PHỎNG VẤN THÀNH CÔNG
CHƯƠNG 4: KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH
2.2. Các bước chuẩn bị thuyết trình
Xác định mục tiêu : Trước tiên, cần xác định tại sao bạn tiến hành thuyết trình?
Hay bạn thuyết trình vì mục đích gì? Đáp án cho câu hỏi này có thể giúp bạn chuẩn bị tốt nội dung bài thuyết trình của bạn.
Mục tiêu của bài thuyết trình giúp ta biết được sau khi thuyết trình ta cần đạt được những gì (Cung cấp thông tin gì cho người nghe? Thuyết phục người nghe điều gì?). Vì vậy, mục tiêu bài thuyết trình cần được xác định rõ ràng, kỹ càng và không được phép chủ quan.
Thuyết trình- Cần xác định rõ mục tiêu
Dựa trên mục tiêu của mình, người trình bày sẽ thiết lập mục tiêu cụ thể cho bài thuyết trình.
Trong việc xác định mục tiêu, có thể sử dụng Biểu đồ P-I để mô tả mối liên hệ giữa hai giai đoạn của bài thuyết trình: giai đoạn thuyết phục (Persuasive) và giai đoạn cung cấp thông tin (Informative) trong bài thuyết trình. Chúng không phải là hai phần riêng biệt mà là một quá trình liên tục gồm hai thành phần. Tất cả những bài thuyết trình thành công đều cần phải có đủ những thông tin cần thiết lẫn các lý lẽ thuyết phục.
Theo hướng mũi tên, càng sang trái bài thuyết trình càng lúc càng mang tính thuyết phục hơn. Khi bài thuyết trình còn ở giai đoạn cung cấp thông tin thì bài thuyết trình chứa đựng nhiều con số, sự kiện, dữ liệu để làm rõ hay chứng minh vấn đề và các dữ liệu này càng lúc càng mạnh mẽ hơn khi tiến gần trung tâm (gốc tọa độ). Khi mũi tên đã đi qua trục tung, người trình bày muốn nêu ra những điều cần phải thay đổi;
những lý lẽ thuyết phục để có được sự đồng tình hay đông thuận cho một quyết định.
b. Xác định đối tượng
Phân tích khán giả giúp người thuyết trình có những giải pháp hữu hiệu, phù hợp cho bài thuyết trình của mình.
Càng hiểu về khán giả thì người thuyết trình càng tự tin thuyết trình và đáp ứng đúng nhu cầu, đúng mong đợi, đúng mức độ nhận thức của họ. Những thông tin về khán giả cần được thu thập để phân tích bao gồm: Thông tin cá nhân (tuổi tác, nghề nghiệp, trình độ học vấn và chuyên môn, vị trí công việc), quan điểm, mối quan tâm của họ (thậm chí của từng người hoặc nhóm người). Nếu có thể, cần chuẩn bị trước bảng danh sách phân loại thành phần khán giả để dễ dàng tiếp cận hơn. Nếu biết một
số người nghe có thể khó tính, hay có quan điểm cứng rắn thì hãy thận trọng, mềm dẽo và chỉ nêu lên những vấn đề có thể gây tranh cãi khi đã có hay đã đưa ra những chứng cứ, lập luận thuyết phục.
Thuyết trình- Cần hiểu về khán giả
Quy mô số lượng khán giả cũng ảnh hưởng đến kết cấu bài thuyết trình. Nếu số lượng khán giả không nhiều, người trình bày có thể tương tác nhiều hơn với khán giả như: trả lời những câu hỏi của khán giả một cách cụ thể, hoặc nêu câu hỏi với khán giả, đề nghị họ cho biết ý kiến về vấn đề đang trình bày. Nếu số lượng khán giả đông thì buổi thuyết trình lúc đó chủ yếu mang tính một chiều, người nghe ít có cơ hội tương tác, ít có cơ hội đặt ra các câu hỏi chất vấn. Do đó, trong trường hợp này, sự rõ ràng, chính xác và dễ hiểu là những yếu tố quan trọng để duy trì sự chú ý của người nghe trong suốt buổi thuyết trình. Phần tương tác, hỏi, đáp sẽ để dành cho cuối phần thuyết trình.
c. Xây dựng chủ đề, tiêu đề, cấu trúc bài thuyết trình – Chọn chủ đề, tiêu đề:
Khi chọn chủ đề cho bài thuyết trình, nên chọn chủ đề thính giả muốn nghe; chủ đề mới mang tính thời sự; hoặc chủ đề diễn giả có kiến thức, hiểu biết sâu. Chủ đề thuyết trình không những phụ thuộc vào mong đợi của người nghe mà còn phụ thuộc vào chiến lược và mối quan tâm của cơ quan, tổ chức nơi người nghe công tác. Tiêu đề chính là sự cụ thể hóa chủ đề. Tiêu đề bài thuyết trình cần ngắn gọn, súc tích nhưng cũng cần đảm bảo tính dễ hiểu, khái quát được toàn bộ nội dung bài thuyết trình.
