CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI NGÂN HÀNG TMCP CÔNG THƯƠNG – CHI NHÁNH HOÀNG MAI
2.3 Đánh giá hệ thống Kiếm soát nội bộ tại Ngân hàng TMCP Công thương – Chi nhánh Hoàng Mai
2.3.1 Những kết qủa đạt được của hệ thống Kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng TMCP Công thương – Chi nhánh Hoàng Mai
2.3.1 Những kết qủa đạt được của hệ thống Kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng TMCP Công thương – Chi nhánh Hoàng Mai
Về môi trường kiểm soát:
Qua tìm hiểu thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ đối với việc kiểm soát hoạt động của chi nhánh tại Vietinbank Hoàng Mai ở trên, tác giả thấy được một số kết quả đạt được mà môi trường kiểm soát đã thiết lập đối với hoạt động huy động vốn của Vietinbank Hoàng Mai như sau:
- Quan điểm điều hành:
Ban quản trị Vietinbank Hoàng Mai thực hiện công tác điều hành chặt chẽ, thống nhất trên toàn bộ chi nhánh tuân thủ theo các quy định của pháp luật, quy định của Ngân hàng TMCP Công thương VN về kiểm soát rủi ro trong huy động vốn, khẳng định vai trò quản trị điều hành trong hoạt động huy động vốn của Ngân hàng là tích cực, đúng hướng, đúng trọng tâm, phù hợp với thực trạng, khả năng phát triển nguồn vốn huy động của Ngân hàng trong từng giai đoạn đồng thời tăng cường hiệu quả trong hoạt động của chi nhánh.
- Về cơ cấu tổ chức:
Thực hiện cơ cấu tổ chức có sự phân cấp, phân quyền rõ ràng tạo ra sự chuyên môn hoá trong công việc tránh được sự chồng chéo, xác định rõ quyền hạn, trách nhiệm của từng đơn vị, từng cán bộ theo phân cấp uỷ quyền và
chức năng, nhiệm vụ được giao đồng thời có sự kết hợp chặt chẽ giữa các đơn vị tạo nên sự ăn khớp nhịp nhàng, hỗ trợ nhau giữa các bộ phận giúp cho hoạt động của chi nhánh được triển khai kịp thời, chính xác, hiệu quả. Bên cạnh đó nâng cao tình thần trách nhiệm ở mỗi phòng ban, từng bộ phận, từng cán bộ giúp nhằm đảm bảo tính tuân thủ pháp luật, các quy định của Vietinbank Hoàng Mai, nâng cao hiệu quả công tác huy động vốn.
- Về chính sách nhân sự:
Vietinbank Hoàng Mai đã xây dựng hoàn thiện có hệ thống văn bản thống nhất quy định chi tiết về quy trình tuyển dụng cán bộ, đào tạo, quy trình đánh giá chất lượng cán bộ, quy trình quy hoạch và bổ nhiệm cán bộ, đề bạt trả lương phụ cấp và chế độ đãi ngộ khác... Hàng năm, Vietinbank Hoàng Mai đều có kế hoạch đào tạo cán bộ nguồn, cán bộ chủ chốt và tham gia kỳ thi tuyển cán bộ nguồn, cán bộ lãnh đạo của Ngân hàng TMCP Công thương VN đều đạt kết quả cao, các cán bộ có kết quả thi tuyển tốt đều được đề bạt các vị trí phù hợp với chuyên môn và năng lực. Ngoài ra, Vietinbank Hoàng Mai cũng thường xuyên tổ chức các chương trình đào tạo cán bộ, nhân viên với nội dung nâng cao khả năng xử lý nghiệp vụ và quản lý thông tin, tránh sơ suất, qua đó xây dựng tác phong làm việc chuyên nghiệp cho nhân viên, bên cạnh đó, với quy định luân chuyển định kỳ cán bộ giữa các bộ phận, đặc biệt là trong các khu vực vị trí nhạy cảm đã hạn chế rủi ro xuất phát từ đạo đức cán bộ vì trong một khoảng thời gian ngắn làm việc tại một vị trí thì khó phát sinh gian lận, đồng thời bảo vệ quyền lợi của những người làm việc trong các khu vực vị trí độc hại, nặng nhọc (vận chuyển tiền, kiểm đếm tiền). Đánh giá chất lượng cán bộ chính xác, công bằng, công khai. Đưa ra chính sách đãi ngộ, khen thưởng phù hợp trên tinh thần động viên, khuyến khích, đảm bảo chất lượng cuộc sống nhân viên. Quan tâm đến đời sống từng nhân viên về vật chất và tinh thần nhằm xây dựng một đội ngũ năng động, đoàn kết.
- Về công tác kế hoạch:
Việc lập kế hoạch được xây dựng dựa trên sự tổng hợp phân tích của nhiều yếu tố vi mô và vĩ mô, từ yếu tố bên trong và bên ngoài ngân hàng, kế hoạch được đặt ra không chỉ ý kiến chủ quan của 1 phòng ban mà nhiều phòng ban kết hợp, điều đó giúp cho công tác xây dựng kế hoạch được lập khá sát với thực tế, có khả thi và hiệu quả là động lực thúc đẩy quá trình huy động vốn.
