[. Vong tron Deming — các bước phát triển và ung dung trong cung ứng 1.1 Véng tron Deming
Vào những năm 1950, W.E.Deming được mời sang Nhật nhiều lần đẻ giáng về phương pháp kiểm phẩm bằng thống kê, chính trong thời gian này ông đã đưa ra "vòng tron Deming” hay c4n sói là "bánh xe Demine”. mệt trong những công cụ kiểm phẩm quan trọng. cần thiết cho công cuộc cải tiến liên tuc tai Nhat Ban. Deming nhân mạnh tâm quan trong cua tac dong qua lai thuong xuyén giữa nghiên cứu, thiết ké, san xuất và báu hàng, giúp cho công ty làm ra sản phẩm với chất lượng ngày cảng tốt hơn, làm khách hàng
hài lòng hơn.
Theo Deming, bánh xe nảy quay tròn theo hướng nhận thức trước hết phải lo cho chất lượng và trước hết phải có trách nhiệm đối với chất lượng. Ông kết luận với chu trình nêu tren, cụng ty cú thể chiếm được niễnằtin của khỏch hàng. được khỏch hàng chấp nhận và phát triển,
1.2 Các bước phát triển
Nếu Deming mới chỉ nhắn mạnh đẻn tam quan trọng của tác động qua lại không ngừng giữa nghiên cứu, thiết kế, sản xuất và bán hàng trong quá trình kinh doanh của cộng ty. thì
›au này khái niệm bánh xe Deming quay không ngững đã được các nhà kinh tế mở rộng
#ến tất cả các lĩnh vực khác, kế cả lĩnh vực quản trị cung ửng. Dựa vào bánh xe Deming
,
het
các nhà q “in trị đã vẽ ra chu trình PDCA (Plan - Do ~ Check — Actions: Kế hoạch- Thực hiện- Kiểm tra- Hành động)
(quan Is") Kẻ hoạch
Thực hiện .
: :Ðb
(công nhân) ¢
Kiểm tra (Thanh tra va quan ly)
Sơ đỗ 7.4: Chu trình PDCA sửa đôi
Trong đó, khơi đầu là khâu ké hoạch (Plan- P) trên cơ sở nghiên cứu tỉnh hình thực tế.
thu thập các dữ liệu cần thiết, lập kế hoạch. Một khi kẻ hoạch đã lập xong sẽ đem ra thực
hiện (Do- D). Sau đó kiểm tra tỉnh hình thực hiện (Check - C), dánh giá những gì đã làm dược, những gì còn chưa làm được hoặc chưa làm tốt, tim nguyên nhân, đưa ra các giải pháp đẻ tiếp tục cải tiền, hoàn thiện (Actions - A).
‘Trong thoi gian dau moi áp dụng chủ trình PDCA. “Kiểm tra” có nghĩa là các thanh tra Kiểm tra kết quả làm Việc của công nhân, và ''Hảnh động” là các hoạt dong sửa chữa các sai lầm hay khiếm khuyết (nếu có). Do đó khái niệm PDCA lúc dâu dựa trên sự phân công lao động siữa các nhà quan trị, thanh tra viên và công nhân.
Trải qua quá trình áp dụng thử nghiệm ở Nhật, người ta phát hiện ra những khiếm khuyết của chủ trình PDCA và sửa chữa lại. Trong chu trình PDCA được sửa đổi lại, kẻ hoạch (P) có nghĩa là lập kế hoạch đẻ cải tiễn trong điều kiện thực tế bảng cách sử dụng.
CáC công cụ dặc biệt, trong đó có các công cụ thông kẻ, Thực hiện (D) có nghĩa là thị hành các kế hoạch đó. kiểm tra (C) là xem kết quả có đạt được như mong muốn không.
