II. GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ
4. Tính chất của thông tin, liên hệ thực tế
Trong cuộc sống, thông tin có vai trò hết sức quan trọng. Trước hết, thông tin là công cụ hỗ trợ cho một kế hoạch, một chiến lược đã định trước. Thông tin cung cấp cho con người hiểu biết về sự vật, đối tượng mà chúng ta quan tâm. Đặc biệt, trong hoạt động quản lý nhà nước thì thông tin có vai trò hết sức quan trọng. Nó gắn liền với các quyết định quản lý và mục tiêu quản lý, góp phần tạo nên thành công trong công tác quản lý nhà nước.
Thông tin trong quản lý thường có những tính chất cơ bản sau: tính định hướng, tính tương đối, tính tức thời, tính thời điểm, tính cục bộ, tính đa dạng.
Trước hết là tính định hướng của thông tin: Thông tin là sự phản ánh giữa nguồn tin và nơi nhận tin. Trong hoạt động quản lý kinh tế xã hội thì đó là mối quan hệ giữa người tạo ra và người sử dụng. Còn trong hoạt động quản lý của các cơ quan nhà nước thì đó có là các quyết định, các chỉ thị, mệnh lệnh điều chỉnh từ cấp trên hay thông tin phản ánh, báo cáo đề nghị, yêu cầu của tuyến dưới lên tuyến trên.
Tính định hướng phản ánh mối quan hệ giữa đối tượng được phản ánh và nơi nhận phản ánh. Từ đối tượng phản ánh tới chủ thể phản ánh được coi là hướng của thông tin.
Như chúng ta biết , quản lý là một dạng hoạt động đặc biệt của con người phát sinh trên cơ sở phân chia và chuyên môn hóa lao động về bản chất thuộc về lao động trí óc. Trong công tác quản lý yêu cầu người lãnh đạo phải có những phẩm chất như biết thu thập thông tin, phân tích thông tin, tính toán con đường đi và phương pháp phát triển.
Thông tin là đối tượng của người quản lý và thông giữ vai trò quan trọng trong công tác quản lý. Tùy theo từng lĩnh vực mà có những thông tin khác nhau, do đó thông tin được định hướng dựa vào các lĩnh vực mà nhà quản lý mong muốn. Trong các quyết định quản lý, các nhà
lãnh đạo luôn cần đến các thông tin để định hướng cho các quyết định của mình trong quá trình quản lý. Thông tin chỉ có ý nghĩa khi nó được cung cấp theo đúng yêu cầu của nhà quản lý và nó đáp ứng được sự đòi hỏi cùa công tác quản lý.
Trong diều kiện không có người sử dụng, thì khái niệm thông tin sẽ mất ý nghĩa, vì thông tin có nghĩa là cung cấp cho người sử dụng hiểu biết về cái gì đó mà trước đây họ chưa biết. Và như vậy có nghĩa là chỉ những gì đem lại những hiểu biết mới, làm giàu cho kho tàng kiến thức của người nhận mới được xem là thông tin. Thông tin phải có hướng nếu thông tin không có hướng và thực tế không có ý nghĩa của thông tin và đó là hướng từ nơi phát đến nơi nhận.
Trong quản lý hành chính nhà nước củng cố thông tin hỗ trợ ra quyết định ở các cấp hành chính, quá trình quản lý nằm trong tương tác giữa khách thể và chủ thể, thiếu một trong hai vị trí này thông tin sẽ không còn ý nghĩa. Và thông tin thật sự có ý nghĩa giá trị kho nó mang tính định hướng, có một hướng đi xác định.
Thông tin cũng mang tính tương đối, điều này được thể hiện trong phương pháp phân tích hệ thống đã khẳng định tính bất định của một quá trình điều khiển phức tạp. Tính bất định đã góp phần tạo ra sự tương đối của thông tin mà chúng ta nhận được, bởi vì tính bất định chính là tình trạng không có đầy đủ thông tin về một sự vật, hiện tượng nào đó. Điều này dễ dàng bắt gặp trên thực tế, chúng ta không thể nhận được đầy đủ thông tin về sự vật hiện tượng mà chúng ta chỉ có thể nhận được một số thông tin và từ đó đưa ra những phán đoán về sự vật hiện tượng. Để nhận được một thông tin phải qua nhiều nguồn và qua nhiều tầng nấc khác nhau. Có khi những thông tin này đã được lượt bớt, chủ yếu là sự chủ quan của người cung cấp.
