PHẦN 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN CỦA CÔNG TY
2.1. Phân tích thực trạng và đánh giá qua tài liệu và phiếu điều tra thu thập được
2.1.1. Phần cứng
Kết quả từ việc khảo sát câu hỏi 2.4: mức độ hài lòng về cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật của công ty thu được như sau:
Bảng 2.1: Mức độ hài lòng về cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật của công ty (tổng số phiếu điều tra: 10)
Mức độ hài lòng
Rất hài lòng
Hài lòng
Bình thường
Không hài lòng
Rất không hài lòng Số phiếu
thu được 4 6 0 0 0
(Nguồn: Từ dữ liệu thu thập được)
Ưu điểm:
Là một công ty về thiết kế phần mềm, FAST không ngần ngại trong việc đầu tư về cơ sở hạ tầng CNTT. Điển hình công ty sử dụng 2 máy chủ (dòng máy FUIJTSU) , 3 máy fax, 3 máy photocopy, 3 máy chiếu, 100 máy tính cá nhân (đảm bảo mỗi nhân viên trong công ty được trang bị một máy tính). Theo số liệu điều tra trong câu hỏi 2.4
có thể đưa ra kết luận trang thiết bị mà công ty đang có đáp ứng đầy đủ được các hoạt động của công ty. Việc mỗi nhân viên được trang bị một máy tính cá nhân tạo điều kiện và hoàn cảnh tốt nhất cho họ làm việc, tăng hiệu suất công việc, giúp công ty phát triển, quản lý dữ liệu dễ dàng. Ngoài ra số lượng máy fax, máy photocopy, máy chiếu cũng đáp ứng đầy đủ nhu cầu trong các công việc có liên quan.
Các trang thiết bị về phần cứng như vậy đã đáp ứng được những nhu cầu mà công ty đặt ra, giải quyết nhanh các khó khăn vướng mắc trong công ty về mặt lưu trữ, cập nhật công nghệ, tính toán, phân chia công việc.
Hạn chế:
FAST đầu tư mạnh mẽ về cơ sở hạ tầng CNTT là vậy, tuy nhiên do đặc thù về lĩnh vực kinh doanh là một công ty phần mềm, công ty luôn phải cập nhật những công nghệ mới nhất hiện hành. Do đó phải thường xuyên nâng cấp hoặc thay đổi phần cứng, tạo thêm khoản chi phí lớn, gây tốn kém và lãng phí tài nguyên.
2.1.2. Phần mềm
Kết quả từ câu hỏi 3.3: mức độ hài lòng về hệ thống phần mềm mà công ty đang sử dụng như sau:
Bảng 2.2: Mức độ hài lòng về hệ thống phần mềm mà công ty đang sử dụng (tổng số phiếu thu thập: 10)
Mức độ hài lòng
Rất hài
lòng Hài lòng Bình thường Không hài lòng
Rất không hài lòng Số phiếu
thu được 5 4 1 0 0
(Nguồn: Từ dữ liệu thu thập được)
Ưu điểm:
Theo kết quả thu được từ câu hỏi 3.2: Trong các phần mềm mà công ty đang sử
dụng, phần mềm nào là phần mềm có bản quyền, cả 10 câu trả lời thu được đều là tất cả các phần mềm mà công ty đang sử dụng đều là các phần mềm có bản quyền, không phải là phần mềm lậu hay phần mềm crack. Chính nhờ điều này mà công ty luôn nhận được sự hỗ trợ tối ưu từ các công ty phát hành phần mềm, giảm thiểu tối đa rủi ro về bảo mật trong quá trình sử dụng phần mềm. Tất cả bộ phần mềm Office đều được mua dưới dạng gói giúp tiết kiệm chi phí.
Phần mềm Fast Accounting do công ty tự thiết kế. Cụ thể được phòng Phát triển sản phẩm xây dựng lên dựa trên framework do phòng Công nghệ lập trình vì vậy phần mềm được xây dựng không tốn nhiều chi phí, cài đặt, bảo hành cũng vậy, đều do nhân viên của công ty thực hiện. Do hiểu rất rõ về phần mềm, cộng với trình độ CNTT của nhân viên công ty đều rất cao nên công tác đào tạo cho nhân viên sử dụng trở lên dễ dàng, nhanh chóng.Hạn chế:
Do đều sử dụng các phần mềm bản quyền có trả phí nên để duy trì, cũng như update các phiên bản phần mềm mới hơn thì công ty lại phải chi trả một khoản không nhỏ cho nhà cung cấp.
