CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI NGÂN HÀNG TMCP CÔNG THƯƠNG – CHI NHÁNH HOÀNG MAI
2.1 Giới thiệu về Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam – Chi Nhánh Hoàng Mai
2.2.1 Môi trường KSNB tại Ngân hàng TMCP Công Thương - chi nhánh Hoàng Mai
Tuy nhiên năm 2011 tốc độ tăng của chi phí cao hơn tốc độ của thu nhập (54,21% và 55,25%) nên lợi nhuận chỉ tăng trưởng 36,05%. Năm 2011 tốc độ tăng của Tổng thu nhập là 22,38% nhanh hơn tốc độ tăng của Tổng chi phí là 16,27% nên tốc độ tăng trưởng Lợi nhuận của VietinBank Hoàng Mai năm 2011 tăng mạnh so với năm 2010 lên tới 143,91% đạt 28,05 tỷ đồng.
Như vậy trong năm 2011 có sự tăng trưởng mạnh mẽ của lợi nhuận. Đây là kết quả của những nỗ lực của VietinBank Hoàng Mai trong việc nâng cao chất lượng danh mục tín dụng, giảm tỷ lệ nợ xấu, đa dạng hoá các sản phẩm dịch vụ và tăng cường thu hồi nợ từ tài sản bảo đảm của các khoản nợ đã xử lý.
Mặc dù vẫn còn một số mặt hạn chế, thiếu sót cần tiếp tục phấn đấu, khắc phục trong những năm tới. Nhưng nhìn chung năm 2011, hoạt động kinh doanh của VietinBank Hoàng Mai tiếp tục tăng trưởng tốt, an toàn, hiệu quả, vị thế và uy tín của Chi nhánh ngày càng được nâng cao.
2.2 Thực trạng tổ chức hệ thống Kiếm soát nội bộ tại Ngân hàng TMCP Công thương – chi nhánh Hoàng Mai
2.2.1 Môi trường KSNB tại Ngân hàng TMCP Công Thương - chi nhánh Hoàng Mai
2.2.1.1 Quan điểm điều hành của Ban giám đốc Vietinbank Hoàng Mai
Hoạt động quản trị điều hành tại Vietibank Hoàng Mai được thực hiện chặt chẽ, tuân thủ các quy định của pháp luật và các quy định nội bộ của Ngân hàng TMCP Công thương VN được đặt lên hàng đầu và được thống
nhất trong toàn chi nhánh. Trên cơ sở tập trung, dân chủ, công khai, minh bạch, các chỉ đạo điều hành được cụ thể hoá tới từng công việc, từng đơn vị, từng người trên nguyên tắc các vấn đề quan trọng được tiến hành thực hiện công khai kết hợp việc ra quyết định gắn với trách nhiệm tới từng người đảm nhiệm. Cùng với quan điểm "Huy động vốn không phải nhiệm vụ của riêng ai mà là nhiệm vụ của từng cán bộ trong ngân hàng" là các chính sách thưởng phạt nhằm khuyến khích nhân viên hoạt động tích cực hơn nữa trong vấn đề huy động vốn đồng thời quan tâm đến đào tạo nhân viên về nghiệp vụ, khả năng giao tiếp, mở rộng quan hệ khách hàng.
Ban giám đốc Vietinbank Hoàng Mai với quan điểm tăng cường kiểm soát nói chung và kiểm soát huy động vốn nói riêng, từ đó thiết lập các thủ tục kiểm soát chặt chẽ, có hệ thống nhằm ngăn ngừa rủi ro cũng như tăng cường hiệu quả trong hoạt động huy động vốn.