Việc lập và thực hiện kế hoạch được thực hiện dưới sự kết hợp của nhiều phòng ban liên quan đã được phân rõ quyền hành, trách nhiệm cụ thể,thực hiện theo đúng quy trình, từng chức năng cụ thể của các phòng ban, đơn vị liên quan, giảm thiểu rủi ro khi một mắt xích yếu kém ảnh hưởng đến toàn bộ cả quá trình hoạt động của chi nhánh.
Có thể nhận thấy, công tác kế hoạch huy động vốn đã thực sự mang tính chất định hướng và phù hợp với khả năng phát triển của Vietinbank Hoàng Mai trong từng giai đoạn.
- Về hệ thống thông tin:
Vietinbank Hoàng Mai đã xây dựng được một hệ thống thông tin tương đối đầy đủ, đáp ứng được nhu cầu thông tin và hoạt động của chi nhánh. Cung cấp dữ liệu đầu vào hữu ích trong công tác phân tích, lập kế hoạch, dự báo và ra quyết định điều hành đối với Ban quản lý. Với sự hỗ trợ hoàn chỉnh của hệ thống thông tin, người sử dụng số liệu chiết xuất từ chương trình hoàn toàn có thể tin tưởng vào tính ghi nhận đúng đắn trên các loại sổ kế toán, quá trình chuyển sổ và tổng hợp chính xác do được thiết lập tự động ,đảm bảo mọi giao dịch đều phải qua sự phê chuẩn hợp lý và phản ánh trọn vẹn các nghiệp vụ rút, gửi, chuyển tiền phát sinh. Do vậy, bộ phận kiểm tra nội bộ và các đơn vị kiểm toán độc lập chủ yếu thực hiện kiểm tra tính có thực của các bút toán dựa trên hệ thống chứng từ ban đầu.Với quy định lưu trữ hồ sơ chứng từ
thông tin ban đầu của khách hàng, sự phân tách chức năng giữa các bộ phận:
người nhận hồ sơ, người nhận thông tin, người phê duyệt thông tin khách hàng trên chương trình quản lý và người lưu giữ hồ sơ, thì việc làm giả chứng từ yêu cầu rút tiền, chuyển tiền tương đối khó khăn. Mặt khác, việc giả mạo chứng từ có thể được phát hiện dễ dàng qua việc yêu cầu xuất trình chứng minh thư người yêu cầu, đối chiếu chữ ký, mẫu dấu, trên chứng từ với thông tin trên mạng và trong hồ sơ thông tin khách hàng và còn được qua sự kiểm soát hai lần (giao dịch viên, kiểm soát viên/ lãnh đạo phòng).
- Về thủ tục kiểm soát:
Vietinbank Hoàng Mai đã xây dựng được một hệ thống quy trình rõ ràng, có sự phân tách chức năng giữa các bộ phận, có sự kiểm soát qua lại với nhau (bộ phận nhập giao dịch, kiểm soát trên chứng từ nhập và thu chi tiền trên chứng từ đã hạch toán) và kiểm soát chặt chẽ khi có bất cứ một giao dịch phát sinh (luôn được kiểm tra ít nhất hai lần ở bộ phận kiểm soát (kiểm soát trên máy và kiểm soát trên chứng từ) cùng với kết hợp với sự trợ giúp của hệ thống thông tin (camera) đã hạn chế được phần lớn rủi ro trong quá trình hoạt động xuất phát từ trình độ chuyên môn và đạo đức nghề nghiệp của cán bộ ngân hàng như nhập thông tin khách hàng sai, làm giả mạo chứng từ, tạo hồ sơ giả nhằm để rút tiền của khách hàng, số tiền mặt kiểm kê thực tế trong quỹ thấp hơn số dư trên tài khoản, thoả thuận huy động vốn của khách hàng với mức lãi suất cao vượt quy định để nhận một phần lãi từ phía khách hàng, huỷ bút toán và nhập lại với số tiền nộp ít hơn…
Trải qua các thời kỳ về lãi suất ngay cả thời kỳ huy động vốn khó khăn, Vietinbank Hoàng Mai luôn tuân thủ mức lãi suất trần mà NHNN và quy định của ban quản lý Vietinbank đưa ra. Lãi suất cao là một yếu tố quan trọng thu hút tiền trong dân cư, nhưng khách hàng đến giao dịch với ngân hàng vì còn nhiều yếu tố khác như sự quen thuộc, sản phẩm phù hợp với nhu cầu, uy tín
của ngân hàng, và luôn được chăm sóc quan tâm đặc biệt… vì thế mà Vietinbank Hoàng Mai chú trọng phát triển sản phẩm, đa dạng hoá các sản phẩm, dịch vụ đáp ứng nhu cầu cho các đối tượng khác nhau; ngoài ra còn chú trọng phát triển sản phẩm, dịch vụ ngân hàng hiện đại như dịch vụ qua điện thoại (Mobile Banking), dịch vụ nạp tiền cho thuê bao di động (VN- Toup), khách hàng có thể thanh toán hoá đơn tiền điện, tiền nước, cước Internet, cước điện thoại di động, chuyển tiền cùng hệ thống, mở tài khoản tiền gửi có kỳ hạn thông qua dịch vụ Internet banking. Đồng thời quảng bá sản phẩm, dịch vụ rộng rãi và luôn có chế độ chăm sóc đến khách hàng khi có lễ tết. Điều đó giúp cho quá trình hoạt động của chi nhánh đạt được hiệu quả cao tránh được cuộc chạy đua giành thị phần giữa các ngân hàng, luôn thể hiện được vị thế trong thị trường cạnh tranh.