CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI NGÂN HÀNG TMCP CÔNG THƯƠNG – CHI NHÁNH HOÀNG MAI
2.1 Giới thiệu về Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam – Chi Nhánh Hoàng Mai
2.2.2. Hệ thống thông tin kế toán phục vụ cho KSNB tại Ngân hàng
2.2.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán
Tổ chức bộ máy kế toán tại Vietinbank Hoàng Mai tuân thủ Luật kế toán, luật Tổ chức Tín dụng và theo quy định của Vietinbank, đảm bảo tuân thủ và vận hành đúng các chuẩn mực, chế độ kế toán do Nhà nước, Ngân hàng Nhà nước ban hành cũng như các quy định, quy trình của Vietinbank.
Hiện tại cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại Vietinbank Hoàng Mai tương đối ổn định. Nhân viên phòng kế toán có tuổi đời trẻ, nhiệt tình, đam mê công việc, có trình độ học vấn 100% là đại học và trên đại học. Bên cạnh đó, vì yêu cầu công việc là luôn luôn đáp ứng mọi yêu cầu của Khách hàng nên nhân viên phòng kế toán phải luân phiên nhau đảm nhận các vị trí công việc trong một thời gian nhất định (thường là 03 đến 06 tháng) đảm bảo tất cả các nhân viên đều nắm rõ tất cả các nghiệp vụ. Vì vậy việc thu nhận và hệ thống hóa thông tin kế toán tại Vietinbank Hoàng Mai luôn đầy đủ, kịp thời, đáng tin cậy phục vụ cho quá trình quản lý của Ban lãnh đạo chi nhánh.
Cơ cấu tổ chức của Phòng kế toán Vietinbank Hoàng Mai có 25 người, bao gồm 01 trưởng phòng kế toán, 01 phó phòng kế toán 02 Kiểm soát viên và 18 nhân viên kế toán và 03 nhân viên hậu kiểm.
Sơ đồ 2.3: Cơ cấu tổ chức phòng kế toán VietinBank Hoàng Mai
Trưởng phòng kế toán chịu trách nhiệm chung về mọi hoạt động của Phòng kế toán, đảm bảo tuân thủ các chuẩn mực, chế độ kế toán cũng như các quy định, quy trình của Vietinbank và lập báo cáo tài chính.
Phó phòng kế toán và các kiểm soát chịu trách nhiệm các mảng nghiệp vụ mình được phân công đảm nhiệm bao gồm các mảng: Kế toán thu chi nội bộ, kế toán hoạt động huy động vốn, kế toán hoạt động cho vay, kế toán hoạt động thanh toán, kế toán hoạt động tài trợ thương mại, kế toán thẻ…
Kế toán thu - chi nội bộ chịu trách nhiệm về mảng kế toán nội bộ, các báo cáo chi tiết, báo cáo tổng hợp.
Kế toán giao dịch: Chịu trách nhiệm chính là giao dịch với khách hàng, cung cấp mọi sản phẩm dịch vụ của Ngân hàng đến khách hàng
Bộ phận hậu kiểm: Soát xét chứng từ, kiểm tra chứng từ trước khi lưu kho.
Trưởng phòng kế toán
Phóphòng kế toán
Kiểm soát viên 1 Kiểm soát viên 2
Kế toán thu chi nội bộ Kế toán giao dịch Hậu Kiểm
2.2.2.2 Tổ chức hệ thống chứng từ và ghi chép ban đầu
Tổ chức hệ thống chứng từ tại Vietinbank Hoàng Mai được thực hiện theo đúng các văn bản quy định, hướng dẫn của Nhà nước, Ngân hàng Nhà nước và Ngân hàng TMCP Công thương VN như: Luật kế toán số 03/2003/QH11 ngày 17/06/2003, Luật các Tổ chức tín dụng số 47/2010/QH12 ngày 01/01/2011, Quyết định số 1789/2005/QĐ- NHNN ngày 12/12/2005 cua NHNN về việc ban hành “Chế độ chứng từ kế toán Ngân hàng”, Quyết định số 1913/2005/QĐ-NHNN ngày 30/12/2005 về việc ban hành “ Chế độ lưu trữ tài liệu kế toán trong Ngân hàng”, Quyết định số 35/2007/ NĐ- CP ngày 08/03/2007 quy định về “ Giao dịch điện tử trong hoạt động Ngân hàng” và Quyết định số 127/QĐ-HĐQT-NHCT10 ngày 01/02/2012 về Quy định chế độ chứng từ kế toán trong hệ thống Ngân hàng TMCP Công thương VN.
