Các phương pháp chung của thương lượng, thỏa thuận yêu cầu phần mềm
Trước khi thương lượng, thỏa thuận:
+ Định nghĩa vấn đề
Trước khi đàm phán thực tế có thể bắt đầu điều quan trọng là xác định các vấn đề bằng cách phân tích tình hình và xác định mục đích của đàm phán. Ví dụ, trong một dự án phần mềm vấn đề phụ thuộc vào cả mục tiêu tổng thể của dự án và mục tiêu của giai đoạn hiện nay. Các cu cột đàm phán yêu cầu trong giai đoạn đầu liên quan đến vấn đề cấp cao trong khi các cu c đàmột phán sau đó có thể tập trung vào các khía cạnh hoặc tiểu dự án cụ thể. Các yêu cầu thu thập được trong giai đoạn đầu của một dự án thể hiện một phạm vi rộng hơn những cái có thể thực hi n trong những điều khoản tổng quát và trở nên chính xác hơn sau này. Xác định các vấn đềệ thống thương lượng, thỏa thuận đàm phán là điều cần thiết để các bên liên quan xác định và điều chỉnh phương pháp và kỹ thu t đàm phán.ận yêu cầu phần mềm
+ Xác định các bên liên quan
Các “bên liên quan quan trọng cho sự thành công” cần được xác định. Vi c tìm ra những ngườiệ thống thương lượng, thỏa thuận (hay những người đại di n) mà cần lợi ích của họ cần được cung cấp là m t nhi m vụ đầy thửệ thống thương lượng, thỏa thuận ột ệ thống thương lượng, thỏa thuận thách nhưng cần thiết cho sự thành công của quá trình đàm phán. Những “bên liên quan quan trọng cho sự thành công” là những người có thể tạo các thỏa thu n cho các yêu cầu và tạo sựận yêu cầu phần mềm liên kết cho các thỏa thu n. Vi c xác định đúng người có thể giúp đẩy nhanh quá trình đàmận yêu cầu phần mềm ệ thống thương lượng, thỏa thuận phán.
+ Phát hiện mục tiêu
Trước khi các cuộc xung đột có thể được xác định các bên liên quan phải đưa mục tiêu cá nhân của họ ra bàn bạc. Mục tiêu là một đối tương mà hệ thống được xem xét nên đạt được. Các
“bên liên quan quan trọng cho sự thành công” nên thể hi n mục tiêu cá nhân của họ ho c mụcệ thống thương lượng, thỏa thuận ặc mục tiêu của người mà họ đại di n. Tùy thuộc vào vấn đề được xác định và đ c điểm của các bênệ thống thương lượng, thỏa thuận ặc mục liên quan như vai trò, miền kiến thức, kinh nghiệm… mà các mục tiêu được xây dựng ở các cấp đ chi tiết khác nhau, từ khía cạnh cấp cao (như khả năng của h thống nói chung, ngân quỹ,ột ệ thống thương lượng, thỏa thuận lịch trình dự án…) tới các mối quan tâm kỹ thu t cấp đ thấp hơn như môi trường phát triểnận yêu cầu phần mềm ột hay nền tảng đích.
+ Phân tích mục tiêu
Các mục tiêu được phát hi n sẽ được kiểm tra để phát hi n các xung đ t bằng cách phân tíchệ thống thương lượng, thỏa thuận ệ thống thương lượng, thỏa thuận ột mục tiêu và sở thích của các bên liên quan. Ví dụ có thể xảy ra xung đ t giữa các mức đ yêuột ột cầu dịch vụ từ phía người dùng với các ràng bu c ngân quỹ của nhà cung cấp. Xác định các xungột đột thường là một quá trình thủ công và dựa vào những kiến thức và chuyên môn của các bên liên quan và khả năng của người điều hành. Phân tích mục tiêu không chỉ tiết lộ mâu thuẫn giữa
các mục tiêu các bên liên quan mà còn cho thấy sự thiếu nhất quán, rủi ro, bất trắc và giả định ẩn. Nhi m vụ này được hỗ trợ bằng các kĩ thu t về đ ưu tiên.ệ thống thương lượng, thỏa thuận ận yêu cầu phần mềm ột
Trong khi thương lượng, thỏa thuận:
Giai đoạn này liên quan đến việc thực hiện thực tế của việc đàm phán và định nghĩa của thỏa thuận. Dựa trên các mục tiêu được phát hi n và các xung đột được xác định, các bên liên quanệ thống thương lượng, thỏa thuận tìm kiếm giải pháp cùng có lợi có thể chấp nhận được bởi tất cả các bên. Hoạt động này cấu trúc lại các vấn đề và phát triển các lựa chọn thay thế để giải quyết vấn đề, ví dụ như lựa chọn trao đổi lợi ích cho nhau. Sau khi phát triển các giải pháp có thể có, các bên liên quan sẽ thống nhất m t giải pháp tốt nhất. Các giải pháp cần có m t sự giải thích theo các tiêu chuẩn được thốngột ột nhất bởi các bên liên quan. Nếu không có các tiêu chuẩn này, các thông số giá trị giữa các bên sẽ không phù hợp. Bởi v y, cần tổ chức m t phiên đàm phán mang tính chuẩn bị để xác định cácận yêu cầu phần mềm ột tiêu chuẩn này.
