1, 4.1. Khái niệm " |
_Té chite néi chung 1a việc sắp xếp, bố trí các bộ phận, các cá nhân,
các tập thể, ... trong một hệ thống theo một trật tự xác định nhằm thực hiện tốt
chức năng, nhiệm vụ chung. Nói cách khác, tô chức là việc xác lập, tạo dựng
mối liên hệ giữa các yếu tố trong một hệ thống theo một trật tự xác định.
_Phân tích kinh doanh về bản chất là một hệ công cụ quán lý quan trọng, có chức năng xem xét, đánh giá toàn bộ các hoạt động của doanh nghiệp, cung cấp thông tin xác thực về kết quả và hiệu quả kinh doanh của
doanh nghiệp. Để thực hiện chức năng của mình, phân tích kinh doanh sử
dụng một hệ thống phương pháp nghiên cứu khơa học như: phương pháp so sánh, phương pháp chỉ tiết chỉ tiêu phân tích, phương pháp liên hệ cân đối, phương pháp loại trừ, ... Các phương pháp này có quan hệ chặt chẽ với đối tượng của phân tích kinh doanh (kết quả kinh doanh, hiệu quả kinh doanh, chỉ tiêu kinh tế biểu hiện kết quả và hiệu quả kinh doanh, môi trường kinh doanh) trong từng nội dung phân tích cụ thể (phân tích hoạt động kinh doanh, phân tích hoạt động đầu tư, phân tích hoạt động tài chính, phân tích tình hình tài chính và khả năng sinh lợi). Chính vì vậy, việc kết hợp các bộ phận trên theo một trật tự xác định, khoa bọc, phù hợp với đối tượng nghiên - cứu của phân tích kinh doanh là một yêu cầu tất yếu đặt ra.
Về mặt lý luận cũng như trong thực tiễn, có khá nhiều cách thức kết hợp các bộ phận với nhau. Mỗi một. cách thức kết hợp đều mang lại một
hiệu quả cụ thể nhất định, phản ánh trình độ và nghệ thuật của tổ chức. Mục
tiêu đặt ra cho phân tích kinh doanh là hướng tới việc tạo ra một mối liên hệ khoa học và nghệ thuật giữa các phương pháp kỹ thuật - nghiệp vụ sử dụng để phân tích kinh doanh với từng đối tượng phân tích kinh doanh cụ thể.
Từ những phân tích trên đây có thể rút ra khái aiệm về tổ chức phân '
tích kinh doanh như sau: Tổ chức phân tích kinh doanh là việc thiết lập một mối liên hệ theo một trật tự xác định giữa các phương pháp phân tích kinh doanh trong từng nội dung phân tích cự thể nhằm đán giá chính xác kết quả
và hiệu quả kinh doanh, chỉ tõ sai lầm, vạch ra tiềm năng và tìm biện pháp khắc phục, cải tiễn công tác quan ly kinh doanh.
1.4.2. Nội dung
Tổ chức phân tích kinh đoanh bao gồm các công việc fừ chuẩn bị, tiến “hành phân tích đến kết thúc phân tích.
@. Công tác chuẩn bị:
Chuẩn bị là một khâu công việc quan trong, ánh hưởng nhiều đến chất
- lượng, thời hạn và tác dụng của phân tích kinh doanh đối với việc cải tiến và
hoàn thiện chế độ quản lý kinh doanh. Chuẩn bị phân tích là bước công việc _ đầu tiên của tố chức phân tích kinh doanh nhằm tạo ra tất cả tiền đề và điều kiện cụ thể trước khi tiễn hành phân tích kinh doanh. Công tác chuân bị phân tích kinh doanh bao gồm việc xây dựng chương trình (kế hoạch) phân tích và
thu thập, xử lý tài liệu phục vụ cho việc phân tích kinh doanh.