Vietinbank Hoàng có mạng lưới rộng khắp các quận trong địa bản Hà nội,nhưng chủ yếu ở Quận Hoàng Mai, là một quận mới với nhiều tiềm năng phát triển, nhằm tiếp cận các đối tượng khách hàng giàu tiềm năng tăng khả năng huy động vốn cho Ngân hàng. Ban Lãnh đạo Vietinbank Hoàng Mai với nhận định "tăng cường nguồn vốn huy động là nền tảng cho mọi hoạt động ngân hàng đặc biệt là hoạt động tín dụng". Quan điểm Ban lãnh đạo là đẩy mạnh huy động vốn trên cơ sở tiếp tục duy trì nền vốn ổn định cũ và mở rộng, phát triển khách hàng mới, thị phần mới. Huy động vốn phải linh hoạt và thu hút trên thị trường liên ngân hàng với số lượng lớn. Bên cạnh đó Ngân hàng đưa ra các sản phẩm tiền gửi đa dạng, nhiều chương trình khuyến mãi, quà tặng, đa dạng hoá các sản phẩm quà tặng, cũng như các hình thức ưu đãi khác phù hợp với từng đối tượng khách hàng nhằm tận dụng tối đa lượng tiền nhàn rỗi trong dân cư, Vietinbank Hoàng Mai tập trung vào đối tượng khách hàng có thu nhập khá, ổn định và có chế độ ưu đãi đối với khách hàng lâu năm, đây
là đối tượng đem lại nguồn vốn huy động tương đối ổn định cho Chi nhánh.
Riêng đối với khách hàng chiến lược, Ngân hàng thực hiện huy động vốn theo lãi suất đàm phán. Trong những thời kỳ chạy đua lãi suất giữa các ngân hàng, khan hiếm dòng tiền, Ban lãnh đạo đưa ra những chính sách về huy động vốn đảm bảo ổn định nguồn vốn huy động, hiệu quả, an toàn, hướng dẫn mục tiêu phát triển lâu dài. Lãi suất được Ngân hàng thông báo niêm yết công khai từng thời kỳ. Song song với những chính sách trên thì Ngân hàng luôn quan tâm đến tâm lý, nhu cầu, kỳ vọng của từng đối tượng khách hàng để đáp ứng kịp thời mang lại sự hài lòng, gắn bó với ngân hàng.
2.2.1.2 Cơ cấu quản lý
Ban Giám đốc Vietinbank Hoàng mai:
Bao gồm 04 thành viên, có nhiệm vụ chính là hoạch định chính sách kinh doanh chung, định hướng toàn bộ hoạt động của chi nhánh theo mục tiêu phát triển chung của Vietinbank; quản lý và giám sát huy động vốn của toàn chi nhánh;chỉ đạo thực hiện quy định về lãi suất; các văn bản quy định về tổ chức và hoạt động kiểm tra và kiểm toán nội bộ theo quy định Ngân hàng TMCP Công thương VN, quy định, quy chế về phân cấp, uỷ quyền, giới hạn.
Phê duyệt phương án hoạt động kinh doanh hàng năm, kế hoạch huy động, chiến lược sản phẩm và lãi suất cạnh tranh, đưa ra những đối phó về rủi ro trong huy động vốn, dự toán biến động của lãi suất, biến động thị trường vốn;
xem xét các báo cáo định kỳ về hoạt động huy động vốn và các báo cáo của thanh tra, kiểm toán viên nội bộ và độc lập nhằm đảm bảo tính chấp hành, tuân thủ.
Phòng Tổng hợp - Vietinbank Hoàng Mai:
- Dự toán nhu cầu vốn hàng tháng, quý (bao gồm lịch đáo hạn của các khoản tiền gửi tiết kiệm, tiền gửi thanh toán… của khách hàng cá hay tổ chức kinh tế).
- Dự báo lãi suất và chênh lệch lãi suất tiền gửi, lãi suất cho vay.
- Phân tích tình hình thị trường về thị phần, lãi suất và tình hình các đối thủ cạnh tranh.
