CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH XIN CẤP THỊ THỰC NHẬP CẢNH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DU LỊCH BMAY
4.2. Một số giải pháp hoàn thiện quy trình xin cấp thị thực nhập cảnh
• Thành lập bộ phận hỗ trợ lãnh sự, hỗ trợ kinh doanh
Như đã nêu, để giảm tải lượng hồ sơ và nhu cầu khách hàng ngày một tăng, doanh nghiệp cần thành lập một bộ phận chuyên về hỗ trợ các vấn đề liên quan đến xét duyệt hồ sơ trên Lãnh sự quán, cung cấp các thông tin và yêu cầu cần thiết của Lãnh sự đối với khách hàng và công ty.
Nhân viên lãnh sự cũng có thể đảm nhiệm vai trò của nhân viên kinh doanh..Nhân viên hỗ trợ kinh doanh (Sales support) là thành viên thuộc bộ phận kinh doanh, chuyên hỗ trợ đội ngũ kinh doanh làm tốt công việc bán sản phẩm và phụ trách thực hiện các công việc hành chính, giấy tờ tại văn phòng.
Nhân viên Sale Support tuy không trực tiếp tham gia vào quá trình kinh doanh, nhưng cũng là người nắm được đầy đủ các thông tin, chính sách, chiết khấu của sản phẩm.
Nhờ đó mà họ có thể hỗ trợ một cách tối nhất cho nhân viên kinh doanh. Các công việc có thể bao gồm:
o Xử lý các công việc liên quan đến hợp đồng
Mỗi ngày, tại phòng kinh doanh bạn sẽ liên tục tiếp nhận và xử lý rất nhiều đơn hàng khác nhau. Nhằm đảm bảo đúng số lượng, chất lượng và giá cả hàng hóa, nhân viên sale support còn phải đảm nhận xử lý cả khâu hợp đồng mua bán.
Những công việc liên quan đến xử lý hợp đồng sẽ gồm:
▪ Rà soát thông tin hàng hóa, giá cả sản phẩm.
▪ Điều chỉnh các điều khoản có trong hợp đồng.
▪ Kiểm tra xác nhận của hai bên.
▪ Bổ sung các giấy tờ còn thiếu.
▪ Phụ trách biên phiên dịch các tài liệu
Đối với những giao dịch của công ty với khách hàng quốc tế, nhân viên hỗ trợ kinh doanh sẽ là người trực tiếp biên phiên dịch các tài liệu, biểu mẫu liên quan đến mặt hàng kinh doanh.
Sau đó, họ sẽ gửi các tài liệu này đến những nhân viên phụ trách hoặc phòng ban có liên quan để thực hiện các công việc tiếp theo sao cho đúng tiến độ của phòng kinh doanh.
o Phụ trách các công việc hành chính
Công việc hành chính bao gồm soạn quản lý hồ sơ, hợp đồng, tài liệu hoặc biểu mẫu của phòng kinh doanh. Nhân viên support sẽ phải lưu trữ, sắp xếp tài liệu để khi nhân viên trong phòng ban cần đều có thể tra cứu được dễ dàng.
Ngoài ra, họ còn đảm nhận làm báo cáo, soạn thảo văn bản/giấy tờ cần thiết cho bộ
phận kinh doanh. Đồng thời, họ cũng chịu trách nhiệm xem xét và xử lý các loại đơn đặt hàng, cập nhật toàn bộ đơn hàng vào hệ thống (nếu có).
o Hỗ trợ chăm sóc khách hàng
Không chỉ có đội ngũ nhân viên chăm sóc khách hàng, nhân viên kinh doanh, ở một số nơi nhân viên hỗ trợ kinh doanh cũng có trách nhiệm giải đáp thắc mắc, xử lý một số yêu cầu hoặc khiếu nại của khách hàng.
Việc thường xuyên tương tác, chăm sóc khách hàng (có thể gián tiếp hoặc trực tiếp) giúp phòng kinh doanh giữ được mối quan hệ tốt với khách hàng.
