+ Quy trình thanh toán L/C nhập khẩu:
* Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ:
Chi nhánh NHCTVN trực tiếp giao dịch với khách hàng, tiếp nhận hồ sơ
mở L/C nhập khẩu của khách hàng bao gồm đơn xin mở L/C, hợp đồng ngoại thơng, giấy phép xuất khẩu (đối với những mặt hàng đặc biệt), giấy tờ liên
quan đến nguồn vốn thanh toán nh cam kết vay vốn nếu thanh toán bằng vốn vay, cam kết thanh toán hoặc lệnh chi trích tiền ký quỹ nếu thanh toán bằng vèn tù cã.
Cán bộ TTQT khi tiếp nhận hồ sơ mở L/C của khách hàng phải kiểm tra tính hợp pháp và hợp lệ của các chứng từ do khách hàng xuất trình, đối chiếu với các quy định về quản lý ngoại hối của NHNNVN. Đảm bảo các điều kiện và điều khoản quy định trong đơn xin mở L/C của khách hàng phải phù hợp với thông lệ quốc tế. T vấn cho khách hàng đàm phán với đối tác nớc ngoài để sửa đổi các
điều khoản gây bất lợi cho khách hàng và ngân hàng.
* Phê duyệt và cấp hạn mức phát hành L/C:
Đối với L/C thanh toán bằng tiền ký quỹ 100% thì khách hàng trực tiếp làm việc với bộ phận TTQT. Bộ phận TTQT có trách nhiệm thông báo cho phòng kinh doanh cấp hạn mức mở L/C cho khách hàng.
Đối với các L/C thanh toán bằng vốn vay hoặc cam kết thanh toán bằng vốn tự có (ký quỹ dới 100%), khách hàng phải đợc các phòng tín dụng thẩm định, cấp hạn mức mở L/C và đợc giám đốc phê duyệt cho mở L/C bằng văn bản.
* Tạo điện phát hành L/C:
Đối với các chi nhánh loại II không đợc phép phát hành L/C trực tiếp tại chi nhánh, hồ sơ mở L/C sau khi đã đợc Giám đốc chi nhánh phê duyệt sẽ đợc FAX lên phòng Thanh toán XNK tại HSC để phát hành.
Đối với các chi nhánh loại I, sau khi hồ sơ mở L/C của khách hàng đã đ- ợc cấp hạn mức và phê duyệt, cán bộ TTQT thực hiện thao tác nghiệp vụ trong chơng trình máy tính để phát hành L/C cho khách hàng. Quá trình nhập thông tin, dữ liệu vào chơng trình máy tính phải đảm bảo nguyên tắc nhập chính xác và đầy đủ theo nội dung đơn xin mở L/C của khách hàng và các quy định trong hệ thống thanh toán SWIFT và thông lệ quốc tế (UCP 500).
Điện phát hành L/C phải đợc phê duyệt trên chứng từ và trên máy tính qua cấp có thẩm quyền (Giám đốc chi nhánh hoặc ngời đợc uỷ quyền)
* Nhận, kiểm tra và xử lý chứng từ, thanh toán/chấp nhận thanh toán Ngay sau khi nhận đợc th đòi tiền kèm bộ chứng từ thanh toán hoặc
điện đòi tiền (trong trờng hợp L/C cho phép đòi tiền bằng điện) cán bộ TTQT phải vào sổ theo dõi và nhập các thông tin cần thiết vào chơng trình máy tính. Theo điều 13b UCP500 “ngân hàng phát hành, ngân hàng xác nhận hoặc ngân hàng chỉ định hành động với danh nghĩa chính mình, đ ợc
phép có một thời gian hợp lý không quá 7 ngày làm việc kể từ sau ngày ngân hàng nhận đợc chứng từ để kiểm tra chứng từ và đa ra quyết định chấp nhận hay từ chối chứng từ, đồng thời phải thông báo cho phía chuyển chứng từ biết về quyết định của mình”. Vì vậy, để đảm bảo thực hiện đúng thông lệ quốc tế, Chi nhánh phải hoàn tất việc kiểm tra chứng từ, thông báo cho khách hàng và xác nhận việc chấp nhận thanh toán hoặc từ chối thanh toán (nếu chứng từ có sai sót) trong vòng 5 ngày làm việc để kịp chuyển điện thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán hoặc từ chối thanh toán cho ngân hàng đòi tiền. Nội dung kiểm tra bao gồm số lợng các loại chứng từ xuất trình, sự phù hợp của chứng từ với các điều khoản và điều kiện của L/C, sự nhất quán thể hiện trên bề mặt chứng từ, sự phù hợp của chứng từ với UCP 500. Chi nhánh chỉ thực hiện lập lệnh thanh toán khi bộ chứng từ hoàn toàn phù hợp với các điều khoản và điều kiện khoản quy định trong L/C. Tr ờng hợp bộ chứng từ có sai sót thì phải có sự chấp nhận thanh toán của ng ời mở L/C.
