CHƯƠNG 3 HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY
3.2. Các giải pháp hoàn thiện kế toán bán hàng
Về công tác quản lý bán hàng.
Cần xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ:
Giữa các cán bộ quản lý, trong quá trình thực hiện tang cường kiểm soát chặt chẽ giữa cấp trên với cấp dưới.
Hoạt động bán hàng nói riêng và hoạt động kế toán tại công ty TNHH Đầu tư và phát triển công nghệ Tứ Gia nói chung, Ban giám đốc phải kiểm tra, theo dõi thường xuyên về quy trình kế toán bán hàng, về hệ thống sổ sách, ghi chép chứng từ kế toán bán hàng, trình độ năng lực và đạo đức của kế toán viên.
Hoạt động mua bán hàng hóa được thực hiện qua phòng kinh doanh phải được Ban giám đốc kiểm tra trực tiếp.
Đồng thời các bộ phận cấp dưới cần tiến hành kiểm tra chéo lẫn nhau nhằm tránh sai sót, nâng cao tinh thần làm việc cụ thể
Bộ phận kế toán cần kiểm tra kỹ tính có thật của các chứng từ hạch toán tiền lương – các khoản trích theo lương như bảng tính lương, BHXH, BHYT, kinh phí công đoàn…mà phòng hành chính tiến hành lập, để từ đó hạch toán tiền lương nhân viên bán hàng và nhân viên quản lý một cách chính xác.
Kế toán phải kiểm tra kỹ các chứng từ gốc về chi phí mua hàng và chi phí bán hàng như: Hợp đồng kinh tế, hóa đơn GTGT mua hàng, hóa đơn vận chuyển…. được cung cấp từ phòng kinh doanh để xác định tính có thật, tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ.
Đồng thời các phòng ban cũng phải kiểm tra, đối chiếu các chứng từ với bộ phận kế toán nhằm tránh xảy ra sai sót trong công tác kế toán bán hàng.
Tiến hành thường xuyên bồi dưỡng nâng cao trình độ đội ngũ nhân viên kế toán về kiến thức kế toán, trình độ tin học…
Cải thiện môi trường làm việc nhằm phát huy tốt năng lực cũa mỗi cá nhân để nâng cao hiệu quả công việc. Thường xuyên nâng cấp, cải tiến phần mềm kế toán cho phù hợp yêu cầu kế toán bán hàng. Đảm bảo việc bảo hành, nâng cấp hệ thống máy tính đảm bảo hiệu quả cao nhất trong công tác kế toán.
Hoàn thiện tổ chức kế toán bán hàng là phần việc cơ bản nhất bởi vì nó quyết định đến chất lượng toàn bộ công tác kế toán trong doanh nghiệp vì vậy cần thường xuyên kiểm tra các chi tiêu mua bán hàng hóa, chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng, phản ánh tình hình biến động của vốn hàng hóa một cách đầy đủ cũng như tổ chức kế toán chi tiết, tổng hợp khoa học để theo dõi, xác định đúng doanh thu, kết quả, ứng dụng phương pháp hạch toán là công cụ hiện đại trong quản lý. Đồng thời hoàn thiện việc lập kiểm tra và lưu chuyển chứng từ kế toán là cơ sở tổ chức đúng đắn kế toán ban đầu của cả quá trình tiêu thụ hàng hóa .
Quá trình bán hàng của công ty cần phải được tính toán khoa học, cân nhắc căn cứ vào tiềm tang sẵn có như vốn, mạng lưới tiêu thụ, đồng thời làm tốt , công tác Marketing trong kinh doanh, giá bán phải linh hoạt trong từng thời điểm, có chính sách khuyến mại thường hợp lý nhằm kích thích khách hàng tiêu thụ hàng hóa thường xuyên cho công ty, có như vậy công ty mới có một thị trường tiêu thụ hàng hóa một cách vững bền, lâu dài và sâu rộng.
Mục tiêu kế hoạch là mua hàng với số lượng đủ tối thiểu mà vẫn đảm bảo đến các chủng loại hàng, mùa vụ…. Trong điều kiện mới điều này cần quan tâm hơn vì nó giúp công ty sử dụng vốn linh hoạt tránh được tồn đọng hàng hóa. Trên cơ sở đó mà cần phải đẩy mạnh phương thức bán hàng chuyển thẳng, giảm được chi phí vận chuyển, kho..