Khio mà có quá nhiều luồng thông tin khác nhau, có thể dẫn đến việc thông tin bị loãng gây khó khăn cho hoatgj động quản lý. Mặc dù có rất nhiều luồng thông tin nhưng thông tin càn thiết cho hoạt động quản lý ở lĩnh vực nào đó lại thiếu.
Tất cả những điều trên có ý nghĩa là mỗi thông tin nhận được phần lớn chỉ là sự phản ánh tương đối và không đầy đủ về sự vật hiện tượng được thong báo, nhất là những thông tin trong hoạt động kinh tế xã hội. Bởi vì trong hoạt động kinh doanh, một doanh nhiệp sẽ không hoàn toàn biết hết tất cả thông tin liên quan đến ngành lĩnh vực mình hoạt động. Họ chỉ có thể thu thập rất ít thông tin nhát là những thông tin liên quan đến nhà nước, đối thủ cạnh tranh. Cho nên muốn thành công thì doanh ngiệp phải nắm bắt đúng cơ hội, phán đoán dựa vào những
thông tin ít ỏi để đạt nhiệu quả cao nhất. Bên cạnh đó thì những doanh ngiệp luôn phải giữ bí mật sản xuất nên thông tin đã ít lại càng ít hơn.
Hơn thế nữa thì khả năng thực tế và mức độ chính xác của các phương pháp và phân tích thu thập thông tin kém hiệu quả, đây là những tác nhân gây ra tính tương đối của thông tin.
Trong hoạt động quản lý nhà nước thì luôn có những quy định chặt chẽ về việc thu thập thông tin, đặt biệt là thông tin từ các cơ quan nhà nước. Và phương pháp thu thập chủ yếu là quan văn bản giữa các cơ quan với nhau góp phần tạo ra tính tương đối của thông tin. Đồng thời, việc bảo quản và lưu trữ thông tin không tốt đã gây mất mác những thông tin quý giá và cần thiết nhất là việc lưu trữ những văn bản bằng chất liệu giấy. Trên thực tế thông tin luôn mang tính tương đối do những nguyên nhân khách quan lẫn chủ quan khác nhau và tính tương đối là tính chất cơ bản của thông tin.
Tính thời điểm, là tính chất luôn luôn tồn tại ở mọi thông tin bởi vì thế giới luôn vận động và phát triển. Đối với một sự vật hiện tượng thì tại thời điểm này thì nó là như thế nhưng ở một thời điểm khác nó đã thay đổi cũng vì thế mà thông tin ta nhận được từ nó cũng khác nhau và thay đổi theo sự vận động, phát triển của sự vật hiện tượng. Mặc khác thì khi một người nhận được thông tin nghĩa là đã có một khoảng thời gian để thông tin từ nơi phát đến nơi nhận. Và trong khoảng thời gian đó thì sự vật hiện tượng được quan tâm đã vận động biến đổi khác trước. Điều này thể hiện rõ hơn trong hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp, việc thay đổi liên tục các dây chuyền sản xuất kinh doanh và công nghệ không ngừng phát triển, nắm bắt được yếu tố tức thời của thông tin sẽ làm cho doanh nghiệp ngày càng phát triển ngày càng cao đi đầu trong phát triển công nghệ. Và thông tin chỉ có giá trị khi nó đến với nhà quản lý kịp thời, đầy đủ chính xác, trong đó yếu tố kịp thời đúng lúc sẽ quyết định sự thắng lợi trong hoạt động quản lý.
Những thay đổi của thông tin phụ thuộc vào thời gian thông tin đi từ nơi phát đến nơi nhận và cũng phụ thuộc vào đối tượng đang được xem xét. Cho nên thông tin nhận được chỉ là bức tranh trong quá khứ dù chỉ là quá khứ rất gần của đối tượng được xem xét. Thông tin nhận được là quá khứ là một điều tất nhiên và tính tức thời của thông tin cần được xem xét cụ thể để có thể phát huy một cách tốt nhất giá trị của thông tin.