2.1.3. Cơ sở dữ liệu và quản trị cơ sở dữ liệu
Kết quả từ việc khảo sát câu hỏi 4.4 về mức độ hài lòng với hệ quản trị cơ sở dữ liệu hiện tại của công ty cho kết quả như sau:
Bảng 2.3: Mức độ hài lòng về phương thức lưu trữ, quản trị dữ liệu hiện tại của công ty (tổng số phiếu khảo sát: 10)
Mức độ hài lòng
Rất hài
lòng Hài lòng Bình thường Không hài lòng
Rất không hài lòng Số phiếu
thu được 6 4 0 0 0
(Nguồn: Từ dữ liệu thu thập được)
Ưu điểm:
Việc truyền dữ liệu trong tổ chức bằng hệ thống mạng LAN, internet giúp thông tin truyền nhanh hơn, đảm bảo hiệu suất công việc. Dữ liệu được lưu trữ bằng sự kết hợp giữa các phương pháp thủ công sử dụng sổ sách, phương pháp sử dụng bộ nhớ máy tính và sử dụng điện toán đám mây. Đây là cách lưu trữ không chỉ được FAST mà còn rất nhiều công ty khác lựa chọn.
Sử dụng hệ quản trị CSDL mô hình quan hệ SQL Server có tính phổ biến cao, trong đó tất cả các dữ liệu được tổ chức chặt chẽ dưới dạng các bảng dữ liệu, dễ dàng định nghĩa, duy trì và thao tác dữ liệu lrưu trữ, trích xuất dữ liệu dễ dàng, có tách biệt các đặc quyền bảo mật, các dữ liệu lưu trữ có thể được chia sẻ.
Phần mềm FAST thiết kế cũng sử dụng hệ quản trị CSDL SQL Server nên nhân viên trong công ty quen thuộc với giao diện, cách thức làm việc của SQL, dễ dàng có thể sử dụng được.
Ngoài ra, FAST có bản quyền của Microsoft nên có cơ chế an toàn, bảo mật cao đối với CSDL.
Với những ưu điểm như trên, dễ dàng giải thích cho việc khi được hỏi về mức độ hài lòng đối với phương thức lưu trữ, quản trị dữ liệu hiện tại của công ty thì cả 10 câu trả lời đều là hài lòng hoặc rất hài lòng (bảng 2.3).
Hạn chế:
Việc truyền dữ liệu bằng mạng LAN và internet bên cạnh những ưu điểm mà chúng mang lại thì không tránh khỏi được việc thông tin sẽ bị rò rỉ vì Hacker ngày
càng phát triển. Về quản trị cơ sở dữ liệu: mặc dù có sự phân quyền và phân cấp trong CSDL. Tuy nhiên công ty không có nhân viên chuyên môn quản trị CSDL, mà được phòng Công nghệ quản lý chung, sau đó phân quyền và phân cấp cho các nhân viên trong công ty. Dẫn đến CSDL có không chỉ một người có quyền truy cập và sửa đổi được. Gây khó khăn trong việc quản lý và chịu trách nhiệm.
2.1.4. Mạng máy tính và truyền thông
Kết quả từ câu hỏi 5.3 về mức độ hài lòng đối với nhà cung cấp dịch vụ mạng hiện tại của công ty được kết quả như sau:
Bảng 2.4: Mức độ hài lòng về nhà cung cấp dịch vụ mạng hiện tại của công ty (tổng số phiếu thu thập: 10)
Mức độ hài lòng
Rất hài
lòng Hài lòng Bình thường Không hài lòng
Rất không hài lòng Số phiếu
thu được 5 4 1 0 0
(Nguồn: Từ dữ liệu thu thập được)
Ưu điểm
Việc sử dụng mạng LAN tốc độ cao với băng thông 60MB giúp hệ thống máy tính trong công ty đươc kết nối một cách dễ dàng và nhanh chóng. Từ đó thuận tiện cho việc chia sẻ tài nguyên, quản lý dữ liệu nội bộ. Bên cạnh đó, hệ thống mạng internet giúp công ty trao đổi thông tin dễ dàng đến các đối tác hay khách hàng của công ty, cung cấp thông tin về sản phẩm đến khách hàng đồng thời giải đáp thắc mắc cho họ (tổng hợp từ câu hỏi 5.2: công ty có sử dụng internet hay không? Cả 10 câu trả lời rằng công ty có sử dụng internet với các mục đích nêu trên). Từ kết quả của câu hỏi 5.3 được trích dẫn trong bảng 2.4 có thể đưa ra kết luận nhà cung cấp dịch vụ mạng hiện tại của công ty đem đến dịch vụ khá tốt, đáp ứng được nhu cầu sử dụng.