Áp dụng phương pháp này công ty cần tăng cường công tác thông tin kinh tế, nắm chắc nguồn hàng, chân hàng, bạn hàng lâu dài, về thực tại và lâu dài công ty cần nâng cao trình độ cán bộ nhất là cán bộ làm công tác kinh doanh xuất nhập khẩu, tích cực tìm kiếm thị trường trong nước và nước ngoài. Tăng cường quản lý kinh doanh ở các khâu bán hàng , thực hiện phương pháp hạch toán hợp lý để đạt được mục tiêu và yêu cầu tối đa.
Biện pháp trong thời gian công ty cần đi sâu đánh giá, phân loại, các điểm bán hàng có lợi thế để xây dựng định mức khoản cho phù hợp. Việc làm đó phải được dựa trên cơ sở khoa học và thực tế thay đổi không ngừng của sự hình thành và dần mất đi các tụ điểm bán hàng để có kế hoạch điều chỉnh thường xuyên.
Về tài khoản sử dụng và phương pháp tính giá, phương pháp kế toán
*Kế toán chi phí bán hàng
Về tài khoản chi phí bán hàng, công ty nên chi tiết thành các điều khoản như sau:
TK 6411 Chi phí nhân viên theo dõi toàn bộ tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên bán hàng, vận chuyển bốc dỡ hàng hóa tiêu thụ.
TK 6412 Chi phí vật liệu bao bì bao gồm các chi phí vật liệu, liên quan đến bán hàng chẳng hạn vật liệu bao gói, vật liệu dùng cho lao động của nhân viên ….
TK 6413 Chi phí dụng cụ đồ dùng là loại chi phí cho dụng cụ dùng để cân đong đo đếm….
TK6414 Chi phí khấu hao TSCĐ của bộ phận bán hàng TK 6417 Chi phí dịch vụ mua ngoài
TK 6418 Chi phí bằng tiền khác là các chi phí phát sinh trong khi bán hàng ngoài các chi phí trên như chi phí tiếp khách, chi phí ở bộ phận bán hàng, chi phí giới thiệu sản phẩm hàng hóa, quảng cáo, chào hàng giới thiệu sản phẩm…
Khi hạch toán doanh thu, kế toán thường hạch toán luôn vào TK 511 – doanh thu bán hàng: số tiền đã được giảm giá như trong thỏa thuận ghi trên hợp đồng. Chính vì thế trên TK 532 – Giảm giá hàng bán của công ty có giá trị bằng 0. Điều này không phù hợp với chuẩn mực kế toán khi hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu. Theo em kế toán nên theo dõi khoản giảm giá trên cả hợp đồng mua bán vừa hạch toán nó vào TK 532. Cuối kỳ mới tiến hành kết chuyển sang TK 511 để xác định doanh thu hàng bán trong kỳ.
*Về chứng từ và luân chuyển chứng từ
Công ty TNHH Đầu tư và phát triễn công nghệ Tứ Gia tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán, vì thế khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thì mỗi đơn vị trực thuộc tự tổ chức hạch toán theo quy định của nhà nước.
Đối với các chứng từ về kế toán bán hàng: ngoài các chứng từ bắt buộc của nhà nước, còn có các chứng từ có tính chất hướng dẫn cần phải được thống nhất về biểu mẫu nội dung, cách ghi chép, công ty đều phải tuân theo một chứng từ thống nhất. Có như vậy mới tạo điều kiện đối chiếu được tiện lợi và dễ dàng trong công tác hạch toán thống kê của toàn công ty.
Việc thực hiện đánh mã số hàng hóa của công ty nên được thực hiện theo một cách quy luật rõ rang để tiện trong việc quản lý và hạch toán.
Về trình tự luân chuyển chứng từ kế toán: Kế toán công ty cần quy định rõ rang chế độ trách nhiệm của mỗi bộ phận, cá nhân trong quá trình luân chuyển chứng từ kế toán. Khi luân chuyển chứng từ kế toán cần quy định cụ thể cho từng loại chứng từ: chứng từ về tiền mặt, chứng từ về doanh thu bán hàng, chứng từ về thanh toán… Rồi quy định rõ người lập chứng từ, số thứ tự chứng từ cần lập, các yếu tố trên chứng từ, người ký duyệt chứng từ, thời gian luân chuyển từ… Mục đích cuối cùng là làm sao cho trình tự luân chuyễn chứng từ được thực hiện một cách khoa học, hợp lý và có hiệu quả
Quy trình luân chuyển chứng từ xuất kho trong đơn vị như sau:
Bước 1: Người có nhu cầu nhận hàng tồn kho đề nghị xuất kho để dùng hoặc để bán lập chứng từ.