Tùy thu c vào các loại xung đ t và các vấn đề cần giải quyết, các chiến lược khác nhau sẽ đượcột ột thông qua để đối phó với xung đ t. Vi c này liên quan tới các thỏa hi p, trong đó các bên liênột ệ thống thương lượng, thỏa thuận ệ thống thương lượng, thỏa thuận quan có thể từ bỏ m t phần yêu cầu của mình để đổi lại sự đồng thu n trong các yêu cầu khác,ột ận yêu cầu phần mềm hay có thể đưa ra các giải pháp đáp ứng được yêu cầu của các bên, hay có thể thuyết phục các nhà đàm phán khác thừa nh n yêu cầu của mình. M t số công cụ được phát triển để tự đ ngận yêu cầu phần mềm ột ột giải quyết xung đ t ví dụ như h thống OZ của Robinson và Fickasột ệ thống thương lượng, thỏa thuận
Sau khi thương lượng, thỏa thuận:
Trong giai đoạn này các bên liên quan (hoặc các công cụ tự động) phân tích và đánh giá các kết quả đàm phán và đề nghị tái đàm phán nếu cần thiết. Ví dụ nếu có thể tìm ra giải pháp đem lại lợi ích cho m t bên liên quan mà không ảnh hưởng tới các bên còn lại. Giai đoạn này cũng liênột quan tới vi c đảm bảo chất lượng của kết quả đàm phán. Nếu có sự phát triển mới làm cho cácệ thống thương lượng, thỏa thuận thỏa thu n trở nên lỗi thời, cần tiến hành đàm phán lại. Nếu phần mềm được phát triển theoận yêu cầu phần mềm mô hình có sự l p lại, cần liên tục phát triển kết quả đàm phán do các yêu cầu mới phát sinh cóặc mục thể gây ra các xung đ t mới.ột
Các khía cạnh của thương lượng, thỏa thuận yêu cầu
Chiến lược giải quyết xung đột
Theo cách phân chia của Thomas (Thomas K (1976) Conflict and conflict management) Dựa trên 2 tiêu chí:
+ Quyết đoán hay không quyết đoán (các bên liên quan t p trung vào đáp ứng các yêu cầu củaận yêu cầu phần mềm bản thân mình).
+ Hợp tác hay bất hợp tác (các bên liên quan t p trung vào đáp ứng yêu cầu của người khác).ận yêu cầu phần mềm Thomas đưa ra 5 phương hướng giải quyết xung đ t:ột
Phương hướng 1: Cạnh tranh (ép buộc): liên quan đến việc tập trung vào đạt mối quan tâm riêng của mình và làm tốn kém chi phí của người khác, thường dẫn đến tình huống “thắng- thua”.
Phương hướng 2: Giúp đỡ (làm mịn): liên quan đến việc cố gắng để đáp ứng mối quan tâm của người khác mà không cần chú ý đến mối quan tâm của chính mình. Điều này có thể có nghĩa là một bên liên quan là tự hy sinh và nhường chỗ cho người khác.