Kế hoạch phân tích kinh doanh bao gồm nhiều nội dung khác nhau, -_ trong đó ít nhất phái đề cập đến các nội dung chủ yếu sau:
- Lựa chọn loại hình phân tích kinh doanh:
Có khá nhiều loại hình phân tích kinh doanh khác nhau tùy thuộc vào mục tiêu phân tích và nội dung phân tích cụ thé, Vi thé, ké hoach phan tích kinh đoanh phải chỉ ra được, lựa chọn được loại hình phân tích phù hợp.
Xét theo thời điểm phân tích, phân tích kinh doanh bao gồm 3 loại
hình phân tích: phân tích trước, phân tích hiện hành và phân tích sau. Phân
tích trước hay phân tích dự báo là việc phân tích khi mà quá trình kinh doanh chưa diễn ra và thường được sử dụng đề phân tích các dự án, các kế hoạch hay phân tích các dự toán, định mức, ... Mục tiêu của phân tích trước là nhằm đánh giá tính khả thi của các dự án, các chương trình hay kế hoạch kinh
doanh hay các dự báo về tỉnh hình và điều kiện kinh đoanh. Từ đó, các nhà ..
quản lý có cơ sở để điều chỉnh các mục tiêu trong chiến lược kinh doanh,
thấm định tính khả thi hay độ phù hợp giữa mục tiêu với tình hình thực tế, dự báo được những khó khăn hay thuận lợi trong quá trình hoạt động.
__ Phân tích biện hành (hay phân tích tác nghiệp) là việc phân tích tiến _ hành đồng thời với quá trình kinh doanh nhằm thực hiện chức năng kiểm
tra, giám sát tình hình thực hiện kế hoạch và nhiệm vụ kinh đoanh. Qua
phân tích hiện hành, các nhà quản lý có đủ thông tin cần thiết để ra các quyết định điều chỉnh, cân đối, bảo đảm chơ việc thực hiện kế hoạch đúng tiến độ vạch ra, phù hợp với điều kiện cụ thể, ứng phó kịp thời với các tình
huồng bất trắc xảy ra.
Phân tích sau là việc phân tích diễn ra khi đã kết tt thúc quá trình kinh . doanh. Thông qua phân tích sau, các nhà quản lý đánh giá được tình hình '
thực hiện kế hoạch hay mục tiêu đề ra, xác định được các nguyên nhân và mức độ ảnh hưởng của các nhân tố đến kết quả và hiệu quả kinh doanh dat
được. Thông tin do phân tích sau cung cấp không những giúp các nhà quản lý nắm được những mặt mạnh, yếu trong điều hành mà còn là cơ sở để xây dựng kế hoạch hay mục tiêu cho kỳ tiếp theo, để xuất được các giải pháp quản lý phù hợp nhằm không ngừng nâng cao hiệu quả kinh đoanh,
Xét theo kỳ phân tích, phân tích kinh doanh có thể chỉa ra thành 3 loại hình phân tích: phân tích thường xuyên, phân tích định kỳ và phân tích
đột xuất. Phân tích thường xuyên (hay phân tích nghiệp vụ) là loại hình
phân tích được tiến hành một cách thường xuyên hàng ngày, hàng tuần
nhằm đánh giá sơ bộ tiến độ thực hiện kế hoạch kinh doanh, kế hoạch đầu tư
và kế hoạch tài chính. Phân tích thường xuyên cung cấp thông tin kịp thời cho lãnh đạo nghiệp vụ kinh doanh của đoanh nghiệp. —
Phân tích định kỳ là loại hình phân tích được tiến hành theo thời hạn
xác định trước (tháng, quí, năm), không phụ thuộc vào thời hạn và tiến độ kinh doanh. Thông tin do phân tích định kỳ cung cấp giúp cho các nhà quần '
lý đánh giá được chất lượng hoạt động trong từng khoảng thời gian nhất định và là cơ sở để xây dựng kế hoạch hay mục tiêu cho kỳ hoạt động tiếp theo.