Hành động (A) ngăn chặn các khiểm khuyết, không cho chúng tái xuất hiện và tiẾp tục
tiền hành cái tiễn. Chu trình PDCA cir quay hét vòng tròn này đến vòng tròn khác. hết cải
tiền nay đến cái tiến khác làm cho quả trình ngày một tốt hơn. hoàn thiện hơn. Chư trình POCA duge ap dung trong toàn bộ qui tịnh nghiệp vụ cưng ứng đưới đây,
2. Quy trình nghiệp vụ Cung ứng
Quy trinh nghiệp vụ cụng ứng bao sôm những cong việc sau : - Xác định như cầu nguyên vật liệu, máy móc thiết bị
- Lựa chọn nhà cung cấp - - Soạn thảo đơn đặt hàng. Ký hợp đồng - Tổ chức thực hiện đơn hang hop dang
- Nhập kho vật tư — bao quan - cung cập cho các bộ phận có nhụ cầu.
2.1 Xác định như cau nguyén de ligu, mxdy moc, thiét bi
Trong mỗi doanh nghiệp. tại bộ phận cung ứng việc xác định nhụ cầu nguyên vật liệu.
máy móc, thiết bị... (nhu cầu vật tư) bao gòm các bước sau : -_ Xác định nhu câu vật tư của các bộ phận
-_ Tổng hợp nhu câu vật tư của cả doanh nghiệp - Xác định nhu cầu vật tư cần mua sắm
Xác định nhụ cầu vật tr của từng hộ phận thuộc doanh nghiệp
Nhy câu vật tư thường xuất phát từ các bộ phận sản xuất hay bộ phận quan ly hang tôn kho. Bộ phận cung ứng xác định được nhu cau vật tư trên cơ sở :
* Phiểu yêu cầu vật tư
* Bang hoach dinh nhu cau vat ur (Materials Requirements Planning - MRP).
Phiêu yêu cầu vat tu a mot ching tir ndi bd (khdc voi don hang ~ Purchase Order ~ 1a
chứng từ đôi ngoại).
Mỗi tổ chức thường có một mẫu phiếu vêu câu riêng, nhung-nhin chung. phiếu yêu cầu ˆ thường có những nội dung sau:
* Bộ phận yêu cầu vật tư
* Chủng loại. qui cách vật tư yêu cầu.
* Số lượng vật tư yêu câu.
* Thời gian cung cấp.
* Giá du tính (nếu có)
* Tài khoản hạch toán : nêu có)
* Ngày lập phiu
+ Chữ ký của người có thâm quyền.
Nhu câu vật tư ở các bộ phận sử dụng được xác định bằng công thức:
Trường hợp 1: chỉ sản xuất một loại sản phẩm:
N;=qxmj Trong đó:
Nu: như cầu vật tư ¡ để sản xuat san phâm
q: số sản phẩm củ" sản xuất
m:: Mức sử dụng vật tư j để sản xuất sản phẩm
Trường họp 2: sản xuất nhiều loại sản phẩm
162
Ny = dq xm, Trong do:
Nj ~ Như câu vật tư j dé san xuất các loại sản phẩm.
qi - Số sản phẩm ¡ cần sản xuất
mj - Mức sử dụng vật tư j để sản xuất san phẩm i (i= ln).
Hậu hết các công ty đều sử dụng những mẫu phiếu in sẵn và đánh số cho các nhu cầu từ những phòng, ban, tô sản xuất. Người yêu cầu vật tư cần lập ít nhất hai bàn: một bản
được gửi dén phỏng cung ứng, bản còn lại được lưu trữ trong hỗ sơ của bộ phận có nhu
cầu. Ngày nay, ở những doanh nghiệp tiên tiến trên thể giới người ta đã sử dụng hệ thống.
máy vi tính đề quản lý vật tư và xác định nhu cầu vật tư. Trong mạng nội bộ có đây dủ các thông tin về các loại vật tư thông dụng, lượng tôn kho. giá cả... để các bộ phận có nhu cầu dễ dàng tham khảo. Khi có nhu câu, các bộ phận sẽ lập Phiếu yêu câu (diện tử), qua mạng nội bộ truyền trực tiếp cho Phòng cung ứng và chủ trình mua hàng sẽ đi vào hoạt động.