Như vậy chứng từ kế toán tại Vietinbank Hoàng Mai bao gồm chứng từ giấy (giấy nộp tiền, phiếu chi, lệnh chi, yêu cầu rút tiền mặt… ) và/ hoặc chứng từ điện tử (lệnh chuyển tiền…)
Mẫu chứng từ kế toán bao gồm: Mẫu chứng từ kế toán do Bộ tài chính quy định, các mẫu chứng từ kế toán mang tính đặc thù của ngành NH do NHNN quy đinh, các mẫu chứng từ kế toán do Vietinbank ban hành phù hợp với từng nghiệp vụ, từng thời kỳ trên cơ sở tuân thủ các Quy định của pháp luật.
Trong quá trình lập, ký và lưu trữ chứng từ phải đúng theo quy định về tất cả các nội dung, yêu cầu đối với cả chứng từ giấy và chứng từ điện tử.
Nguyên tắc kiểm soát chứng từ kế toán tại Vietinbank Hoàng Mai:
- Tất cả chứng từ kế toán phải được kiểm soát chặt chẽ theo các cấp kiểm soát tại Đơn vị trước khi thực hiện các nghiệp vụ hạch toán, thanh toán, thu, chi… theo đúng quy định hiện hành của Vietinbank.
- Việc kiểm soát chứng từ phải đúng trình tự luân chuyển chứng từ đối với từng nghiệp vụ cụ thể; kiếm soát lần lượt từ cấp thấp đến cấp cao, tuyệt đối không bỏ qua các công đoạn kiểm soát của những người có liên quan khi nghiệp vụ phát sinh. Tùy theo tính chất phức tạp, yêu cầu quản lý và mức độ rủi ro của từng nghiệp vụ cụ thể để Giám đốc Chi nhánh quy định các cấp kiểm soát khác nhau.
Ví dụ như thẩm quyền phê duyệt của Kiểm soát viên là ba trăm triệu đồng đối với giao dịch tiền mặt ra khỏi Ngân hàng và năm trăm triệu đồng đối với giao dịch tiền vào Ngân hàng. Thẩm quyền phê duyệt của Phó phòng kế toán hoặc trưởng phòng giao dịch là 1 tỷ và, trưởng phòng kế toán là 5 tỷ. Đối với các giao dịch trên 5 tỷ thì chỉ có an giám đốc mới có thẩm quyền phê duyệt.
- Sau mỗi ngày hoạt động, toàn bộ giao dịch kinh tế phát sinh đã hoàn thành và cập nhật vào hệ thống, phán ánh trên sổ cái phải tổ chức hậu kiểm theo đúng quy định.
- Khi kiểm soát chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm pháp luật, vi phạm cơ chế của NN và quy định của Vietinbank phải báo cáo kịp thời với Ban lãnh đạo Chi nhánh để có biện pháp xử lý.
Những chứng từ kế toán lập không đúng quy định, nội dung và số liệu không rõ ràng, chính xác phải trả lại khách hàng hoặc thông báo với người lập chứng từ để lập lại
Trường hợp chứng từ điện tử của khách hàng chuyển đến có sai sót hoặc không hợp lệ, người tiếp nhận phải trả lại cho người gửi để lập lại, đồng thời mở sổ theo dõi với các chứng từ này.
Cụ thể đối với hoạt động Huy động vốn, hệ thống chứng từ ban đầu được quy định như sau:
Chứng từ đầu tiên khi khách hàng huy động vốn đến giao dịch tại Vietinbank đó là thông tin của khách hàng, đó là hồ sơ quan trọng trong việc lưu giữ thông tin và cần thiết khi khách hàng giao dịch các lần tiếp theo.