• Xây dựng tính liến kết giữa các bộ phận trong công ty và phòng Visa
Gắn kết nhân viên là một trong những vấn đề liên quan đến công tác quản trị của doanh nghiệp có sức ảnh hưởng lớn đến sự thành công của doanh nghiệp đó. Nếu không có sự gắn kết thì doanh nghiệp cũng chỉ là một chủ thể rời rạc, không vì mục đích chung của tập thể và họ chỉ tập trung với nhau vì lợi ích cá nhân hoặc lợi ích ngắn hạn để rồi đến một lúc nào đó họ sẽ sớm rời đi khi mà nhu cầu của họ không được đáp ứng.
Do vậy sự gắn kết nhân viên là yếu tố sống còn của một tổ chức, vì vậy các nhà quản lý nhân sự ngày càng chú trọng vào việc cải thiện sự gắn kết của nhân viên. Một nhân viên gắn kết sẽ tận tâm và cố gắng nỗ lực hết mình cho công việc để góp phần vào thành công của doanh nghiệp. Những nhân viên gắn kết họ sẽ cảm thấy hài lòng và hứng thú với công việc, về cả mặt thể chất, tinh thần, cảm xúc và nhận thức.
Bên cạnh việc đánh giá trung thực, chính xác và công bố kết quả đánh giá với nhân viên, nếu doanh nghiệp không có biện pháp thưởng phạt rõ ràng đối với nhân viên giỏi và nhân viên kém thì cũng không đem lại tác dụng khích lệ thực sự. Nhân viên làm trong doanh nghiệp này sẽ cảm thấy rằng dù mình “làm nhiều làm ít, làm tốt hay không tốt đều giống nhau”, dù mình có làm việc xuất sắc hơn yêu cầu công việc và vị trí nghề nghiệp
cũng không được công nhận xứng đáng. Nếu cảm giác này tiếp diễn trong thời gian dài, một nhân viên vốn gắn bó với nghề cũng sẽ có tâm lí tiêu cực, chán nản. Như vậy có nghĩa là thái độ gắn bó, tận tụy với nghề sẽ giảm đi rất nhiều.
Có những biện pháp sau:
o Thay đổi “mindset” lãnh đạo
Nếu muốn nhân viên thay đổi, hãy bắt đầu từ chính sếp của họ. Trang bị các kiến thức cần thiết cho chính lãnh đạo để họ hiểu rõ về vai trò của mình với chính nhân viên.
Bằng cách cải thiện tương tác và làm việc của lãnh đạo với nhân viên của họ, doanh nghiệp bạn sẽ tiến một bước gần hơn để cải thiện sự nhiệt tình của nhân viên.
o Tăng cường sự tham gia của nhân viên trong các hoạt động nội bộ
Thay đổi cách thức tổ chức các sự kiện nội bộ là cách giúp bạn gia tăng sự tham gia của nhân viên, tạo sự kết nối tốt hơn giữa các thành viên trong tập thể. Các hoạt động có thể bao gồm: Leader Talk để lãnh đạo chia sẻ chiến lược kinh doanh giúp nhân viên hiểu rõ định hướng của doanh nghiệp; các “campaign” kết hợp truyền thông giá trị cốt lõi giúp nhân viên hiểu được về văn hóa doanh nghiệp cũng như gắn kết với đồng đội hơn; các hoạt động đào tạo giúp nhân viên biết rõ lộ trình thăng tiến trong công việc hoặc nắm rõ hơn kiến thức chuyên môn… Hãy gắn các mục tiêu rõ ràng để nhân viên thấy được tầm quan trọng của các hoạt động nội bộ, giúp họ tăng hào hứng tham gia trước mỗi sự kiện.
o Công nhận và phần thưởng xứng đáng
Khi nhân viên được đánh giá cao những nỗ lực bằng ghi nhân xứng đáng, họ sẽ càng tham gia nhiều hơn vào những gì họ đang làm. Việc gắn kết trong các đội nhóm cũng sẽ được cải thiện khi chính đồng nghiệp công nhận và khen ngợi những nỗ lực của nhau.