Trong số những công ty quản lý vật tư băng máy vi tính, thì hầu hết đều sử dụng những chương trình kiêm soát hàng tồn kho tự động, chương trình giúp xác định được mức dự trữ tới hạn của các loại vật tư — mà tại đó công ty cân phải mua bồ sung. Khi phát
hiện mức dự trữ tới hạn, máy tính sẽ tự động in ra một phiếu yêu cầu bỏ sung hàng dự trữ
gui thing dén phòng cung ứng. Loại phiếu này thay thé cho “phiéu dat hang lưu động”
dược sử dụng trong hệ thống theo dõi tôn kho xử lý bằng tay, -
Bảng hoạch định như cầu vật tư (MRP): Thường được sử dụng để xác dịnh nhu cầu vật
tư cho sản xuất sản phẩm mới. Khi bộ phận thiết kế hoàn tắt việc thiết kế một bộ phận
hoặc sản phẩm mới. họ sẽ lập một danh sách các chủng loại và số lượng vật tư cần dùng đê chế tạo ra nó, Trong những công ty quản lý vật tư bằng máy tính và sử dụng hệ thông kiểm soát hang ton kho tự động thì chỉ cần nạp nhu cầu từng loại thành một danh mục nhu củu vật tư cầu trúc nhiều tầng (nhóm, phân nhóm. chủng loại vật tư cụ thẻ...) Danh mục nay có thể dùng để xác định số lượng cân thiết của từng loại vật tư cần mua phù hợp với tiền độ sản xuất đã định. Chương trình máy tính tiếp nhận cùng lúc những danh mục trên
và tiễn độ sản xuất để tính toán ra lịch trình cung ứng vật tư thích hợp trong từng giai đoạn sản xuất, Bảng đanh mục này được gửi đi đẻ mua vật tư cần dùng. Bảng dự toán giúp ta loại trừ việc phải chuẩn bị quá nhiều phiểu vẻu cầu vật tư — vì vậy nó thích hợp cho hoạt dong san \uat da san phẩm.
I2ani thục vật tit kỹ thuật.
Trong nhiều công ty sản xuất theo đơn đặt hàng. hay vì nhiều lý đo khác nhau liên quan dến những dự án không thường xuyên. người ta sử dụng phương pháp tương tự như trên, nhưng đơn giản hơn. Trước khi thực hiện đơn hàng/ dự án, người ta lập danh mục vật tư Kỹ thuật yêu cầu cùng với lịch sản xuất gửi đến phòng cùng ứng. Trên cơ sở các Danh mục MẶI Hứ Kỹ thuật nhân viên phòng cùng ứng đẻ dàng xác định được tổng lượng vật tư cần mua trong từng giai đoạn sản xuất. Nhờ dỏ, việc thông tin liên lạc giữa các bộ phận sản xuất và cung ứng được đơn giản hoá và các phiếu yêu cầu vật tư là không cần thiết nữ.
Tong hop nha cai vit tie ca ton thé 063 elnre CONTIN:
Nhí nhận được các tải liệu trên, nhân viên phòng cũng ứng phải kiểm tra AS lường độ hoàn chính và tỉnh chính xác của chúng. Trên cơ sở đó tổng hợp nhụ cầu từng loại vật tư.
Điều này đặc biết quan trọng là các loại vật tư phải được mô tả thật rõ rằng. đầy đủ, chính
Nae.
Nhu cầu vật tư cần mua = Tả Sag hu cau vat tu của. tất cả các bộ phận trong tô chức - Tổn kho - Lượng vật tư mã tô chức doanh nghiện có thẻ tự sản xuất,
Vì vậy để xác dịnh lượng vật tư cản mua thì sau khi tổng hợp được.nhu cầu vật tư của
tất cả các bộ phận trong tô chức theo từng nhém, phân nhóm, chúng loại cụ thé, tiếp thco bộ phận cung ứng phải tiền hành kiểm tra hang ton kho (Kiểm tra trên số sách. giây tờ.
máy tính và đổi chiếu với ton kho thực tẻ). Néu loại vật tư nảo trong kho còn đủ đê đáp ứng nhu cầu thì sẽ không cần mua thêm.
Tiếp đó. một vẫn đẻ hết sức quan trọng cân phải giai quy ết: Tự làm hay di mua (Makc or 48uy?). Để giải quà dt vide nds bd phan cung ứng hay nhỏm chức năng chéo cần cần nhắc kỹ các yếu tố:
e Năng lực nhàn rỗi của tô chức/ doanh nghiệp.
e Khả năng làm việc tại nhà.
