65) Trước khi khách về phòng nghỉ, hướng dẫn viên nên thông tin đôi điều về khách sạn, vị trí nhà ăn, nhà vệ sinh, thời gian ăn và buổi gặp mặt đầu tiên với khách để truyền đạt chương trình hoạt động của đoàn.
Ths. Nguyễn Quang Trung M: 0973581219-0914063373 E: quangtrung.dl0812@gmail.com
66) Hướng dẫn viên nên thông tin cho khách về nơi lưu trú( sơ đồ, các tấm thiếp có đưa thông tin về tên khách sạn, nhà nghỉ, địa điểm, số điện thoại, đường đến…) để khách có thể tìm về phương tiện lưu trú khi ra ngoài.
67) Ngay ngày đầu tiên khi khách du lịch đến, hướng dẫn viên cần kiểm tra vé khứ hồi của khách và giải quyết các vấn đề có liên quan như thị thực xuất nhập cảnh, đặt chỗ theo hợp đồng.
68) Hướng dẫn viên cũng cần kiểm tra hoặc trực tiếp tiến hành các thủ tục thanh toán với khách ( có thể với trưởng đoàn). Chỉ khi việc sắp xếp nơi ở và giải quyết những vấn đề liên quan tới khách xong, hướng dẫn viên mới ra về.
69) Hướng dẫn viên khi đặt thực đơn cho khách, nên có ý kiến của người phụ trách cơ sở dịch vụ ăn uống ( quản đốc, bếp trưởng), trưởng đoàn và phải theo đúng hợp đồng về khẩu phần ăn cho từng khách. Số lượng và chất luợng khẩu phần phục vụ cho khách phải đúng với thực đơn mẫu.
70) Trong thực đơn, hướng dẫn viên nên cố gắng đáp ứng nhu cầu riêng của từng khách du lịch khi có yêu cầu các món ăn kiêng hay ăn chay.
Hướng dẫn viên làm được điều này sẽ khiến khách cảm thấy sự chu đáo, ân cần của hướng dẫn viên .
71) Hướng dẫn viên nên giới thiệu với khách các món đặc sản, các món
Ths. Nguyễn Quang Trung M: 0973581219-0914063373 E: quangtrung.dl0812@gmail.com
có hương vị từng vùng.
Khách du lịch khi đến thăm bất cứ một vùng đất mới nào đều có mong muốn được khám phá. Phong cảnh đẹp, những món ăn ngon hay những phong tục tập quán ở vùng đất đó luôn là những điều thu hút khách du lịch.
Vì vậy, việc nắm bắt được tâm lý này của khách là vô cùng quan trọng.
72) Trước khi dẫn khách đến bàn ăn dành cho khách, hướng dẫn viên nên tiến hành kiểm tra số lượng của món ăn, chất lượng, vị trí của bữa ăn…
Những thông tin về thực đơn, về khả năng đặt thêm món, thay món…Hướng dẫn viên nên kết hợp với người của cơ sở phục vụ thông báo rõ ràng trước khi thưởng thức các món ăn.
73) Đối với những món đặc sản có cách thưởng thức riêng, hướng dẫn viên nên giới thiệu hoặc mời phục vụ bàn nhằm tránh cho khách những lúng túng.
Ví dụ như khi mời khách ăn phở, hướng dẫn viên nên hướng dẫn khách ăn cùng với chanh hay các loại rau thơm để món ăn trở nên hoàn hảo hơn…
74)Nếu có bất cứ sự thay đổi giờ ăn hay thay đổi địa điểm ăn, hướng dẫn viên nên thông báo trước cho người phụ trách cơ sở dịch vụ và cả cho khách du lịch.
75) Hướng dẫn viên không nên ăn uống cùng khách. Trong trường hợp đòi hỏi cùng ăn ( trong chuyến du lịch mạo hiêm trên rừng hay trên sông khi di chuyển), hướng dẫn viên nên ăn theo thực đơn của khách.
Ths. Nguyễn Quang Trung M: 0973581219-0914063373 E: quangtrung.dl0812@gmail.com
76) Nếu khách có những dịch vụ ngoài hợp đồng đã có sẵn, hướng dẫn viên nên thông báo để các khách du lịch thanh toán ngay các khoản này để tránh những rắc rối về sau.