Trong hoạt động quản lý nhà nước, thông tin là yếu tố quyết định trong quản lý bởi vì có những thông tin chính xác đầy đủ kịp thời thì mới đảm bảo một cách tốt nhất cho hoạt động quản lý nhà nước có hiệu quả. Thông tin đảm bào tính thời điểm khi mà nó phản ánh được sự
vật hiện tượng đầy đủ nhất nhanh chóng nhất cho nhà quản lý và hiệu quả của thông tin chỉ được thể hiện khi nó mang đến những thông tin mà nhà quản lý cần để đưa ra những quyết định nhanh chóng chính xác đạt được mục tiêu đã đề ra.
Do thông tin có tính chất tức thời nên trong hoạt đọng của cơ quan nhà nước trong mọi báo cáo, thư từ trao đổi,… trong thực tế luôn phải ghi kèm theo ngày giờ, thậm chí trong những tình huống càn thiết thì nhiều thông tin còn phải được ghi cả phút, giây. Tính tức thời của thông tin rất quan trọng nhất là trong hoạt động mang tính bí mật trong hoạt dộng quản lý nhà nước, có như thế mới đảm bảo sự chính xác trong quản lý, nếu không sẽ ảnh hưởng lớn đến toàn xã hội do tính thiếu kịp thời của thông tin. Nếu thông tin đến đúng lúc nó sẽ đem lại những hiệu quả rất lớn cho xã hội cho an ninh quốc phòng của đất nước. Cho nên tính thời điểm rất quan trọng trong hoạt động q uản lý nhà nước nhất là đối với thông tin trong hoạt động quân sự và quốc phòng.
Có thể nói tính tức thời là tính chất quan trọng của thông tin và nó quiets định đến hiệu quả của sử dụng thông tin. Nếu thông tin đầy đủ chính xác nhưng không kịp thời thì thông tin sẽ không có giá trị và trở nên lạc hậu so với sự vận động của thế giới. Và cũng có một quan điểm cho rằng, trong thời đại ngày nay người nào nắm giữ nhiều thông tin chính xác kịp thời nhất thì người đó dễ dàng đạt được những thành công trong cuộc sống.
Tính cục bộ của thông tin,mọi thông tin đều gắn với một công đoạn nhất định trong một quy trìh nào đó. Như vậy thông tin chỉ có ý nghĩa với một công đoạn nào đó mà thôi hay là qua trình mà nó có nhiệm vụ phản ánh.Tuy nhiên thông tin vẫn có ý nghĩa khi xem xét cho một quy trình khác nói chung nhưng điều này là rất hạn chế bởi vì thông tin chỉ thích hợp cho một công đoạn nhất định nào đó trong hoạt động quản lý. Chẳng trong hoạt thông quản lý nhân sự thì cần những thông tin về nhân viên như lý lịch bản thân, trình độ,…chứ không cần những thông tin như tiền lương, hoạt động kinh doanh,…
Bên cạnh đó một bản tin có thể là một thông tin cho hệ thống hoạt động này nhưng hoàn toàn không có ý nghĩa với hệ thống khác .cũng có những thông tin cần thiết cho hoạt động này nhưng lại không liên quan đến hoạt động khác. Điều này thường xảy ra ở các cơ quan quản lý nhà nước do có một cơ chế chặt chẽ trong quản lý thông tin nên trong hoạt động quản lý việc thiếu thông tin cục bộ là rất thường gặp. Tính cục bộ của thông tin rất dễ dàng băt gặp trong quản lý do đó những nhà quản lý cần có chiến lược thích hợp để thu thập những thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý đạt hiệu quả cao nhất.
Thông tin có tính đa dạng, thông tin có nhiều, rất nhiều và vô hạn, bên cạnh đó là cách thức thẻ hiện thông tin vô cùng phong phú. Thông tin thường được thể hiện dưới những dạng khác nhau như văn bản, âm thanh, video,hình ảnh,... Thông tin không chỉ đa dạng trong cách thể hiện mà còn đa dạng trong thể loại thông tin và nội dung thông tin hướng đến trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội.
Vì thế, những nhà quản lý cần phải hết sức sáng suốt trong quá trình chọn lựa thông tin cho phù hợp với lĩnh vực hoạt dộng của mình. Tránh tình trạng thông tin quá nhiều gây khó khăn cho việc đưa ra các quyết định quản lý và có thể đưa ra những quyết định sai lầm do thông tin bị loãng. Bởi vậy, việc nghiên cứu thông tin cần phải hết sức chú ý đến tính đa dạng của thông tin nhằm hướng đến những thành công trong công tác quản lý nhất là quản lý hành chính nhà nước.