Phương hướng 3: Phối hợp (giải quyết vấn đề): tập trung vào đáp ứng mối quan tâm của tất cả các bên để tìm giải pháp thay thế mà cố gắng để đáp ứng những mối quan tâm của tất cả các bên, t p trung vào vi c tìm kiếm các tình huống “thắng-thắng”ận yêu cầu phần mềm ệ thống thương lượng, thỏa thuận
Phương hướng 4: Né tránh (rút lui): các bên liên quan có thể từ chối, thờ ơ với cu c đàm phán.ột Phương hướng 5: Thỏa hi p (chia sẻ): các bên liên quan cùng nhượng b để tìm được giải phápệ thống thương lượng, thỏa thuận ột trung gian chấp nh n được.ận yêu cầu phần mềm
Theo cách phân chia của Fisher và Ury (Fisher R, Ury W (1983) Getting to yes: Negotiation agreement without giving in)
Vi c lựa chọn chiến lược giải quyết xung đ t phụ thu c và lợi ích của các bên liên quan, sự phụệ thống thương lượng, thỏa thuận ột ột thu c lẫn nhau của các lợi ích, sức mạnh của mỗi bên, chất lượng của mỗi bên. Hai tác giảột Fisher và Ury đã đưa ra 3 chiến lược giải quyết xung đ t:ột
+ Chiến lược mềm (Soft): Giả định cơ bản là các bên sẵn sàng hợp tác để tìm kiếm các thỏa thuận thỏa đáng. Các bên liên quan hợp tác trong một nhóm giải quyết vấn theo m t quá trìnhột đồng thuận.
+ Chiến lược cứng (Hard): Các bên liên quan được coi là các đối thủ cạnh tranh và không nhất thiết hướng đến m t tình huống “thắng-thắng”. Khi các bên liên quan cạnh tranh, các xung đ tột ột xảy ra là điều không thể tránh khỏi.
+ Chiến lược nguyên tắc (Principled): Hai tác giả đề xuất chiến lược này như là m t cách kết hợpột của hai chiến lược nói trên.
Chiến lược mềm
(Soft) Chiến lược cứng
(Hard) Chiến lược nguyên tắc
(Principled) Các bên liên quan là bạn. Các bên liên quan là đối thủ của
nhau.
Các bên liên quan là người giải quyết vấn đề.
Mục tiêu là sự đồng thuận. Mục tiêu là chiến thắng. Mục tiêu là một kết quả thông minh, đạt hiệu quả và thân thiện.
Cư xử mềm dẻo với con người và
các vấn đề.
Cư xử cứng rắn với con người và
các vấn đề.
Cư xử mềm dẻo với con người và
cứng rắn với các vấn đề.
Tin tưởng người khác. Không tin tưởng người khác. Xử lí không phụ thuộc vào sự tin tưởng.
Thay đổi quan điểm dễ dàng. Tập trung vào quan điểm của bản
thân. Tập trung vào lợi ích, không phải
quan điểm.
Làm người đáp ứng yêu cầu. Tạo ra các mối đe dọa. Khám phá lợi ích.
Tiết lộ điểm mấu chốt của mình. Che giấu điểm mấu chốt của mình. Tránh có một điểm mấu chốt.
Chấp nhận thua thiệt một mặt nào
đó để đạt thỏa thuận. Chỉ tăng thêm yêu cầu khi thỏa
thuận. Phát minh ra những lựa chọn cùng
có lợi.
Tìm kiếm một câu trả lời mà
người khác chấp nhận. Tìm kiếm một câu trả lời mà mình
chấp nhận. Phát triển nhiều lựa chọn, quyết định sau.
Nhấn mạnh vào thỏa thuận. Nhấn mạnh vào vị trí của mình. Nhấn mạnh vào việc sử dụng các tiêu chí khách quan.
Cố gắng tránh chạy đua ý chí. Cố gắng thắng trong chạy đua ý
chí. Cố gắng đạt được kết quả dựa trên
các tiêu chuẩn độc lập với ý chí
Chịu áp lực. Gây áp lực. Tạo ra các nguyên tắc, không gây
áp lực.
Hình 10. Các chiến lược giải quyết xung đột.
Chiến lược nguyên tắc cần 4 yếu tố quan trọng là:
- Tách rời con người và vấn đề
- T p trung vào lợi ích chứ không phải quan điểmận yêu cầu phần mềm - Tạo ra các khả năng có thể trước khi quyết định - Đạt đến kết quả dựa trên các tiêu chuẩn khách quan
Các hình thức cộng tác (Collaboration situations)
- Cùng thời gian/Cùng địa điểm: Tổ chức các cu c họp m t đối m t là cách phổ biến để phátột ặc mục ặc mục hi n và đàm phán yêu cầu. Trong kỹ thu t lấy yêu cầu phần mềm, nhiều phương pháp đạt hi uệ thống thương lượng, thỏa thuận ận yêu cầu phần mềm ệ thống thương lượng, thỏa thuận quả tốt nhất ho c chỉ có thể thực hi n khi cả nhóm làm vi c m t cách đồng b . Khi tổ chức cácặc mục ệ thống thương lượng, thỏa thuận ệ thống thương lượng, thỏa thuận ột ột buổi g p m t đối m t, các tín hi u phi ngôn từ được khai thác tri t để, giúp mọi người có thểặc mục ặc mục ặc mục ệ thống thương lượng, thỏa thuận ệ thống thương lượng, thỏa thuận hiểu nhau hơn, qua đó rút ngắn đáng kể thời gian đàm phán.