Phòng kế toán và các phòng giao dịch, quỹ tiết kiệm
Là bộ phận trực tiếp tiếp xúc và tiếp nhận các yêu cầu sử dụng dịch vụ ngân hàng của khách hàng, hướng dẫn thủ tục giao dịch, tiếp thị giới thiệu sản phẩm dịch vụ ngân hàng; bán hàng tại quầy, tiếp nhận các ý kiến phản hồi của khách hàng về dịch vụ, tiếp thu, đề xuất hướng dẫn cải tiến để không ngừng đáp ứng sự hài lòng của khách hàng và là bộ phận tác nghiệp thực hiện hạch toán giao dịch huy động vốn trên chương trình.
- Giao dịch viên: Là người đầu tiên tiếp nhận các nhu cầu sử dụng dịch vụ ngân hàng của khách hàng; Thực hiện đúng theo các bước quy định trong Quy trình chi tiết cũng như các quy định hiện hành về chế độ hạch toán, chế độ chứng từ; Chịu trách nhiệm trước ban lãnh đạo và pháp luật trong quá trình thực hiện các công việc được giao.
- Lãnh đạo Phòng/Kiểm soát viên: Phê duyệt các bút toán nghiệp vụ trên màn hình và trên chứng từ giấy đối với tất cả các giao dịch khách hàng thực hiện trực tiếp tại phòng dịch vụ khách hàng; Đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ về tính chính xác, có thực của các giao dịch liên quan đến nghiệp vụ do bản thân đảm nhiệm; đảm bảo tính khớp đúng giữa dữ liệu trên chứng từ giấy và trên máy. Chịu trách nhiệm trước ban lãnh đạo và pháp luật trong quá trình kiểm soát, ký duyệt giao dịch thuộc phạm vi được phân công phụ trách.
Phòng Ngân quỹ tại Chi nhánh/Phòng giao dịch/Quỹ tiết kiệm
Phòng ngân quỹ tiếp nhận, kiểm đếm, thu, chi tiền mặt, tài sản quý và chứng từ có giá bằng VNĐ/ngoại tệ chính xác, đầy đủ đúng theo quy định của NHNN và của Vietinbank
Tổ thẻ
Thẻ là hình thức thanh toán không dùng tiền mặt và trong nền kinh tế phát triển thì phương thức thanh toán bằng thẻ là nhu cầu thiết yếu nhằm giảm rủi ro trong thanh toán, nhanh chóng và thuận tiện cho khách hàng, đồng thời tăng lượng vốn nhàn rỗi trong tài khoản thẻ cho ngân hàng mà khách hàng chưa sử dụng. Cùng với mục tiêu tăng cường huy động vốn, thì bộ phận thẻ cho ra nhiều sản phẩm đa dạng với nhiều tiện ích, không ngừng gia tăng doanh số, phát triển mạng lưới, tạo cơ sở hạ tầng kỹ thuật để thúc đẩy hoạt động thanh toán và sử dụng thẻ của khách hàng được thuận lợi, dễ dàng, hiệu quả và an toàn. Phòng quản lý thẻ trực tiếp thực hiện mở, khoá thể; điều chỉnh hạn mức sử dụng thẻ; chấm dứt sử dụng thẻ; huỷ bút toán thanh toán thẻ, xác nhận tình trạng thẻ, đăng ký và hướng dẫn khách hàng sử dụng các tiện ích của Thẻ: dịch vụ Ngân hàng điện tử, dịch vụ Ipay, VN topup, SMS banking…
khi có yêu cầu từ phía khách hàng hoặc SGD/chi nhánh, phòng giao dịch.
Tổ điện toán:
Tổ điện toán thực hiện nhiêm vụ quản lý mạng và tổ chức vận hành hệ thống thiết bị tin học và các chương trình phần mềm được áp dụng trên toàn hệ thống, theo đúng quy định, quy trình của Vietinbank, đảm bảo tính bảo mật thông tin của khách hàng, sự kết nối đường chuyền, tính chính xác về dữ liệu, cập nhật phần mềm kịp thời để bộ phận giao dịch thực hiện các giao dịch với khách hàng nhanh chóng và chính xác. Tạo và xử lý các báo cáo theo yêu cầu quản lý
Phòng Quản lý rủi ro:
Xây dựng kế hoạch rà soát, kiểm tra hoạt động định kỳ, thường xuyên nhằm kịp thời phát hiện các rủi ro tiềm ẩn.