Tránh sử dụng các từ viết tắt trừ khi thật cần thiết, hay đó là những từ chuyên ngành.
– Cấu trúc bài thuyết trình: Một bài thuyết trình có thể được coi là thành công nếu đạt được các điểm cơ bản sau:
+ Cấu trúc bài thuyết trình tốt;
+ Nhấn mạnh được những điểm quan trọng;
+ Bài thuyết trình được trình bày hấp dẫn;
+ Không làm mất thời gian của người nghe;
+ Xác lập được mối quan hệ tốt với người nghe.
Một bài thuyết trình có ấn tượng, thuyết phục khán giả hay không phụ thuộc nhiều vào cấu trúc của bài thuyết trình đó. Khi chuẩn bị một chủ đề, thông thường ta có rất nhiều điều muốn nói. Tuy nhiên, nếu cố gắng nói hết những điều đó, bài thuyết trình sẽ trở nên lan man và không trọng tâm. Để tránh tình trạng này, ngay từ khi
chuẩn bị dàn ý, cần phải phân tích xem: đâu là ý chính, đâu là ý phụ, ý nào “bắt buộc”
phải nói, ý nào “cần nói”, ý nào “nên nói”. Thông thường, cần ưu tiên nói những ý
“bắt buộc” trước, nếu còn thời gian thì sẽ cho thêm các ý “cần nói”, các ý “nên nói” để thuyết trình sau cùng. Cấu trúc cơ bản của một bài thuyết trình thường gồm có 3 phần:
mở đầu, thân bài và kết luận. Diễn giả cần phải biết tổ chức và thể hiện các phần sao cho hiệu quả nhất.
Khi chuẩn bị bài thuyết trình, những câu hỏi thường được nêu ra bao gồm:
• Làm sao để có một mở bài lôi cuốn, ấn tượng?
• Làm sao để có một thân bài chặt chẽ, súc tích nêu bật ý chính?
• Làm thế nào để có một kết luận sâu sắc, dễ nhớ và thuyết phục người nghe?
d. Soạn thảo, cấu trúc slides
Việc soạn thảo một slide nên tuân theo một số “quy tắc” để làm cho việc theo dõi, nắm bắt và tiếp thu của khan giả được tốt hơn.
Việc chọn font chữ, cỡ chữ, màu sắc chữ (và nền) là các yếu tố rất quan trọng, có ảnh hưởng lớn đến chất lượng bài trình bày.
– Kiểu (font) chữ: Không phải tất cả các font chữ đều dễ theo dõi đối với người tham dự. Do đó, cần chú ý sử dụng các font chữ phù hợp.
Các font chữ có thể được chia ra làm hai nhóm chính: nhóm chữ không có chân (sans- serif) và nhóm chữ có chân (serif). Nhóm chữ không có chân như các font:
Arial, Comic Tahoma, Verdana… Nhóm font chữ có chân bao gồm Times New Roman, Courier, Script… Trong các slide nên sử dụng các font chữ không có chân, vì chúng dễ theo dõi hơn (Kiểu chữ có chân trông có vẻ đẹp hơn, nhưng nó chỉ phù hợp với các văn bản trên giấy).
Khi soạn thảo slide, có thể sử dụng chữ đậm (bold), chữ nghiêng (italic), hay in hoa; nhưng tránh dùng chữ đậm, chữ nghiêng hay viết hoa cho toàn bộ câu vì điều này sẽ tạo cảm giác khó đọc và khó theo dõi. Nếu viết hoa toàn bộ câu, sẽ tạo cảm giác không lịch sự đối với người tham dự. Chỉ dùng gạch chân (underline) khi cần nhấn mạnh một điều gì quan trọng, nếu không thì nên tránh cách viết này.
– Cỡ (size) chữ: Cần sử dụng cỡ chữ đủ lớn để người tham dự có thể nhìn rõ, trong các slide nên dùng cỡ chữ từ 24 trở lên. Riêng phần đầu đề, đề mục, cỡ chữ nên từ 36 đến 50.
– Màu sắc chữ và nền: Chọn màu cho chữ và nền cũng là một nghệ thuật. Màu đỏ và màu cam là màu “nóng ấm”, tạo cảm giác gần gũi, nhưng rất khó tập trung theo dõi.