- Khác thời gian/Cùng địa điểm: Trong nhiều trường hợp, các bên liên quan có thể ở cùng vị trí
nhưng lại không thể tổ chức được những cu c họp m t đối m t. Quá trình đàm phán thườngột ặc mục ặc mục kéo dài quá thời gian buổi g p m t ho c khó có thể tổ chức cu c họp do hạn chế về m t thờiặc mục ặc mục ặc mục ột ặc mục gian của các bên. M t nguyên nhân khác là những thông tin để ra quyết định không có sẵnột trong cu c họp. Trong trường hợp này, cần phải tiến hành các bước m t cách không đồng b ,ột ột ột tổ chức m t không gian làm vi c chung để các bên lien quan có thể đóng góp ý kiến vào quáột ệ thống thương lượng, thỏa thuận trình đàm phán đang diễn ra và theo dõi được tiến trình đàm phán.
- Cùng thời gian/Khác địa điểm: Trong các trường hợp các bên liên quan không thể ở cùng m tột địa điểm, vẫn có thể tổ chức những cu c họp m t đối m t thông qua các thiết bị truyền dẫnột ặc mục ặc mục thông tin từ xa. Các bên có thể tương tác cùng thời gian thông qua h i nghị trực tuyến. Với sựột phát triển của công ngh truyền thông tin, khoảng cách về địa lý không còn ảnh hưởng quá lớnệ thống thương lượng, thỏa thuận tới tiến trình đàm phán.
- Khác thời gian/Khác địa điểm: Hi n nay, quá trình đàm phán yêu cầu càng có xu hướng diễn raệ thống thương lượng, thỏa thuận trong môi trường không đồng b và xa cách về địa lý do càng có nhiều dự án phần mềm mangột tính toàn cầu và có sự tham gia của nhiều tổ chức. Trong trường hợp này, cần các công cụ đ cặc mục bi t để các bên liên quan có thể đóng góp ý kiến từ các địa điểm khác nhau và theo thời gianệ thống thương lượng, thỏa thuận khác nhau.
Các công cụ hỗ trợ thương lượng thỏa thuận
+ Công cụ thụ đ ng: Công cụ này cung cấp một cơ sở hạ tầng để đàm phán và hỗ trợ tất cả cácột tình huống phối hợp khác nhau. Chúng cho phép tất cả các bên liên quan để thể hiện mong muốn của họ, để giao tiếp về những ý tưởng, nguồn cung cấp và các tham số, và chia sẻ kết quả trung gian, kết quả cuối cùng. Ví dụ như email, chat, hoặc phòng đa phương tiện. Hệ thống thụ động không hỗ trợ việc xây dựng nội dung với các gợi ý và hướng dẫn.
+ Công cụ hỗ trợ lợi ích chủ đ ng: Công cụ của loại hình này có khả năng hướng dẫn các bênột liên quan hướng tới một thỏa thuận, ví dụ, bằng cách xác định tình huống cho cùng có lợi. Hệ thống như vậy có thể giúp người sử dụng trong việc xây dựng, thẩm định, và giải quyết các vấn đề khó khăn. Các công cụ này cũng trợ giúp vi c tạo nhượng b và tạo ra những người đáp ứngệ thống thương lượng, thỏa thuận ột yêu cầu, cũng như hỗ trợ đánh giá tiến trình đàm phán. Những h thống hỗ trợ lợi ích chủ đ ngệ thống thương lượng, thỏa thuận ột thường gắn liền với m t tiến trình đàm phán nhất định.ột
+ Công cụ hỗ trợ can thi p chủ đ ng: Các hệ thống này có khả năng bổ sung của điều phối cácệ thống thương lượng, thỏa thuận ột hoạt động của các bên liên quan. Ví dụ, h thống phê phán hành động của các bên hoặc đề nghịệ thống thương lượng, thỏa thuận những thỏa thuận để chấp nhận. Để cung cấp khả năng như vậy, hệ thống truy cập và sử dụng tri thức cơ sở và sử dụng tác tử phần mềm thông minh theo dõi quá trình đàm phán và các hoạt động cá nhân của các nhà đàm phán.