Đối với khách hàng là cá nhân: hồ sơ ban đầu gồm Giấy đề nghị mở tài khoản tiết kiệm dành cho cá nhân và bản sao CMND hoặc hộ chiếu còn hiệu lực đã được đóng dấu "Kiểm tra đúng bản gốc". Trên Giấy đề nghị mở tài khoản tiết kiệm dành cho cá nhân gồm các thông tin: họ và tên, địa chỉ, ngày tháng năm sinh số CMND/hộ chiếu, ngày cấp, nơi cấp CMND/hộ chiếu, địa chỉ liên lạc, điện thoại, mẫu chữ ký của chủ tài khoản, thông tin về người ủy quyền, mẫu chữ ký của người được ủy quyền…
Đối với khách hàng là tổ chức, hồ sơ ban đầu gồm: Giấy đề nghị mở tài khoản thanh toán, giấy đề nghị mở tài khoản tiết kiệm dành cho tổ chức, giấy đăng ký kinh doanh (bản sao công chứng), Giấy đăng ký mã số thuế, bản đăng ký mẫu dấu, quyết định bổ nhiệm giám đốc, kế toán trưởng, bản sao CMND/hộ chiếu có đóng dấu công ty và chữ ký chủ tài khoản, cùng các giấy tờ có liên quan. Giấy đề nghị mở tài khoản thanh toán:
- Thông tin tổ chức: tên đơn vị, địa chỉ; mã số thuế; giấy phép thành lập;
giấy phép ĐKKD số; loại hình doanh nghiệp; điện thoại; số fax; website; tình trạng cư trú…
- Thông tin chủ tài khoản: họ tên, CMND/hộ chiếu ngày cấp, nơi cấp, chức vụ, tình trạng cư trú, địa chỉ, điện thoại, email…. chữ ký chủ tài khoản, kế toán trưởng và người được uỷ quyền…
- Thông tin tài khoản: loại tài khoản, loại tiền, và các loại dịch vụ…
- Mẫu dấu và chữ ký của chủ tài khoản, kế toán trưởng và người được uỷ quyền…
Sau đó GDV nhập thông tin khách hàng vào chương trình để lưu điện tử, chức năng đưa chữ ký và mẫu dấu lên mạng, lưu giữ hồ sơ thông tin gốc được
thực hiện bởi một bộ phận riêng tại phòng kế toán và đây là cơ sở để xác định đúng chủ tài khoản trong các giao dịch gửi tiền, rút tiền sau này. Quá trình mở tài khoản, nhập các thông tin lên hệ thống và cập nhật mẫu dấu, chữ ký của khách hàng phải được KSV kiểm tra và phê duyệt chặt chẽ, tránh các trường hợp làm giả hồ sơ, mở tài khoản không đúng mục đích sử dụng
Ngoài hồ sơ thông tin ban đầu về khách hàng, Vietinbank Hoàng Mai sử dụng các mẫu chứng từ theo quy định chung của Vietinbank để phục vụ cho hoạt động huy động vốn được thể hiện dưới hai hình thức: chứng từ giấy và chứng từ điện tử, bao gồm: Phiếu nộp tiền, Giấy nộp tiền, Giấy nộp tiền kiêm ủy nhiệm chuyển tiền, phiếu chi tiền, Lệnh chi, Hợp đồng tiền gửi, Bảng kê thu - chi tiền mặt, Séc và bảng kê nộp séc
Phiếu nộp tiền: là chứng từ được sử dụng khi khách hàng nộp tiền mặt vào tài khoản tiền gửi tiền tiết kiệm có kỳ hạn… căn cứ vào phiếu nộp tiền có đầy đủ chữ ký của chủ tài khoản, chữ ký và dấu "đã thu tiền" của thủ quỹ, thanh toán viên thực hiện nhập giao dịch vào hệ thống. Phiếu nộp lập thành 01 liên để GDV lưu chứng từ.