* Nhân lực
* Trang thiết bị
* Các khả năng trong tương lai
® Yếu tế liên quan đến hiệu quả kinh tế:
* Chỉ phí cần tăng thêm? (Nếu tự sản xuất) và kết quả?
* Phân bố chi phi quản lý như thể nào? Và kết qua. mang lại? (phải luôn so sánh với đi mua )
e Dộ tin cậy của các nguồn cung cấp 2 e Các mỗi quan hệ thương mại.
e Dicu kién lam việc ôn định.
e Sử dụng các nguồn lực khác.
Sau khi tìm được lời đáp cho việc nên tự sản xuất hay mua đổi với từng loại vat tu cu
thé, bộ phận cung ứng sẽ các định được đáp số cuỗi cùng của bài toán : Nhu câu vat tu cần mua bing tổng nhu câu vật tư cân cung cấp trừ đi lượng vật tư đen vị tự sản xuã
2.2 Lựa chọn nhà cung cấn
Ngay khi xác định đuộc nhu câu vật tư căn mua. nhân viên cune ứng tiên hành nghiên cứu, lựa chọn nhà cung cáp.
- Đôi với các loại vật tư dã sử dụng thường xuyên, thì điều tra thêm đê chọn được nguon cung cap tot nhat.
- Đôi vỏi các loại vật tư mới hay lô hàng có giá trị lớn thi phai nghiên cứu thật K§
để chọn được nguồn cung ửng tiêm nang.
Bến giai đoạn lựa chon nha cung cap : :
Giai đoạn khảo sáL „Giai đoạn lựa chon__,Giai đoạn đàm phán _ „Giai đoạn thư nghiệm
# khong dat yéu cau ¡ |_ đạt yêu câu
Quan hệ lâu dai
Giai đoạn khao xát : Thu thập thông tin về các nhà cung cấp :
® Xem {ai hd so lưu trữ về các mha cung cap (néu có).
e Cac thong tin trén mang Internet. bao. tap chí, các trung tâm thông tin.
,
164
® Các thông tin có được qua các cuộc điều tra,
® Phỏng vấn các nhà cung cấp. người sử dụng vật tư...
® Xin ý kiến các chuyên gia.
Giai doan lựa chọn : Trên cơ sở những thông tin thu thập: được. tiến hành :
® Xử ly, phản tích, dánh giá ưu, nhược diễm của từng nhà cung cấp.
® So sánh với tiêu chuẩn dật ra. trên cơ sở đó lập danh sách những nhà cung cấp đạt yêu cầu.
e Đến thăm các nhà cung cấp, thâm dịnh lại những thông ln thu thập được.
e Chọn nhà cung cấp chính thức.
Giat doan dam phan, ky kết hợp đồng - Trong giai doạn này phải thực hiện nhiều bước
có môi quan hệ mật thiết với nhau. Bước trước làm nẻn cho bước sau. Cụ thê gôm các giai | đoạn :
e Giai doạn chuẩn bị.
e Giai doạn tiếp xúc.
e Giai doạn đàm phán.
e Giai đoạn kết thúc đảm phán ~ ký kết hợp đồng cung ứng.
e Giai đoạn rút kinh nghiệm. -
Giai doạn thứ nghiệm -Sau khi hựp dồng cung ứng dược ký két, cần tô chúc tốt thiu thực hiện hợp đồng. Trong quá trình này luôn theo dõi. đánh giả lại nhà cung cấp đã chọn. ˆ
e Nếu đạt yêu cầu thì dặt quan hệ lâu dải.
e Nếu thực sự không đạt yêu edu thi chon nha cung cắp khác.
2.3 Lập đơn hàng, ký hợp đẳng Cung ứng -
Sau khichon duge nha eung cap, can tién hanh lap don dit hang/ hop déng cung ứng.
Thường thực hiện băng một trong 2 cách sau :
- Cách 1: Người Mua lập Đơn đặt hàng -> Quá trình giao dịch bằng thư. Fax, Email...