2.2.1.3 Chính sách nhân sự
Xây dựng nguồn nhân lực có thái độ đúng đắn, năng lực phù hợp, có ý thức tự đào tạo, có khả năng làm việc độc lập cũng như tập thể tạo ra giá trị cốt lõi đặc trưng của Vietinbank Hoàng Mai. Công tác tuyển dụng theo nhu cầu và tiêu chuẩn, được thực hiện thống nhất và công khai trên toàn hệ thống;
Thu hút nguồn nhân lực có trình độ chuyên môn cao. Vietinbank Vietinbank luôn coi đào tạo nhân lực là nhiệm vụ quan trọng hàng đầu trong xây dựng và phát triển nhân lực, thường xuyên mở các lớp đào tạo và đào tạo lại nhân viên trong toàn hệ thống nhằm nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, kỹ năng tác nghiệp, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng quản lý,… với sự tham gia giảng dạy của các chuyên gia trong và ngoài hệ thống Vietinbank. Phổ biến "Bộ quy chuẩn đạo đức nghề nghiệp" với các nội dung quy định đạo đức, phẩm chất, hành động của các giao dịch viên nhằm hạn chế các rủi ro tác nghiệp có nguyên nhân xuất phát từ đạo đức nghề nghiệp của cán bộ. Xây dựng một đội ngũ nhân lực hoà nhập văn hoá ngân hàng và đảm bảo tính toàn vẹn giá trị cốt lõi mà ngân hàng đã hình thành trong quá trình phát triển đó là: luôn quan tâm đối với đồng nghiệp, khách hàng; thể hiện mong muốn phục vụ đối với khách hàng, đam mê nghề nghiệp, chịu khó học hỏi nâng cao trình độ và kỹ năng chuyên môn, tận tình với công việc, với khách hàng; đảm bảo chất lượng các công việc được giao, có lòng mền khách, trung thực, biết khắc phục những sai sót. Quản lý nguồn nhân lực từ các đơn vị đầu mối, phân cấp chặt chẽ và có trách nhiệm. Mô tả công việc, quy định trách nhiệm và quyền hạn đến từng chức danh. Vietinbank Hoàng Mai đã hoàn thiện hệ thống mô tả công việc từng vị trí trong quy trình huy động vốn (giao dịch viên, thủ quỹ, kiểm soát viên, lãnh đạo cấp phòng, Ban giám đốc) với các tiêu chí cụ thể, xây dựng được chương trình chấm điểm công việc cho từng cá nhân, từng bộ phận, đảm bảo trả lương theo khối lượng công việc thực tế hoàn thành, công bằng giữa
các nhân viên, đồng thời thực hiện lắp đặt hệ thống camera cho phép người kiểm soát có thể theo dõi hoạt động của các cán bộ trong giờ làm việc, làm cơ sở để đánh giá một phần thái độ, chất lượng công tác của cán bộ định kỳ.
Vietinbank đã xây dựng cơ chế khuyến khích khen thưởng, hoàn thiện chế độ lương, thưởng, chế độ phúc lợi cho độingũ cán bộ nhân viên tạo sức phấn đấu cao độ để các đơn vị hoàn thành vượt các chỉ tiêu kế hoạch được giao, trích lập quỹ khen thưởng đối với những đề tài nghiên cứu sáng kiến có hữu ích của các cán bộ. Song song đó, Vietinbank Hoàng Mai đã cử cán bộ tham gia các khoá hội thảo trong và ngoài nước, hỗ trợ học phí tham gia các đợt đào tạo và tự tổ chức các chương trình đào tạo, huấn luyện nâng cao các nghiệp vụ chuyên môn lẫn kỹ năng giao tiếp, quản trị ngân hàng cho cán bộ nhân viên.