Cán bộ TTQT có trách nhiệm in ra các chứng từ gốc và copy cần thiết cho việc lu trữ và có trách nhiệm bảo quản chứng từ theo quy định hiện hành.
Thực hiện thu phí đầy đủ theo biểu phí của NHCTVN.
Đối với các hồ sở mở L/C cho Chi nhánh loại II. Căn cứ vào đơn xin mở L/C và các tài liệu đính kèm đợc Chi nhánh chuyển tới, HSC tiến hành phát hành L/C, sửa đổi L/C, xử lý trực tiếp chứng từ hàng hoá và thanh toán L/C.
Các giao dịch sau khi đợc xử lý tại HSC, sẽ đợc truyền về chi nhánh. Chi nhánh có trách nhiệm theo dõi và lu trữ chứng từ giấy và lu trữ trên hệ thống máy tính theo quy định hiện hành của NHCTVN.
+ Quy trình thanh toán L/C xuất khẩu:
* Nhận và thông báo L/C hoặc sửa đổi L/C:
HSC NHCTVN có chức năng nhận, chuyển tiếp L/C, sửa đổi L/C hoặc các bức điện giao dịch khác có liên quan đến L/C xuất khẩu đến các chi nhánh hoặc các ngân hàng khác để thông báo cho khách hàng.
Khi Chi nhánh nhận đợc L/C đã đợc xác thực từ HSC hoặc từ các NHTM khác trong nớc, Chi nhánh tiến hành kiểm tra tính hợp lệ của L/C, lập thông báo L/C hoặc thông báo sửa đổi L/C cho khách hàng xuất khẩu.
* Thơng lợng, chiết khấu và gửi chứng từ đòi tiền
- Đối với Chi nhánh loại I:
Ngay khi nhận đợc bộ chứng từ của khách hàng gửi đến, Chi nhánh phải yêu cầu khách hàng xuất trình bản gốc L/C, và các bản gốc của các sửa đổi có liên quan đã đợc xác thực.
Nếu chứng từ hoàn hảo, L/C cho phép đòi tiền bằng điện, Chi nhánh lập
điện đòi tiền gửi đến ngân hàng trả tiền, sau đó gửi chứng từ theo đúng chỉ dẫn của L/C. Trờng hợp đòi tiền bằng th, Chi nhánh lập th đòi tiền gửi cùng bộ chứng từ cho ngân hàng nớc ngoài bằng chuyển phát nhanh.
Nếu chứng từ có sai sót, Chi nhánh thông báo cho khách hàng biết để bổ sung, sửa đổi chứng từ nếu có thể. Nếu sai sót là không thể sửa chữa, Chi nhánh có thể thông báo cho ngân hàng nớc ngoài về những sai sót và đề nghị sự chấp nhận thanh toán, hoặc chuyển sang hình thức nhờ thu, hoặc vẫn gửi chứng từ ra nớc ngoài nếu khách hàng yêu cầu với điều kiện khách hàng phải chịu hoàn toàn rủi ro.