Phân tích đột xuất là loại hình phân tích không xác định trước mà diễn ra đột xuất, phục vụ nhu cầu thông tin cho quan lý. Thông tin đo phân tích đột xuất cưng cấp sẽ cho các nhà quản lý nắm được kịp thời tình hình cụ thế về vấn đề cần quan tâm: tình hình thực hiện kế hoạch cung cấp, sản xuất, tiêu thụ; tình hình huy động vốn; tình hình đầu :ư; ... Từ đó, các nhà quan lý để ra kế sách phù hợp trong từng tình huống cụ thể,
Xét theo chủ thể tiễn hành phân tích, phân tích kinh doanh bao gồm cài 2 loại hình: phân tích bên trong và phân (ích bên ngoài. Phân tích bên trong
do các nhà phân tích trong nội bộ doanh nghiệp tiến hành nhằm cung cấp thông tin cho quản trị nội bộ. Phân tích bên ngoài do các nhà phân tích bên ngoài doanh nghiệp tiến hành (cơ quan cấp trên, ngân hàng, tài chinh, nha đầu tư, ...) nhằm phục vụ cho yêu cầu quản lý' chung cũng như các © quyét định đầu ‘tu.
4] -
"=> Xúc định ‘pham vi phán tích:
NOt đến phạm :i phân tích là muốn nói đến giới hạn về không gian 'và thời gian phân tích. Trong kế hoạch phân tích phải xác định rõ phạm vi phân tích là phân tích bộ phận hay phân tích tông thể. Phân tích bộ phận là việc phần tích được giới hạn ở phạm vi một hay một số bộ phận trực thuộc doanh nghiệp (thường là các bộ phận tiên tiến hay lạc hậu), còn phân tích . tong thé 1a viée phan tich duge tién hanh trén pham vi toan doanh nghiép ma không giới bạn ở bắt kỳ một bộ phận nào. Phân tích bộ phận cung cấp thông
tin cho các nhà quản lý biết được những nguyên nhân gây nên tình trạng yếu
kém, lạc hậu ở một số bộ phận cũng như các nhân tố tạo nên các bộ phận
tiên tiến, điển hình. Qua đó, rút ra được những bài học kinh nghiệm trong quản lý và điều hành hoạt động của doanh nghiệp. Phân tích tổng thé là loại 'hình phân tích tổng hợp toàn bộ kết quả và hiệu quả kinh doanh của doanh
nghiệp. Thông tin do phân tích tổng thể cung cấp sẽ giúp các nhà quan ly.
đánh giá chính xác thành tích cũng như khuyết điểm trong điều hành, quản lý, nắm rõ tiềm năng chưa khai thác, đề xuất giải pháp khai thác tiềm năng hiệu quá.
- Xác định nội dung phân tích:
Tùy thuộc vào mục đích phân tích từng đợt, trong kế hoạch phân tich |
phải xác định rõ nội dung phân tích. Nội dung phân tích có thể là phân tích _ toàn bộ hoạt động mà doanh nghiệp tiến hành hay phân tích một nội dung
_hoạt động cụ thể (phân tích hoạt động cung cấp, phân tích hoạt động sản xuất, phân tích hoạt động tiêu thự, phân tích hoạt động đầu tư, phân tích tình
hình tài chính, ...). Khi xác định nội dung phân tích, cần chỉ ra mối quan hệ
giữa mục đích phân tích với phạm vi phân tích trong từng nội dung phân tích cụ. thể. Chang han, phan tich kết quả kinh doanh tại một, một số đơn vị trực thuộc hay kết quả kinh đoanh chung của toàn doanh nghiệp. Nếu muốn xem xét nguyên nhân dẫn đến kết quá kính doanh khác nhau tại các đơn vị trực thuộc, phạm vi phân tích sẽ giới hạn tại một số đơn vị điển hình (đơn vị có kết quả cao, đơn vị có kết quả trung bình và đơn vị có kết quả thấp).
_ Ngược lại, nếu muốn đánh giá, xem xét kết quả chung, phạm vi phân tích phải là toàn doanh nghiệp.