Giấy nộp tiền: là chứng từ được sử dụng khi khách hàng nộp tiền mặt vào tài khoản tiền gửi thanh toán… căn cứ vào phiếu nộp tiền có đầy đủ chữ ký của chủ tài khoản, chữ ký và dấu "đã thu tiền" của thủ quỹ, thanh toán viên thực hiện nhập giao dịch vào hệ thống. Phiếu nộp lập thành 02 liên, 01 liên trắng GDV lưu chứng từ, 01 liên vàng trả khách hàng.
Lệnh chi, Séc: là chứng từ được sử dụng khi khách hàng có nhu cầu rút tiền từ tài khoản. Căn cứ vào số CMND và mẫu chữ ký, mẫu dấu đã được đăng ký trên mạng, thanh toán viên thực hiện lệnh rút tiền cho khách hàng.
Khách hàng cá nhân và doanh nghiệp đều rút bằng Lệnh chi hoặc Séc. Riêng đối với khách hàng là cá nhân, thì trên Lệnh chi chủ tài khoản và người rút tiền phải là một (trừ trường hợp uỷ quyền), còn Séc thì người rút tiền không
nhất tiền là chủ tài khoản. Lệnh chi được làm thành 2 liên, liên trắng thanh toán viên lưu chứng từ, liên hồng khách hàng giữ.
Hợp đồng tiền gửi: là sự thoả thuận giữa ngân hàng và tổ chức kinh tế có nhu cầu gửi tiền và yêu cầu một số điều khoản. Khi có Bảng kê thu, Hợp đồng gửi tiền có đầy đủ chữ ký, mẫu dấu của khách hàng và bên đại diện ngân hàng Vietinbank, thanh toán viên thực hiện lệnh nhập giao dịch vào hệ thống. Hợp đồng tiền gửi được làm thành hai bản, khách hàng giữ một bản, một bản thanh toán viên lưu kẹp vào chứng từ hạch toán và chuyển bản sao cho Ban lãnh đạo để theo dõi nguồn vốn.
Thủ tục kiểm soát: Các chứng từ này được in theo khuôn mẫu nhất định, khi khách hàng có nhu cầu giao dịch sẽ sử dụng đúng loại chứng từ đã được in và khách hàng tự điền vào các thông tin đề nghị. Các thông tin trên mẫu chứng từ bao gồm: họ tên người yêu cầu, chứng minh thư và địa chỉ người yêu cầu, nội dung yêu cầu, số tiền yêu cầu, số tiền yêu cầu bằng số và bằng chữ, chữ ký xác nhận của người yêu cầu. Nội dung chứng từ kế toán phải đầy đủ các chỉ tiêu, phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xóa, không viết tắt. Số tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng với số tiền viết bằng số. Trên chứng từ kế toán đều phải ký bằng bút bi hoặc bút mực, không được ký bằng mực đỏ, bằng bút chì, chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất và phải giống với chữ ký đã đăng ký theo quy định, quy định này nhằm hạn chế các trường hợp cán bộ giao dịch hoặc người khác giả mạo chứng từ của khách hàng để rút tiền. Sau khi yêu cầu của khách hàng được thực hiện, chứng từ hạch toán được xác nhận qua chữ ký của cán bộ thực hiện giao dịch và cán bộ phê duyệt giao dịch trên chứng từ và phải được in chân chứng từ trước khi trả liên 2 cho khách hàng. Thẻ tiết kiệm trước khi trả cho khách
hàng phải được KSV kiểm tra về số thông tin khách hàng, số tiền, mã sản phẩm, kỳ hạn, số seri sổ, xác nhận mã GDV thực hiện.Toàn bộ chứng từ huy động vốn của mỗi thanh toán viên được tổng hợp cuối ngày, lưu giữ, kiểm tra và quản lý chung tại kho chứng từ của phòng kế toán tại chi nhánh. Để thuận lợi trong quá trình lưu giữ, truy vấn và kiểm tra của bộ phận kiểm tra nội bộ cũng như kiểm toán độc lập, chứng từ huy động vốn được sắp xếp theo các nguyên tắc như sau:
- Các chứng từ gốc do khách hàng lập (bao gồm: Phiếu nộp tiền, Giấy nộp tiền, Lệnh chi, Hợp đồng tiền gửi, Bảng kê thu - chi tiền mặt, Séc) phải được in chân (phần in từ hệ thống BDS)
- Các chứng từ của giao dịch sai và của giao dịch hủy phải được ghim cùng với nhật ký giao dịch (quy định này nhằm kiểm soát trường hợp TTV thực hiện giao dịch nộp tiền cho khách hàng như sau đó giải thích với kiểm soát là hạch toán sai và đề nghị hủy bút toán nộp tiền nhằm giữ lại tiền mặt của khách hàng cho mục đích cá nhân).