Các Chi nhánh chỉ thực hiện chiết khấu chứng từ hàng xuất khi có bảo lu quyền truy đòi ngời ký phát hối phiếu trong trờng hợp Ngân hàng phát hành hoặc Ngân hàng xác nhận không thanh toán, ngoài ra L/C và bộ chứng từ phải đảm bảo hoàn hảo, không có các yếu tố gây bất lợi cho ngân hàng.
* Thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán:
Sau khi nhận điện báo có cùng sao kê xác nhận báo có đó hoặc điện chuyển tiền từ ngân hàng nớc ngoài, HSC NHCTVN sẽ chuyển báo có về cho Chi nhánh. Tại Chi nhánh sau khi nhận đợc báo có sẽ kiểm tra số L/C đợc thanh toán để xác định ngời hởng, ghi có cho ngời hởng sau khi thu các loại phí theo quy định hiện hành của NHCTVN.
Trờng hợp nhận đợc điện chấp nhận thanh toán của ngân hàng nớc ngoài, HSC phải chuyển bức điện đó về cho Chi nhánh để thông báo cho khách hàng
* Đóng hồ sơ và lu trữ chứng từ L/C xuất:
Để đóng hồ sơ theo dõi bộ chứng từ L/C xuất khẩu, thanh toán viên phải sử dụng chơng trình máy tính, ghi rõ lý do đóng hồ sơ do chứng từ đã đợc thanh toán, hoặc bị từ chối thanh toán, chuyển sang hình thức thanh toán khác hay chứng từ bị trả lại. Toàn bộ bản gốc của L/C, các sửa đổi, tra soát đợc lu trữ theo đúng quy định hiện hành của NHCTVN.
- Đối với Chi nhánh loại II:
Khi nhận đợc bộ chứng từ L/C xuất khẩu, trong vòng 1 ngày làm việc, Chi nhánh tiến hành kiểm tra về số lợng chứng từ, theo bảng kê của khách hàng, đảm bảo tính thống nhất, hợp lệ. Gửi toàn bộ chứng từ đến HSC bằng th bảo đảm phát chuyển nhanh. HSC kiểm tra bộ chứng từ với các điều kiện và
điều khoản quy định trong L/C trớc khi gửi điện và chứng từ đi đòi tiền ngân hàng nớc ngoài. Mọi thủ tục khác đợc thực hiện nh Chi nhánh loại I.
2.2.2.2. Quy trình thanh toán nhờ thu + Quy trình thanh toán nhờ thu nhập khẩu:
* Tiếp nhận chứng từ nhờ thu:
Các Chi nhánh loại I và loại II có thể tiếp nhận nhờ thu trơn (Clean Collections) và nhờ thu kèm chứng từ (Documentary Collections) do các ngân hàng trong và ngoài nớc gửi đến, trờng hợp đặc biệt có thể nhận chứng từ nhờ thu do khách hàng nớc ngoài gửi đến, nhng Chi nhánh phải xác thực đợc chữ
ký của ngời uỷ quyền nhờ thu và các thông tin liên quan đến chỉ thị nhờ thu để tránh tình trạng tranh chấp sau này.
* Kiểm tra chứng từ nhờ thu và thông báo nhờ thu:
Chi nhánh có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu số lợng các loại chứng từ nhận đợc với bảng kê chứng từ của ngân hàng gửi chứng từ. Theo “Quy tắc và thực hành thống nhất về nhờ thu - URC), ngân hàng nhận nhờ thu không có trách nhiệm kiểm tra nội dung của bất kỳ chứng từ nào. Mặc dù vậy, để đảm bảo tính chân thực, các Chi nhánh vẫn phải kiểm tra vận đơn và ký hậu vận
đơn nếu vận đơn lập theo lệnh của ngân hàng. Trờng hợp có sự thiếu sót về chứng từ hay thông tin chỉ dẫn thanh toán hay vì lý do nào đó không thực hiện
đợc lệnh nhờ thu thì Chi nhánh phải lập điện tra soát ngân hàng nớc ngoài. Sau khi xác định lệnh nhờ thu đã rõ ràng, Chi nhánh thực hiện thông báo bộ chứng từ nhờ thu cho khách hàng biết, trong thông báo phải ghi rõ thời hạn thanh toán.