2.2.1.4 Công tác lập kế hoạch
Phòng Kế hoạch của Hội sở giữ vai trò đầu mối trong việc xây dựng và triển khai kế hoạch kinh doanh nói chung trên toàn hệ thống. Xây dựng kế hoạch huy động vốn căn cứ vào: chiến lược phát triển của toàn ngành, của hệ thống Vietibank trong từng giai đoạn; mục tiêu tăng trưởng hàng năm về tổng tài sản, tăng cường tín dụng và các chỉ tiêu khác liên quan đến nguồn vốn; số liệu thực hiện năm trước, thị phần đã đạt được của toàn hệ thống và của chi nhánh (đây là căn cứ quan trọng để tính mức tăng trưởng trong năm tới).
Những thuận lợi, khó khăn của toàn hệ thống ngân hàng nói chung, ở hội sở và các chi nhánh nói riêng để xây dựng một kế hoạch phù hợp, có tính khả thi.
Trên cơ sở đó ngay từ đầu năm, phòng Kế hoạch giao cho các chi nhánh với nội dung về tổng nguồn vốn huy động, quy mô, tốc độ tăng trưởng so với các năm trước với cơ cấu huy động cụ thể theo loại tiền (VNĐ, ngoại tệ, vàng), cơ cấu theo kỳ hạn (ngắn hạn, trung, dài hạn), cơ cấu theo đối tượng khách hàng (dân cư, tổ chức kinh tế, tổ chức tài chính), cơ cấu theo sản phẩm (tiền gửi,
thẻ) và kế hoạch được hoạch định theo từng giai đoạn, từng quý của chi nhánh.
Căn cứ vào các kế hoạch này, Phòng tổng hợp - Vietinbank Hoàng Mai xem xét, so sánh khả năng, tiềm lực… về việc thực hiện kế hoạch do Hội sở chính đề ra. Từ đó xây dựng và trình lại kế hoạch cho Hội sở chính. Hội sở chính xem xét, xét duyệt và gửi kế hoạch năm tới chi nhánh, căn cứ vào kế hoạch được giao từ Hội sở, Vietibank Hoang Mai giao chỉ tiêu kế hoạch hoạt động cho từng phòng theo quý, năm và các phòng lại giao kế hoạch tới từng cán bộ, nhân viên trong phòng.
Căn cứ trên quyết định giao kế hoạch, phòng tổng hợp có trách nhiệm theo dõi tiến độ thực hiện kế hoạch của các phòng. Định kỳ hàng tháng, hàng quý, báo cáo Ban lãnh đạo về kết quả thực hiện so với kế hoạch giao của các phòng - là cơ sở đánh giá mức độ hoàn thành công việc của từng phòng, sau đó chi nhánh đề xuất cán bộ có thành tích xuất sắc. Qua đó, Ban lãnh đạo Chi nhánh ra quyết định khen thưởng, động viên kịp thời đối với các đơn vị, cá nhân hoàn thành nhiệm vụ xuất sắc, tạo phong trào thi đua lao động tốt. Tuy nhiên, công tác đánh giá hoàn thành kế hoạch tại chi nhánh chủ yếu mới dựa trên kết quả số dư huy động vốn tổng, chưa đánh giá chi tiết mức độ hoàn thành theo cơ cấu (kỳ hạn, loại tiền, sản phẩm, đối tượng khách hàng). Kết thúc hàng năm, phòng Kế hoạch thực hiện báo cáo kết quả thực hiện công tác huy động đốn (tăng trưởng so với năm trước, so với kế hoạch), đánh giá mặt tích cực và mặt tồn tại trong hoạt động huy động vốn, phân tích nguyên nhân và đề xuất giải pháp khắc phục, chuẩn bị xây dựng kế hoạch huy động vốn năm tiếp theo. Công tác kế hoạch được thực hiện một cách nghiêm túc và khoa học trở thành công cụ kiểm soát hữu hiệu, giúp cho thực hiện kế hoạch về huy động vốn đạt hiệu quả cao