Hạn chế
Tiếp cận với cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, ngoài những tác dụng to lớn mà
mạng internet đem lại, có một vấn đề mà hầu hết các công ty đó là vấn đề an toàn bảo mật thông tin. Hiện nay với công nghệ ngày càng phát triển, tội phạm mạng ngày càng nhiều gây khó khăn nếu công ty không sử dụng các ứng dụng chống lại chúng. Như đã nhắc đến ở trên, công ty có sử dụng Bkav Endpoint Ent và Fire wall nhưng với sự phát triển của tội phạm mạng như ngày nay thì công ty cũng cần chú ý đến vấn đề này.
2.1.5. Con người
Ưu điểm
FAST luôn và sẽ lấy yếu tố con người làm trọng tâm của sự phát triển. Do vậy công ty không ngừng cải tiến, xây dựng môi trường làm việc để mọi thành viên có cảm nhận như là ngôi nhà thứ hai. Bởi vậy, khi được hỏi về mức độ hài lòng đối với môi trường làm việc (câu hỏi 6.4), có 7/10 câu trả lời là rất hài lòng còn lại 3/10 là hài lòng.
Có thể nói đây là một môi trường lý tưởng cho để các cá nhân có thể phát triển công việc, kỹ năng của bản thân.
Đội ngũ nhân viên trẻ trung, đầy nhiệt huyết và trách nhiệm. Có tính thần không ngừng học hỏi, cập nhật công nghệ mới.
Tỉ lệ nhân viên có bằng cử nhân và trên cử nhân đạt trên 90%, điều này đảm bảo được chất lượng về nguồn nhân sự của công ty. bên cạnh đó công ty luôn luôn chú trọng đến việc đào tạo đội ngũ công nhân viên của mình, thực hiện chương trình đào tạo miễn phí cho sinh viên thực tập từ các trường đại học, tạo nguồn nhân sự dự bị cho công ty sau này.
Ngoài ra công ty cũng rất trú trọng đến việc đào tạo và tuyển nhân viên mới, giúp mở rộng quy mô của công ty. Hoạt động đào tạo nhân viên mới của công ty được diễn ra khá thường xuyên, do nhân viên nhân sự kết hợp với trưởng các phòng ban phối hợp làm việc.
Hạn chế:
Số lượng nhân viên khá lớn (đối với công ty không phải công ty sản xuất) và với tình hình phát triển của FAST thì số lượng này sẽ không ngừng tăng lên nên công việc
quản lý thông tin, nhân sự, tiền lương,... cho nhân viên trong công ty sẽ trở lên ngày càng khó khăn khi mà công ty không có phòng ban hay phần mềm quản lý nhân sự riêng.
2.1.6. An toàn bảo mật thông tin doannh nghiệp
Theo kết quả khảo sát với câu hỏi 7.1, có đến 7/10 câu trả lời cho rằng hoạt động đảm bảo an toàn thông tin trong công ty là rất quan trọng, còn lại 3/10 câu trả lời cho rằng hoạt động này là quan trọng. Nhận thức về sự quan trọng đó, công ty đã sử dụng phần mềm Bkav Endpoint Ent để diệt virut và Fire wall như đã trình bày ở mục 1.2.6.
để đảm bảo an toàn thông tin. Việc sử dụng hai phần mềm này cho thấy công ty đã trú trọng đến hoạt động đảm bảo an toàn thông tin. Tuy nhiên, tiếp cận với thời đại công nghệ thông tin phát triển khi mà hacker ngày càng có nhiều thủ đoạn tinh vi hơn, để đảm bảo an toàn tuyệt đối là một vấn đề khó khăn với không chỉ FAST mà còn nhiều công ty khác. Điều này được thể hiện trong kết quả khảo sát với câu hỏi 7.3 khi được hỏi về mức độ hài lòng với biện pháp đảm bảo an toàn bảo mật thì chỉ có 3/10 câu trả lời là hài lòng, 4/10 là bình thường, 3 câu trả lời còn lại dành cho đáp án không hài lòng.