- Cuối ngày, các chứng từ phát sinh được sắp xếp theo thứ tự giao dịch trên báo cáo tổng hợp các giao dịch trong ngày (các số thứ tự này do chương trình tự động phát sinh và được in ở góc bên trái của chứng từ). Chứng từ và báo cáo sau khi được sắp xếp thành tập phải được đánh số trong tập. TTV không được đánh số chứng từ bằng bút chì, bút phủ hay các loại mực dễ phai và phải ghi rõ số lượng tờ trên góc phải tờ đầu tiên của tập chứng từ. Tập chứng từ được giao nộp cho cán hậu kiểm và phải bảo đảm các thủ tục ký nhận giữa hai bên.
Các thông tin trong chứng từ ban đầu về khách hàng huy động vốn rất đầy đủ, chi tiết, giúp cho công tác kiểm tra và theo dõi hoạt động huy động vốn được dễ dàng.
2.2.2.3 Tổ chức hệ thống tài khoản và phương pháp ghi chép kế toán
Hệ thống tài khoản của Vietinbank Hoàng Mai cũng được ban hành và sử dụng theo các văn bản quy định của NN, NHNN và Vietinbank bao gồm:
Luật kế toán số 03/2003/QH11 ngày 17/06/2003, Luật các Tổ chức tín dụng số 47/2010/QH12 ngày 01/01/2011, Quyết định số 479/2004/QĐ-NHNN ngày 29/04/2004 của Thông đốc NHNN về việc ban hành “Hệ thống tài khoản kế toán các tổ chức tín dụng” và Quyết định 1609/QĐ- NHCT10 ngày 07/09/2006 về việc ban hành hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho hiện đại hóa Ngân hàng và hệ thống thanh toán Ngân hàng TMCP Công thương VN.
Cấu trúc hệ thống tài khoản trong bảng cân đối kế toán và các tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán được bố trí thành 9 loại:
- Các tài khoản trong bảng cân đối kế toán gồm 8 loại (từ loại 1 đến 8) - Các tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán gồm 1 loại (loại 9).
Các tài khoản trong bảng cân đối kế toán bao gồm:
Cấu trúc tài khoản sổ cái:
Hệ thống tài khoản sổ cái với cấu trúc gồm 9 ký tự: xxxx.zz.yyy Trong đó nhóm 1 gồm 4 ký tự đâu: xxxx
+ Ký tư thứ nhất (x): được đánh số từ 1 đên 9 phản ánh 9 tài khoản thuộc các loại tài khoản.
+ Ký tự thứ 2,3,4 (xxx): được đánh số theo lựa chọn phù hợp với từng loại sản phẩm trong khoảng 001 đến 999; dùng để phản ánh, theo dõi tổng hợp các giao dịch của khách hàng theo nhóm sản phẩm dịch vụ tương ưng và các nhóm giao dịch nội bộ trong hệ thống.
Nhóm 2 gồm 2 ký tự (zz): Thể hiện tính chất / đối tượng hạch toán kế toán của nhóm sản phẩm dịch vụ hoặc nhóm giao dịch nội bộ.
Nhóm 3 gồm 3 ký tự (yyy): Theo dõi chi tiết cho từng loại hình nghiệp vụ/ sản phẩm theo yêu cầu quản lý.