Bước 2: Duyệt lệnh cấp: Kế toán trưởng hoặc thủ trưởng đơn vị duyệt trực tiếp vào giấy xin cấp
Bước 3: Người cung ứng lập phiếu xuất kho ghi 1 số yếu tố và ký tên Bước 4: Thủ kho xuất hàng ghi cột 2 trong phiếu xuất kho và ký chứng từ cùng người nhận hàng.
Bước 5: Kế toán nhận chứng từ ghi sổ hoàn tất cột 3 và cột 4, định khoản
Bước 6: Kế toán trình ký chứng từ xuất kho cho kế toán trưởng.
Bước 7: Luân chuyển chứng từ sang bộ phận bảo quản, lưu trữ.
* Về sổ kế toán chi tiết
Để kiểm soát được các khoản chi phí mua hàng, kế toán có thể lập Bảng kê chứng từ chi phí mua hàng, sau đó tiến hành phân bổ cho từng mặt hàng và căn cứ vào đó lập Bảng kê chứng từ nhập mua hàng (trong đó đã tiến hành phân bổ chi phí). Quá trình này sẽ được thực hiện trên máy tính nên công tác ghi sổ không mất nhiều thời gian trong khi vẫn kiểm soát được khoản mục chi phí mua hàng này.
* Về sổ kế toán tổng hợp
Do danh mục hàng hóa của công ty khá phong phù và liên quan đến cả thành phẩm, hàng hóa,dịch vụ do vậy theo em nên lập thêm 3 sổ tổng hợp giá vốn hàng bán, doanh thu bán hàng riêng cho 3 mảng bán hàng hóa, bán thành phẩm và cung cấp dịch vụ. Như vậy bộ phận kế toán sẽ xác định được mảng kinh doanh nào mang lại hiệu quả cao nhất, từ đó giúp ban quản trị trong việc đưa ra ý kiến nên đầu tư sản xuất, mở rộng buôn bán vào những mặt hàng nào, lĩnh vực nào.
*Điều kiện thực hiện giải pháp
Công ty TNHH Đầu tư và phát triển công nghệ Tứ Gia đang ngày càng trở nên vững mạnh trên thị trường. Do đó việc hoàn thiện tổ chức kế toán đặc biệt là kế toán bán hàng là một nhiệm vụ hết sức quan trọng và nằm trong khả năng của công ty.
Việc đưa thêm các tài khoản về chi phí dự phòng hàng tồn kho và nợ khó đòi tuy có làm cồng kềnh thêm bộ máy kế toán nhưng giảm tải được rất nhiều rủi ro cho công ty. Việc này công ty hoàn toàn có khả năng thực hiện.
Trong xu thế cạnh tranh rất gay gắt như hiện nay, một biện pháp để thu hút khách hàng và đem lại daonh thu lớn cho công ty là thực hiện chiết khấu hàng bán và giảm giá hàng bán cho khách hàng. Đặc biệt là các khách hàng thường xuyên và mua với khối lượng lớn. Chính vì thế việc thực hiện chiết khấu bán hàng và giảm giá hàng bán là rất cần thiết cho hoạt động của công ty. Tuy khi thực hiện công ty có thể giảm đi lợi nhuận trên một sản phẩm nhưng bù lại sẽ thu hút được khách hàng và tạo được độ tin cậy cũng như long trung thành của khách hàng đối với công ty.
Điều này giúp cho công ty càng ngày càng làm ăn có lợi và phát triển. Ban quản lý của công ty hiểu rất rõ việc này và đó cũng như dự định theo hướng trên.
Qua quá trình thực tập tuy thời gian không dài ở công ty và với trình độ hạn hẹp của mình, em xin nêu ra một số kiến nghị và phương hướng giải pháp cho nghiệp vụ bán hàng cũng như tổ chức kế toán tại công ty.
Theo em, công ty có khả năng thực hiện được tốt những ý kiến mà em đã nêu ra để hoàn thiện côn tác hạch toán của công ty. Tuy nhiên cũng phải phụ thuộc rất nhiều vào tình hình của công ty cũng như là ban giám đốc.