* Thanh toán và chấp nhận thanh toán nhờ thu:
Đối với nhờ thu trả ngay (Documentary Against Payment - D/P), Chi nhánh chỉ giao chứng từ cho khách hàng khi khách hàng đã nộp đủ tiền thanh toán hoặc nhận nợ vay ngân hàng. Sau đó lập điện thanh toán theo chỉ dẫn của ngân hàng nhờ thu gửi qua HSC. Chi nhánh hoàn toàn chịu trách nhiệm về tính chính xác trong nội dung bức điện thanh toán cũng nh khuôn dạng điện theo mẫu điện SWIFT.
Đối với nhờ thu trả chậm (Documentary Against Acceptance - D/A), chi nhánh giao chứng từ cho khách hàng trên cơ sở có sự chấp nhận thanh toán bằng văn bản của khách hàng, tạo điện chấp nhận thanh toán gửi cho ngân hàng nhờ thu thông qua HSC. Chi nhánh có trách nhiệm kiểm tra hình thức việc chấp nhận hối phiếu là hoàn hảo và đúng thông lệ quốc tế nhng không chịu trách nhiệm về tính chân thực của bất kỳ chữ ký nào hoặc uỷ quyền của bất kỳ ngời nào ký chấp nhận hối phiếu. Chi nhánh không không chịu trách nhiệm về việc chậm trễ thanh toán hoặc không thanh toán khi đến hạn của khách hàng nhng không đợc chậm trễ trong việc thông báo các vớng mắc trong quá trình thanh toán cho ngân hàng nhờ thu. Đến hạn thanh toán Chi nhánh có trách nhiệm đôn đốc khách hàng trả tiền, và lập điện thanh toán theo chỉ dẫn của ngân hàng nhờ thu.
+ Quy trình thanh toán nhờ thu xuất khẩu:
* Tiếp nhận hồ sơ và xử lý chứng từ:
Các Chi nhánh có thể tiếp nhận bộ chứng từ nhờ thu do khách hàng uỷ thác thu hộ bao gồm một giấy yêu cầu nhờ thu kèm bảng kê chứng từ và các chứng từ liên quan. Khi nhận chứng từ, chi nhánh cần kiểm tra đối chiếu số l- ợng và các loại chứng từ với bảng liệt kê chứng từ của khách hàng. Kiểm tra các thông tin trên yêu cầu nhờ thu để đảm bảo có đầy đủ thông tin cần thiết cho việc nhờ thu và tuân thủ theo thông lệ quốc tế về nhờ thu. Mặc dù theo thông lệ quốc tế, ngân hàng không có trách nhiệm kiểm tra nội dung chứng từ, nhng việc kiểm tra vận đơn là cần thiết để đảm bảo vận đơn đợc lập và ký hậu theo đúng thông lệ quốc tế.
Đối với một số Chi nhánh loại II, do mới thực hiện TTQT, nếu xét thấy cha có khả năng xử lý chứng từ trực tiếp thì gửi chứng từ bằng th bảo đảm hoặc bằng cách Scan và truyền file ảnh về HSC. HSC sẽ gửi đi ngân hàng nhận nhờ thu sau khi kiểm soát lại các yếu tố cần thiết, đảm bảo tính hợp lệ và thông lệ quốc tế.
* Thanh toán, đóng và lữu trữ hồ sơ:
Các lệnh thanh toán đến đợc chuyển về Chi nhánh từ HSC. Khi nhận đ- ợc điện thanh toán, Chi nhánh kiểm tra số tham chiếu của bức điện đối chiếu với hồ sơ nhờ thu, nếu khớp đúng thì báo có cho khách hàng, nếu không khớp thì lập điện tra soát ngân hàng nhận nhờ thu và thực hiện thu các loại phí liên
quan. Sau khi hoàn tất các khoản thanh toán, Chi nhánh đóng hồ sơ khách hàng và thực hiện việc lu trữ chứng từ theo quy định.