- Xác định thời gian tiễn hành phân tích và phán công trách nhiệm:
Thởi gian tiến hành phân tích bao gồm cả thời gian chuẩn bị và thời gian thực hiện phân tích kinh doanh. Trong kế hoạch phân tích phải chỉ rõ thời gian của từng khâu, từng nội dung công việc cụ thể. Đồng thời, kế
hoạch phân tích cũng nêu rõ việc phân công trách nhiệm cho các cá nhân, bộ phận và chuẩn bị các điều kiện vật chất cơ bản Phục vụ cho từng đợt phân tích.
Tùy thuộc vào nội dung, vào mục tiêu và vào phạm vi ‘phan tich, khi.
phân công trách nhiệm, cần chỉ rõ trước người chủ trì, chịu trách nhiệm chính của đợt phân tích. Người chịu trách nhiệm chính của đợt phân tích:
phải là người am hiểu hoạt động kinh doanh, có trình độ tương xứng, phù hợp với nội dung, mục tiêu và phạm vi phân tích. Cùng với việc phân công . trách nhiệm cho các thành viên và các bộ phận, việc chuẩn bị các điều kiện vật chất và thiết bị phục vụ cho việc phân tích cũng phải được chú trọng _ đúng mức.
- Xác định hình thức tổ chức hội nghị phân tích:
Ngoài các nội dung chủ yếu trên, trong kế hoạch phân tích còn phải xác định rõ hình thức hội nghị phân tích. Hội nghị phân tích có thể được tiền hành trước Ban Giám đốc, Hội đồng quản trị hay toàn thể người lao động hoặc toàn thể cổ đông, các nhà đầu tự. Tùy thuộc vào mục đích phân tích để
xác định hình thức tô.chức hội nghị phân tích. Thông thường, kết quả phân
tích được báo cáo trước Ban Giám đốc hay Hội đồng quản trị nhằm đánh giá kết quả và hiệu quả kinh doanh đạt được, chỉ rõ nguyên nhân và mức độ ảnh hưởng của các nhân tố, vạch rõ tiểm năng, rút ra các bài học kinh nghiệm,
đề xuất phương hướng và giải pháp trong kỳ tới để không ngừng náng cao hiệu quả kinh doanh,
Bên cạnh việc lập kế hoạch phân tích, trong quá trình chuẩn bị phân tích, cần phải tiến hành sưu tầm và kiểm tra tài liệu, bảo đâm yêu cầu đủ, không thiếu, khong thừa. Nếu thiểu tài liệu, kết luận phân tích sẽ không. xác. _
| đáng; ngược lại, Tiểu thu thập quá nhiều tài liệu (thừa tài liệu) sẽ lãng phi ~ thời gian, công sức và tiền của,
49
_ -Tuỳ thuộc vào yêu cầu, nội dung, phạm vi và nhiệm vụ từng đợt
phân tích cụ thé dé tién hành thu thập, lựa chọn, xử lý tài liệu. Khi thu thập tài liệu, trước hết cần tận dụng tối đa nguôn tài liệu sẵn có tại doanh nghiệp;
đồng thời, cần tiến hành thu thập bd sung các tài liệu liên quan khác sao cho các kết luận phân tích hoàn toàn xác đáng và có cơ sở tin cậy. Tài liệu chủ
yếu phục vụ cho việc phân tích kinh doanh bao gồm các tài liệu kế hoạch, dự toán, định mức, tài liệu hạch toán (thống kê, kế toán, nghiệp vụ), các biên bản kiểm tra, xử lý, v.v... Ngoài ra, cần thu thập bổ sung thêm một số
tài liệu liên quan khác như: SỐ |
. - Cac van kién, nghi quyét, chỉ thị của các cấp bộ Đảng, chính quyền và các cơ quan quán lý có liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp;
- Các biên bản hội nghị, biên bản xử lý thiệt hại, biên bản đèn bù; ...
- Các nghị quyết, các quyết định của Đại hội đồng cỗ đông, của Hội đồng quản trị, của Ban Giám đốc, ... có liên quan đến hoạt động của doanh
nghiệp; |
- Cac tai liéu khac c6 lién quan; ...
