dấu hai chấm (;), dòng cuối cùng có dấu chấm (.)
KT. BỘ TRƯỞNG THỨ TRƯỞNG
Bùi Thanh Sơn
Dòng đầu tiên, thẳng hàng với chữ "Nơi nhận", các dòng ghi chức vụ in đậm, viết hoa, cỡ chữ cùng với phần nội dung công văn, từ 13 -14.
Tên người ký viết thường, in đậm, cỡ 13 -14.
Các dòng ở mục này đƣợc canh giữa.
Về nội dung của công văn, có nhiều cách để viết một công văn, và cũng tùy cách hành văn của mỗi cán bộ, đặc biệt là những người sửa, duyệt công văn. Dù theo phong cách nào chăng nữa, một công văn cần đạt các yêu cầu về nội dung sau:
Một là, phần mở đầu cần nêu đƣợc cơ sở của vấn đề là gì. Ví dụ nếu Học viện Ngoại giao gửi công văn yêu cầu một đơn vị A hỗ trợ làm Phiếu khảo sát, thì phải nêu đƣợc cơ sở của nó là xuất phát từ Quyết định của ai, hoặc trong kế hoạch lớn nào của Chính phủ, của Bộ Ngoại giao ...vv. Vì nếu không có phần mở đầu nêu cơ sở của vấn đề, thì đơn vị nhận công văn sẽ thắc mắc rằng vấn đề yêu cầu làm phiếu khảo sát sẽ phục vụ mục đích gì, nhiệm vụ nào.
Hai là, sau khi nêu cơ sở vấn đề, công văn phải làm rõ ràng vấn đề đó là gì, yêu cầu làm gì, cần ghi chính xác rõ ràng thời gian, địa điểm, và các vấn đề khác nếu thấy cần thiết (ví dụ như kinh phí). Ngoài ra, người viết nêu rõ thời hạn trả lời công văn nếu thấy cần thiết, và cán bộ liên hệ bao gồm họ và tên, chức vụ, điện thoại di động và cơ quan, số fax, và email.
Ba là, cần có câu kết thúc cám ơn sự hợp tác, hỗ trợ của cơ quan nhận công văn.
Nhƣ vậy, một công văn cần tối thiểu đáp ứng ba yêu cầu nhƣ trên.
Liên quan tới cách hành văn trong công văn, nên lưu ý đây là loại văn bản hành chính, nên công văn cũng phải đƣợc viết theo ngôn từ của hành chính. Cụ thể, khi xƣng hô phải dùng tên cơ quan, chứ không dùng "chúng