Cũng nh nhờ thu xuất khẩu, tại HSC cũng nhận và xử lý chứng từ nhờ thu của một số Chi nhánh loại II, các bớc thực hiện cũng giống nh Chi nhánh loại I. Với vai trò là trung tâm kiểm soát và chuyển tiếp điện, HSC có trách nhiệm chuyển tiếp tất cả các bức điện đi và đến liên quan đến thanh toán nhờ thu xuất khẩu phát sinh từ các Chi nhánh, và thực hiện các lệnh thanh toán có cho Chi nhánh khi nhận đợc điện thanh toán từ ngân hàng trả tiền.
2.2.2.3. Quy trình thanh toán chuyển tiền
* Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ chuyển tiền đi:
Khi có nhu cầu chuyển tiền ngoại tệ, khách hàng lập lệnh thanh toán kèm theo các chứng từ hợp pháp, hợp lệ gửi đến Chi nhánh NHCTVN. Chi nhánh tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ xin chuyển tiền của khách hàng. Cần phân biệt chuyển tiền mậu dịch và chuyển tiền phi mậu dịch, từ đó xác định chứng từ hợp lệ đối với mỗi bộ hồ sơ thanh toán. Việc kiểm tra hồ sơ chuyển tiền của khách hàng cần đảm bảo chứng từ phải hợp pháp, hợp lệ, lệnh chi phải rõ ràng các thông tin về số tiền, loại tiền, tên ngời ra lệnh, tên ngời hởng, địa chỉ và tài khoản ngời hởng, ngân hàng của ngời hởng, ngân hàng trung gian... Một trong những nhiệm vụ quan trọng là phải kiểm tra sự tuân thủ theo quy định về quản lý ngoại hối của NHNN Việt Nam.
* Lập điện chuyển tiền:
Các lệnh thanh toán chỉ đợc lập trên hệ thống máy tính khi có đủ điều kiện và hồ sơ thanh toán, nguồn vốn thanh toán, hạn mức thanh toán của Giám
đốc chi nhánh. Trong trờng hợp vợt hạn mức thanh toán, Chi nhánh phải có công văn đề nghị Tổng giám đốc cho phép tăng hạn mức hoặc cho phép thanh toán đối với từng trờng hợp cụ thể. Điện chuyển tiền phải lập theo đúng mẫu
điện SWIFT. Tất cả các bức điện đều phải đợc phê duyệt bởi Giám đốc chi nhánh hoặc ngời đợc uỷ quyền.
* Nhận điện chuyển tiền đến:
Khi lệnh thanh toán đợc chuyển đến, Chi nhánh in trực tiếp từ hệ thống máy tính, kiểm soát các thông tin trên điện, nếu không đủ thông tin thực hiện lệnh thanh toán, hoặc thông tin ghi không rõ ràng thì phải điện tra soát ngân hàng nớc ngoài ngay. Nếu đủ thông tin nh tên, địa chỉ hoặc tài khoản của ngời hởng, nội dung khoản tiền chuyển phù hợp với chế độ quản lý ngoại hối của
NHNN Việt Nam thì Chi nhánh dùng bức điện này làm căn cứ báo có cho khách hàng và hạch toán kế toán.
HSC căn cứ vào nguồn vốn thanh toán ngoại tệ để lựa chọn ngân hàng nớc ngoài giữ tài khoản NOSTRO của NHCTVN gửi điện đi thanh toán. Việc sử dụng tài khoản NOSTRO, đảm bảo nguyên tắc linh hoạt, nhánh chóng và tiết kiệm phí dịch vụ và đầu t có hiệu quả nhất. HSC có nhiệm vụ kiểm soát lại nội dung điện chuyển tiền đi và đến, đảm bảo đầy đủ thông tin để thực hiện lệnh thanh toán. Nếu không đủ thông tin, HSC phải khẩn trơng gửi điện tra soát Chi nhánh hoặc ngân hàng nớc ngoài
* Lu trữ chứng từ:
Các Chi nhánh và HSC phải thực hiện lu trữ và quản lý chứng từ theo quy định hiện hành của NHCTVN. Các chứng từ lu trữ phải đảm tính hợp pháp và hợp lệ, có đủ chữ ký yêu cầu trên chứng từ.