(hoàn giá) -> Nhà cung cấp chấp nhận đơn đặt hàng/ Ký hợp đồng.
- Cách 3: Người Mua lập Đơn đặt hàng -> Quá trình đảm phản gặp mặt trực tiếp -> Ký két hợp động cung ứng.
® Đơn đặt hàng :Các thông tỉn cần có trong Don dat hang v Tén va dia chỉ của công ty đặt hàng :
v Số, ký mã hiệu của đơn đặt hàng :
<q Thời gian lặp Đơn đặt hàng :
< Tên và địa chỉ của nhà cung cáp ;
€ Tên, chất lượng, qui cách của lại vật tư cần mua :
< So lugng vat tu can mua :
< Giaca:
< Thời gian, địa điểm giao hans:
+. Thanh toán...
w Ký tên.
® Phân nội dụng của văn bản HDCU :Thông thưởng một văn bản HĐCUƯ có các điều kiện và điều khoản sau đây :
⁄ + Đối tượng của hợp đồng : Nêu rõ tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng. khối lượng. giá trị qui ước mà các bên thỏa thuận bằng tiên hay ngoại tệ.
+ Chất lượng: chủng loại. quy cách. tính đồng bộ của sản phẩm, hàng hóa.
hoặc yêu câu kỹ thuật của Cổng việc, + Gia cả ;
“+ Bảo hành ;
+ Điều kiện nghiệm thu, giao nhận ; + Phường thức thanh toán ;
++ Trach nhiém do vi phạm HĐCU :
+ Các biện pháp bảơ đảm thực hiện HDCƯ ;
s Các thỏa thuận khác.
Những điều khoản trên có thể phân thành 3 nhóm khác nhau để thỏa thuận trong một văn bản HĐKT, cụ thể :
- Những điều khoản chủ yếu : Đây là những điều khoản bất buộc phải có để hình.
thành nên một chủng loại hợp đồng cụ thể-được các bên quan tâm thỏa thuận trước tiền, nếu thiếu một trong các điều khoản căn bản của chủng loại hợp đồng đỏ thì văn bản HĐKT đó không có giả trị.
Theo Điều 30 Luật Thương mại, hợp đồng thương mại nói chung, hợp dong cảng ứng nói riêng, cần có các nội dung chủ yêu sau : Tên hàng, chất lượng, số › lượng, gia ca, giao
hang, thanh toán. -
- Những điều khoản thưởng lệ: là những điều khoản đã được pháp luật điều chỉnh, các bên có thê ghi hoặc không ghỉ vào văn bản HĐCƯ. Nếu không ghi vào văn bản HDCU thi coi như các bên m: nhiên công nhận là phải có trách nhiệm thực hiện những qui định đó. Nếu các bên thỏa thuận ghi vào hợp đồng. thì nội dung không được trải vói những điều pháp luật đã qui định. Ví dụ : điều khoản về bồi thường thiệt hại. điều khoản ˆ về thuê...
- Điều khoản tin: nghỉ : Là những điều khoản do các bên tự thỏa thuận với nhau khi chưa có qui định của Nhà nước hoặc đã có qui định của Nhà nước nhưng các-bên được phép vận dụng linh hoạt vào hoàn cảnh thực tế của các bên mà không trái với pháp luật. Ví : Điều khoản về thưởng vật chất khi thực hiện hợp đông xong trước thời hạn, điều khoản về thanh toán bang vàng, ngoại tệ thay tiền mặt.
2.4 Tổ chức thực hiện đơn hàng/Hợp đông cung ứng
Khi đơn đặt hàng đã được chap nhan/ hop dong duge ky két, thi nhân viên phong cung ứng tuỳ từng trường hợp cụ thể sẽ thực hiện hàng loạt các công việc tương ứng dé thực hiện đơn hàng/hợp đông: nhận hàng, kiểm tra các ghi chú của nhà cung cấp so với đơn hàng,. giám sát đỡ hàng từ phương tiện vận tải, kiểm tra hàng hoá được giao, ký vào các chứng từ cần thiết ghi mã số hang hoá và cho nhập kho, hiệu chính lại số sách cho phù
166