77) Hướng dẫn viên nên đảm bảo thực hiện theo trình tự và đầy đủ theo hộp đồng vì chương trình tham quan du lịch đều đã được định sẵn trong chuyến du lịch mà khách mua theo giá trọn gói.
78) Hướng dẫn viên nên có mặt trước thời gian quy định mời khách lên phương tiện đi tham quan hoặc bắt đầu tham quan ( nếu đối tượng tham quan ở gần hoặc cuộc tham quan đi bộ…), tuỳ theo hoàn cảnh cụ thể để kiểm tra lại sự sẵn sàng cho việc tham quan. Thời gian cho việc này khoảng 5- 15 phút. Hướng dẫn viên có thể tranh thủ trò chuyện hoặc giúp đỡ khách chuẩn bị tham quan du lịch.
79) Hướng dẫn viên nên chọn thời gian thích hợp, có thể là ngày hôm trước giới thiệu cho khách về thời gian, địa điểm xuất phát, phương tiện vận chuyển tới địa điểm tham quan, độ dài thời gian lên phương tiện vận chuyển tới điểm tham quan và những thông tin khác liên quan tới việc chuẩn bị của khách du lịch.
80) Căn cứ vào đặc điểm của điểm du lịch, đối tượng tham quan, của độ dài thời gian tham quan…hướng dẫn viên cần thông báo để khách có trang phục, vật dụng cá nhân hay tập thể phù hợp và phục vụ trực tiếp cho
cuộc tham quan.
Ths. Nguyễn Quang Trung M: 0973581219-0914063373 E: quangtrung.dl0812@gmail.com
Ví dụ như khi chuẩn bị đưa khách lên thăm chùa, hướng dẫn viên nên thông báo cho khách nên chú ý ăn mặc vì chùa là nơi tôn nghiêm, hay khi tham quan những nơi phải leo bậc thang, xuyên rừng khách không nên đi giày cao gót…
81) Hướng dẫn viên nên tìm hiểu và giới thiệu cho khách các dịch vụ bổ sung tại nơi lưu trú của khách ( cả trong phạm vi địa phương có cơ sở lưu trú) như: massage, bể bơi, phòng thể thao, quầy bar, phòng nhạc, quầy bán đồ lưu niệm…Hướng dẫn viên nên thông tin, giúp đỡ khách trong việc mua sắm các đồ thủ công mỹ nghệ truyền thống lạ mắt, các đồ gia dụng mang dấu ấn của địa phương hay các mặt hàng đặc trưng của nơi du lịch.
Chẳng hạn, hướng dẫn viên có thể thông tin cho khách về địa điểm các cửa hàng với những mặt hàng có thể mua sắm và thời gian bán hàng của cửa hàng. Những quầy hàng phục vụ gia đình, trẻ con, các cửa hàng bán đồ lưu niệm và các cửa hàng đặc sản ma các cơ sở lưu trú không có…cần được hướng dẫn viên thông tin cho khách. Các dịch vụ bổ sung khác như thông tin liên lạc, thuê phương tiện để dạo chơi tự do…cũng cần để khách lựa chọn. Đặc biệt là với khách du lịch nước ngoài, khi họ không hiểu ngôn ngữ nên thường mong có sự giúp đỡ của hướng dẫn viên.
82) Hướng dẫn viên nên tăng cường mối hiểu biết với khách và tuyên truyền, quảng bá cho tuyến du lịch của đất nước, quảng bá cho uy tín của hãng mình. Đây là một cách để du khách quay trở lại du lịch lần nữa và mời gọi những người khác đến với chương trình du lịch, đến với hãng lữ hành của hướng dẫn viên.
Ths. Nguyễn Quang Trung M: 0973581219-0914063373 E: quangtrung.dl0812@gmail.com
83) Đối với những khách du lịch đi lẻ thường có xu hướng thích độc lập trong một số hoạt động nhất định. Hướng dẫn viên chỉ nên thông tin những gì khách yêu cầu vì đôi khi khách muốn tự mình tìm hiểu những thông tin, tự mình khám phá.