Ví dụ về các hệ thống thương lượng, thỏa thuận
Aspire
Aspire là một phần mở rộng của hệ thống Inspire và cung cấp sự hỗ trợ chủ động với tác tử phần mềm Atin. Tác tử đưa ra lời khuyên cho các nhà đàm phán bằng cách phân tích một cu cột đàm phán đang diễn ra, sử dụng quy tắc xuất phát từ các tài li u đã có. Thông thường, hệ thống thương lượng, thỏa thuận ệ thống thương lượng, thỏa thuận thống áp dụng cho đàm phán song phương.
Aspire thực hiện một mô hình đàm phán ba giai đoạn , bao gồm tiền trước đàm phán, tiến hành đàm phán, và sau đàm phán. Các hoạt động chính trong giai đoạn trước đàm phán là phân tích tình hình hiện tại liên quan đến các vấn đề và các tùy chọn và việc xác định các bên liên quan.
Trong giai đoạn trước đàm phán Aspire hỗ trợ các bên liên quan trong việc tìm hiểu các trường hợp đàm phán bằng cách cung cấp một mô tả chi tiết về tình hình ban đầu. Các bên liên quan được mời thể hiện yêu cầu của họ liên quan đến các vấn đề và giải pháp thay thế. Trong giai đoạn đàm phán các bên liên quan trao đổi thông đi p và cung cấp thông tin để trình bày quanệ thống thương lượng, thỏa thuận điểm của mình. Đàm phán kết thúc khi một thỏa thuận được thực hiện hoặc một trong các bên liên quan dừng đàm phán. Ngoài ra, để phân tích quá trình đàm phán đang diễn ra các bên liên quan có thể xem lịch sử của quá trình đàm phán, được theo dõi bởi công cụ của h thống. Giaiệ thống thương lượng, thỏa thuận đoạn sau đàm phán được sử dụng để phân tích và đánh giá các kết quả đàm phán và quyết định có cần thiết để thương lượng lại thỏa thuận đã có. Dựa trên các thông tin ưu tiên nhập vào giai đoạn trước đàm phán, Aspire xác định nếu thỏa thuận hiện tại đáp ứng được yêu cầu của đối tác. Nó sẽ kiểm tra nếu có một giải pháp tốt hơn có thể cho một bên đàm phán, mà không có thiệt hại cho phía bên kia. Aspire có hỗ trợ mạnh mẽ cho các giai đoạn phát triển giải pháp bằng cách phân tích quá trình đàm phán và đưa ra những gợi ý tích cực.
Negoisst
Hệ thống đàm phán Negoisst tập trung vào hỗ trợ đàm phán giữa các doanh nghi p trongệ thống thương lượng, thỏa thuận thương mại điện tử. Dựa trên lý thuyết về hệ thống thông tin liên lạc nó kết hợp quản lý tài liệu và các mối liên lạc. Các đội có thể sử dụng ngôn ngữ tự nhiên để trao đổi tin nhắn bán cấu trúc và cùng nhau soạn các điều khoản của một hợp đồng phức tạp. Hệ thống đàm phán cho các giao dịch thương mại điện tử thường hỗ trợ giai đoạn chung của thương mại điện tử: tìm kiếm đối tác tiềm năng; tìm kiếm và đàm phán các thỏa thuận; thực hiện các nghĩa vụ hợp đồng.
Trong trường hợp này, mục đích của hệ thống Negoisst là hỗ trợ giai đoạn đàm phán bằng cách cung cấp sự trợ giúp trực quan, rõ ràng, hiệu quả và định hướng quá trình đàm phán giữa con người. Sử dụng tin nhắn trao đổi bán cấu trúc, các nhà đàm phán có thể lựa chọn các loại tin nhắn khác nhau để làm cho sự diễn đạt ý định được rõ ràng. Hệ thống Negoisst cung cấp các loại thông điệp sau và phác thảo quá trình đàm phán: yêu cầu, đề nghị, phản cung cấp, chấp nhận, từ chối, câu hỏi, và làm rõ.
EasyWinWin
EasyWinWin là một cách tiếp cận đàm phán yêu cầu kết hợp các mô hình xoắn ốc win-win của công nghệ phần mềm với các kỹ thuật, kiến thức hợp tác và tự động hóa của một hệ thống hỗ trợ nhóm. Nó được dựa trên mô hình đàm phán của Boehm. Các mục tiêu cá nhân của các bên liên quan được thâu tóm như điều kiện giành chiến thắng. Mâu thuẫn giữa các điều kiện giành chiến thắng, rủi ro và không chắc chắn được ghi nhận là vấn đề và các tùy chọn được đưa ra để giải quyết vấn đề. Thỏa thuận được phát triển từ các điều kiện chiến thắng và ra các lựa chọn