Màu xanh lá, xanh biển, và nâu là những màu “ngọt dịu” nhưng xa cách hơn, nhưng khó gây chú ý.
– Cấu trúc slide:
+ Slide đầu tiên và cuối cùng
Bài thuyết trình dĩ nhiên bắt đầu bằng slide đầu tiên, thường là slide đầu đề.
Trong slide này cần có 3 thông tin quan trọng nhất là:
1.Đầu đề bài thuyết trình/ bài giảng 2.Tác giả (và nơi làm việc)
3.Tên, ngày (và địa điểm) hội nghị, hội thảo, giảng bài
Tiêu đề thường sử dụng cỡ chữ 40 trở lên để dễ theo dõi. Có thể dùng hình nền đặc sắc để làm cho slide sinh động hơn (như hình ảnh liên quan đến đơn vị hay chủ đề bài trình bày). Trong slide cuối cùng cần có lời cảm ơn người nghe, người cộng tác, cảm ơn cơ quan tài trợ (nếu có).
+ Các slide nội dung
Một slide có quá nhiều chữ sẽ làm người nghe sẽ đọc chứ không nghe, khó theo dõi, và ý tưởng bị loãng.
Cách viết slide tốt nhất là cách viết ngắn gọn, không cần phải tuân theo các quy tắc văn phạm, không cần phải có một câu văn hoàn chỉnh, cố gắng viết ngắn, bỏ những chữ không cần thiết. Theo quy tắc “bất thành văn” này thì các slide chỉ nên có tối đa khoảng 5 ý, mỗi ý không quá 2 dòng.
Nếu có thể, cố gắng dùng biểu đồ và hình ảnh thay vì dùng chữ.
2.2.2 Chuẩn bị trước ngày thuyết trình a. Địa điểm
Nếu xác định được số lượng người tham gia, có thể dễ dàng lựa chọn địa điểm phù hợp. Bên cạnh đó, cần chọn địa điểm phù hợp với nội dung thuyết trình. Trước buổi thuyết trình cần chú ý sắp xếp, bố trí nội thất, khung cảnh. Nếu địa điểm đã được ban tổ chức chọn sẵn: người thuyết trình cần đến khảo sát xem đường đi, không gian phòng, trang thiết bị… để có sự chuẩn bị. Có thể tập nói trước ở địa điểm đã chọn.
b. Phương tiện hỗ trợ
Các phương tiện hỗ trợ là không thể thiếu trong quá trình thuyết trình trước đám đông.
Cần kiểm tra để đảm bảo:
– Các thiết bị phải tương thích với nhau.
– Các thiết bị phải tương thích với không gian và thời gian của buổi thuyết trình.
Một số phương tiện hỗ trợ thường dùng bao gồm:
– Bảng trắng:
+ Kiểm tra bút viết bảng
+ Khăn lau bảng, tránh dùng giấy để lau
+ Chữ viết rõ ràng, đủ lớn để mọi khán giả nhìn thấy
– Máy chiếu (Projector): Một số điểm cần lưu ý khi sử dụng máy chiếu bao gồm:
+ Tìm hiểu cách sử dụng, kiểm tra máy và các công cụ phụ trợ (nếu có), sự tương thích, kết nối điện và đầu dây nối với máy tính trước khi thuyết trình.
+ Điều chỉnh độ nét và kích thước của hình ảnh cho phù hợp với màn hình (focus và zoom).
+ Sử dụng remote để điều khiển slides từ xa.
+ Tránh đi qua trước ống kính máy chiếu.
c. Luyện tập
Việc chuẩn bị, luyện tậptrước ngày thuyết trình là rất cần thiết:
+ Cần hoàn thành sớm việc soạn bài thuyết trình để có thời gian luyện tập và nắm vững bài thuyết trình.
+ Nên in bài thuyết trình trên giấy để tập luyện.
+ Nếu cần nên nói trước gương xem chỗ nào cần sửa chữa lại.
+ Có thể thuyết trình trước một vài người thân, bạn bè để lắng nghe phản hồi và rút kinh nghiệm.
+ Nếu có thể, sử dụng máy ghi âm,ghi hình lại các buổi tập. Xem, nghe lạiđể có thể chỉnh sửa nếu cần thiết. Đây là cách luyện tập tốt nhất
+ Nếu có giới hạn về mặt thời gian, nên chắc chắn bài thuyết trình của mình ở trong vòng thời gian quy định. Nếu bài nói dài hơn hạn định, cần rút gọn lại.
+ Nếu cần sử dụng thiết bị hỗ trợ cho bài thuyết trình, nên dành thời gian để thực tập, làm quen với chúng.