Các tài liệu trên cần được kiểm tra tính chính xác, tính hợp pháp,
kiểm tra các điều kiện có thể so sánh được rồi mới sử dụng để tiến hành phân tích.
@. Tién hanh phan tich kinh doanh:
Tién hành phân tích kinh doanh là quá trình thực hiện các nội dung công việc đã ấn định trong kế hoạch phân tích. Kết quả của bước công việc này mang. tính quyết định của cá quá trình phân tích. Do vậy, khi tiến hành phân tích, cần phải tuyệt đối tuân thủ kế hoạch phân tích đã được xây dựng mà không được tự ý thay đổi kế hoạch. Dinh kỳ phải tiến hành tông hợp kết quá phân tích, đánh giá tiền độ thực biện kế hoạch phân tích.
"Trong thực tế, qui trình tiễn hành phân tích phụ thuộc vào nội dung, mục đích và phạm vi phân tích của từng đợt phân tích. Do vậy, các bước công.
_việc cũng như phương pháp phân tích áp dụng cụ thể cũng khác nhau. Tuy nhiên, nhìn chung, qui trình tiến hành phân tích thường bao gồm 3 bước sau:
- Đánh giá khải quát tình hình:
Đánh giá khái quát (hay. đánh giá chung) tình hình a viéc nhà phân tích nêu lên những nhận định sơ-bộ; ban đầu về tình hình phân tích. Việc đánh giá khái quát được thực hiện nhờ phương pháp so sánh: so sánh kết quả đạt được của chỉ tiêu phản ánh đối tượng nghiền cứu: giữa: kỳ phân tích với kỳ gốc cả về số tuyệt đối và số tương đối và căn cứ vào kết quả so sánh để đánh giá và ý nghĩa của từng chỉ tiêu để đánh giá.
Cân chú ý rằng, bản thân việc so sánh không phải là đánh giá mà chỉ cho biết mức độ biến động cả về số tuyệt đối và số tương đối của chỉ tiêu
phân tích. Đánh giá là việc dựa vào kết quả so sánh để nêu lên nhận xét về mức độ thực hiện chỉ tiêu nghiên cứu (tăng hoặc giảm, vượt hay hụt, Cao hay thấp, hoàn thành hay không hoàn thành, tiết kiệm hay lãng phí, ...) giữa kỳ phân tích so với kỳ gốc. - -
Như vậy, để có căn cứ đánh giá khái quát tình hình, chỉ tiêu phần ánh đối tượng nghiên cứu nhất thiết phải có trị số cả ở kỳ phân tích và kỳ
gốc. Mặt khác, việc đánh giá khái quát nhất thiết phải sử dụng phương pháp so sánh, Có thể nói, không có phương pháp so sánh sé không thể đánh giá khái quát được.
- Phân tích nhân tô ảnh hưởng: - | .
Trên cơ sở quan hệ giữa các nhân tố ảnh hưởng với chỉ tiêu phản ánh đối tượng nghiên cứu, trong bước này, các nhà phâu tích sẽ lần lượt xác định mức độ ảnh hưởng của các nhân tố đến sự biến động giữa kỳ phân tích so với kỳ gốc của chỉ tiêu phản. ánh đối tượng nghiên cứu. Để thực hiện công việc này, các nhà phân tích có thể sử dụng một: trong các phương pháp phân tích khác nhau.như: phương pháp thay thế liên hoàn, phương pháp số chênh lệch, phương pháp đại số, phương pháp đỗ thị, phương pháp kết hợp, ...
Do số lượng nhân tổ ảnh hưởng đến đối tượng nghiên ‹ứu có nhiều, có thể khác nhau tùy thuộc vào mục đích và nguồn tài liệu phân tích nên khi phân tích, các nhà phân tích phải chỉ rõ các nhãn tố ảnh hưởng cụ thể, mối quan hệ giữa nhân tố ảnh hướng với chỉ tiêu phan anh đối tượng nghiên cứu.
`